Wie Sie Dateien in einer Bibliothek (Bibliothek: Ein Speicherort einer SharePoint-Website, an dem eine Dateisammlung verwaltet wird. Die Bibliothek kann Informationen zu jeder Datei anzeigen, darunter auch benutzerdefinierte Eigenschaften.) organisieren, hängt sowohl von den Anforderungen der Gruppe als auch davon ab, wie Sie Informationen speichern und danach suchen möchten. Eine gewisse Planung kann bei der Einrichtung der am besten für Ihre Organisation geeigneten Struktur hilfreich ein.
Inhalt dieses Artikels
Möglichkeiten des Organisierens von Dateien
Bibliotheken weisen Features auf, die Sie bei dem Arbeiten mit mehreren Dateien in einer Bibliothek unterstützen. Möglicherweise steht sich Ihre Organisation aber auch mit mehreren Bibliotheken besser.
Speichern vieler Dokumente in einer Bibliothek
Mithilfe einer großen Bibliothek können Sie verschiedene Anforderungen erfüllen. So z. B. kann eine Gruppe an mehreren Projekten arbeiten, oder mehrere Gruppen können an einem Projekt arbeiten.
Verwenden Sie eine einzelne Bibliothek, wenn die folgenden Bedingungen zutreffen:
- Ihre Gruppe muss zusammenfassende Informationen zu den Dateien oder unterschiedliche Ansichten einer Gruppe von Dateien anzeigen können. Beispielsweise möchte ein Manager alle Dateien gruppiert nach Abteilung oder Fälligkeitsdatum anzeigen können.
- Es soll möglich sein, dass auf einer Website an einem Speicherort nach den Dateien gesucht werden kann.
- Sie möchten für Dateien identische Einstellungen übernehmen, z. B. Verfolgen von Versionen (Versionsverwaltung: Das Verfahren zum Erstellen einer nummerierten Kopie einer Datei oder eines Elements bei jedem Speichern einer Überarbeitung in der Bibliothek oder Liste.) von Dateien oder Erfordern von Zustimmung.
- Die Gruppen, die mit der Bibliothek arbeiten, nutzen gemeinsam ähnliche Eigenschaften, z. B. dieselben Berechtigungsstufen.
Hinweis Auf bestimmte Dateien kann eine eigene Berechtigung angewendet werden, wenn jedoch die Berechtigungsstufen stark voneinander abweichen, sollten Sie die Verwendung mehrerer Bibliotheken in Betracht ziehen.
- Sie möchten Informationen zu Dateien in einer Kalkulationstabelle analysieren oder einheitliche Aktualisierungen zu den Dateien empfangen.
Hinweis Bei Dateiänderungen erhalten Sie eine Benachrichtigung, oder Sie zeigen alle Änderungen an einer Bibliothek mithilfe der RSS-Technologie an. RSS-Feeds ermöglichen den Mitgliedern der Arbeitsgruppe das Anzeigen einer einheitlichen Liste der Dateien, die geändert wurden.
Nachfolgend werden einige Möglichkeiten zum Anzeigen und Verwalten von Dateien in einer Bibliothek beschrieben:
- Hinzufügen von Spalten Um Ihrer Gruppe das Erkennen der wichtigsten Daten zu erleichtern und ihnen das Anzeigen der Daten auf verschiedene Weise zu ermöglichen, können Sie der Bibliothek Spalten (Spalte: Eine benannte Auswahl von Daten in einer Liste, Bibliothek oder einem Inhaltstyp, z. B. Titel oder Fälligkeitsdatum. Spalten werden in den meisten Ansichten vertikal und als Felder in Formularen angezeigt.) hinzufügen. Spalten werden am oberen Rand der Bibliotheksseite als Überschriften angezeigt, z. B. in Form des Abteilungsnamens oder des Fälligkeitsdatums. Mithilfe der Spaltenüberschriften können Sie die Dateien in einer Bibliothek sortieren und filtern.
- Erstellen von Ansichten Verwenden Sie Ansichten (Ansicht: Eine Gruppe von Spalten auf einer Webseite, in der Elemente in einer Liste oder Dokumentbibliothek angezeigt werden. In der Ansicht können sortierte oder gefilterte Elemente, eine Auswahl von Spalten oder ein benutzerdefiniertes Layout angezeigt werden.), wenn die Gruppenmitglieder die Daten häufig auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen. In Ansichten dienen Spalten zum Sortieren, Gruppieren, Filtern und Anzeigen von Daten.
- Erstellen von Ordnern Für viele Dateien, die auf eine bestimmte Weise gruppiert werden können, bieten sich Ordner an. In Ordnern können Dateien auf bereits vertraute Weise durchsucht und verwaltet werden. Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 enthält eine Strukturansicht, in der Personen zu Websites und Ordnern navigieren können, wie sie es im Prinzip von Ordnern auf einer Festplatte gewohnt sind.
