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Eine Bibliothek ist ein Verzeichnis auf einer Website, in dem Sie und andere Teammitglieder Dateien anlegen, sammeln, aktualisieren und verwalten können. Jede Bibliothek zeigt eine Liste der Dateien sowie der wichtigsten Informationen zu diesen Dateien an, damit sie von mehreren Personen gemeinsam verwendet werden können.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Bibliotheken anzupassen. Sie können steuern, wie Dokumente angezeigt, verfolgt, verwaltet und erstellt werden. Sie können Versionen verfolgen, z. B. den Versionstyp und die Anzahl von Versionen, und Sie können festlegen, wer Dokumente vor ihrer Genehmigung anzeigen kann.

Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Typen von Bibliotheken, die gespeichert werden können, und können festlegen, wie sie verwendet werden sollen.

• Möglichkeiten des Arbeitens mit Bibliotheken

• Typen von Bibliotheken

Möglichkeiten des Arbeitens mit Bibliotheken

Die Bibliothek Freigegebene Dokumente wird erstellt, wenn Microsoft Windows SharePoint Services eine neue Website erstellt. Sie können direkt mit dieser Bibliothek arbeiten, sie anpassen oder andere Bibliotheken erstellen.

Nachfolgend wird beschrieben, wie Sie mit Bibliotheken arbeiten und wie Sie sie für Ihre Gruppe hilfreicher gestalten können:

• Erstellen und Verwalten von Ansichten   Verwenden Sie eine Ansicht (Ansicht: Eine Gruppe von Spalten auf einer Webseite, in der Elemente in einer Liste oder Dokumentbibliothek angezeigt werden. In der Ansicht können sortierte oder gefilterte Elemente, eine Auswahl von Spalten oder ein benutzerdefiniertes Layout angezeigt werden.), um die Elemente in einer Bibliothek anzuzeigen, die für Sie am wichtigsten sind oder am besten einem Zweck dienen. Der Inhalt der eigentlichen Bibliothek wird dabei nicht geändert, aber die Dateien werden so organisiert oder gefiltert, dass sie sinnvoller angeordnet werden und einfacher zu verwalten sind.
• Dokumentgenehmigung erforderlich   Sie können festlegen, dass die Genehmigung eines Dokuments erforderlich ist. Dokumente verbleiben in einem wartenden Zustand, bis sie von einer Person genehmigt oder abgelehnt werden, die über die entsprechende Berechtigung verfügt. Es liegt in Ihrer Hand festzulegen, welche Benutzergruppen ein Dokument vor dessen Genehmigung anzeigen können.
• Verfolgen von Versionen   Wenn Sie frühere Versionen (Versionsverwaltung: Das Verfahren zum Erstellen einer nummerierten Kopie einer Datei oder eines Elements bei jedem Speichern einer Überarbeitung in der Bibliothek oder Liste.) von Dateien behalten müssen, können Sie die Dateien mithilfe von Bibliotheken verfolgen, speichern und wiederherstellen. Sie können festlegen, dass alle Versionen auf dieselbe Weise verfolgt werden. Sie können aber auch manche Versionen als Hauptversionen, z. B. wenn Sie einem Handbuch ein neues Kapitel hinzugefügt haben, und manche Versionen als Nebenversionen kennzeichnen, z. B. wenn Sie einen Rechtschreibfehler korrigiert haben. Um das Verwalten von Speicherplatz zu vereinfachen, haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der einzelnen Typen von Versionen festzulegen, die gespeichert werden sollen.

  Beispielweise kann ein Reisebüro eine Dokumentbibliothek zum Verwalten von Dateien verwenden. Während der Entwicklung eines neuen Angebots werden die Nebenversionen der Datei verfolgt. Tritt in einer Version ein Fehler auf, kann eine frühere Version wiederhergestellt werden. Ist das Angebot fertig gestellt, wird eine Hauptversion erstellt, und diese wird dann zur Genehmigung durch die Rechtsabteilung und den Manager veröffentlicht. Nachdem die Datei genehmigt wurde, können die anderen Mitarbeiter der Firma die Datei anzeigen.

