Im Lauf der letzten Jahre ist in Organisationen eine riesige Menge unstrukturierter Inhalte bestehend aus Dokumenten, E-Mail-Nachrichten, Videos, Sofortnachrichten, Webseiten und vielem mehr entstanden. Diese Inhalte liegen oft in einem Zustand vor, der sich am besten als ungeordnetes Chaos beschreiben lässt. Dies verhindert, dass eine Organisation diese wertvollen Informationen einsetzt, um die gemeinsame Nutzung von Wissen, bessere Kommunikation mit Kunden und höhere Prozesseffizienz zu erreichen. Mit Enterprise Content Management (ECM) von Microsoft erhalten Sie eine Schlüsselkomponente der Infrastruktur einer Organisation, mit der Unternehmen sich diesen Herausforderungen stellen können.

Aufbauend auf einer gut integrierten Plattform, erreicht die Inhaltsverwaltung mit ECM von Microsoft durch ihre Integration in vertraute Tools wie Microsoft Office System nun wirklich jeden Informationsarbeiter in der Organisation. Eine Microsoft ECM-Lösung kann Unternehmen bei Folgendem helfen:

Verwaltung unterschiedlicher Inhalte

Die Möglichkeiten zur Dokumentverwaltung, die die integrierte ECM-Lösung von Microsoft bietet, können Organisationen helfen, unterschiedliche Inhalte aus verschiedenen freigegebenen Dateispeichern und persönlichen Laufwerken in einem zentral verwalteten Datenspeicher mit einheitlicher Kategorisierung zu konsolidieren. Die integrierten Suchmöglichkeiten können die Benutzer dabei unterstützen, diese Informationen zu finden und gemeinsam zu nutzen. IT-Organisationen können den Inhalt in diesem zentral verwalteten Repository vor unberechtigtem Zugriff schützen.

Die integrierten Funktionen für die Zusammenarbeit, wie z. B. automatisierte Workflows, helfen den Benutzern besser zusammenzuarbeiten. Sie können nämlich Dokumente in besser strukturierter Weise erstellen, überarbeiten und genehmigen. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr ausschließlich E-Mail für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten verwenden. Mitarbeiter im Außeneinsatz können diese Dokumente auch offline verwenden, wenn sie nicht mit dem Netzwerk verbunden sind.

Schaffen von Konformität und Erfüllen gesetzlicher Anforderungen

Die Microsoft ECM-Lösung beinhaltet zudem integrierte Funktionen für die Datensatzverwaltung, mit denen Organisationen die Möglichkeit gewinnen, geschäftliche Unterlagen in ihrem endgültigen Zustand zu speichern und zu schützen. Mithilfe der für diese Datensätze geltenden Ablaufrichtlinien lässt sich sicherstellen, dass die Datensätze über den geforderten Zeitraum aufbewahrt werden und den Bestimmungen der entsprechenden Gesetze und Unternehmensrichtlinien entsprechen. Auf diese Weise wird das Risiko für Unternehmen reduziert. Überwachungsprotokolle ermöglichen den Nachweis gegenüber der internen Revision und externen Prüfern, dass die Datensätze ordnungsgemäß aufbewahrt wurden. Bestimmte Datensätze, die für gesetzliche Zwecke benötigt werden, können mit Sperren versehen werden, damit sie nicht zerstört werden.

Effiziente Verwaltung mehrere Websites

Die integrierte Webinhaltsverwaltung ermöglicht Benutzern das Veröffentlichen von Webinhalten mithilfe eines benutzerfreundlichen Dokumenterstellungstools sowie eines integrierten Genehmigungsprozesses. Hiermit lässt sich sicherstellen, dass Inhalte zeitgerecht und ohne größere Belastung des IT-Personals zu Websites hochgeladen werden. Vorlagen in Form von Masterseiten und Seitenlayouts ermöglichen die einheitliche Gestaltung aller Seiten und auf diese Weise die ordnungsgemäße Nutzung der Marke. Eine einzige Infrastruktur für Bereitstellung und Verwaltung für Intranet-, Extranet- und Internetsites – sowie auch für mehrsprachige Sites – senkt die Kosten und die Komplexität für die IT-Abteilungen.

Optimieren von Geschäftsprozessen

Mit der Microsoft ECM-Lösung gewinnen Unternehmen die Möglichkeit, von Inhalten gesteuerte und auf Zusammenarbeit basierende Geschäftsprozesse zu optimieren. Denn sie erhalten die Tools und die Plattform zum Automatisieren der Aufgaben innerhalb dieser Prozesse. Lösungen für elektronische Formulare bilden die Grundlage zum Sammeln und Validieren der Eingangsdaten für diese Geschäftsprozesse über die Grenzen von Websites und Mobilgeräten sowie der Programme von Microsoft Office System hinweg. Formulare müsse nur einmal erstellt werden, und mithilfe von Verwaltungstools kann die IT-Abteilung diese Formulare in einfacher Weise über mehrere Kanäle hinweg bereitstellen und überwachen.

