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Anwenden für: Microsoft Office SharePoint Designer 2007
Um im gesamten Unternehmen gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten und Information auszutauschen, verwenden Teams Microsoft SharePoint-Websites. Es ist möglich, eine SharePoint-Anwendung zu erstellen, die die Teamproduktivität und Effizienz steigert, ohne Code zu schreiben. Wie sehen die ersten Schritte hierzu aus? Sie können mit Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Workflows erstellen, die SharePoint-Websites und Anwendungen codelose Anwendungslogik hinzufügen. Mithilfe des Workflow-Designers können Sie Regeln erstellen, die Bedingungen und Aktionen mit Elementen in Share-Point-Listen und Bibliotheken verknüpfen. Änderungen von Elementen in Listen oder Bibliotheken lösen Aktionen im Workflow aus. Nehmen Sie beispielsweise an, dass die primären Zuständigkeiten eines Teams das Schreiben, Überarbeiten und Genehmigen von Verträgen ist. Diese Verträge sind auf der Teamwebsite in Dokumentbibliotheken gespeichert. Mit Office SharePoint Designer 2007 können Sie einen Workflow erstellen, der beim Upload eines neuen Vertrags auf die Website eine E-Mail-Benachrichtigung an den Bearbeiter sendet. Gleichzeitig erstellt der Workflow in der Aufgabenliste eine Aufgabe für den Bearbeiter. Wenn die Person den Vertrag überprüft und die Aufgabe als erledigt markiert, werden verschiedene Aktionen ausgelöst, abhängig davon, ob dem Vertrag der Status Genehmigt oder Abgelehnt zugewiesen wird. Teameffizienz und Produktivität werden verbessert, da der Workflow den Prozess steuert. Damit kann sich das Team auf die Arbeit konzentrieren, ohne sich um die Verwaltung des Workflows zu kümmern. Für eine solche Lösung ist keine Programmierung erforderlich. Durch das Erstellen von Regeln im Workflow-Designer können Sie einer SharePoint-Lösung oder -Anwendung schnell und einfach Interaktivität hinzufügen. Dieser Artikel stellt die Grundlagen von Workflows vor. Wenn Sie mit den grundlegenden Bausteinen eines Workflows vertraut sind, also mit Ereignissen, Aktionen, Bedingungen und Schritten, können Sie SharePoint-Anwendungen schnell Anwendungslogik hinzufügen. Wichtig Um einen Workflow zu erstellen, muss sich die SharePoint-Website auf einem Server befinden, auf dem Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 ausgeführt wird. Inhalt dieses Artikels
Was ist ein Workflow?Ihr Team verwendet eine SharePoint-Website, um zusammenzuarbeiten und wertvolle Geschäftsinformationen in SharePoint-Listen und Bibliotheken zu speichern. Sie können mit Office SharePoint Designer 2007 nun Anwendungslogik an Dokumente oder Elemente in den Listen und Bibliotheken anfügen. Mit dem Workflow-Designer können Sie eine Sequenz von Bedingungen und Aktionen an eine Liste oder eine Bibliothek anfügen. Diese Sequenz ist ein Workflow. Ein Workflow ist eine Möglichkeit, eine Reihe von Aktionen auf natürliche Weise zu organisieren, die einem Arbeitsprozess entspricht. Dieser Prozess kann nahezu alle Aspekte eines Listenelements in Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 steuern, einschließlich des Lebenszyklusses des betreffenden Elements. Der Workflow kann sowohl Aktionen enthalten, die von Personen (bzw. Workflowteilnehmern) ausgeführt werden, als auch Aktionen, die vom Workflow ausgeführt werden. Workflowteilnehmer können mit dem Workflow über die Aufgabenliste interagieren, wobei ein Workflow eine Aufgabe für eine Person erstellen kann und auch angehalten werden kann, bis die Aufgabe als abgeschlossen markiert wird. Workflows können so einfach oder so komplex sein, wie es Ihre Geschäftsprozesse erfordern. Sie können einen Workflow erstellen, der von einem Benutzer initiiert wird, oder einen Workflow, der basierend auf einem Ereignis automatisch initiiert wird, wie z. B. durch das Erstellen oder Ändern eines Listenelements. Im Allgemeinen führen Sie beim Entwerfen eines Workflows mit Office SharePoint Designer 2007 die folgenden grundlegenden Schritte aus:
