Ihr Team verwendet die Bibliothek Freigegebene Dokumente, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Wenn Dokumente in die Bibliothek hochgeladen werden, müssen sie von der Person geprüft werden, die in der Spalte Genehmigende Person für das Dokument angegeben ist und die anschließend jedem Dokument den Status Genehmigt bzw. Abgelehnt zuweist. Zu diesem Zeitpunkt müssen die Teammitglieder regelmäßig in der Bibliothek nachsehen, ob sich der Prüfstatus für die entsprechenden Dokumente geändert hat, und die Prüfpersonen müssen in der Bibliothek nachsehen, ob ihnen neue Dokumente zur Durchsicht zugewiesen wurden. Sie entscheiden sich, einen Workflow zu erstellen, um einen Teil der Arbeit zu automatisieren, die dem Vorgang der Dokumentgenehmigung zugeordnet ist.

Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Einführung in Workflows.

 Wichtig   Wenn Sie einen Workflow erstellen möchten, muss sich Ihre Website auf einem Server befinden, auf dem Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 ausgeführt wird.

• Planen des Workflows

• Berücksichtigen der Erfahrung eines Workflowteilnehmers

• Bevor Sie beginnen

• Definieren des Workflows

• Erstellen von Schritt 1 des Workflows

• Erstellen von Schritt 2 des Workflows

Planen des Workflows

Beim Planen des Workflows stellen Sie fest, dass Sie zwei Schritte erstellen müssen:

• Schritt 1  Für jedes in der Bibliothek Freigegebene Dokumente erstellte Element soll durch den Workflow eine Aufgabe für die entsprechende Person erstellt werden, die das Dokument prüft, und die Person soll benachrichtigt werden. Zu diesem Zweck verwenden Sie den Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben, um eine benutzerdefinierte Aufgabe zu erstellen, die die genehmigende Person auf Genehmigt bzw. Abgelehnt festlegt. Nach dem Zuweisen einer Aufgabe wird der Workflow angehalten, bis die Aufgabe abgeschlossen ist. Wenn die genehmigende Person das Dokument prüft und die Aufgabe als abgeschlossen markiert, muss die Antwort durch den Workflow als Variable (mit dem Namen document_status) gespeichert werden, die in nachfolgenden Schritten verwendet werden kann. (Beachten Sie Folgendes: Wenn durch einen Workflow eine Aufgabe erstellt wird und die Aufgabe jemandem zugewiesen wird, wird in Windows SharePoint Services, Version 3, an diese Person automatisch eine Benachrichtigung gesendet. Sie müssen keine separate Aktion erstellen, um die Nachricht zu senden.)
• Schritt 2  Mit dem Workflow sollen bestimmte Aktionen ausgeführt werden, wenn das Dokument durch die genehmigende Person genehmigt wird, und andere Aktionen sollen ausgeführt werden, wenn das Dokument von der genehmigenden Person abgelehnt wird. Zu diesem Zweck erstellen Sie eine Bedingungsverzweigung:
  • Genehmigt  Wenn die Antwort Genehmigt lautet, soll der Genehmigungsstatus des Dokuments durch den Workflow in Genehmigt geändert und eine E-Mail-Nachricht an den Besitzer des Dokuments gesendet werden, in der der Besitzer darüber informiert wird, dass das Dokument genehmigt wurde.
  • Abgelehnt  Wenn die Antwort Abgelehnt lautet, soll der Genehmigungsstatus des Dokuments durch den Workflow in Abgelehnt geändert und eine E-Mail-Nachricht an den Besitzer des Dokuments gesendet werden, in der der Besitzer darüber informiert wird. Wenn der Genehmigungsstatus in Abgelehnt geändert wird, wird das Dokument an den Ersteller zurückgegeben.

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Berücksichtigen der Erfahrung eines Workflowteilnehmers

Wenn Sie einen Workflow planen, ist es unter Umständen von Vorteil, die Erfahrung eines Workflowteilnehmers zu berücksichtigen. In diesem Beispiel lädt ein Teammitglied ein Dokument in die Bibliothek Freigegebene Dokumente hoch und gibt einen Dokumentprüfer im Feld Genehmigende Person für das Dokument an. Die genehmigende Person erhält eine E-Mail-Nachricht, die automatisch in Windows SharePoint Services 3.0 generiert wurde und die genehmigende Person darüber informiert, dass für sie eine Aufgabe vorliegt. Die Person prüft das Dokument, navigiert zur Aufgabenliste und klickt dann im Menü auf Eintrag bearbeiten, um die Aufgabe als abgeschlossen zu markieren. Die Prüfperson sieht anschließend das benutzerdefinierte Aufgabenformular, das Sie mithilfe des Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben erstellt haben. Im Formular wird die Prüfperson gefragt, ob das Dokument genehmigt werden soll. Die Prüfperson klickt auf Genehmigt bzw. auf Abgelehnt und anschließend auf Absenden:

