Grundlegende Aufgaben in SharePoint Workspace 2010

Erste Schritte in Office 2010 Dies sind einige grundlegende Aufgaben, die Ihnen helfen können, den Umgang mit Microsoft SharePoint Workspace 2010 zu erlernen.

 Hinweis   SharePoint Workspace wurde zuvor als Office Groove bezeichnet.

Inhalt dieses Artikels


Was ist SharePoint Workspace?

Microsoft SharePoint Workspace 2010 ermöglicht den Zugriff auf SharePoint-Inhalte, gleich, ob Eine Verbindung mit dem SharePoint-Server besteht oder Sie offline arbeiten. Wenn eine Verbindung mit dem SharePoint-Server besteht, werden alle Inhaltsaktualisierungen auf dem Server und im Arbeitsbereich automatisch synchronisiert. Wenn keine Verbindung besteht, werden im Arbeitsbereich vorgenommene Änderungen lokal zwischengespeichert. Beim nächsten Herstellen einer Verbindung mit dem SharePoint-Server werden alle Änderungen automatisch synchronisiert.

SharePoint-Arbeitsbereiche bieten einfache Navigation beim Zugriff auf und Arbeiten mit SharePoint-Inhalten. Wenn Sie mit der Verwendung von SharePoint-Websites vertraut sind, wird Ihnen der Umgang mit einem SharePoint-Arbeitsbereich sofort vertraut sein.

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Arbeitsbereichstypen in SharePoint Workspace

SharePoint Workspace bietet drei verschiedene Arbeitsbereichstypen: SharePoint-Arbeitsbereiche, Groove-Arbeitsbereiche und freigegebene Ordner.

SharePoint-Arbeitsbereiche   , die mit dieser Version neu eingeführt werden, ermöglichen das Erstellen einer Kopie einer SharePoint-Website auf dem lokalen Computer, die automatisch mit dem Server synchronisiert wird. Dieser Arbeitsbereichstyp kann nur ein Element, den Ersteller des Arbeitsbereichs, umfassen.

Groove-Arbeitsbereiche    sind wohl allen vertraut, die eine frühere Version dieser Software verwendet haben, wie etwa Office Groove 2007. Dieser Arbeitsbereichstyp enthält normalerweise eine Reihe von Produktivitätstools, die bei Bedarf hinzugefügt werden, und außerdem meistens zwei oder mehr Mitglieder, die mithilfe einer Einladung beitreten können.

Ein freigegebener Ordner ist ein besonderer Typ von Groove-Arbeitsbereich, mit dessen Hilfe Sie die Inhalte eines Ordners in Ihrem Windows-Dateisystem freigeben können. Weitere Informationen zu diesem Arbeitsbereichstyp finden Sie unter Informationen über freigegebene Ordner.

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Bestandteile eines SharePoint-Arbeitsbereichs

Ein SharePoint-Arbeitsbereich

Legende 1 Mit diesem Arbeitsbereich synchronisierte SharePoint-Dokumentbibliotheken
Legende 2 Mit diesem Arbeitsbereich synchronisierte SharePoint-Listen
Legende 3 Vom SharePoint-Arbeitsbereich nicht unterstützte Listen oder Bibliotheken. Für die Navigation zu diesen Inhalten auf der SharePoint-Website steht ein Weblink zur Verfügung.
Legende 4 Inhalte in der ausgewählten Dokumentbibliothek

In diesem Dokument wird das Erstellen eines SharePoint-Arbeitsbereichs ausgehend von einer SharePoint-Website beschrieben.

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Bestandteile eines SharePoint-Arbeitsbereichs

Mithilfe von Groove-Arbeitsbereichen können Gruppen oder Organisationen mit gemeinsamen Anliegen und Zielsetzungen Ideen austauschen und zusammenarbeiten. Ein Groove-Arbeitsbereich enthält normalerweise zwei oder mehr „Mitglieder“, d. h. Personen, die dem Arbeitsbereich durch eine Einladung beitreten. Arbeitsbereichsinhalte sind in hohem Maße dynamisch. Alle Mitglieder, die aktuell online sind, sehen sofort alle Aktualisierungen, die von ihnen selbst oder anderen Mitgliedern hinzugefügt werden. Sie und andere Mitglieder senden und empfangen Aktualisierungen, sobald Sie online gehen.