Ein Workflow entspricht einem Flussdiagramm von Aktionen mit einem Anfang, einem Ende und einem sequenziellen Fluss vom Anfang bis zum Ende. Workflows können parallele Verzweigungen enthalten, aber sie werden letztlich von der ersten bis zur letzten Aktion ausgeführt. Nehmen Sie beispielsweise an, dass Sie den oben beschriebenen Workflow, der ein Dokument in Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 zur Genehmigung weiterleitet, in Form eines Diagramms darstellen wollen. Wenn der Workflow startet, benachrichtigt er den festgelegten Bearbeiter automatisch per E-Mail darüber, dass er ein Dokument überprüfen muss. Der Bearbeiter überprüft das Dokument und ändert seinen Status, um anzugeben, dass er seine Aufgabe abgeschlossen hat, und um anzuzeigen, ob das Dokument genehmigt oder abgelehnt wurde. Der Workflow wird fortgesetzt und folgt, basierend auf der Antwort des Bearbeiters, einer der beiden Verzweigungen. Falls der Bearbeiter das Dokument genehmigt, verschiebt der Workflow das genehmigte Dokument in eine bestimmte Dokumentbibliothek und sendet dann eine E-Mail-Nachricht an das gesamte Team, um es über die Genehmigung des Dokuments zu benachrichtigen. Wenn der Bearbeiter das Dokument ablehnt, benachrichtigt der Workflow den Autor des Dokuments darüber. In beiden Fällen erreicht der Workflow sein Ende, und der Vorgang ist abgeschlossen. Was sind Ereignisse, Aktionen, Bedingungen und Schritte?Dies sind die Bausteine eines Workflows. Ein Workflow besteht aus einem oder mehreren Schritten, und jeder Schritt umfasst Aktionen und mehrere zugeordnete Bedingungen. Jeder Workflow wird durch ein Ereignis initiiert. Was sind Ereignisse?Ein Ereignis startet oder initiiert einen Workflow. Die folgenden drei Ereignisse können einen Workflow starten:
Es muss berücksichtigt werden, dass ein mit Office SharePoint Designer 2007 erstellter Workflow immer an eine Liste oder eine Bibliothek in einer SharePoint-Website angefügt ist. Beim Entwerfen eines Workflows wählen Sie aus, an welche Liste er angefügt werden soll. Ein Ereignis in dieser Liste startet den Workflow. Sie können einen Workflow erstellen, der von einem Teilnehmer manuell gestartet wird, oder einen Workflow, der bei dem Erstellen oder Ändern eines Listenelements automatisch gestartet wird. Im Dokumentgenehmigungsworkflow sollte der Workflow beispielsweise so gestaltet werden, dass er automatisch startet, wenn eine Person der Bibliothek der freigegebenen Dokumente ein Dokument hinzufügt. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Workflow. Im Workflow-Designer wird die folgende Seite angezeigt. Wenn ein Workflowteilnehmer einen Workflow manuell startet, wechselt die betreffende Person zunächst zu der Liste oder der Bibliothek, an die der Workflow angefügt ist. Jede Person mit der Teilnahmeberechtigung kann einen Workflow initiieren, der manuell gestartet werden muss. Der Teilnehmer klickt auf ein Element und dann im Menü auf Workflows. Anschließend wählt er auf Seite, auf der alle Workflows angezeigt werden, die dem an das Element angefügt sind, einen Workflow aus. Der Teilnehmer füllt bei Bedarf ein Formular für die Workflowinitiierung aus und initiiert den Workflow dann, indem er auf die Startschaltfläche auf dem Formular klickt. Beim Initiieren eines Workflows wird eine neue Instanz des betreffenden Workflows für das betreffende Element