Einführung in Microsoft Office SharePoint Server 2007

Dieser Artikel enthält eine Einführung in Microsoft Office SharePoint Server 2007 und beschreibt, wie Sie damit Ihre Inhalte besser steuern und übersichtlicher gestalten, Ihre Geschäftsprozesse rationalisieren und Informationen mit anderen Mitarbeitern Ihrer Organisation gemeinsam nutzen können.

 Hinweis   In diesem Artikel werden keine Features von Office SharePoint Server 2007 erwähnt, die für IT-Experten oder Entwickler bestimmt sind. Links zu weiteren Informationen über die Verwaltung von Office SharePoint Server 2007 oder das Erweitern der Funktionalität finden Sie im Abschnitt Siehe auch.



Übersicht über Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 ist eine neue Serveranwendung und Bestandteil von 2007 Microsoft® Office System. Ihre Organisation kann damit die Zusammenarbeit vereinfachen, Features zur Inhaltsverwaltung bereitstellen, Geschäftsprozesse implementieren und den Zugriff auf Informationen ermöglichen, die für die Ziele und Prozesse des Unternehmens entscheidend sind.

Mithilfe von Websitevorlagen und anderen Features erstellen Sie in Office SharePoint Server 2007 schnell und effizient Websites zur Veröffentlichung von Inhalten, Inhaltsverwaltung, Datensatzverwaltung und für mögliche Business Intelligence-Anforderungen Ihrer Organisation. Erstellen Sie z.B. Websites auf Unternehmensebene, wie Portalwebsites oder Website für die Internetpräsenz der Organisation, oder erstellen Sie spezielle Websites, wie Inhaltsrepositorys oder Besprechungsarbeitsbereiche. Diese Websites ermöglichen die Zusammenarbeit und das gemeinsame Nutzen von Informationen innerhalb und außerhalb der Organisation. Darüber hinaus können Sie in Office SharePoint Server 2007 effizient Suchvorgänge nach Personen, Dokumenten und Daten durchführen, formulargesteuerte Geschäftsprozesse entwerfen und daran teilnehmen sowie auf große Mengen von Geschäftsdaten zugreifen und diese Daten analysieren.

Sie können Office SharePoint Server 2007 unter anderem für folgende Zwecke verwenden:

  • Effektive Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern der Organisation. Ermitteln Sie z.B. mithilfe von Kalendern, wann Teamereignisse stattfinden, oder speichern Sie Dokumente des Teams, der Abteilung oder der Organisation in Bibliotheken. Sie können außerdem Probleme in Blogs diskutieren oder Informationen in Wikis (von Benutzern verwaltete Wissensdatenbanken) erfassen und speichern.
  • Erstellen persönlicher Websites zum Verwalten und Freigeben von Informationen. Erstellen Sie z.B. ein eigenes "Meine Website"-Portal, in dem Sie alle Ihre Dokumente, Aufgaben, Hyperlinks, den Microsoft Office Outlook 2007-Kalender, Kollegen und sonstige persönliche Informationen zentral anzeigen und verwalten können.
  • Suchen nach Personen, Fachwissen und Daten in Geschäftsanwendungen. Durchsuchen Sie z.B. Meine Websites im Intranet, um Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten oder Interessen zu finden, auch wenn Sie deren Namen nicht kennen. Sie können auch Daten in einer Unternehmensdatenbank oder Unternehmensgeschäftsanwendung suchen, z.B. einer CRM-Anwendung (Customer Relationship Management, Kundenbeziehungsmanagement).
  • Verwalten von Dokumenten, Datensätzen und Webinhalten. Ihre Organisation kann z.B. ein Verfahren zum Zurückziehen oder Stornieren von Dokumenten nach Ablauf einer bestimmten Zeit entwickeln.
  • Hosten XML-basierter Geschäftsformulare, die in Datenbanken oder andere Geschäftsanwendungen integriert sind. Angenommen, Sie arbeiten für eine lokale Verwaltungsbehörde und entwerfen Antragsformulare in Microsoft Office InfoPath 2007, die Sie in Office SharePoint Server 2007 bereitstellen, sodass Benutzer die Formulare direkt in einem Browser ausfüllen können. Die in das Formular eingegebenen Daten können an eine Datenbank im Netzwerk der Behörde gesendet werden.
  • Einfaches Veröffentlichen von Berichten, Listen und KPIs (Key Performance Indicators) durch Verknüpfungen mit Geschäftsanwendungen wie SAP, Siebel und Microsoft SQL Server 2005.

Interaktion zwischen Office SharePoint Server 2007 und den Programmen des Microsoft Office System

Office SharePoint Server 2007 wurde für eine effektive Interaktion mit anderen Programmen und Servern in 2007 Microsoft® Office System entwickelt. In der folgenden Liste werden einige Verwendungsbeispiele aufgeführt.

  • Wenn Sie Microsoft Office PowerPoint 2007 verwenden, können Sie eine Bibliothek mit PowerPoint-Folien erstellen, die Sie auf einer Office SharePoint Server 2007-Website mit anderen Benutzern gemeinsam nutzen können.
  • Wenn Sie Microsoft Office Access 2007 verwenden, können Sie eine SharePoint-Liste offline schalten und mit den Berichterstellungsfeatures in Office Access 2007 Daten anzeigen und Berichte erstellen. Verwalten Sie z.B. unterwegs eine lokale Kopie einer SharePoint-Liste auf Ihrem Laptopcomputer. Bearbeiten und durchsuchen Sie die Liste wie jede andere Tabelle in Office Access 2007. Formulare und Berichte, die die SharePoint-Liste verwenden, sind vollständig interaktiv. Wenn Sie den Laptop dann später online schalten, kann Office Access 2007 die lokale Liste mit der Onlineliste synchronisieren.
  • Wenn Sie Office Outlook 2007 verwenden, können Sie Dokumentbibliotheken offline schalten. SharePoint-Ordner werden genau wie andere Outlook-Ordner angezeigt.
  • Wenn Sie Office InfoPath 2007 verwenden, können Sie browserfähige Formularvorlagen erstellen, die Sie auf einer Office SharePoint Server 2007-Website veröffentlichen und zur Verwendung in einem Webbrowser bereitstellen.
  • Wenn Sie Microsoft Office Excel 2007 verwenden, können Sie Arbeitsblätter auf einer SharePoint-Website speichern, sodass Benutzer in einem Browser darauf zugreifen können. Diese Arbeitsblätter ermöglichen ein effizientes Verwalten und Freigeben einer zentralen, aktuellen Version und tragen dabei zum Schutz der in das Arbeitsblatt eingebetteten firmeninternen Informationen bei, wie z.B. von Finanzmodellen.
  • Wenn Sie Microsoft Office SharePoint Designer 2007 verwenden, können Sie Websites und Workflows von Office SharePoint Server 2007 als intuitive WYSIWYG-Umgebung (What-You-See-Is-What-You-Get) anpassen. Sie können SharePoint-Websites Ihren Anforderungen entsprechend entwerfen und firmenspezifischen Erfordernisse mithilfe der neuesten ASP.NET-Technologie, vorhandener Webstandards wie XHTML-Code (Extensible Hypertext Markup Language) und CSS (Cascading Style Sheets) festlegen. Angenommen, Sie werden als Wirtschaftsanalytiker gebeten, eine neue Office SharePoint Server 2007-Website zu erstellen und anzupassen, die für die Zusammenarbeit bei der Entwicklung von Kundenfallstudien, die auf Video aufgezeichnet werden, verwendet wird. In diesem Szenario erstellen Sie mit Office SharePoint Designer 2007 eine brandneue Office SharePoint Server 2007-Website, auf der Autoren, Videofilmer und Mitglieder des Marketingteams an der Entwicklung der Videofallstudien zusammenarbeiten können.
  • In vielen 2007 Office Release-Programmen können die Eigenschaften für ein Serverdokument in einem Dokumentinformationsbereich aktualisiert werden, der als Gruppe bearbeitbarer Felder oben in einem Dokument angezeigt wird. In einem Word-Dokument z.B. müssen Sie vielleicht Eigenschaften zum Namen des Autors, Datum der Erstellung und Dokumenttyp bearbeiten.
  • In vielen 2007 Office Release-Programmen können Sie Workflows einleiten oder daran teilnehmen. Dabei durchlaufen Dokumente oder Elementen automatisch eine bestimmte Folge von Aktionen oder Aufgaben, die sich auf einen Geschäftsprozess beziehen. Mithilfe von Workflows können allgemeine Geschäftsprozesse, z.B. die Dokumentgenehmigung oder -überprüfung, einheitlich verwaltet werden.