• Wenn die Prüfperson Genehmigt ausgewählt hat, wird der Genehmigungsstatus in Genehmigt geändert, und der Ersteller des Dokuments wird per E-Mail darüber benachrichtigt, dass das Dokument genehmigt wurde.
• Wenn die Prüfperson Abgelehnt ausgewählt hat, wird der Genehmigungsstatus in Abgelehnt geändert, das Dokument wird an den entsprechenden Ersteller zurückgegeben, und der Ersteller des Dokuments wird per E-Mail darüber benachrichtigt, dass das Dokument abgelehnt wurde.

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Bevor Sie beginnen

Bevor Sie den Workflow entwerfen, müssen Sie die erforderlichen Änderungen oder Anpassungen der Website, Liste oder Bibliothek vornehmen. In diesem Beispiel wird die Bibliothek Freigegebene Dokumente verwendet, die standardmäßig auf der Teamwebsite angezeigt wird. Sie müssen der Bibliothek Freigegebene Dokumente jedoch die Spalte Genehmigende Person für das Dokument hinzufügen.

Wenn Sie einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek eine Spalte hinzufügen möchten, müssen Sie die Website in einem Webbrowser öffnen.

1. Klicken Sie im Menü Datei auf Website öffnen.
2. Suchen Sie im Dialogfeld Website öffnen die SharePoint-Website, für die Sie den Workflow erstellen wollen, wählen Sie sie aus, und klicken dann auf Öffnen.
3. Klicken Sie unter Ordnerliste auf die Bibliothek Freigegebene Dokumente, und drücken Sie dann F12.
4. Klicken Sie auf der Bibliothekssymbolleiste auf Einstellungen und dann auf Spalte erstellen.



5. Geben Sie im Feld Spaltenname den Wert Genehmigende Person für das Dokument ein.
6. Klicken Sie unter Der Informationstyp in dieser Spalte ist auf Person oder Gruppe.
7. Behalten Sie für die übrigen Optionen die Standardeinstellungen bei, und stellen Sie sicher, dass in der Liste Feld anzeigen der Wert Name (mit Anwesenheit) angezeigt wird und das Kontrollkästchen Zur Standardansicht hinzufügen aktiviert ist.
8. Klicken Sie auf OK.

   Die Spalte Genehmigende Person für das Dokument für die Bibliothek Freigegebene Dokumente ist nun im Workflow-Designer verfügbar.

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Entwerfen des Workflows

Nachdem Sie der Bibliothek Freigegebene Dokumente die Spalte Genehmigende Person für das Dokument hinzugefügt haben, können Sie den Workflow-Designer verwenden.

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Definieren des Workflows

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Workflow.
2. Geben Sie im Feld Name des Workflows die Angabe Dokumentgenehmigung ein.
3. Klicken Sie in der Liste An welche SharePoint-Liste soll dieser Workflow angefügt werden? auf Freigegebene Dokumente.
4. Führen Sie unter Workflowstartoptionen für Elemente in 'Freigegebene Dokumente' auswählen die folgenden Schritte aus:
   • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Für diesen Workflow zulassen, dass er manuell von einem Element gestartet wird.
   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Workflow automatisch starten, wenn ein Element erstellt wird.
   • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Workflow automatisch jedes Mal starten, wenn ein Element geändert wird.

   Wenn Sie diese Optionen auswählen, stellen Sie sicher, dass der Workflow für jedes Element ausgeführt wird, das in der Bibliothek Freigegebene Dokumente erstellt wird.



5. Klicken Sie auf Weiter.

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Erstellen von Schritt 1 des Workflows

Zunächst soll durch den Workflow eine Aufgabe für die genehmigende Person für das Dokument erstellt werden und die Person benachrichtigt werden, damit das Dokument geprüft wird. Diese Aktion soll für jedes erstellte Element ausgeführt werden; demnach ist eine Bedingung erforderlich.

1. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann in der Liste auf Daten von einem Benutzer sammeln.