erstellt. Hinweis Der Befehl Workflows ist nur verfügbar, wenn das Element in einer Liste oder einer Bibliothek enthalten ist, an die mindestens ein Workflow angefügt ist. Das Initiierungsformular für einen manuell gestarteten Workflow kann sehr einfach sein, wie im Folgenden dargestellt. Sie können einem Initiierungsformular beim Entwerfen des Workflows auch benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Workflowteilnehmer können dem Workflow dann Informationen bereitstellen, indem sie das Formular ausfüllen. Die betreffenden Einstellungen werden an den Workflow übergeben. Eine neue Workflowinstanz wird gestartet, und dieser Workflow kann dann die Informationen nachschlagen und verwenden, die über das Formular an jedem beliebigem Punkt im Workflow bereitgestellt werden. Was sind Aktionen?Eine Aktion ist die grundlegende Arbeitseinheit in einem Workflow. Office SharePoint Designer 2007 stellt eine Reihe vorgefertigter, wieder verwendbarer Aktionen bereit, die Sie in Ihren Workflow einbinden können. Ihr Workflow kann beispielsweise Folgendes:
Ein Workflow kann eine beliebige Anzahl von Aktionen enthalten. Die soeben aufgelisteten Aktionen werden vom Workflow ausgeführt. Weitere Aktionen können von Workflowteilnehmern ausgeführt werden. Der Dokumentgenehmigungsworkflow besteht z. B. aus fünf Aktionen. Vier dieser Aktionen werden vom Workflow automatisch ausgeführt, aber einer der Aktionen, nämlich das Überprüfen des Dokuments, wird von einem Workflowteilnehmer vorgenommen. Aktionen, die von einem Workflowteilnehmer ausgeführt werden, werden durch Aufgaben dargestellt, die der betreffenden Person in der Aufgabenliste zugeordnet sind. Der Beispielworkflow enthält die folgenden fünf Aktionen:
Im Prinzip identifizieren Sie beim Entwerfen eines Workflows die erforderliche Sequenz der Aktionen und stellen diese Sequenz dann mithilfe des Workflow-Designers zusammen. Im Dokumentgenehmigungsworkflow ist die erste Aktion beispielsweise das Senden einer E-Mail-Nachricht zur Benachrichtigung des Bearbeiters.  Sie wählen also im Workflow-Designer die Aktion für den ersten Schritt im Workflow aus.  Was sind Bedingungen?Beim Entwerfen eines Workflows können Sie den Workflow-Designer verwenden, um Regeln zu erstellen, die Bedingungslogik auf SharePoint-Listen und Elemente anwenden. Eine Regel stellt eine Bedingung auf, und der Workflow führt die betreffende Aktion aus, wenn die Bedingung erfüllt ist. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, bei der der Workflow eine E-Mail-Nachricht an einen Bearbeiter sendet, falls ein Element von einer bestimmten Person erstellt wird. Darüber hinaus können Sie einer Bedingung auch Klauseln hinzufügen. Sie können z. B. eine Regel erstellen, bei der ein Bearbeiter eine E-Mail-Nachricht erhält, wenn ein Element (1) von einer bestimmten Person erstellt wird und (2) der Dokumenttitel bestimmte Schlüsselwörter enthält. Außerdem können Sie einer Bedingung mehrere Aktionen zuordnen. Sie können z. B. eine Regel erstellen, die festlegt, dass bei der Erstellung eines Elements durch eine bestimmte Person (1) eine E-Mail an den Bearbeiter gesendet wird und (2) die Workflowinformationen in der Verlaufsliste protokolliert werden.  Eine Regel ist also eine Bedingung, die mit einer oder mehreren Aktionen verknüpft wird. Wenn alle Klauseln in der Bedingung erfüllt sind, werden alle verknüpften Aktionen ausgeführt. Im vorherigen Beispiel hat der Benutzer nur eine Bedingung angegeben. Sie können jedoch für einen Schritt im Workflow mehrere Bedingungen erstellen. Mehrere Bedingungen erstellen Verzweigungen im Workflow: Wenn Bedingung A erfüllt ist, wird eine Aktion ausgeführt, und wenn Bedingung B erfüllt ist, wird eine andere Aktion ausgeführt. Um einer Verzweigung einen Schritt hinzuzufügen, klicken Sie auf 'Else If'-Bedingungsverzweigung hinzufügen. Wenn der Bearbeiter z. B. im Workflow zur Dokumentgenehmigung ein Dokument genehmigt, führt der Workflow eine Aktion (oder eine Reihe von Aktionen) aus. Wenn der Bearbeiter ein Dokument ablehnt, führt der Workflow eine andere Aktion aus. Hierbei handelt es sich um eine Bedingungsverzweigung.  