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Office SharePoint Server 2007 und Windows SharePoint Services

Sie fragen sich vielleicht, worin der Unterschied und der Zusammenhang zwischen Office SharePoint Server 2007 und Microsoft Windows SharePoint Services besteht.

Das Produkt Office SharePoint Server 2007 verwendet Windows SharePoint Services-Technologie. Jedes in Windows SharePoint Services verfügbare Feature ist auch in Office SharePoint Server 2007 verfügbar, einschließlich der Möglichkeit zum Erstellen zentraler Listen und Bibliotheken, Blogs, Wikis und Teamarbeitsbereichen wie Besprechungsarbeitsbereichen.

Der einheitliche, vertraute Rahmen für Listen und Dokumentbibliotheken, die Websiteverwaltung und die Websiteanpassung in Office SharePoint Server 2007 basiert auf Windows SharePoint Services. Office SharePoint Server 2007 bietet jedoch erweiterte und zusätzliche Features, die auf einer Windows SharePoint Services-Website nicht verfügbar sind. In Office SharePoint Server 2007 wird z.B. die gleiche Technologie wie in Windows SharePoint Services verwendet, es schließt jedoch weitere Features ein, die speziell für Mitarbeiter großer Organisationen nützlich sind, wie die Möglichkeit, nach Geschäftsdaten in SAP-, Siebel- und anderen Geschäftsanwendungen zu suchen.

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Zusammenarbeit

Mithilfe der folgenden Features in Office SharePoint Server 2007 können Sie effizienter und effektiver mit andern Mitarbeitern Ihrer Organisation zusammenarbeiten.

Verwenden von Websitevorlagen zur Zusammenarbeit oder zum Verwalten von Besprechungen    Sie können mit dem Erstellen einer neuen Office SharePoint Server 2007-Website beginnen, indem Sie eine der verschiedenen Arten von Websitevorlagen für die Zusammenarbeit oder für das Verwalten von Besprechungen auswählen. Beispielsweise sollen die Websitevorlagen in der Gruppe Zusammenarbeit Teams in einer Organisation dabei helfen, an Projekten zu arbeiten und gemeinsam Dokumente zu bearbeiten. Wenn Sie z.B. eine Vorlage für eine Dokumentarbeitsbereich-Website verwenden, können Sie zusammen mit anderen Benutzern ein Dokument oder eine Reihe von Dokumenten bearbeiten. Die Websitevorlagen in der Gruppe Besprechung sollen Teams in einer Organisation beim Verwalten verschiedener Arten von Besprechungen helfen. Die Vorlagen dieser Gruppe unterstützten die gesamte Bandbreite von allgemeinen Besprechungen bis hin zu entscheidungsorientierten Besprechungen und sozialen Zusammenkünften.

Gemeinsames Nutzen von Dokumenten, Kontakten Aufgaben und Kalendern    Synchronisieren Sie Ihren Office SharePoint Server 2007-Kalender mit Outlook. Sie können ganztägige Ereignisse eingeben und mehr Arten von wiederholten Ereignissen oder Ereignisserien angeben als je zuvor. Mit grafischen Tages- und Monatsansichten können Teamprojekte effizienter nachverfolgt werden.

Einfaches Brainstorming mithilfe von Wiki-Websites    Eine Wiki-Website ermöglicht das Brainstorming neuer Ideen, das Zusammenarbeiten an einem Teamentwurf, das Erstellen einer Wissensenzyklopädie oder einfach das Sammeln von Routineinformationen in einem Format, das einfach erstellt und geändert werden kann. Ihre Teammitglieder können von ihrem Browser aus einen Beitrag zu Wikis leisten – sie benötigen kein Textverarbeitungsprogramm oder spezielle technische Kenntnisse.

Weitergeben von Ideen mithilfe von Blogs    In einem Blog (manchmal auch Webprotokoll genannt) werden in kurzen Abständen kurze Beiträge bereitgestellt. Diese Beiträge werden der Reihenfolge nach angezeigt, beginnend mit dem neuesten Beitrag. Mit Office SharePoint Server 2007 sind lediglich ein paar Klicks erforderlich, um einen Blog zu erstellen, einen Beitrag in einem Blog bereitzustellen, Aktualisierungen an einem Blog zu abonnieren sowie einen Blog zu aktualisieren. Für einen Blog können Sie Kommentare zulassen oder deaktivieren. Zu den Verwendungsmöglichkeiten gehören z.B. das Journal einer Führungskraft für die Weitergabe seiner Ideen und Vorstellungen, eine Community für den Aufbau von Kundenbeziehungen, oder eine informelle Website für die gemeinsame Nutzung von Neuigkeiten und Tipps durch Teams.

Empfangen von Aktualisierungen an Listen und Bibliotheken mithilfe von RSS    Für Listen und Bibliotheken wird die RSS-Technologie (Really Simple Syndication) verwendet, damit Mitglieder Ihrer Arbeitsgruppe automatisch Aktualisierungen erhalten. Mithilfe der RSS-Technologie können Benutzer Aktualisierungen oder Feeds mit Neuigkeiten, Blogs und sonstigen interessanten Elementen an einem einheitlichen Speicherort empfangen und anzeigen.

Verwalten von Projekten    Sie können eine Liste Projektaufgaben erstellen, die ein Gantt-Diagramm enthält. Ein Gantt-Diagramm ist eine Art grafischer Übersicht über Projektaufgaben, mit der Sie die Daten und den Status von Teamaufgaben überwachen können.

Mobiler Zugriff auf Inhalte    Sie können Portale, Teamwebsites und Listen auf einem mobilen Gerät anzeigen. Auf diese Weise sind Sie bei Teamprojekten und Aufgaben immer auf dem aktuellen Stand, wenn Sie unterwegs sind. Listen werden z.B. auf Telefonen (oder anderen Telekommunikationsgeräten, die internationale Standards unterstützen) in einem vereinfachten Textformat angezeigt, wobei ein Link zum Ausführen eines Bildlaufs im Inhalt jeder Seite vorhanden ist. Außerdem können Sie benachrichtigt werden, wenn Listen aktualisiert werden.

Senden von E-Mail an Office SharePoint Server 2007    Mithilfe von E-Mail können Sie sich an Diskussionen, Besprechungen und Dokumenten in einer Office SharePoint Server 2007-Website beteiligen. So wie Sie E-Mail an Ihr Team senden, um Aufgaben und Projekte zu diskutieren, können Sie auch E-Mail an eine Office SharePoint Server 2007-Website oder an eine bestimmte Liste oder Bibliothek senden. Darüber hinaus können Sie E-Mail archivieren, die an eine Website oder eine Liste gesendet wird. Auf diese Weise können Ihre Teammitglieder problemlos einer Diskussion auf einer Website folgen, anstatt in ihren überfüllten Posteingängen nach Nachrichten suchen zu müssen.