• Auschecken von Dateien erforderlich   Wenn eine Datei ausgecheckt (Auschecken: Sperren einer Datei beim Bearbeiten, damit sie nicht von anderen Benutzern versehentlich überschrieben oder bearbeitet wird. Nur der Benutzer, der ein Dokument auscheckt, kann es auch bearbeiten.) werden muss, können Sie sicherstellen, dass nur eine Person die Datei bearbeiten kann, bis sie eingecheckt (Einchecken: Aufheben der Bearbeitungssperre und Zulassen, dass andere Benutzer die aktualisierte Datei anzeigen oder auschecken.) wurde. Wenn Dokumente ausgecheckt werden müssen, kann verhindert werden, dass mehrere Personen gleichzeitig Änderungen vornehmen. Es können also keine Bearbeitungskonflikte entstehen, die zu Verwirrung führen würden. Außerdem können dadurch Teammitglieder daran erinnert werden, einen Kommentar hinzuzufügen, wenn sie eine Datei einchecken, sodass es einfacher zu verfolgen ist, welche Änderungen in den einzelnen Versionen vorgenommen wurden.
• Über Änderungen informiert sein   Bibliotheken in Windows SharePoint Services 3.0 unterstützen die RSS-Technologie, sodass die Mitglieder einer Arbeitsgruppe automatisch Aktualisierungen empfangen können. Mithilfe von RSS können Personen Aktualisierungen oder Feeds von Neuigkeiten und Informationen in einem einheitlichen Speicherort empfangen und anzeigen. Sie können auch E-Mail-Benachrichtigungen erstellen, sodass Sie über Dateiänderungen benachrichtigt werden.
• Bearbeiten von Dateien offline   Wenn Sie lieber auf Ihrer Festplatte an Ihren Dateien arbeiten, können Sie sie auschecken und offline bearbeiten. Dazu benötigen Sie eine Anwendung, die mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel ist, z. B. 2007 Microsoft Office System.
• Arbeiten mit einer Bibliothek in einem E-Mail-Programm   Mit einem E-Mail-Programm, das mit Windows SharePoint Services 3.0 kompatibel ist, z. B. Microsoft Office Outlook 2007, können Sie wichtige Informationen überall dabei haben. In Ihrem E-Mail-Programm können Sie Ihre Dateien offline lesen, bearbeiten und durchsuchen.
• Einfaches Kopieren von Dokumenten in einen anderen Speicherort   Sie können auf einfache Weise eine Datei an einen anderen Speicherort auf einer Windows SharePoint Services 3.0-Website senden. Sie können festlegen, dass sie aufgefordert werden, die Datei an den anderen Speicherorten zu aktualisieren, wenn Sie das Originaldokument aktualisieren.
• Definieren von Inhaltstypen   Wenn Ihre Gruppe mit mehreren Typen von Dateien arbeitet, z. B. Kalkulationstabellen, Präsentationen und Dokumenten, können Sie die Funktionalität Ihrer Bibliothek erweitern, indem Sie mehrere Inhaltstypen (Inhaltstyp: Eine wieder verwendbare Gruppe von Einstellung für eine Inhaltskategorie. Verwenden Sie Inhaltstypen, um Metadaten, Vorlagen und das Verhalten von Elementen und Dokumenten einheitlich zu verwalten. Inhaltstypen werden auf Websiteebene definiert und in Listen und Bibliotheken verwendet.) ermöglichen und definieren. Inhaltstypen führen zu höherer Flexibilität und Konsistenz zwischen mehreren Bibliotheken. Für jeden Inhaltstyp können Sie eine Vorlage und Workflow (Workflow: Automatisiertes Durchlaufen einer bestimmten Abfolge von geschäftsprozessbezogenen Aktionen oder Aufgaben von Dokumenten oder anderen Elementen. Workflows können eingesetzt werden, um allgemeine Geschäftsabläufe wie z. B. die Bewilligung oder Überarbeitung von Dokumenten einheitlich zu verwalten.)prozesse festlegen.