Groove-Arbeitsbereiche ermöglichen Mitgliedern das Arbeiten mit einer Reihe spezialisierter Anwendungstools. Nehmen Sie beispielsweise an, Sie halten eine wöchentliche Besprechung zum Entwickeln von Marketingmaterialien ab. Die Aktivitäten können z. B. das Festlegen von Abschlussfristen, das Zuordnen von Aufgaben und das Überprüfen der abgeschlossenen Arbeit umfassen. Zum Vereinfachen dieser Besprechung können Mitglieder des Arbeitsbereichs Dateien in einem Dateitool bereitstellen, Probleme in einem Diskussionstool erörtern und zusammen die Tagesordnungspunkte für Besprechungen in einem Kalendertool erarbeiten. Alle online zur gleichen Zeit verbundenen Mitglieder können mithilfe von Chat in Echtzeit kommunizieren.

Legende 1 Tools in diesem Arbeitsbereich
Legende 2 Mitglieder in diesem Arbeitsbereich
Legende 3 Inhalte im aktuell ausgewählten Arbeitsbereichstool
Legende 4 Ein Element, das neue oder ungelesene Inhalte enthält
Legende 5 Laden Sie neue Mitglieder dieses Arbeitsbereichs im Feld In Arbeitsbereich einladen ein.
Legende 6 Die Transkription des Arbeitsbereichschats

Erstellen eines SharePoint-Arbeitsbereichs

SharePoint-Arbeitsbereiche können ausgehend von einer SharePoint-Website in einem Webbrowser oder vom SharePoint Workspace-Startbereich erstellt werden.

Erstellen eines SharePoint-Arbeitsbereichs, der Elemente in allen Listen und Bibliotheken herunterlädt

Die einfachste Möglichkeit, einen SharePoint-Arbeitsbereich zu erstellen, besteht darin, zur SharePoint-Website zu navigieren und die Website auf den lokalen Computer zu synchronisieren. Alle Elemente in unterstützten Listen und Bibliotheken werden in den SharePoint-Arbeitsbereich heruntergeladen. Beachten Sie, dass die Inhalte von Elementen der Dokumentbibliothek nur auf Anforderung heruntergeladen werden, wenn im SharePoint-Arbeitsbereich Dokumente geöffnet werden.

Listen und Bibliotheken, die zum gegenwärtigen Zeitpunkt noch nicht unterstützt werden, werden im Inhaltsbereich des Arbeitsbereichs angezeigt, und für sie stehen Links zur SharePoint-Website zur Verfügung.

 Hinweis   SharePoint Workspace zeigt eine Warnung an, wenn die ausgewählte SharePoint-Website sehr umfangreich ist und der Download daher eine sehr lange Zeit in Anspruch nimmt.

  1. Navigieren Sie in einem Webbrowser zu der SharePoint-Website, die Sie in einem SharePoint-Arbeitsbereich synchronisieren möchten.
  2. Klicken Sie auf Websiteaktionen und dann auf Mit SharePoint Workspace synchronisieren.

Wählen Sie diese Option aus, um eine SharePoint-Website mit Ihrem Computer zu synchronisieren

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Mit SharePoint Workspace synchronisieren auf OK.

Das Dialogfeld „Mit Computer synchronisieren“

Ein Dialogfeld „Synchronisierungsstatus“ wird angezeigt, das Sie über den Fortschritt des Downloads von der SharePoint-Website in den SharePoint-Arbeitsbereich informiert.