Offlineverwaltung von Dokumenten und bestimmten Listentypen    Sie können wichtige Arbeit überallhin mit sich nehmen. Mit manchen E-Mail-Programmen, die mit Office SharePoint Server 2007 kompatibel sind, z.B. Microsoft Office Outlook 2007, können Sie Dateien in einer Bibliothek und Elemente in den folgenden Listentypen offline bearbeiten: Kalender, Kontakte, Aufgaben und Diskussionen. Wenn Sie wieder in den Onlinemodus wechseln, können Sie Ihre Dateien auf dem Server aktualisieren. Listenelemente werden automatisch aktualisiert.

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Personen und Personalisierung

Mit den folgenden Features in Office SharePoint Server 2007 können Sie mit Mitarbeitern Ihrer Organisation, die die richtigen Fähigkeiten, Kenntnisse und Projekterfahrung besitzen, in Verbindung treten.

Meine Website    Die persönliche Website Meine Website stellt einen zentralen Ort zum Speichern Ihrer Inhalte, Hyperlinks und Kontakte bereit. Sie kann auch als Anlaufstelle dienen, in der andere Benutzer Informationen über Sie finden oder Inhaltsanbieter Inhalte für Sie bereitstellen können. Meine Website bietet jedem Benutzer eine ausgewiesene Website, die von dem Benutzer und für ihn personalisiert werden kann. Jede Website kann zum gesteuerten Speichern, Präsentieren, Anzeigen und Verwalten von Inhalten, Informationen und Anwendungen verwendet werden. Außerdem können auf den jeweiligen Websites Informationen zum Benutzer vorgestellt werden, wie z.B. Fähigkeiten und Rollen, Kollegen und Manager sowie Gruppen und Verteilerlisten, zu denen der Benutzer gehört, und Dokumente, die der Benutzer bearbeitet. Die Websites unterliegen strengen Datenschutzbestimmungen und Sicherheitsmechanismen, sodass jeder Benutzer auswählen kann, wie viele Informationen wem zur Verfügung gestellt werden. Für jeden Office SharePoint Server 2007-Benutzer ist eine eigene Website Meine Website verfügbar. Die folgende Liste zeigt, welche Vorteile die Verwendung von Meine Website bietet.

  • Die Website stellt einen zentralen Ort zum Anzeigen und Verwalten all Ihrer Dokumente, Aufgaben, Hyperlinks, des Microsoft Office Outlook-Kalenders, Ihrer Kollegen und sonstiger persönlicher Informationen bereit.
  • Andere SharePoint-Benutzer erfahren auf Ihrer öffentlichen Seite, wie sie Kontakt mit Ihnen aufnehmen können, und sehen Ihre Fachkenntnisse, aktuellen Projekte und welche Personen Sie kennen.
  • Inhaltsanbieter können anhand Ihres Profils, wie Titel, Abteilung oder Interessen, für Sie nützliche Informationen auf Ihrer Website bereitstellen.
  • Die Website ermöglicht Administratoren, Ihnen personalisierte Websites und Webparts zur Verfügung zu stellen.

Features für soziale Netzwerke    Genau so, wie Sie über Ihre öffentliche Homepage Informationen mit anderen Mitarbeitern Ihrer Organisation gemeinsam nutzen, können Sie mit anderen Personen über die Homepages ihrer Meine Website in Verbindung treten. Wenn ein Name auf der Portalwebsite angezeigt wird, klicken Sie darauf, um die persönliche Website dieser Person anzeigen. Sie können die Mitgliedschaften für Websites und Verteilerlisten, Listen, Hyperlinks zu Websites, Personen und Dokumente anzeigen, die für die Erledigung Ihrer Arbeit nützlich sind. Außerdem sehen Sie, welche Informationen Sie gemeinsam nutzen.

Datenschutz    Legen Sie Datenschutzeinstellungen für den Inhalt Ihrer öffentlichen Website Meine Website fest, damit in Office SharePoint Server 2007 nur Informationen für bestimmte Kategorien von Personen angezeigt werden, die Ihre Website besuchen. Durch die Verwendung von Datenschutzgruppen können Sie angeben, dass nur bestimmte Personen von Ihnen auf der Homepage Meine Website bereitgestellte persönliche Informationen anzeigen können. Das ist hilfreich, wenn Sie Persönliches, wie Ihre Handynummer, nur für Ihre Arbeitsgruppe oder den Manager freigeben möchten. Es gibt fünf Kategorien von Personen, für die Sie Inhalt anzeigen können: Jeder, Meine Kollegen, Meine Arbeitsgruppe,Mein Manager und Privat.

Zielgruppen    Anhand von Zielgruppen können Sie Inhalte, wie Listen oder Bibliothekselemente, Navigationslinks und ganze Webparts, für bestimmte Personengruppen anzeigen. Fügen Sie z.B. dem Portal der Rechtsabteilung ein Webpart mit einer Liste von Verträgen hinzu, die nur diese Mitarbeiter sehen können. Jedes Element in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek kann mithilfe des Webparts für Inhaltsabfragen an bestimmte Gruppen gerichtet werden. Alle anderen Webpartypen und deren Inhalte können ebenfalls Zielgruppen betreffen. Sie können auch Navigationslinks der Website auf Zielgruppen abstimmen. Das kann die Navigation für die Benutzer vereinfachen, da sie nur für sie relevante Naviagationslinks sehen.

Anwesenheit und Verfügbarkeit    Das SmartTag-Symbol für die Anwesenheit, das buchstäblich überall angezeigt wird, wo der Name einer Person in Office SharePoint Server 2007 erscheint, gibt in Echtzeit an, ob die Person online ist und für die Teilnahme an einem Telefongespräch oder einem Konferenzanruf, Instant Messaging oder einer bidirektionalen Videokonferenz verfügbar ist.

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Suche

Die richtigen Informationen oder Personen zu finden, ist das, worum es bei einer Suche geht. Dieser Abschnitt enthält eine Übersicht der Features in Office SharePoint Server 2007, die sich auf die Suche beziehen, z.B. die Möglichkeit, Personen mit den erforderlichen Fachkenntnissen für eine bestimmte Aufgabe zu suchen.

Suchcenter    Das Suchcenter ist eine Website, auf der an zentraler Stelle Abfragen eingeleitet und Suchergebnisse durchsucht werden können. Wenn Sie Ihrer Seite Meine Website persönliche Informationen hinzufügen, können andere Mitarbeiter Ihrer Organisation im Suchcenter nach Ihnen, nach Informationen zu Ihren Projekten und danach suchen, wen Sie kennen. Office SharePoint Server 2007 enthält die folgenden Websitevorlagen zum Erstellen eines Suchcenters:

  • Suchcenter    Wählen Sie diese Websitevorlage aus, um eine Website für Suchvorgänge zu erstellen. Auf der Homepage befindet sich ein einfaches Suchfeld in der Mitte der Seite. Die Website enthält Seiten für Suchergebnisse und die erweiterte Suche.
  • Suchcenter mit Registerkarten    Wählen Sie diese Websitevorlage aus, um eine Website für Suchvorgänge zu erstellen. Auf der Homepage befindet sich ein einfaches Suchfeld in der Mitte der Seite. Die Website enthält zwei Registerkarten: eine für allgemeine Suchvorgänge und eine weitere für Informationen über Personen. Sie können Registerkarten hinzufügen und anpassen, um weitere Suchbereiche oder Ergebnistypen aufzunehmen.