- Einrichten mehrerer Vorlagen Wenn in einer Bibliothek mehrere Inhaltstypen eingerichtet sind, können Sie verschiedene Typen von Standardvorlagen, z. B. für Kaufverträge, Marketingpräsentationen oder Kalkulationstabellen für die Budgetberechnung, in einer Bibliothek erstellen. Inhaltstypen führen zu höherer Flexibilität und Konsistenz zwischen mehreren Bibliotheken.
Erstellen mehrerer Bibliotheken
Erstellen Sie mehrere Bibliotheken, wenn zwischen den Gruppen von Dateien, die Sie speichern und verwalten möchten, oder den Gruppen von Personen, die mit den Dateien arbeiten, deutliche Unterschiede bestehen.
Verwenden Sie mehrere Bibliotheken, wenn die folgenden Bedingungen zutreffen:
- Die Typen von Dateien, die Sie speichern und verwalten möchten, weisen Unterschiede auf, und Sie gehen nicht davon aus, dass sich die Personen regelmäßig eine Zusammenfassung der Dateien ansehen oder die Dateien insgesamt durchsuchen.
- Die Gruppen von Personen, die die Dateien verwenden, sind verschieden und weisen eindeutige verschiedene Berechtigungsstufen auf.
- Sie müssen auf mehrere Gruppen von Dateien verschiedene Einstellungen anwenden, z. B. Versionsverwaltung oder Genehmigungen.
- Sie müssen die Dateien nicht zusammen analysieren oder einheitliche Aktualisierungen zu Dateien empfangen.
- Sie möchten entweder verschiedene Gruppen von Optionen zum Erstellen neuer Dateien bereitstellen oder die Reihenfolge der Optionen im Menü Neu einer Bibliothek ändern.
Nachfolgend werden Möglichkeiten des effizienten Arbeitens mit mehreren Bibliotheken beschrieben:
- Einrichten von Websitevorlagen und -spalten Wenn Ihre Organisation die Einstellungen der Bibliotheken vereinheitlichen möchte, können zu diesem Zweck Websitevorlagen und -spalten eingerichtet werden. Sie können die Einstellungen für mehrere Bibliotheken freigeben, sodass Sie die Einstellungen nicht jedes Mal neu erstellen müssen.
- Senden von Dateien an einen anderen Speicherort Damit eine Datei in mehreren Bibliotheken verfügbar ist, können Sie sie in einer Datei speichern und dann in andere Bibliotheken kopieren. Wenn Sie das Originaldokument aktualisieren, können Sie eine Erinnerung festlegen, dass auch das Dokument an den anderen Speicherorten aktualisiert werden muss.
- Erstellen von Bibliotheksvorlagen Wenn Sie die Einstellungen für Bibliotheken vereinheitlichen oder Eigenschaften für andere Bibliotheken wieder verwenden möchten, können Sie eine Bibliothek als Vorlage speichern. Bibliotheksvorlagen werden als Option auf Ihrer Website verfügbar, wenn Sie im Menü Websiteaktionen auf Erstellen klicken.
Hinweis Wenn Sie neue Dateien einer Bibliothek hinzufügen, die Dateien aus einem früheren Projekt enthält, ist die Entscheidung, ob eine neue Bibliothek erstellt werden soll oder Dateien einer vorhandenen hinzugefügt werden sollen, nicht leicht zu treffen. Jede Situation ist anders, wenn Sie aber der Meinung sind, an einem bestimmten Punkt alle Dateien zusammen analysieren oder verwalten zu müssen, sollten Sie die Dateien der vorhandenen Bibliothek hinzufügen. Verwenden Sie Spalten, Filter und Ansichten, sodass in der Standardansicht nur die jeweils aktuellen Dateien angezeigt werden.
Seitenanfang
Hinzufügen einer Spalte zu einer Bibliothek
Standardmäßig verfolgen Bibliotheken den Namen einer Datei ebenso wie die Informationen zum Status einer Datei, z. B. ob sie eingecheckt ist. Sie können zusätzliche Spalten angeben, die der Gruppe das Kategorisieren und Verfolgen vereinfachen, z. B. Abteilungsname oder Projektnummer. Durch das Hinzufügen von Spalten können Sie mehrere Ansichten für die Bibliothek optimal nutzen.
Ihnen stehen etliche Optionen für den Typ der zu erstellenden Spalte zur Verfügung, u. a. eine einzelne Textzeile, eine Dropdownliste mit Optionen, eine Zahl, die aus anderen Spalten berechnet wird, oder sogar der Name und das Bild einer Person auf Ihrer Website.