Im Workflow-Designer hat dieser Schritt zwei Verzweigungen und sieht folgendermaßen aus. Die grüne Raute zeigt an, dass der Schritt eine Bedingungsverzweigung enthält.  Sie können auch eine Verzweigung erstellen, die keine bestimmte Bedingung hat. Wenn eine Bedingung erfüllt ist, führt der Workflow eine Aktion aus, wenn eine Bedingung nicht erfüllt ist, führt er eine andere Aktion aus. Der folgende Schritt eines Workflows sendet z. B. nur dann eine Nachricht an das Team, wenn die Bedingung erfüllt ist. Andernfalls erhält nur der Autor des Dokuments eine Nachricht. Wenn Sie eine Verzweigung ohne spezifische Bedingungen hinzufügen, führt der Workflow die Aktion in der Verzweigung immer aus, wenn die Bedingung in der ersten Verzweigung falsch ist.  Hinweis Die Verzweigung in einem Workflow kann sich nicht von einem Schritt zum nächsten erstrecken. Eine Reihe von "Else If"-Verzweigungen ist immer auf einen einzigen Schritt begrenzt. Office SharePoint Designer 2007 stellt mehrere vorgefertigte, wieder verwendbare Bedingungen bereit, in Sie in Ihren Workflow integrieren können. Sie können z. B. angeben, dass der Workflow die verknüpften Aktionen nur ausführt, wenn Folgendes für ein Element zutrifft:
Darüber hinaus können Sie benutzerdefinierte und erweiterte Bedingungen erstellen, in denen Sie eine Vielzahl von Parametern angeben können. Mit benutzerdefinierten Bedingungen können Sie ein Feld in der aktuellen Liste mit einem Wert vergleichen. Sie können beispielsweise eine benutzerdefinierte Bedingung erstellen, bei der die verknüpfte Aktion ausgeführt wird, wenn das Feld Genehmigungsstatus den Wert Genehmigt hat. Mit erweiterten Bedingungen können Sie einen Wert mit einem anderen Wert vergleichen. Auf diese Weise können Sie einen Vergleich zwischen einem Feld einer beliebigen Liste und einem Wert aus einer anderen Liste erstellen. Sie können z. B. eine erweiterte Bedingung für die Bibliothek Freigegebene Dokumente erstellen, die eine verknüpfte Aktion ausführt, wenn der Wert des Felds Status in der Aufgabenliste Ausstehend ist. Hinweis Zum Ausführen einer Aktion ist keine Bedingung erforderlich. Der erste Schritt des Beispielworkflows zur Dokumentgenehmigung sendet z. B. eine E-Mail an den Bearbeiter, um ihn zu benachrichtigen. Dieser Aktion ist keine Bedingung zugeordnet. Parallele und serielle AktionenWenn einer Bedingung mehrere Aktionen zugeordnet sind, können die Aktionen gleichzeitig (parallel) oder nacheinander (seriell) ausgeführt werden.  Serielle Aktionen Im Dokumentgenehmigungsworkflow können Sie z. B. zwei Aktionen einrichten, sodass bei der Genehmigung eines Dokuments eine Nachricht gesendet wird. Dann ("then") wird das Dokument in die Dokumentgehmigungsbibliothek kopiert. Im Workflow-Designer bedeutet then, dass die zweite Aktion nach der ersten Aktion ausgeführt wird.  Parallele Aktionen Sie können im Dokumentgenehmigungsworkflow z. B. zwei Aktionen einrichten, sodass bei der Genehmigung eines Dokuments eine Nachricht gesendet wird und das Dokument (gleichzeitig) in die Dokumentgenehmigungsbibliothek kopiert wird. Im Workflow-Designer bedeutet and, dass die zweite Aktion gleichzeitig mit der ersten Aktion ausgeführt wird. Hinweis Parallele Aktionen werden nicht völlig gleichzeitig ausgeführt. Die genaue Reihenfolge kann nicht angegeben werden und kann bei jeder Ausführung des Workflows variieren.  Hinweise