Statusfenster „Mit Computer synchronisieren“

  1. Wenn der Download abgeschlossen ist, klicken Sie auf Arbeitsbereich öffnen oder Schließen.

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Erstellen eines SharePoint-Arbeitsbereichs, der eine ausgewählte Liste oder Bibliothek synchronisiert

Manchmal soll nur eine bestimmte Liste oder Bibliothek in den SharePoint-Arbeitsbereich auf dem lokalen Computer synchronisiert werden. Dies ist möglich, und Sie sparen so die Zeit zum Herunterladen von Elementen aus anderen Listen und Bibliotheken.

 Hinweis   Ferner können Sie die Erstellung des SharePoint-Arbeitsbereichs zum Herunterladen einer Sammlung bestimmter Listen und Bibliotheken anpassen. Weitere Informationen finden Sie unter „Erstellen des SharePoint-Arbeitsbereichs durch Herunterladen von Elementen aus ausgewählten Listen und Bibliotheken“ in Erstellen eines neuen Arbeitsbereichs.

  1. Navigieren Sie in einem Webbrowser zu der SharePoint-Website, die Sie in einem SharePoint-Arbeitsbereich synchronisieren möchten.
  2. Wählen Sie die Liste oder Bibliothek aus, die Sie mit dem lokalen Computer synchronisieren möchten.
  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
  • Wenn Sie eine Liste ausgewählt haben, klicken Sie unter Listentools auf Liste.

Die Registerkarte „Liste“ unter „Listentools“ auf einer SharePoint-Website

  • Wenn Sie eine Bibliothek ausgewählt haben, klicken Sie unter Bibliothekstools auf Bibliothek.

Die Registerkarte „Bibliothek“ unter „Bibliothekstools“

  1. Klicken Sie im SharePoint-Menüband in der Gruppe Verbinden und Exportieren auf Mit SharePoint Workspace synchronisieren.
  2. Klicken Sie auf OK.
    Ein Dialogfeld Synchronisierungsstatus wird angezeigt, das Sie über den Prozess des Downloads von der SharePoint-Website in den SharePoint-Arbeitsbereich informiert.
  3. Wenn der Download abgeschlossen ist, klicken Sie auf Arbeitsbereich öffnen oder Schließen.

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Synchronisieren der Inhalte in einem SharePoint-Arbeitsbereich mit dem SharePoint-Server

Ein SharePoint-Arbeitsbereich wird mit der SharePoint-Website automatisch in folgender Weise synchronisiert:

  • Alle in einem SharePoint-Arbeitsbereich durchgeführten Aktualisierungen werden beim Speichern sofort an die SharePoint-Website gesendet.
  • Alle Inhalte im SharePoint-Arbeitsbereich und auf der SharePoint-Website werden automatisch alle 10 Minuten synchronisiert, unabhängig vom Vorhandensein von Aktualisierungen.

Sie brauchen keinerlei Aktionen auszuführen, um die Inhalte synchron zu halten. Da jedoch ein 10-Minuten-Fenster für Aktualisierungen auf dem Server besteht, kann in manchen Fällen eine manuelle Synchronisierung sinnvoll sein, um die Verfügbarkeit aktueller Inhalte sicherzustellen.

Sie können wahlweise einzelne Listen oder Bibliotheken oder alle Listen und Bibliotheken im SharePoint-Arbeitsbereich zugleich synchronisieren.

Synchronisieren einer einzelnen Liste oder Bibliothek

  1. Klicken Sie im Inhaltsbereich auf die zu synchronisierende Liste oder Bibliothek.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Synchronisierung auf Synchronisieren, und klicken Sie dann auf Synchronisierungstool.

Der Befehl „Synchronisierungstool“

Die Statusleiste meldet den Status der Synchronisierung.

Synchronisieren aller Listen und Bibliotheken im SharePoint-Arbeitsbereich

  • Klicken Sie auf der Registerkarte Synchronisierung auf Synchronisieren, und klicken Sie dann auf Arbeitsbereich synchronisieren.

Die Statusleiste meldet den Status der Synchronisierung.

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Navigieren Sie zu einem SharePoint-Arbeitsbereich

Navigieren Sie zu einem SharePoint-Arbeitsbereich im Startbereich

Sie können zu jedem beliebigen SharePoint-Arbeitsbereich navigieren, den Sie erstellt haben, indem Sie ihn im Startbereich öffnen.