   Wenn diese Aktion nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf Weitere Aktionen, klicken Sie auf die gewünschte Aktion und dann auf Hinzufügen.

2. Klicken Sie in der Aktion zum Sammeln von Daten von diesem Benutzer (Ausgabe in 0) auf Daten.

   

3. Lesen Sie die Informationen auf der ersten Seite des Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben, und klicken Sie dann auf Weiter.

   Sie verwenden den Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben zum Definieren der Parameter für die Frage.

4. Geben Sie im Feld Name die Angabe Dokument genehmigen für den Namen der neuen Aufgabe ein, und klicken Sie dann auf Weiter.

   

5. Klicken Sie auf Hinzufügen, um ein benutzerdefiniertes Formularfeld für diese Aufgabe zu erstellen.
6. Geben Sie unter Feldname die Angabe Dokumentstatus ein.
7. Geben Sie im Feld Beschreibung die Frage ein, für die im Feld die Antwort gespeichert wird – geben Sie für dieses Beispiel Welchen Status möchten Sie diesem Dokument zuweisen? ein.
8. Klicken Sie in der Liste Informationstyp auf Auswahl (Menü), und klicken Sie dann auf Weiter.

   

9. Geben Sie unter Auswahl den Text ein, der als Auswahlmöglichkeiten für dieses Formularfeld angezeigt werden soll. Geben Sie für dieses Beispiel Genehmigt ein, drücken Sie die EINGABETASTE, und geben Sie dann Abgelehnt ein.
10. Geben Sie im Feld Standardwert die Angabe Genehmigt ein. Diese Option wird im Formularfeld angezeigt, bevor der Benutzer eine Option auswählt.
11. Klicken Sie in der Liste Anzeigen als auf einen Anzeigemodus. Für dieses Beispiel muss die Prüfperson nur eine Antwort auswählen. Klicken Sie entweder auf Dropdownmenü oder Optionsfelder. Wenn für die Benutzer in einem anderen Szenario mehrere Optionen zur Auswahl stehen sollen, können Sie auf Kontrollkästchen klicken.
12. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen Ausfülloptionen zulassen und Leeres Feld zulassen?, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.

    

13. Wenn Sie dem Formular ein Feld hinzufügen möchten, in das die Prüfpersonen Kommentare eingeben können, klicken Sie auf Hinzufügen.
14. Geben Sie unter Feldname die Angabe Kommentare der Prüfperson ein.
15. Klicken Sie in der Liste Informationstyp auf Mehrere Textzeilen, und klicken Sie dann auf Weiter.
16. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Rich-HTML zulassen, löschen Sie dann im Feld Anzahl der Zeilen den Wert 5, und geben Sie 20 ein, sodass die Prüfpersonen Platz für detaillierte Kommentare haben.
17. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben zu schließen.

    Im Workflow-Designer wird der Name der benutzerdefinierten Aufgabe (Dokument genehmigen) in der Aktion angezeigt.



18. Wenn Sie diese Aufgabe der genehmigenden Person für das Dokument zuweisen möchten, klicken Sie in der Aktion auf dieser Benutzer.

    Durch den Workflow soll die Person, die als genehmigende Person in der Bibliothek Freigegebene Dokumente für das aktuelle Element angegeben ist, benachrichtigt werden. Da es sich für jedes Element um eine andere Person handeln kann, können Sie festlegen, dass diese Person durch den Workflow im Feld Genehmigende Person für das Dokument für das aktuelle Element gesucht wird und dass diese Informationen anschließend verwendet werden.

19. Klicken Sie in der Liste der vorhandenen Benutzer und Gruppen auf Workflow-Nachschlagevorgang, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.
20. Klicken Sie in der Liste Feld auf Genehmigende Person für das Dokument. Wenn das Feld nicht in der Liste vorhanden ist, stellen Sie sicher, dass Sie es wie zuvor beschrieben hinzugefügt haben. Lassen Sie Aktuelles Element in der Liste Quelle unverändert, und klicken Sie dann zweimal auf OK.