Was sind Schritte?Ein Workflow besteht aus einem oder mehreren Schritten. Jeder Schritt kann eine beliebige Anzahl von Aktionen und zugeordneten Bedingungen enthalten. Schritte entsprechen einfach Seiten im Workflow-Designer. Der Dokumentgenehmigungsworkflow enthält beispielsweise zwei Schritte, wie im Workflow-Designer zu sehen ist.  Sie können mit Schritten Bedingungen und Aktionen gruppieren, sodass eine Gruppe von Regeln (Bedingungen und Aktionen) vor einer zweiten Regelgruppe ausgewertet und durchgeführt werden kann. Ein Schritt oder mehrere Schritte Einige Workflows können als Sequenz von Aktionen innerhalb eines einzigen Schritts oder als Sequenz von Schritten entworfen werden. Die folgenden drei Aktionen könnten beispielsweise Schritt 1 eines einfachen einstufigen Workflows sein.  Dieselben drei Aktionen könnten auch auf mehrere Schritte verteilt werden.  Wie Sie Ihren Workflow in Schritten strukturieren, hängt davon ab, was die einzelnen Schritte ausführen sollen. Die Regeln in einem einzigem Schritt werden vollständig verarbeitet, bevor mit dem nächsten Schritt fortgefahren wird. Sie müssen daher in einem Schritt alle Regeln zusammenstellen, die zur Ausführung der gewünschten Aktionen erforderlich sind. Jeder Schritt kann genau eine Gruppe von "Else If"-Bedingungsverzweigungen enthalten, bei denen die Aktionen in den einzelnen Zweigen nur dann ausgeführt werden, wenn die zugeordnete Bedingung erfüllt ist. In diesem Fall sind nur unter folgenden Umständen zusätzliche Schritte erforderlich:
Sie können Schritte auch einfach als eine Möglichkeit zum Organisieren Ihres Workflows verwenden. Ein Workflow kann z. B. mehrere Aktionen in einem Schritt enthalten, der keine Bedingungen verwendet. In diesem Fall sollten Sie die Aktionen in Schritte aufteilen, um sie besser zu organisieren. Was sind Workflowformulare?Um Ihren Workflow dynamischer und flexibler zu gestalten, können Sie ihm ein Formular hinzufügen. Mit dem Formular können Sie zu festgelegten Zeitpunkten im Workflow Informationen von Workflowteilnehmern sammeln und es Teilnehmern gestatten, mit den Workflowaufgaben zu interagieren. Mit Office SharePoint Designer 2007 können Sie zwei Typen von Workflowformularen erstellen:
Nachdem Office SharePoint Designer 2007 die ASP.NET-Formulare automatisch generiert hat, können Sie sie anpassen. Workflowformulare sind ASP.NET-Seiten, auf die ein Datenformular-Webpart und eine Wo werden Workflows gespeichert?Workflows werden in einer Dokumentbibliothek namens Workflows auf Website-Ebene gespeichert. Diese Dokumentbibliothek wird automatisch von Office SharePoint Designer 2007 erstellt. Die Workflow-Dokumentbibliothek zeigt in der Ordnerliste das Workflowsymbol anstelle des üblichen Listen- oder Dokumentbibliothekssymbols an. Die Workflow-Dokumentbibliothek wird im Browser standardmäßig ausgeblendet und verfügt über keine Listenansichten, wie AllItems.aspx oder EditForm.aspx. Diese Dokumentbibliothek enthält für jeden mit Office SharePoint Designer 2007 erstellten Workflow einen Ordner. Der Ordner enthält alle für den Workflow erforderlichen Quelldateien:
Um einen vorhandenen Workflow zu ändern, klicken Sie im Menü Datei auf Workflow öffnen, oder doppelklicken Sie auf die XMOL-Datei in der Ordnerliste. Der Workflow wird mit seinem ersten Schritt im Workflow-Designer geöffnet. Wenn Sie auf Zurück klicken, um die Initiierungseinstellungen des Workflows anzuzeigen, sehen Sie, dass Sie nicht ändern können, an welche Liste oder Bibliothek der Workflow angefügt ist. Es ist nicht möglich, diese Zuordnung zu ändern, nachdem ein Workflow mit Office SharePoint Designer 2007 an eine Liste oder eine Bibliothek angefügt wurde.  Der Workflow-Designer stellt eine Aktion mit dem Namen Für die Verlaufsliste protokollieren bereit. Sie können diese Aktion verwenden, wenn Sie ein Protokoll des Workflowverlaufs zur Fehlersuche oder zur Verfolgung von Ablehnungen benötigen. Wenn Sie einen Workflow erstellen, der diese Aktion des Verlaufslistenprotokolls verwendet, erstellt Office SharePoint Designer 2007 automatisch die Liste Workflowverlauf. Diese Liste enthält Spalten für Informationen wie die Benutzerkennung, das Datum, das Ereignis und die Fehlerbeschreibung. Wie die Dokumentbibliothek Workflow ist auch die Verlaufsliste standardmäßig aus dem Browser ausgeblendet. Sie wird jedoch in der Ordnerliste angezeigt.  Der Workflow-Designer stellt drei Aktionen bereit, die mit der Aufgabenliste interagieren: Aufgabe zuweisen, Daten von einem Benutzer sammeln und Gruppenumfrage zuweisen. Wenn Sie einen Workflow mithilfe einer dieser drei Aktionen erstellen, erstellt Office SharePoint Designer 2007 das ASPX-Formular, den Inhaltstyp für die Aufgabe und die Aufgabenliste bei Bedarf automatisch. Die Aufgabenliste kann standardmäßig im Gegensatz zur Workflowdokumentbibliothek und der Workflowverlaufsliste im Browser angezeigt werden.  Wo kann der Status eines Workflows überprüft werden?Sie können den Fortschritt von Workflows für ein ausgewähltes Element einfach über den Browser anzeigen. Die Ansicht Alle Einträge einer Liste oder Dokumentbibliothek zeigt den aktuellen Status von Workflows an, die für ein Element ausgeführt werden. Außerdem hat jedes Element eine Workflowseite, auf der die folgenden Informationen angezeigt werden:
 Sie können die Seite Workflows für ein Element anzeigen, indem Sie in der Liste auf das Element klicken und dann im Menü auf Workflows klicken. Hinweis Der Befehl Workflows ist nur verfügbar, wenn das Element in einer Liste oder einer Bibliothek enthalten ist, an die mindestens ein Workflow angefügt ist. Wenn ein Benutzer einen Workflow für ein Element startet, fügt Windows SharePoint Services 3.0 dem Element eine neue Spalte hinzu. Der Spaltenname stimmt standardmäßig mit dem Namen des Workflows überein. Diese schreibgeschützte Spalte zeigt den aktuellen Status des Elements im betreffenden Workflow an. Die Statusspalte wird jedem Workflow automatisch hinzugefügt, wenn er erstmals ausgeführt wird.  Der Workflowstatus in jeder Spalte ist eine Verknüpfung. Wenn Sie auf In Bearbeitung klicken, wird die Workflowstatusseite für die Instanz des Workflows angezeigt.  Ein Workflow, der in Office SharePoint Designer 2007 erstellt wurde, kann an mehrere Listen angefügt werden. Der Workflow ist nur für die Liste gültig, für die er erstellt wurde. Es ist jedoch möglich, mehrere Workflows an eine Liste anzufügen und für ein Element bereitzustellen. Mehrere Workflows können gleichzeitig für ein Listenelemente ausgeführt werden, aber es kann jeweils nur eine Instanz eines bestimmten Workflows zu einem bestimmten Zeitpunkt für eine Element ausgeführt werden. Sie können z. B. zwei Workflows für eine bestimmte Liste haben, nämlich Workflow A und Workflow B. Die beiden Workflows können zwar gleichzeitig für ein spezifisches Element in der Liste ausgeführt werden, doch es ist nicht möglich, gleichzeitig zwei Instanzen von Workflow A oder Workflow B für ein Element zu haben. Empfohlene nächste SchritteWorkflows stellen eine leistungsstarke Möglichkeit dar, SharePoint-Websites und Anwendungen eine Anwendungslogik hinzuzufügen. Sie kennen nun die Grundlagen für Workflows und können mit dem Erstellen eines Workflows beginnen.
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