Suchen von Dokumenten im Intranet    Sie können nach Dokumenten suchen, die ein bestimmtes Wort oder einen Ausdruck enthalten, die in einer bestimmten Sprache verfasst oder in einer bestimmten Anwendung erstellt wurden oder bestimmte Eigenschaften aufweisen. Office SharePoint Server 2007 bietet auch nützliche Features zum Eingrenzen der Suche. Sie können z.B. nur nach Dokumenten suchen, die genau den Ausdruck "internationale Gesellschaft" enthalten und in Spanisch oder Japanisch verfasst wurden.

Suchen von Personen im Intranet    Die richtige Person zu finden, kann für die schnelle Erledigung einer Aufgabe entscheidend sein. Eine Person kann nach dem Namen oder nach anderen Details ihres Profils gesucht werden, z.B. nach Fähigkeiten, aktuellen Projekten oder Titel. Sie können auch in den Unternehmensanwendungen Ihrer Organisation, z.B. SAP, Siebel und angepassten Datenbanken, nach Personen suchen.

Suchen von Geschäftsdaten in SAP, Siebel und anderen Unternehmensanwendungen    Die Suchfeatures in Office SharePoint Server 2007 helfen Ihnen bei der Suche nach Informationen in den Unternehmensanwendungen Ihrer Organisation. Unternehmensanwendungen sind spezialisierte Geschäftsprogramme für Aufgaben wie Buchhaltung, Inventarverwaltung und Versorgungskettenmanagement. Zu diesen Anwendungen gehören SAP, Siebel und für Ihre Organisation erstellte benutzerdefinierte Datenbanken.

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Inhaltsverwaltung

Die Features zur Inhaltsverwaltung in Office SharePoint Server 2007 fallen in drei Kategorien:

  • Dokumentverwaltung
  • Datensatzverwaltung
  • Webinhaltsverwaltung

Windows SharePoint Services 3.0 bietet das entscheidende Fundament für Dokumentverwaltungsaufgaben, einschließlich der Versionsverwaltungsfeatures, Features zu beschreibenden Metadaten, Workflowfeatures, Inhaltstypen, Überwachung und rollenbasierter Zugriffssteuerung auf den Ebenen der Dokumentbibliothek, der Ordner und einzelner Dokumente.

Office SharePoint Server 2007 ergänzt diese Funktionen durch eine erweiterte Dokumenterstellung, Verarbeitung von Geschäftsdokumenten, Webinhaltsverwaltung und -veröffentlichung, Richtlinienverwaltung und die Unterstützung einer mehrsprachigen Veröffentlichung.

Dokumentverwaltung

Mit der Dokumentverwaltung wird der Lebenszyklus von Dokumenten in der Organisation gesteuert: Erstellung, Überprüfung, Veröffentlichung und Zugriff. Unabhängig davon, wo Sie arbeiten, es gibt keine Zweifel hinsichtlich der Dokumentverwaltung. Denken Sie an den Lebenszyklus eines durchschnittlichen Dokuments. Zuerst wird das Dokument erstellt, dann gespeichert, dann möglicherweise gemeinsam mit anderen Benutzern bearbeitet und gegebenenfalls von anderen geändert. Sobald eine Version entwickelt wird, muss sie nachverfolgt und organisiert werden. Mit Office SharePoint Server 2007 kann Ihre Organisation bei jedem Schritt im Lebenszyklus des Dokuments geeignete Richtlinien umsetzen und zentralisierte Repositorys zum Speichern und Verwalten von Dokumenten und Zugreifen auf Dokumente sowie Bezeichnungen und Barcodes zum effizienten Nachverfolgen von Dokumenten verwenden.

Office SharePoint Server 2007 bietet zur Unterstützung der Dokumentverwaltung die folgenden Features.

Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite    Die Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite ermöglicht Organisationen das Erstellen umfassender Websites zur Dokumentverwaltung, die Verwaltungsszenarios mit einer komplexen Struktur unterstützen. Die Standardeinstellungen der Vorlage für eine Dokumentcenterwebsite unterstützen eine detaillierte Inhaltssteuerung: das Auschecken vor dem Bearbeiten ist erforderlich, Haupt- und Nebenversionen sind aktiviert, die Unterstützung für mehrere Inhaltstypen ist aktiviert, und die Überwachung zum kontinuierlichen Nachverfolgen von Inhaltsänderungen ist aktiviert.

Übersetzungsverwaltungsbibliothek    Die Übersetzungsverwaltungsbibliothek hilft Organisationen beim Erstellen, Speichern und Verwalten übersetzter Dokumente. Sie enthält Ansichten und Features, die das manuelle Übersetzen von Dokumenten vereinfachen. Diese Bibliothek stellt eine angepasste Ansicht bereit, in der Übersetzungen nach dem Quelldokument gruppiert werden, und sie bietet einen Workflow zur Übersetzungsverwaltung, mit dem der manuelle Übersetzungsprozess verwaltet werden kann.

Umgebung zur Dokumentkonvertierung    Office SharePoint Server 2007 unterstützt die serverseitige Konvertierung von Dokumenten in andere Dateiformate.

Integration von 2007 Microsoft® Office System-Clientprogrammen    Die Leistungsfähigkeit vieler Dokumentverwaltungsfeatures in Office SharePoint Server 2007 wird durch die hohe Integration von 2007 Office Release-Clientprogrammen stark erweitert. In Office 2007-Clientprogrammen haben Benutzer folgende Möglichkeiten:

  • Starten und Abschließen von Workflowaufgaben
  • Aktualisieren der Eigenschaften für Serverdokumente im Dokumentinformationsbereich
  • Anzeigen von Richtlinienanweisungen zur Informationsverwaltung für Serverdokumente in der Statusleiste
  • Vergleichen von Serverdokumentversionen in Microsoft Office Word
  • Einfügen von Barcodes oder Bezeichnungen in Serverdokumente

Datensatzverwaltung

Die Datensatzverwaltung ist das Verfahren zum Erfassen, Verwalten und Löschen von Unternehmensdatensätzen (Informationen, die die Geschichte, das Wissen und die rechtliche Grundlage eines Unternehmens betreffen) in einer konsistenten und einheitlichen Art und Weise, basierend auf den Richtlinien des Unternehmens. Diese Richtlinien orientieren sich an der Arbeit, die eine Organisation ausführt, den rechtlichen Risiken, denen sie ausgesetzt ist, und den Gesetzen und Bestimmungen, denen sie unterliegt. Office SharePoint Server 2007 enthält eine neue Reihe von Features zum Erstellen und Unterstützen der formalen Funktionen für die Datensatzverwaltung der Organisation.

Informationsverwaltungsrichtlinien    Organisationen können Informationsverwaltungsrichtlinien in Office SharePoint Server 2007-Websites erstellen und verwenden, um die Einhaltung der Geschäftsprozesse des Unternehmens oder der rechtlichen oder behördlichen Bestimmungen zur Verwaltung von Informationen sicherzustellen. Informationsverwaltungsrichtlinien ermöglichen Websiteadministratoren oder Listenverwaltern, die Verwaltung der Inhalte zu steuern. Office SharePoint Server 2007 enthält verschiedene vordefinierte Richtlinienfeatures, die einzeln oder in Kombination von Organisationen zum Definieren von Informationsverwaltungsrichtlinien für ihre Website verwendet werden können. Diese Richtlinienfeatures können für eine ganze Websitesammlung oder für eine bestimmte Liste, Bibliothek oder einen Inhaltstyp definiert werden und beinhalten Folgendes: Überwachung, Barcodes, Bezeichnungen, Formularkonvertierung zur Archivierung und Ablauf. Darüber hinaus können Organisationen benutzerdefinierte Informationsverwaltungsrichtlinien entwickeln.