Diese Möglichkeiten bietet Microsoft auf der Grundlage einer einzigen, integrierten Infrastruktur für Unternehmensproduktivität. Hierdurch wird der Verwaltungsaufwand für die IT-Organisation deutlich reduziert, denn sie verfügt nun über eine einheitliche Palette von Tools und Methoden zum Verwalten der Lösung. Durch die enge Integration in vertraute Tools wie Microsoft Office System kann die Microsoft ECM-Lösung diese Möglichkeiten in einfacher Weise allen Informationsarbeitern innerhalb der Organisation zur Verfügung stellen. Hierdurch sinkt die Belastung der Benutzer, denn diese müssen keine neuen Tools erlernen oder ihre Arbeitsweise ändern, um in die Strategie des Unternehmens für die Inhaltsverwaltung eingebunden zu werden.

Workflowfunktionen tragen dazu bei, Barrieren auf dem Weg zur Akzeptanz durch den Benutzer abzubauen. Größeres Bild anzeigen.

ECM-Funktionen von Microsoft

Die Microsoft ECM-Lösung bietet Funktionen zum Verwalten des gesamten Lebenszyklus unstrukturierter Inhalte von der Erstellung bis zum Verfallsdatum auf einer einzigen einheitlichen Plattform. Zu diesen Funktionen gehören die Dokumentverwaltung, Datensatzverwaltung, Webinhaltsverwaltung und Formularlösungen.

Dokumentverwaltung

• Sparen Sie durch Wiederverwendung von Informationen Zeit.  Strukturieren und klassifizieren Sie Inhalte in einem zentralisierten Dokumentenrepository, um für das Organisieren und Kategorisieren von Dokumenten, für das Navigieren durch Dokumente und das schnelle Suchen nach den richtigen Informationen eine einheitliche Methode bereitzustellen.
• Schützen vertraulicher Informationen  Sie können dazu beitragen, Dokumente mit der integrierten Rechteverwaltung zu schützen, die die Dokumente überall hin begleitet. Zugriffsrechte für Benutzer können für einzelne Elemente angegeben werden, und Metadaten können vor der endgültigen Veröffentlichung aus Dokumenten entfernt werden.
• Optimieren der Dokumenterstellung im Team  Mit integrierten Dokumentworkflows können Sie dokumentabhängige Prozesse direkt aus den Microsoft Office System-Desktopprogrammen heraus anstoßen, nachverfolgen und bei diesen Prozessen zusammenarbeiten. Im Dokument können wichtige Warnmeldungen und Aufgabeninformationen angezeigt werden. Das trägt dazu bei zu gewährleisten, dass die Schritte des Workflow ordnungsgemäß befolgt werden.

Datensatzverwaltung

• Verbessern der Einhaltung von Rechtsvorschriften und Richtlinien  Sie können auf Geschäftsdatensätze Richtlinien zur Beibehaltung, zum Schutz und zur Überwachung von Informationen anwenden. Damit soll gesichert werden, dass diese Datensätze ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
• Schützen von Unternehmens- und anderen wichtigen Datensätzen  Ein Repository mit erhöhter Sicherheit trägt dazu bei zu gewährleisten, dass die Datensätze im Endzustand gesperrt sind.
• Einfaches Ermitteln von Risiken für Rechtsstreitigkeiten  Sie können besser gewährleisten, dass die für die rechtlichen Ermittlungen erforderlichen Informationen kostensparend wiedergefunden und entsprechend den Ermittlungsanforderungen bereit gehalten werden.

Datensatzrepository für die langfristige Beibehaltung. Größeres Bild anzeigen.

Webinhaltsverwaltung

• Schnelles und einfaches Verfassen und Veröffentlichen von Inhalten  Gruppen eines Unternehmens können Webinhalte zeitsparend mit benutzerfreundlichen Dokumenterstellungstools und integrierten Workflows bei minimaler Einbeziehung der IT-Abteilung verfassen und veröffentlichen.
• Beibehalten eines einheitlichen Erscheinungsbilds auf allen Websites  Sie können ein einheitliches Erscheinungsbild aufrechterhalten, indem Sie genehmigte Masterseiten und Seitenlayouts bereitstellen, wodurch das Markendesign und die Navigation der Website nur einmal definiert werden muss und von den Inhaltsautoren wiederverwendet werden kann.
• Geringere Bereitstellungs- und Verwaltungskosten für Ihre Websites   Implementieren einer einzigen mehrstufigen Infrastruktur für das Veröffentlichen von Inhalten in Intranet-, Extranet- und Internetwebsites.

Formularlösungen

• Automatisieren von Geschäftsprozessen  Mit der Windows Workflow Foundation können Sie eine Vielzahl von bisher manuellen Prozessen automatisieren. Erstellen Sie neue Workflows mit Tools wie Microsoft Visual Studio 2005 und Microsoft Office SharePoint Designer 2007.
• Sammeln von Informationen mithilfe elektronischer Formulare.  Mithilfe von Microsoft Office InfoPath 2007 können Unternehmen nun elektronische Formulare erstellen, die dann über verschiedene Kanäle wie Websites, Mobilgeräte und anspruchsvolle Clientanwendungen bereitgestellt werden.
• Schnelles Bereitstellen und Verwalten von Formularlösungen.  Sie können Formularlösungen parallel aktualisieren, um Ausfallzeiten zu minimieren. Der Status aller bereitgestellten Formulare kann in einer einzigen Ansicht angezeigt werden.

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