Ihr Team füllt jeden Monat Spesenabrechnungen aus, bei denen es sich um Formulare handelt, die mit Microsoft Office InfoPath 2007 entworfen wurden. Die Teammitglieder füllen diese Formulare aus und speichern sie in einer Formularbibliothek auf der SharePoint-Website. Wenn die Spesenabrechnung einen bestimmten Betrag übersteigt, soll automatisch die zuständige Person benachrichtigt werden, um die Abrechnung zu überprüfen. Sie können diesen Prozess mit einem einstufigen Workflow einfach automatisieren.
Einer der größten Vorzüge von Office InfoPath 2007 besteht darin, dass Sie Felder im tatsächlichen Formular angegeben können, um sie als Spalten in einer Formularbibliothek anzuzeigen. Wenn Sie wählen, ein Formularfeld als Spalte in der Formularbibliothek anzuzeigen, stufen Sie damit das Feld höher. Das Höherstufen eines Felds ist sinnvoll, wenn Sie nach einer wichtigen Information in einem Formular suchen wollen, ohne jedes einzelne Formular öffnen zu müssen. Durch das Höherstufen von Formulardaten zu Spaltendaten in der Formularbibliothek ist es zudem möglich, Regeln basierend auf den Daten im Workflow-Designer zu erstellen. Wenn Sie die Gesamtspesen aus dem Formular zu einer Spalte höher stufen, können Sie einen Workflow erstellen, der die Spesenabrechnung zur Überprüfung weiterleitet, wenn die Spesen einen bestimmten Betrag übersteigen.
Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Einführung in Workflows.
Wichtig Wenn Sie einen Workflow erstellen möchten, muss sich Ihre Website auf einem Server befinden, auf dem Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 ausgeführt wird.
Inhalt dieses Artikels
Bevor Sie beginnen
Bevor Sie den Workflow entwerfen, müssen Sie alle erforderlichen Änderungen oder Anpassungen Ihrer Website, Liste oder Bibliothek vornehmen. Beispiel:
- Ein Workflow ist immer an genau eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek angefügt. Ihre Website muss mindestens eine Liste oder Bibliothek haben, damit Sie einen Workflow erstellen können. Wenn keine Listen in Ihrer Website vorhanden sind, werden Sie bei der Workflowerstellung aufgefordert, eine Liste zu erstellen.
- Wenn der Workflow benutzerdefinierte Spalten oder Einstellungen verwenden soll, müssen Sie diese Änderungen vor der Erstellung des Workflows vornehmen, sodass diese Spalten und Einstellungen im Workflow-Designer verfügbar sind.
- Wenn der Workflow Listen oder Bibliotheksfunktionen verwenden soll, die nicht standardmäßig aktiviert sind, wie etwa die Genehmigung von Inhalten, müssen Sie diese Funktionen vor der Erstellung des Workflows aktivieren.
Hinweis Die Workflowfunktion baut auf der Microsoft Windows Workflow Foundation auf, einer Komponente von Microsoft Windows. Auf Ihrem Computer und dem Server muss jeweils dieselbe Version der Workflow Foundation installiert sein. Wenn Sie erstmals einen Workflow erstellen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, die Workflow Foundation zu installieren.
Veröffentlichen des Formulars und Erstellen einer Formularbibliothek
In diesem Beispiel ist eine Formularbibliothek erforderlich, in der Ihre Formulare gespeichert werden können, und Sie müssen bestimmte Felder des Formulars in der Formularbibliothek zu Spalten höher stufen. In Office InfoPath 2007 ist es sehr einfach, ein Formular zu veröffentlichen, Felder höher zu stufen und die Formularbibliothek zu erstellen. All dies kann mithilfe des Veröffentlichungs-Assistenten erfolgen (klicken Sie im Menü Datei auf Veröffentlichen).
In der folgenden Prozedur verwenden Sie die vorgefertigte Spesenabrechnungsvorlage in Office InfoPath 2007. Anschließend verwenden Sie den Veröffentlichungs-Assistenten, um Felder höher zu stufen und die Formularbibliothek auf der SharePoint-Website zu erstellen.