Verwaltung von Informationsrechten (IRM)     Organisationen können in Office SharePoint Server 2007 mithilfe von IRM die Aktionen einschränken, die Benutzer zu Dateien ausführen können, die von SharePoint-Listen oder -Bibliotheken heruntergeladen wurden. IRM verschlüsselt die heruntergeladenen Dateien und schränkt die Benutzer und Programme ein, die diese Dateien entschlüsseln können. Mit IRM können außerdem die Rechte der Benutzer eingeschränkt werden, die Dateien lesen dürfen, sodass sie Aktionen wie z.B. das Drucken von Kopien der Dateien oder das Kopieren von Text aus den Dateien nicht ausführen können.

Vorlage für eine Datenarchiv-Website    Die Datenarchiv-Websitevorlage in Office SharePoint Server 2007 hilft Organisationen beim Implementieren ihrer Datensatzverwaltungs- und Beibehaltungsprogramme. Diese Websitevorlage erweitert die Standardfeatures von Office SharePoint Server 2007 durch zusätzliche Datensatzverwaltungsfeatures und ermöglicht Folgendes:

  • Sicherheitsfunktionen    Die Datenarchiv-Websitevorlage verfügt über Features, die die Integrität der darin enthaltenen Datensätze sicherstellen. Datensätze werden niemals automatisch durch das System geändert. Deshalb sind Datensätze, die auf die Website hochgeladen und später wieder heruntergeladen werden, grundsätzlich identisch. Die Standardeinstellungen für die Datenarchiv-Website verhindern außerdem eine direkte Beeinflussung der Datensätze, indem alle Änderungen am Dokumentinhalt mit Versionsangaben versehen und bestimmte Änderungstypen überwacht werden. Datensatzverwalter können Metadaten zu Elementen getrennt von den Metadaten des Datensatzes hinzufügen und verwalten. Änderungen an Metadaten werden ebenfalls mit Versionsangaben versehen.
  • Datensatzrouting    Organisationen können eine Routingliste für Datensätze definieren, sodass an das Datensatzarchiv gesendete Datensätze automatisch an die richtige Bibliothek weitergeleitet werden.
  • Umsetzung der Informationsverwaltungsrichtlinien    Die Überwachungs-, Ablauf- und Barcoderichtlinienfeatures in Office SharePoint Server 2007 dienen der Datensatzverwaltung.
  • Haltestatus    Office SharePoint Server 2007 unterstützt die Verwaltung von Rechtsfragen, indem Organisationen Datensätze bis zur Klärung in einen Haltestatus aufnehmen können. Datensätze, die Rechtsstreitigkeiten oder Untersuchungen unterliegen, können einer Haltestatusliste hinzugefügt und somit von Datensatzverwaltungsrichtlinien und vom Ablaufen ausgenommen werden. Elemente können jeweils mehr als einem Haltestatus zugewiesen werden.
  • Schnittstelle zur Datensatzerfassung     Benutzer und automatisierte Systeme können Inhalte problemlos an eine Datenarchiv-Website senden, ohne dass dazu der Zugriff oder die Berechtigung für Inhalte der Website zwingend erforderlich ist. Inhalte können über einen Webdienst oder unter Verwendung von SOAP oder über E-Mail unter Verwendung von SMTP gesendet werden.

Integration in Microsoft Exchange Server 2007    Office SharePoint Server 2007 ist umfassend in Exchange 2007 integriert. Diese Integration ermöglicht Organisationen das Erstellen verwalteter E-Mail-Ordner in Exchange, die von Benutzern in Office Outlook 2007 angezeigt werden können. Organisationen können Informationsverwaltungsrichtlinien für diese Ordner definieren, durch die Aspekte wie Beibehaltungszeitraum oder Kontingente definierte werden. Benutzer können mit diesen Ordnern auch E-Mail an eine Datensatzarchiv-Website senden, die in Office SharePoint Server 2007 implementiert wurde. E-Mail-Datensätze können von Benutzern aus dem Posteingang in die entsprechenden verwalteten E-Mail-Ordner gezogen werden.

Webinhaltsverwaltung

Office SharePoint Server 2007 enthält viele nützliche Features zum Entwerfen, Bereitstellen und Verwalten von Intranetportalen von Unternehmen, von Unternehmenswebsites für die Internetpräsenz und von Bereichsportalwebsites. Diese Features ermöglichen Ihnen, Webinhalte fristgerecht zu erstellen und zu veröffentlichen und letztendlich die Kosten und den Aufwand für die Verwaltung mehrerer Websites zu reduzieren.

Vorlagenbasierte Webseiten    Mit den Features zur Webinhaltsverwaltung in Office SharePoint Server 2007 können Sie vorlagenbasierte Webseiten erstellen, bearbeiten und verwalten. Dazu erstellen Sie Seitenlayouts, die als "Vorlagen" zum Erstellen und Verwalten der Webseiten dienen. Damit geben Sie für Autoren vor, wie sie Inhalte erstellen, und für Leser, wie sie Inhalte anzeigen können.

Veröffentlichen von Websitevorlagen    Sie können mit dem Erstellen einer neuen Office SharePoint Server 2007-Website beginnen, indem Sie eine der verschiedenen Arten von Websitevorlagen auswählen. Dazu können auch auch Vorlagen gehören, die bestimmte Anforderungen an das Veröffentlichen von Inhalten Ihrer Organisation erfüllen. Die Websitevorlagen in der Gruppe Veröffentlichen ermöglichen Organisationen das Entwerfen, Bereitstellen und Verwalten von Intranetportalen von Unternehmen, von Unternehmenswebsites für die Internetpräsenz und von Bereichsportalwebsites. Alle Websitevorlagen in der Gruppe Veröffentlichen verfügen über Veröffentlichungsfeatures wie die Symbolleiste zum Bearbeiten von Seiten, den Inhalts-Editor und das Auschecken.