    

    Im Workflow-Designer werden die Quelle und das Feld des Workflow-Nachschlagevorgangs in der Aktion angezeigt. Es bleibt ein Hyperlink erhalten: 0 in der Zeichenfolge ID des Aufgabenelements speichern unter 0. Bei 0 handelt es sich um einen Platzhalter für eine Variable, die Sie erstellen und verwenden, um die ID des in der Aufgabenliste erstellten Elements zu erfassen. Jedes Mal, wenn der Workflow ausgeführt wird, wird in der Aufgabenliste eine neue Aufgabe für die Prüfperson erstellt. Die Prüfperson stellt über das benutzerdefinierte Aufgabenformular Informationen bereit, und diese Informationen werden in einem neuen Element in der Aufgabenliste gespeichert. Jedes neue Aufgabenelement verfügt über eine eindeutige Listenelement-ID. Durch das Erfassen dieser ID in einer Variablen, die Sie mit Neues Aufgabenelement benennen, können Sie die Variable verwenden, um die in einem bestimmten Aufgabenelement gespeicherten Informationen später im Workflow abzurufen.

21. Klicken Sie in der Aktion auf 0, und klicken Sie dann in der Liste auf Neue Variable erstellen.
22. Geben Sie unter Name die Angabe Neues Aufgabenelement ein.
23. Klicken Sie in der Liste Typ auf Listenelement-ID, und klicken Sie dann auf OK.

    Der erste Schritt des Workflows ist hiermit abgeschlossen. Zusammenfassung: Für jedes in der Bibliothek Freigegebene Dokumente erstellte Element wird durch den Workflow eine Aufgabe für die Person erstellt, die als genehmigende Person für das Dokument angegeben ist, und die Person wird benachrichtigt. Sie haben ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular erstellt, sodass die Benutzer über die Aufgabenliste für den Workflow Informationen angeben können. Mit dem Workflow werden die von der Prüfperson gesammelten Informationen als neues Element in der Aufgabenliste gespeichert, und mit der Variablen Neues Aufgabenelement wird die ID des Aufgabenelements erfasst, in dem die Informationen gespeichert werden. Im nächsten Schritt des Workflows kann diese Variable verwendet werden, um die Informationen von einem bestimmten Element in der Aufgabenliste abzurufen.

24. Klicken Sie unter Workflowschritte auf Workflowschritt hinzufügen.

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Erstellen von Schritt 2 des Workflows

Wenn die Antwort der Prüfperson beim Workflow eingeht, soll diese Antwort bewertet und verschiedene Aktionen ausgeführt werden, je nachdem, ob die Antwort Genehmigt oder Abgelehnt lautet. Zu diesem Zweck erstellen Sie einen Schritt mit Bedingungsverzweigungen.

Erstellen der ersten Bedingungsverzweigung

Wenn die Antwort Genehmigt lautet, soll der Genehmigungsstatus des Dokuments mit dem Workflow in Genehmigt geändert und eine E-Mail-Nachricht an den Besitzer des Dokuments gesendet werden, in der der Besitzer darüber informiert wird, dass das Dokument genehmigt wurde.

1. Klicken Sie auf Bedingungen, und klicken Sie dann in der Liste auf Erweiterte Bedingung.
2. Klicken Sie in der Bedingung Wenn Wert entspricht Wert zunächst auf den Hyperlink Wert und dann auf Datenbindung anzeigen .

   Für den ersten Wert soll mit dem Workflow die ID des Aufgabenelements gesucht werden, das in der Workflowvariablen Neues Aufgabenelement erfasst wird.

3. Klicken Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren in der Liste Quelle auf Workflowdaten. Klicken Sie in der Liste Feld auf die zuvor erstellte Variable (Variable: document_status), und klicken Sie dann auf OK.
4. Klicken Sie auf den zweiten Wert-Hyperlink, und klicken Sie dann auf Datenbindung anzeigen .

   Für den zweiten Wert soll mit dem Workflow zunächst die benutzerdefinierte Aufgabe gesucht werden, die Sie für die aktuelle Instanz des Workflows in der Aufgabenliste erstellt haben; demnach wählen Sie die Liste Aufgaben und das Feld Instanz-ID aus.

5. Klicken Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren in der Liste Quelle auf Aufgaben. Klicken Sie unter Nachschlagedetails in der ersten Feld-Liste auf Instanz-ID.

   Anschließend soll mit dem Workflow der Wert des zuvor erstellten benutzerdefinierten Formularfelds Dokument genehmigen ermittelt werden. Für diesen Vergleich soll der Wert Genehmigt lauten.

6. Klicken Sie unter Listenelement suchen in der Liste Feld auf den Namen des zuvor erstellten Aufgabenfelds Aufgaben: Dokumentstatus. Klicken Sie in der Liste Wert auf Genehmigt, und klicken Sie dann auf OK.