Hinweis Das folgende Verfahren beginnt auf der Bibliotheksseite für die Bibliothek, der Sie die Spalte hinzufügen möchten. Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie in der Schnellstartleiste auf ihren Namen. Wird der Name der Bibliothek nicht angezeigt, klicken Sie zunächst auf Alle Websiteinhalte einblenden und dann auf den Namen der Bibliothek.
- Klicken Sie im Menü Einstellungen auf
Spalte erstellen.
- Geben Sie im Abschnitt Name und Typ den Namen für das Feld Spaltenname ein.
- Wählen Sie unter Der Informationstyp in dieser Spalte ist den Informationstyp aus, der in der Spalte angezeigt werden soll.
- Geben Sie im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen im Feld Beschreibung eine Beschreibung ein, damit andere Personen wissen, welchen Zweck diese Spalte erfüllt und welche Art von Daten darin enthalten sein sollten. Diese Beschreibung ist optional.
- Abhängig vom ausgewählten Spaltentyp werden im Bereich Zusätzliche Spalteneinstellungen möglicherweise weitere Optionen angezeigt. Wählen Sie die gewünschten zusätzlichen Einstellungen aus.
- Wenn die Spalte in der Standardansicht angezeigt werden soll, die Benutzern beim erstmaligen Öffnen der Liste oder Bibliothek automatisch angezeigt wird, klicken Sie auf Zur Standardansicht hinzufügen.
- Klicken Sie auf OK.
Seitenanfang
Erstellen einer Ansicht
Verwenden Sie Ansichten, um die Dateien anzuzeigen, die für Sie am wichtigsten sind oder am besten einem Zweck dienen. So können Sie beispielsweise Ansichten von Dateien erstellen, die gerade erst erstellt wurden, von Dateien einer bestimmten Abteilung, oder Dateien, die von einer bestimmten Person erstellt wurden. Sobald Sie eine Ansicht erstellt haben, ist sie beim Anzeigen einer Bibliothek verfügbar.
Wenn Sie Dateien in einer Bibliothek anzeigen, können Sie die Dateien vorübergehend sortieren oder filtern, indem Sie auf den Namen einer Spalte zeigen und dann neben dem Namen auf den Pfeil nach unten klicken. Dies ist hilfreich, wenn Sie die Dateien auf eine bestimmte Weise anzeigen möchten. Wenn Sie das nächste Mal die Bibliothek anzeigen, müssen Sie die Schritte allerdings wiederholen.
Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie Dateien häufig auf eine bestimmte Weise anzeigen müssen, können Sie eine entsprechende Ansicht erstellen. Diese Ansicht können Sie immer dann verwenden, wenn Sie mit der Bibliothek arbeiten. Wenn Sie eine Ansicht erstellen, wird diese dem Menü Ansicht 
der Bibliothek hinzugefügt.
Bibliotheken können persönliche und öffentliche Ansichten aufweisen. Jede Person kann eine persönliche Ansicht erstellen, um die Dateien auf eine bestimmte Weise anzuzeigen oder nach den Dateien zu filtern, die angezeigt werden sollen. Wenn Sie über die Berechtigung zum Gestalten einer Website verfügen, können Sie eine öffentliche Ansicht erstellen, die jede Person beim Anzeigen der Bibliothek anzeigen kann. Sie können auch jede öffentliche Ansicht in die Standardansicht umwandeln, sodass für Personen automatisch diese Ansicht der Bibliothek geöffnet wird.
Außerdem können Sie, wenn Sie eine Website erstellen, Hyperlinks zu anderen Ansichten oder Entwurfsseiten mit Webparts (Webpart: Eine modulare Informationseinheit, die aus einer Titelzeile, einem Rahmen und Inhalt besteht. Webparts sind die Grundbausteine einer Webpartseite.) erstellen, die die anderen Ansichten verwenden.
Damit Mitglieder der Gruppe die Bibliotheken auf mobilen Geräten anzeigen können, können Sie mobile Ansichten erstellen. Diese sind zwar beschränkt in Bezug auf die Anzahl der angezeigten Elemente, eigenen sich aber optimal für die Bandbreite und Beschränkungen der Geräte. Im Abschnitt Siehe auch finden Sie weitere Informationen zum Erstellen von Ansichten.
Mithilfe des folgenden Verfahrens können Sie einen Standardansichtstyp erstellen. Möglicherweise gelten für andere Typen von Ansichten andere Optionen, aber die grundlegenden Schritte zum Erstellen einer Ansicht sind ähnlich.
- Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.
Wenn der Name Ihrer Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.
- Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Ansicht erstellen.