  • Website "Nachrichten"    Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie schnell und einfach eine Website für Nachrichtenartikel und Hyperlinks zu Nachrichtenartikeln erstellen möchten. Die Vorlage enthält Beispiellayouts für Nachrichtenseiten und ein Archiv zum Speichern älterer Nachrichtenelemente. Sie weist außerdem ein unkompliziert Layout für Leser und Nachrichtenanbieter auf. Darüber hinaus enthält diese Websitevorlage zwei Webparts für eine effiziente Nachrichtenübermittlung: RSS-Anzeige und Diese Woche in Bildern.
  • Veröffentlichungssite mit Workflow     Wählen Sie diese Websitevorlage aus, wenn Sie eine Website zum planmäßigen Veröffentlichen von Webseiten unter Verwendung von Genehmigungsworkflows erstellen möchten. Die Vorlage enthält Dokument- und Bildbibliotheken zum Speichern von Webveröffentlichungen. Sie können z.B. eine Website für technische Artikel erstellen, die vor der Veröffentlichung von Experten zum jeweiligen Fachgebiet überprüft werden müssen.
  • Zusammenarbeitsportal    Wählen Sie diese Website aus, wenn Sie eine Startwebsitehierarchie für ein Intranetbereichsportal erstellen möchten. Die Vorlage enthält eine Homepage, eine Website Nachrichten, ein Websiteverzeichnis und ein Suchcenter mit Registerkarten. Normalerweise besitzt diese Website nahezu so viele Mitwirkende wie Leser und wird zum Hosten von Teamwebsites verwendet. Dieser Vorlagentyp ist hilfreich, wenn Sie ein Bereichsportal erstellen möchten, auf dem Mitarbeiter gemeinsam Dokumente und Webseiten bearbeiten und veröffentlichen können. Diese Websitevorlage ist nur verfügbar, wenn Sie in der Zentraladministration eine Websitesammlung erstellen.
  • Veröffentlichungsportal    Wählen Sie diese Vorlage aus, wenn Sie eine Startwebsitehierarchie für eine im Internet veröffentlichte Website oder ein großes Intranetportal erstellen möchte. Diese Website kann problemlos mit einem unverkennbaren Branding angepasst werden. Sie umfasst eine Homepage, eine Unterwebsite mit Beispielpresseerklärungen, ein Suchcenter und eine Anmeldeseite. Normalerweise verfügt diese Website über deutlich mehr Leser als Mitwirkende, und sie wird zum Veröffentlichen von Webseiten mit Genehmigungsworkflows verwendet. Standardmäßig können nur untergeordnete Veröffentlichungssites mit Workflow unter Websites erstellt werden, die Sie mit dieser Vorlage erstellen. Diese Websitevorlage ist nur verfügbar, wenn Sie in der Zentraladministration eine Websitesammlung erstellen.

Integration in Office SharePoint Designer 2007    Office SharePoint Designer 2007 ist ein neues Produkt zum Erstellen und Anpassen von Office SharePoint Server 2007-Websites und zum Erstellen workflowaktivierter Anwendungen, die auf SharePoint-Technologien basieren. Sie können mit Office SharePoint Designer 2007 eine Office SharePoint Server 2007-Website anpassen. Dadurch können Sie Portalwebsites und Portalseiten flexibler und leistungsfähiger gestalten als je zuvor. Verwenden Sie z.B. die neuesten Bearbeitungstools, um CSS-Dateien (Cascading Style Sheet) für SharePoint-Websites zu bearbeiten.

Webseitenerstellung im Kontext    Sie können Webseiten mit dem Rich-Text-Editor von Office SharePoint Server 2007 erstellen. Wenn Sie einen Browser verwenden, können Sie im Textbearbeitungsmodus den Inhalt einer Seite eingeben und bearbeiten. Im HTML-Quelleditor können Sie den Seiteninhalt mit Standard-HTML eingeben und bearbeiten. Es stehen Ihnen noch weitere Features zur Verfügung:

  • Ein Feature zum schnellen Erstellen, Organisieren und Formatieren von Hyperlinks.
  • Ein Webpart zum Rollup von Inhalten auf der Website.
  • Die Möglichkeit zur Rechtschreibprüfung des von Ihnen erstellten Inhalts.
  • Die Möglichkeit zum zentralen Verwalten und Bearbeiten von Inhalten aus Textbausteinen, z.B. Copyright-Vermerke.

Clientdokumenterstellung     In Office SharePoint Server 2007 können Sie Webseiten auch erstellen, indem Sie Dokumente konvertieren, die Sie in anderen Programmen erstellt haben. Diese Möglichkeit bietet viele Vorteile, je nachdem, in welchem Programm Sie das ursprüngliche Dokument erstellt haben. Sie können z.B. mit Office Word 2007-Dokumenten Webseiten für Ihre Websitesammlung erstellen. Diese Vorgehensweise bietet folgende Vorteile:

  • Schnelleres Erstellen     Sie können wichtige Office Word 2007-Dokumente, z.B. Whitepapers oder Statusberichte, direkt in Webseiten umwandeln, anstatt sie für die Verwendung im Web neu zu erstellen.
  • Offlinearbeit     Wenn Sie Office Word 2007 zum Erstellen einer Webseite verwenden, spielt es keine Rolle, ob bei der Bearbeitung des Inhalts eine Verbindung mit dem Internet hergestellt ist.
  • Umfangreichere Features zur Dokumenterstellung    Office Word 2007 bietet mehr Textverarbeitungsfeatures als in Office SharePoint Server 2007 allein verfügbar wären.
  • Flexible Verwendung von Dokumenten     Sie können Office Word 2007-Dokumente auch für andere Zwecke verwenden. Erstellen Sie z.B. eine neue Produktankündigung in Word, und verteilen Sie die Ankündigung dann in einer E-Mail-Nachricht oder im Web.

Websitevariationen    Das Publikum von Websites kann sich in vielerlei Hinsicht unterscheiden, z.B. in der Sprache, dem geografischen Standort, dem verwendeten Browser oder der Firmenzugehörigkeit. Das Erstellen und Verwalten von Variationen einer Website kann sich als schwierig und zeitraubend erweisen. In Office SharePoint Server 2007 ermöglicht das Variationenfeature Websiteadministratoren eine einfachere Verwaltung der Variationen, indem anpassbare Kopien des Inhalts aus einer Quellwebsite auf jeder Zielwebsite gespeichert werden. Dieses Feature ist besonders für das Veröffentlichen von mehrsprachigen Websites hilfreich. Geben Sie z.B. eine Quelle an (z.B. Pressemitteilungen – Englisch) und mehrere Zielwebsites ( z.B. Pressemitteilungen – Französisch, Pressemitteilungen – Japanisch), und Office SharePoint Server 2007 synchronisiert die Zielwebsites mit der Quellwebsite.

Websitenavigation    Office SharePoint Server 2007 enthält Features, die das Erstellen und Verwalten der Navigationsstruktur der Website vereinfachen.

Seite "Websiteinhalt und -struktur"    Verwenden Sie die Seite Websiteinhalt und -struktur, um den Inhalt und die Struktur der SharePoint-Websitesammlung zu verwalten. In Office SharePoint Server 2007 wird die Navigation dynamisch aus der Hierarchie der Websitesammlung generiert. Wenn Sie die Struktur der Website ändern (z.B. durch Verschieben einer Unterwebsite) wird diese Änderung folglich auf die Websitenavigation übertragen. Die Stelle, an der das Element anschließend angezeigt wird, gibt die neue Position der zugrunde liegenden Unterwebsite an. Sie Aktionen, die Sie auf dieser Seite durchführen können, betreffen nicht nur das Ändern der Websitestruktur. Sie können Inhalte verwalten, indem Sie weitere Aktionen zu Listen und Listenelementen ausführen. Checken Sie z.B. Elemente ein- oder aus, und veröffentlichen oder kopieren Sie Elemente.

Die Seite Websiteinhalt und -struktur wurde ähnlich wie Windows Explorer gestaltet, damit Sie mit der Darstellungsweise vertraut sind. Sie sehen die Hierarchie der Websitesammlung im Navigationsbereich links auf der Seite Websiteinhalt und -strukturals Strukturansicht. Rechts werden die Elemente im Listenbereich aufgeführt.

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Geschäftsprozesse und Formulare

Geschäftsprozesse stehen im Mittelpunkt jeder Organisation, und Formulare stehen häufig im Mittelpunkt jedes Geschäftsprozesses – z.B. bei der Genehmigung von Spesenabrechnungen. Indem Sie die InfoPath Forms Services-Technologie in Office SharePoint Server 2007 nutzen, können Sie browserfähige Formularvorlagen in InfoPath entwerfen und zur Verwendung auf einer Office SharePoint Server 2007-Website bereitstellen. Benutzer müssen InfoPath nicht auf ihren Computern installiert haben, um die Formulare auszufüllen, und sie müssen auch keine Extras aus dem Web herunterladen. Sie benötigen lediglich einen Browser wie Microsoft Internet Explorer, Apple Safari oder Mozilla Firefox.