- Starten Sie Office InfoPath 2007.
- Doppelklicken Sie im Dialogfeld Ein Formular ausfüllen auf die Beispielspesenabrechnung.
Die Spesenabrechnung wird in Entwurfsmodus geöffnet. Das Formular enthält bereits die Felder, die zu Spalten in der Formularbibliothek höher gestuft werden sollen, nämlich den Namen, die ID-Nummer und die Gesamtspesen. Sie verwenden die Vorlage in dieser Form.
- Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.
- Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname einen Namen ein, und klicken Sie dann auf Speichern.
- Klicken Sie im Menü Datei auf Veröffentlichen.
Der Veröffentlichungs-Assistent wird geöffnet.
- Klicken Sie unter Wo möchten Sie die Formularvorlage veröffentlichen? auf Auf einem SharePoint-Server mit oder ohne InfoPath Forms Services und dann auf Weiter.
- Geben Sie die Adresse Ihrer SharePoint-Website ein, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Klicken Sie unter Was möchten Sie erstellen oder ändern? auf Dokumentbibliothek, und klicken Sie dann auf Weiter.
Beachten Sie, dass Sie das Formular auch als Inhaltstyp verfügbar machen können. Sie können diese Option beispielsweise auswählen, wenn Sie die Formularvorlage allen Unterwebsites in einer Portalwebsite verfügbar machen wollen.
- Klicken Sie unter Was möchten Sie tun? auf Neue Dokumentenbibliothek erstellen, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Geben Sie Spesenabrechnungen als Namen ein, geben Sie eine Beschreibung für die Dokumentbibliothek ein, und klicken Sie dann auf Weiter.
- Klicken Sie auf der nächsten Seite auf Hinzufügen.
- Klicken Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen im Ordner employee auf name, und klicken Sie dann auf OK.
- Wiederholen Sie den vorherigen Schritt zwei Mal, um das Feld identificationNumber (im Ordner employee) und das Feld total (im Ordner items) hinzuzufügen.
Hinweis Verwenden Sie im Dialogfeld Feld oder Gruppe auswählen die Standardeinstellungen für Websitespaltengruppe und Spaltenname. Alternativ dazu können Sie das Formularfeld auch einer vorhandenen Websitespalte zuordnen oder der Spalte einen anderen Namen als im Formular geben.
-
Klicken Sie auf Weiter, überprüfen Sie, ob die Informationen richtig sind, und klicken Sie dann auf Veröffentlichen.
Sie verfügen nun über eine Formularbibliothek mit dem Namen Spesenabrechnung und den Spalten, die Sie zum Erstellen des Workflows benötigen. Die Spalten in der Formularbibliothek sollten im Browser wie in der folgenden Abbildung angezeigt werden.
Seitenanfang
Entwerfen des Workflows
Nachdem Sie die Formularbibliothek mit den richtigen Spalten eingerichtet haben, können Sie den Workflow-Designer verwenden.
- Starten Sie Office SharePoint Designer 2007.
- Klicken Sie im Menü Datei auf Website öffnen.
- Suchen Sie im Dialogfeld Website öffnen die SharePoint-Website, für die Sie den Workflow erstellen wollen, wählen Sie sie aus, und klicken dann auf Öffnen.
- Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Workflow.
Der Workflow-Designer wird geöffnet.
- Geben Sie im Feld Name des Workflows die Angabe Überprüfung der Spesenabrechnung ein.
Besucher der Website sehen diesen Namen, wenn sie die Workflowstatus- und Workflows-Seiten im Browser anzeigen.
- Klicken Sie in der Liste An welche SharePoint-Liste soll dieser Workflow angefügt werden? auf Spesenabrechnung.