- Klicken Sie unter Format für Ansicht auswählen auf den Typ der Ansicht, die Sie erstellen möchten. In vielen Situationen werden Sie auf Standardansicht klicken, aber für spezielle Situationen, z. B. das Erstellen eines Berichts, sind andere Ansichten verfügbar.
- Geben Sie im Feld Name der Ansicht einen Namen für die Ansicht ein, z. B. Sortierung: Nachname.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zur Standardansicht machen, wenn diese Ansicht die Standardansicht für die Bibliothek sein soll. Sie können diese Ansicht nur zur Standardansicht machen, wenn es sich um eine öffentliche Ansicht handelt.
- Wählen Sie im Abschnitt Publikum unter Publikum anzeigen aus, ob Sie eine persönliche Ansicht anlegen möchten, die nur von Ihnen verwendet werden kann, oder eine öffentliche Ansicht, die auch von anderen Personen verwendet werden kann.
- Im Bereich Spalten können Sie Spalten durch Auswählen der entsprechenden Kontrollkästchen ein- oder ausblenden. Geben Sie neben dem Spaltennamen die Zahl für die Position der Spalte in der Ansicht ein.
- Legen Sie anhand der Optionen im Abschnitt Sortieren fest, ob und wie die Dateien sortiert werden sollen. Für die Sortierung können Sie zwei Spalten verwenden. So können Sie z. B. zunächst nach Autor und dann innerhalb der einzelnen Autoren nach Dateinamen sortieren.
- Legen Sie anhand der Optionen im Abschnitt Filter fest, ob und wie die Dateien gefiltert werden sollen. In einer gefilterten Ansicht wird eine kleinere Auswahl der Dateien angezeigt, z. B. nur die von einer bestimmten Abteilung erstellten Dateien oder nur die Dateien, die genehmigt wurden.
- Im Abschnitt Gruppieren nach können Sie Elemente mit demselben Wert in einem Bereich sortieren, z. B. in einem Bereich für Dokumente nach den einzelnen Autoren, und diesen Bereich können Sie entweder erweitern oder reduzieren.
- Im Abschnitt Gesamtergebnisse können Sie die Anzahl der Elemente in einer Spalte zählen, z. B. die Gesamtanzahl von Problemen. In einigen Fällen können Sie Informationen zusammenfassen oder weitere Informationen ableiten, z. B. Durchschnittswerte.
- Wählen Sie im Bereich Formatvorlage die Formatvorlage für die Ansicht aus, z. B. eine schattierte Liste, in der jede zweite Zeile schattiert ist.
- Wenn Ihre Bibliothek Ordner aufweist, können Sie eine Ansicht erstellen, die Ordner nicht umfasst.
Eine solche Ansicht wird mitunter als flache Ansicht bezeichnet. Um alle Dateien auf derselben Ebene anzuzeigen, klicken Sie im Abschnitt Ordner auf Alle Elemente ohne Ordner anzeigen.
- Sie können die Anzahl der in der Bibliothek oder auf einer Seite angezeigten Dateien beschränken. Diese Einstellungen sind insbesondere dann von Bedeutung, wenn Sie eine Ansicht für ein mobiles Gerät erstellen. Wählen Sie im Abschnitt Eintragsgrenze die gewünschten Optionen aus.
- Wenn die Bibliothek auf einem mobilen Gerät angezeigt werden soll, wählen Sie die gewünschten Optionen im Abschnitt Mobil aus.
- Klicken Sie auf OK.
Seitenanfang
Erstellen eines Ordners in einer Bibliothek
Bei mehreren Typen von Dokumenten oder verschiedenen Inhalten in einer Bibliothek können Sie Ordner erstellen, um die Inhalte zu organisieren.
- Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.
Wenn der Name Ihrer Bibliothek nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.
- Klicken Sie im Menü Neu
auf Neuer Ordner.
Hinweis Möglicherweise hat die Person, die die Bibliothek erstellt hat, angegeben, dass in der Bibliothek keine Ordner erstellt werden können. Wenn dies der Fall ist, steht der Befehl Neuer Ordner nicht zur Verfügung.
- Geben Sie einen Namen für den Ordner ein, und klicken Sie dann auf OK.
Tipp Wenn Sie über mehrere Bibliotheken mit Ordnern verfügen und die Personen in Ihrer Gruppe eine Bibliothek wie ihre Festplatte durchsuchen möchten, kann die Gruppe Ihre Website für die Verwendung der Strukturansicht aktivieren.
Mithilfe der Strukturansicht
können Ordner erweitert und reduziert und problemlos durchsucht werden. Wenn Sie über die Berechtigung zum Gestalten von Websites verfügen, können Sie die Strukturansicht unter Navigationsoptionen auf der Seite Websiteeinstellungen aktivieren.
Seitenanfang
Deutschland
Druckversion
Freigabe
Alle anzeigen
Alle ausblenden