InfoPath Forms Services    Wenn Sie Formularvorlagen in Office InfoPath 2007 entwerfen und auf einer Office SharePoint Server 2007-Website bereitstellen, können Sie eine Einstellung aktivieren, die Benutzern das Ausfüllen der Formulare in einem Webbrowser ermöglicht. Diese Möglichkeit basiert auf der in Office SharePoint Server 2007 enthaltenen InfoPath Forms Services-Technologie, die – abgesehen vom Bereitstellen browserbasierter Formulare – das zentrale Speichern und Verwalten von Formularvorlagen ermöglicht. Die Formulare, die Sie auf dem Server hosten, sind browserfähige Formulare.

Wenn Sie eine Formularvorlage auf einer Office SharePoint Server 2007-Website veröffentlichen, können Sie sie nicht nur im Intranet des Unternehmens, sondern auch auf externen Websites, wie Extranetwebsites oder Firmenwebsites verteilen. Das ermöglicht Ihnen, Daten von Kunden, Partnern, Lieferanten und anderen Parteien zu sammeln, die für den Erfolg Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation wichtig sind. Ein großes Versicherungsunternehmen kann z.B. eine einzige browserfähige Formularvorlage zum Sammeln und Verarbeiten von Versicherungsansprüchen verwenden und diese Formularvorlage dann auf ihren Internet- und Intranetwebsites bereitstellen. Wenn Kunden die Website des Versicherungsunternehmens besuchen, können sie das Anspruchsformular in ihrem Browser ausfüllen. Alternativ kann der Versicherungsagent, wenn der Kunde den Versicherungsanspruch telefonisch mitteilt, das Anspruchsformular in InfoPath ausfüllen, indem er auf der internen Website für die Aufnahme von Ansprüchen darauf zugreift. Oder eine Verwaltungsbehörde sammelt Daten von Bürgern, indem sie browserfähige Formularvorlagen auf ihrer Website veröffentlicht.

Workflows    Workflows helfen beim gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten und Verwalten von Projektaufgaben, indem spezielle Geschäftsprozesse zu Dokumenten und Elementen auf einer Office SharePoint Server 2007-Website implementiert werden. Workflows unterstützen Organisationen bei der Einhaltung einheitlicher Geschäftsprozesse und verbessern die Effizienz und Produktivität der Organisation durch die Verwaltung der Aufgaben und Schritte, die für das Ausführen bestimmter Geschäftprozesse erforderlich sind. Office SharePoint Server 2007 umfasst verschiedene vordefinierte Workflows, die für allgemeine Geschäftsszenarios entworfen wurden:

  • Genehmigung    Mit diesem Workflow wird ein Dokument oder ein Element an eine Gruppe von Personen zur Genehmigung weitergeleitet.
  • Feedback sammeln    Mit diesem Workflow wird ein Dokument oder ein Element an eine Gruppe von Personen für ein Feedback weitergeleitet.
  • Signaturen sammeln    Mit diesem Workflow wird ein Microsoft Office-Dokument an eine Gruppe von Personen weitergeleitet, um deren digitale Signatur zu erhalten.
  • Dispositionsgenehmigung    Dieser Workflow unterstützt Datensatzverwaltungsprozesse. Dabei wird der Ablauf und die Beibehaltung von Dokumenten verwaltet, indem Benutzer auswählen können, ob abgelaufene Dokumente beibehalten oder gelöscht werden.
  • Drei Status     Dieser Workflow kann zum Verwalten von Geschäftsprozessen verwendet werden, in denen Organisationen in großem Umfang Probleme oder Elemente nachverfolgen müssen, z.B. bei Problemen des Kundensupports, Vertriebsleads oder Projektaufgaben.
  • Gruppengenehmigung    Dieser Workflow stellt ein hierarchisches Organigramm bereit, aus dem die genehmigenden Personen ausgewählt werden. Die genehmigenden Personen können ein Stempelsteuerelement anstatt einer Signatur verwenden. Diese Lösung wurde speziell für den ostasiatischen Markt entworfen.
  • Übersetzungsverwaltung    Mit diesem Workflow wird das manuelle Übersetzen von Dokumenten verwaltet, indem Kopien des zu übersetzenden Dokuments erstellt und Übersetzern Übersetzungsaufgaben zugewiesen werden. Dieser Workflow ist nur für Übersetzungsverwaltungsbibliotheken verfügbar.

Einmaliges Anmelden    Das Feature für einmaliges Anmelden ermöglicht einem Benutzer, einen Namen und ein Kennwort zur Verwendung einer Vielzahl von Back-End-Anwendungen einzugeben. Es wird zur Integration von Back-Office-Systemen und Geschäftsanwendungen verwendet, die getrennte Anmeldedatenbanken erfordern. Die Dienste für einmaliges Anmelden in Office SharePoint Server 2007 unterstützen die Verwendung benutzerdefinierter Anmeldeinformationen und austauschbare Anmeldeinformationen von Drittanbietern.

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Business Intelligence

Früher standen die Tools für den Zugriff aus umfassende Mengen unstrukturierter Daten zu Analysezwecken nur Personen zur Verfügung, die über viele Jahre Erfahrung in Datawarehousing oder Datamining verfügten. Die Veröffentlichung im Web mit Daten aus einer Vielzahl von Quellen war ein Vorgang, der Entwicklern und Beratern vorbehalten blieb. Mit den neuen Features in Office SharePoint Server 2007 können IT-Mitarbeiter Daten aus vielen Quellen zusammenfassen und im Web veröffentlichen.

Mit Office SharePoint Server 2007 können Sie eine Verbindung mit Geschäftsanwendungen wie SAP, Siebel und Microsoft SQL Server 2005 herstellen und problemlos Berichte, Listen und KPIs (Key Performance Indicators) veröffentlichen.

Wenn Sie Berichte aus Daten in einem dieser Systeme veröffentlichen, stellen Sie strategische oder operative Daten für Entscheidungsträger bereit. Die Berichte können z.B. Microsoft Office Excel-Arbeitsmappen, SQL Server Reporting Services-Berichte oder Microsoft Office Access-Berichte sein. Die Geschäftsführung und das Management verlassen sich auf pünktliche und präzise Berichte, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Berichtscenter    Im Mittelpunkt der neuen Business Intelligence-Features von Office SharePoint Server 2007 steht das Berichtscenter. Das Berichtscenter ist eine Website, auf der Gruppen – unabhängig davon, ob es sich um ein kleines Team oder die gesamte Organisation handelt – Berichte zentral speichern können. Das Berichtscenter enthält spezielle Bibliotheken zum Speichern von Berichten, Listen und Verbindungen mit externen Datenquellen. Es ermöglicht außerdem den Zugriff auf Seitenvorlagen und Webparts, mit denen Sie Seiten und Listen für Geschäftsinformationen erstellen können. Im Berichtscenter können Benutzer anhand von Kategorien nach Elementen suchen, Kalender und neue Berichte anzeigen sowie relevante Berichte abonnieren.

Excel Services    Excel Services ermöglicht Ihnen, eine Excel-Arbeitmappe auf einem Server zu speichern und dann einen beliebigen Ausschnitt dieser Arbeitsmappe auf einer Webseite zu veröffentlichen. Benutzer benötigen nur einen Browser um die Livedaten anzuzeigen und damit zu arbeiten. Die Arbeitsmappe wird mithilfe des EWA-Webparts (Excel Web Access) auf der Webseite veröffentlicht.