- Führen Sie unter Workflowstartoptionen für Elemente in 'Spesenabrechnung' auswählen die folgenden Aufgaben aus:
- Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Für diesen Workflow zulassen, dass er manuell von einem Element gestartet wird.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Workflow automatisch starten, wenn ein Element erstellt wird.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Workflow automatisch jedes Mal starten, wenn ein Element geändert wird.
Wenn Sie diese Optionen auswählen, stellen Sie sicher, dass der Workflow immer dann ausgeführt wird, wenn ein Teammitglied eine neue Spesenabrechnung ausfüllt oder eine vorhandene Abrechnung ändert.
- Klicken Sie auf Weiter.
Sie möchten eine Regel erstellen, die festlegt, dass die zuständige Person benachrichtigt wird, um die Spesenabrechnung zu überprüfen, wenn der abgerechnete Betrag im Formular 500 Euro übersteigt.
- Klicken Sie im Workflow-Designer auf Bedingungen, und klicken Sie dann in der Liste auf Erweiterte Bedingung.
Die Bedingung Wenn Wert entspricht Wert wird im Workflow angezeigt.
Diese Liste enthält zahlreiche vorgefertigte Bedingungen, aber Sie möchten eine Bedingung erstellen, bei der der Workflow nur dann eine Nachricht sendet, wenn ein angegebener Wert (in diesem Fall die Gesamtspesen) größer als ein bestimmter Wert ist (in diesem Fall 500). Hierzu erstellen Sie eine erweiterte Bedingung.
- Klicken Sie in der Bedingung Wenn Wert entspricht Wert zunächst auf den Hyperlink Wert und dann auf Datenbindung anzeigen
.
- Klicken Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren in der Liste Quelle auf Aktuelles Element. Klicken Sie in der Liste Feld auf Gesamt, und klicken Sie dann auf OK.
Mit diesem Dialogfeld können Sie einen Wert in einem beliebigen Feld in jeder Liste oder Bibliothek in der Website nachschlagen, sodass Sie den Wert in der Workflowregel verwenden können. In diesem Fall benötigen Sie den Wert aus dem Feld Gesamt des aktuellen Elements.
- Klicken Sie in der Workflowregel auf Entspricht, und klicken Sie dann in der Liste auf ist größer als.
- Klicken Sie auf den zweiten Wert-Hyperlink, und geben Sie dann 500 ein.
- Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann in der Liste auf E-Mail senden.
Wenn diese Aktion nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf Weitere Aktionen, klicken Sie auf die gewünschte Aktion und dann auf Hinzufügen.
- Klicken Sie auf die Option zum Versenden der Nachricht als E-Mail, und füllen Sie dann das Formular aus, indem Sie den Empfänger, den Betreff und den Text der Nachricht eingeben.
Wählen Sie die Person als Empfänger aus, die die Spesenabrechnung überprüfen muss.
- Klicken Sie auf OK.
Sie haben nun eine Regel, anhand der die richtige Person benachrichtigt wird, wenn eine Spesenabrechnung in der Spesenabrechnungsbibliothek erstellt oder geändert wird und der Betrag der Spesenabrechnung 500 Euro übersteigt.
- Wenn Sie den Workflow auf Fehler überprüfen möchten, klicken Sie auf Workflow überprüfen, bevor Sie den Workflow-Designer beenden.
Wenn ein Workflowfehler vorliegt, ändert sich die Farbe des Hyperlinks, und vor und nach dem ungültigen Parameter werden Sternchen angezeigt. Außerdem erscheint unter Workflowschritte neben jedem Schritt, der einen Fehler enthält, ein Fehlersymbol.
- Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Workflow zu speichern.
Um den Workflow zu testen, wechseln Sie zur Spesenabrechnungsbibliothek, klicken auf Dieses Formular ausfüllen, um ein neues Element zu erstellen und einen höheren Betrag als 500 Euro einzugeben. Speichern Sie das Formular in der Formularbibliothek, und prüfen Sie dann, ob die angegebene Person die von Ihnen erstellte Nachricht erhält.
Seitenanfang
Deutschland
Druckversion
Freigabe