Es liegt nun eine Bedingung vor, für die der im benutzerdefinierten Formularfeld der Aufgabenliste für den aktuellen Workflow eingegebene Genehmigungsstatus Genehmigt lauten muss. Jetzt soll durch den Workflow der Genehmigungsstatus des Dokuments in Genehmigt geändert werden, und es soll eine E-Mail-Nachricht an den Inhaltsbesitzer gesendet werden.

7. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann in der Liste auf Moderationsstatus festlegen.

   Wenn diese Aktion nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf Weitere Aktionen, klicken Sie auf die gewünschte Aktion und dann auf Hinzufügen.

8. Klicken Sie in der Aktion auf dieser Status, und klicken Sie dann in der Liste auf Genehmigt.
9. Wenn Sie Kommentare von der genehmigenden Person für das Dokument hinzufügen möchten, klicken Sie in der Aktion auf Kommentare, und klicken Sie dann auf Datenbindung anzeigen .
10. Klicken Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren in der Liste Quelle auf Aktuelles Element. Klicken Sie in der Liste Feld auf Kommentare zur Genehmigung, und klicken Sie dann auf OK.

    Abschließend soll durch den Workflow eine E-Mail-Nachricht an die Person gesendet werden, die das Dokument abgesendet hat. Mit dieser E-Mail wird bestätigt, dass das Dokument genehmigt wurde und nun für alle Benutzer auf der Website sichtbar ist.

11. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann in der Liste auf E-Mail senden.

    Wenn diese Aktion nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf Weitere Aktionen, klicken Sie auf die gewünschte Aktion und dann auf Hinzufügen.

12. Klicken Sie in der Aktion auf diese Nachricht.
13. Klicken Sie in der Zeile An auf Adressbuch .
14. Klicken Sie in der Liste der vorhandenen Benutzer und Gruppen auf Benutzer, der den aktuellen Eintrag erstellt hat, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf OK.
15. Geben Sie in der Betreffzeile Ihr Dokument wurde genehmigt ein.

    Für den Textkörper der Nachricht sollen durch den Workflow der Genehmigungsstatus und der Name der Prüfperson nachgeschlagen und der Nachricht hinzugefügt werden.

16. Geben Sie im Textkörper der Nachricht Ihr Dokument wurde ein, und klicken Sie dann im unteren Bereich der Nachricht auf Nachschlagevorgang in Textkörper einfügen.
17. Klicken Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren in der Liste Quelle auf Aktuelles Element. Klicken Sie in der Liste Feld auf Genehmigungsstatus, und klicken Sie dann auf OK.
18. Geben Sie im Textkörper der Nachricht von ein, und klicken Sie dann im unteren Bereich der Nachricht auf Nachschlagevorgang in Textkörper einfügen. Stellen Sie sicher, dass Sie auf beiden Seiten der Workflow-Nachschlagevorgänge Leerzeichen eingeben.
19. Klicken Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren in der Liste Quelle auf Aktuelles Element. Klicken Sie in der Liste Feld auf Genehmigende Person für das Dokument, und klicken Sie dann auf OK.
20. Geben Sie einen Punkt ein, und klicken Sie dann auf OK.

Erstellen der zweiten Bedingungsverzweigung

Es muss auch dann eine Reaktion durch den Workflow erfolgen, wenn die genehmigende Person für das Dokument das neue Dokument ablehnt. Wenn die Antwort Abgelehnt lautet, soll der Genehmigungsstatus des Dokuments durch den Workflow in Abgelehnt geändert und eine E-Mail-Nachricht an den Besitzer des Dokuments gesendet werden, in der der Besitzer darüber informiert wird. Wenn der Genehmigungsstatus in Abgelehnt geändert wird, wird das Dokument an den Ersteller zurückgegeben, und es wird nicht in öffentlichen Ansichten auf der Website angezeigt.

1. Klicken Sie auf 'Andernfalls wenn'-Bedingungsverzweigung hinzufügen.
2. Klicken Sie auf Bedingungen, und klicken Sie dann in der Liste auf Erweiterte Bedingungen.
3. Klicken Sie in der Bedingung Wenn Wert entspricht Wert zunächst auf den Hyperlink Wert und dann auf Datenbindung anzeigen .

   Für den ersten Wert soll durch den Workflow der Wert der Workflowvariablen document_status für das aktuelle Element nachgeschlagen werden.