  1. Starten Sie SharePoint Workspace.
  2. Klicken Sie im Startbereich auf die Registerkarte Start.
  3. Doppelklicken Sie auf den Namen des SharePoint-Arbeitsbereichs, um den Arbeitsbereich zu öffnen.

Ein SharePoint-Arbeitsbereich im Startbereich

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Navigieren Sie im Dateisystem zu einem SharePoint-Arbeitsbereich

Sie können direkt im Dateisystem zu SharePoint-Arbeitsbereichen navigieren.

Wenn Sie Windows Vista oder höher ausführen, werden Ihre Arbeitsbereiche im Ordner Workspaces im Benutzerprofilordner gespeichert.

Wenn Sie Windows XP ausführen, werden Ihre Arbeitsbereiche im Ordner Workspaces im Ordner Eigene Dokumente gespeichert.

Beim Öffnen des Ordners Workspaces wird SharePoint Workspace automatisch gestartet, wenn das Programm noch nicht ausgeführt wird. Arbeitsbereiche werden mit den gleichen Symbolen wie im Startbereich aufgelistet.

Share Point Workspace 2010-Arbeitsbereiche werden im Dateisystem in diesem Ordner angezeigt

 Hinweis   Nur SharePoint- oder Groove 2010-Arbeitsbereiche werden in der Liste angezeigt. Darüber hinaus werden SharePoint-Arbeitsbereiche nur angezeigt, wenn sie mindestens eine Dokumentbibliothek enthalten, und Groove-Arbeitsbereiche werden nur angezeigt, wenn sie mindestens ein Dateitool enthalten.

Öffnen Sie einen beliebigen Arbeitsbereichsordner, um eine Liste aller im betreffenden Arbeitsbereich vorhandenen Dateitools anzuzeigen.

SharePoint Workspace 2010-Arbeitsbereiche

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Erstellen eines Groove-Arbeitsbereichs

Sie können einen neuen Groove-Arbeitsbereich im Startbereich erstellen.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Neu und anschließend auf Groove-Arbeitsbereich.
  2. Geben Sie einen Namen für den Arbeitsbereich ein.
  3. Klicken Sie auf Erstellen.

SharePoint Workspace erstellt den Groove-Arbeitsbereich und listet Sie als ursprüngliches Mitglied mit der Rolle des Managers auf. Sie können jetzt Workspacetools hinzufügen oder aktualisieren und Personen einladen, als Mitglieder beizutreten.

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Einladen von Personen in einen Groove-Arbeitsbereich

Sie können wie folgt vorgehen, um eine Person in einen Groove-Arbeitsbereich einzuladen:

  1. Öffnen Sie den Arbeitsbereich.
  2. Geben Sie im Bereich Mitglieder die E-Mail-Adresse des Empfängers im Feld In Arbeitsbereich einladen ein, und klicken Sie dann auf Los.

Einladen in einen Arbeitsbereich per E-Mail-Adresse

 Hinweis   Wenn die einzuladende Person bereits Mitglied in anderen Groove-Arbeitsbereichen oder in Ihrer Kontaktliste ist, können Sie sie schnell finden, indem Sie einfach die ersten Buchstaben des Namens im Feld eingeben.

  1. Klicken Sie im Feld Einladung senden auf Einladen.

Einladung senden (Dialogfeld)

Wenn Sie die Einladung gesendet haben, muss der Empfänger sie öffnen und akzeptieren. Anschließend erhalten Sie eine Nachricht „Annahme bestätigen“.

Sobald Sie die Annahme bestätigt haben, wird der Arbeitsbereich an den Computer des neuen Mitglieds gesendet. Das neue Mitglied wird der Mitgliederliste im Arbeitsbereich hinzugefügt.

Ausführliche Informationen über das Senden von Einladungen finden Sie unter Einlagen von Personen in einen Groove-Arbeitsbereich.

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Zutreffend für:
SharePoint Workspace 2010