  Eine Verkaufsabteilung kann z. B. mit Vorlagen für Verkaufsberichte, Standarddokumente, Budgets und Präsentationen arbeiten. Jede Vorlage weist das Firmenlogo und das Firmenziel auf. Beim Erstellen einer neuen Datei in der Dokumentbibliothek stehen dann die entsprechenden Vorlagen zur Verfügung.

• Festlegen eigener Berechtigungen   Sie können für eine Bibliothek und auch für eine Datei in einer Bibliothek eigene Berechtigungen festlegen.
• Erstellen von Workflows   Eine Dokumentbibliothek oder ein Inhaltstyp kann Workflows verwenden, die Ihre Organisation für Geschäftsprozesse definiert hat, z. B. die Verwaltung der Dokumentgenehmigung oder -überprüfung.

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Typen von Bibliotheken

Der zu verwendende Bibliothekstyp ist abhängig von der Art von Dateien, die Sie gemeinsam nutzen wollen:

• Dokumentbibliothek   Bei vielen Dateitypen, z. B. Dokumenten und Kalkulationstabellen, werden Dokumentbibliotheken verwendet. Sie können in einer Dokumentbibliothek auch andere Arten von Dateien speichern, obwohl einige Dateitypen aus Sicherheitsgründen blockiert sind. Wenn Sie mit Programmen arbeiten, die mit Windows SharePoint Services kompatibel sind, können Sie diese Dateien in der Bibliothek erstellen. So kann die Marketingabteilung eine eigene Bibliothek für Pläne, Pressemitteilungen und Veröffentlichungen anlegen.
• Bildbibliothek   Wenn Sie eine Sammlung von digitalen Bildern oder Grafiken gemeinsam nutzen wollen, sollten Sie eine Bildbibliothek verwenden. Bilder können zwar auch in anderen SharePoint-Bibliotheken gespeichert werden, Bildbibliotheken bieten jedoch einige Vorteile. In einer Bildbibliothek können Sie Bilder z. B. als Bildschirmpräsentation anzeigen, auf einen Computer herunterladen oder mit einem Bildbearbeitungsprogramm bearbeiten, das mit Windows SharePoint Services kompatibel ist. Wenn Ihr Team oft grafische Darstellungen wie Logos oder Firmenlogos verwendet oder wenn Sie Bilder von gemeinsamen Unternehmungen der Mitarbeiter oder von Produktveröffentlichungen speichern wollen, sollten Sie eine Bildbibliothek anlegen.
• Wiki-Seitenbibliothek   Verwenden Sie eine Wiki-Seitenbibliothek, um eine Sammlung miteinander verbundener Wiki-Seiten anzulegen. Mit Wiki können mehrere Personen Informationen in einem Format zusammentragen, das leicht anzulegen und zu bearbeiten ist. In die Bibliothek können Wiki-Seiten eingefügt werden, die Bilder, Tabellen, Hyperlinks sowie interne Links enthalten. Wenn Ihr Team z. B. eine Wiki-Website für ein bestimmtes Projekt anlegt, können auf der Website Tipps und Tricks auf einer Reihe miteinander verbundener Seiten gespeichert werden.
• Formularbibliothek   Wenn Sie eine Gruppe von Geschäftsformularen auf XML-Basis verwalten müssen, sollten Sie eine Formularbibliothek verwenden, z. B. wenn Ihr Unternehmen eine Formularbibliothek für Spesenabrechnungen verwenden möchte. Für das Anlegen einer Formularbibliothek ist ein XML-Editor oder ein XML-Programm erforderlich, das mit Windows SharePoint Services kompatibel ist, z. B. Microsoft Office InfoPath.

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