4. Klicken Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren in der Liste Quelle auf Workflowdaten. Klicken Sie in der Liste Feld auf die zuvor erstellte Variable (document_status), und klicken Sie dann auf OK.
5. Klicken Sie auf den zweiten Wert-Hyperlink, und klicken Sie dann auf Datenbindung anzeigen .

   Für den zweiten Wert soll mit dem Workflow zunächst die benutzerdefinierte Aufgabe nachgeschlagen werden, die Sie für die aktuelle Instanz des Workflows in der Aufgabenliste erstellt haben; demnach wählen Sie die Liste Aufgaben und das Feld Instanz-ID aus.

6. Klicken Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren in der Liste Quelle auf Aufgaben. Klicken Sie unter Nachschlagedetails in der ersten Feld-Liste auf Instanz-ID.

   Anschließend soll mit dem Workflow der Wert des zuvor erstellten benutzerdefinierten Formularfelds Dokument genehmigen ermittelt werden. Für diesen Vergleich soll der Wert Abgelehnt lauten.

7. Klicken Sie unter Listenelement suchen in der Liste Feld auf den Namen des zuvor erstellten Aufgabenfelds Aufgaben: Dokumentstatus. Klicken Sie in der Liste Wert auf Abgelehnt, und klicken Sie dann auf OK.

   

   Es liegt nun eine Bedingung vor, für die der im benutzerdefinierten Formularfeld der Aufgabenliste für den aktuellen Workflow eingegebene Genehmigungsstatus Abgelehnt lauten muss. Jetzt soll durch den Workflow der Genehmigungsstatus des Dokuments in Abgelehnt geändert werden, und es soll eine E-Mail-Nachricht an den Inhaltsbesitzer gesendet werden.

8. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann in der Liste auf Moderationsstatus festlegen.

   Wenn diese Aktion nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf Weitere Aktionen, klicken Sie auf die gewünschte Aktion und dann auf Hinzufügen.

9. Klicken Sie in der Aktion auf dieser Status, und klicken Sie dann in der Liste auf Genehmigt.
10. Wenn Sie Kommentare von der genehmigenden Person für das Dokument hinzufügen möchten, klicken Sie in der Aktion auf Kommentare, und klicken Sie dann auf Datenbindung anzeigen .
11. Klicken Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren in der Liste Quelle auf Aktuelles Element. Klicken Sie in der Liste Feld auf Kommentare zur Genehmigung, und klicken Sie dann auf OK.

    Abschließend soll durch den Workflow eine E-Mail-Nachricht an die Person gesendet werden, die das Dokument abgesendet hat. In der Nachricht wird die Person darüber informiert, dass das Dokument abgelehnt wurde, und es wird eine Kontaktperson genannt, von der weitere Informationen angefordert werden können.

12. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann in der Liste auf E-Mail senden.

    Wenn diese Aktion nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf Weitere Aktionen, klicken Sie auf die gewünschte Aktion und dann auf Hinzufügen.

13. Klicken Sie in der Aktion auf diese Nachricht.
14. Klicken Sie in der Zeile An auf Adressbuch .
15. Klicken Sie in der Liste der vorhandenen Benutzer und Gruppen auf Benutzer, der den aktuellen Eintrag erstellt hat, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf OK.
16. Geben Sie in der Betreffzeile Ihr Dokument wurde abgelehnt ein.

    Für den Textkörper der Nachricht sollen durch den Workflow der Genehmigungsstatus und der Name der Prüfperson nachgeschlagen und der Nachricht hinzugefügt werden.

17. Geben Sie im Textkörper der Nachricht Ihr Dokument wurde ein, und klicken Sie dann im unteren Bereich der Nachricht auf Nachschlagevorgang in Textkörper einfügen.
18. Klicken Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren in der Liste Quelle auf Aktuelles Element. Klicken Sie in der Liste Feld auf Genehmigungsstatus, und klicken Sie dann auf OK.
19. Geben Sie im Textkörper der Nachricht . Weitere Informationen erhalten Sie von ein, und klicken Sie dann im unteren Bereich der Nachricht auf Nachschlagevorgang in Textkörper einfügen.
20. Klicken Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren in der Liste Quelle auf Aktuelles Element. Klicken Sie in der Liste Feld auf Genehmigende Person für das Dokument, und klicken Sie dann auf OK.
21. Geben Sie einen Punkt ein, und klicken Sie dann auf OK.

    Nachdem Sie alle Bedingungen und Aktionen für Schritt 2 des Workflows erstellt haben, sollten diese Regeln folgendermaßen aussehen.

    

22. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Workflow zu speichern.

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