Arbeitsmappen in einem Webpart zu veröffentlichen, hat den Vorteil, dass alle Berechnungen auf dem Server stattfinden. Folglich wird die Geschäftslogik in der Arbeitsmappe nie offengelegt. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass es nur eine Kopie der Arbeitsmappe gibt, die an einem zentralen und sicheren Ort gespeichert ist. Auf der Website können Sie Benutzern "Nur anzeigen"-Rechte erteilen, so dass der Zugriff auf die Arbeitsmappe beschränkt bleibt. Sie können z.B. verhindern, dass Benutzer eine Arbeitsmappe in Excel öffnen, oder steuern, was Benutzer anzeigen können.

Excel Services ist eine Servertechnologie, die das Verwenden, Freigeben, Schützen und Verwalten von Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappen als interaktive Berichte in einheitlicher Form in der gesamten Organisation vereinfacht. Excel Services besteht aus drei grundlegenden, interagierenden Komponenten.

  • Dienste für Excel-Berechnungen bilden den "Motor" von Excel Services, mit dem die Arbeitsmappe geladen, mit voller Genauigkeit Berechnungen in Microsoft Office Excel 2007 ausgeführt, externe Daten aktualisiert und Sitzungen verwaltet werden.
  • Excel Web Access (EWA) ist ein Webpart, das die Interaktion mit der Microsoft Office Excel-Arbeitsmappe mithilfe von DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) und JavaScript ermöglicht und anzeigt, ohne dass dazu ActiveX-Steuerelemente auf den Clientcomputer heruntergeladen werden müssen. EWA kann mit anderen Webparts auf Dashboards und anderen Webpartseiten verbunden werden.
  • Excel-Webdienste ist ein in Microsoft Office SharePoint Services gehosteter Webdienst, der verschiedene Methoden bereitstellt. Diese Methoden können Entwickler als API (Application Programming Interface) zum Erstellen benutzerdefinierter Anwendungen verwenden, die auf der Excel-Arbeitsmappe basieren.

Erstellen Sie in Office Excel 2007 zuerst eine Excel-Arbeitsmappe, und speichern Sie die Arbeitsmappe dann in Excel Services. Office Excel 2007 ist im Prinzip das Dokumenterstellungstool und Excel Services ist das Berichterstellungstool.

Der Autor einer Arbeitsmappe, häufig ein Wirtschaftsanalytiker, verwendet Office Excel 2007, um die Excel-Arbeitsmappe zu erstellen und gegebenenfalls benannte Elemente für die Anzeige anzugeben sowie Parameter zu definieren. Der Autor der Arbeitsmappe speichert dann die Arbeitsmappe in einer Dokumentbibliothek (oder einem Netzwerk oder Webordner) in Excel Services, wo sie von einem SharePoint-Administrator verwaltet und geschützt wird. Der Autor und andere Benutzer können Berichte, Webpartseiten und Business Intelligence-Dashboards erstellen, die die Arbeitsmappe verwenden. Viele Geschäftskunden können auf die Arbeitsmappe zugreifen, indem sie sie in einem Browser anzeigen, und sie können die Daten aktualisieren, wenn die Arbeitsmappe mit einer externen Datenquelle verbunden ist. Mit den entsprechenden Berechtigungen können Geschäftskunden außerdem den aktuellen Status der Arbeitsmappe und Aktionen der aktuellen Sitzung, wie die Sortierung und Filterung, auf einen Clientcomputer kopieren, um sie später in einer Excel-Arbeitsmappe oder einem Arbeitsmappensnapshot zu analysieren.

Verbindungen mit externen Datenquellen    Sie können nicht nur externe Datenquellen in Excel-Arbeitsmappen verwenden, sondern Sie können auch Daten aus anderen Geschäftsanwendungen, wie SAP und Siebel, in SharePoint-Listen, -Seiten, und -Webparts verwenden.

Administratoren erstellen in der Regel die Systemverbindungen und speichern sie in einer Datenverbindungsbibliothek des Berichtscenters. Auf diese Weise können Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen unkompliziert auf den zentralen Verbindungspool zugreifen und Verbindungen wieder verwenden. Sie können Datenverbindungen jedoch an jeder beliebigen Stelle im Office SharePoint Server 2007-System erstellen.

Wenn Sie Verbindungen mit externen Datenquellen verwenden, können Sie Webseiten und SharePoint-Listen erstellen, durch die Benutzer mit den Daten in der externen Datenquelle arbeiten können, ohne die SharePoint-Seite verlassen zu müssen.

Key Performance Indicators (KPIs)    Ein KPI ist ein visueller Hinweis, der den Fortschritt in Hinblick auf ein Ziel veranschaulicht. Anhand von KPIs können Teams, Manager und Unternehmen schnell einschätzen, welche Fortschritte im Verhältnis zu messbaren Zielen gemacht wurden. Verwenden Sie SharePoint-KPIs um schnell anschauliche Antworten auf folgende Fragen zu erhalten:

  • Wo liege ich vorne oder wo muss ich aufholen?
  • Wie weit liege ich vorne oder wie viel muss ich aufholen?
  • Welches Minimum habe ich abgeschlossen?

Jeder Geschäftsbereich verwendet je nach den angestrebten Geschäftszielen möglicherweise andere KPIs. Ein Callcenter setzt sich vielleicht das Ziel, eine bestimmte Anzahl von Anrufen in einem kürzeren Zeitraum abzuwickeln, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Eine Verkaufsabteilung verwendet KPIs möglicherweise, um Leistungsziele festzulegen, wie z.B. die Anzahl neuer Verkaufsabschlüsse pro Monat.

KPIs werden mithilfe von KPI-Listen erstellt und dann mit speziellen KPI-Webparts angezeigt. Sie können KPI-Listen im Berichtscenter speichern oder auf jeder anderen Website in Office SharePoint Server 2007, wo sie von Benutzern mit der entsprechenden Zugriffsberechtigung wieder verwendet werden können.

Dashboards    Ein Dashboard ist eine flexible Site zur Anzeige von Daten aus KPIs und Excel-Arbeitsmappen. Die Personalabteilung kann z.B. ein Dashboard entwerfen, auf dem Mitarbeiter persönliche Informationen anzeigen können, wie Ihr bisheriges Gehalt und betriebliche Zuwendungen.

Geschäftsdaten in Listen    Sie können Informationen aus Geschäftsanwendungen wie SAP, Siebel und Microsoft SQL Server problemlos für die Zusammenarbeit in Office SharePoint Server 2007 integrieren, indem Sie den Spaltentyp der Geschäftsdaten einer Office SharePoint Server 2007-Liste hinzufügen. Auf diese Weise erhalten Sie eine Liste mit Elementen, die eine Kombination von Spalten aus Office SharePoint Server 2007 und einer externen Geschäftsanwendung verwenden. Wenn Sie z.B. für ein Consultingunternehmen tätig sind, das ein CRM-System verwendet, möchten Sie vermutlich Dokumente wie Vorschläge, Verträge und Präsentationen in SharePoint-Listen speichern und den entsprechenden Kunden in der CRM-Datenbank zuordnen. Dadurch bleibt die gesamte Kundendokumentation an einer zentralen Stelle und ermöglicht dem Betrachter einer Seite, schnell zum Datensatz des Kunden in der Geschäftsanwendung zu wechseln.

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Zutreffend für:
SharePoint Server 2007