In Microsoft Office SharePoint Server 2007 verfügbare Listenvorlagen

Eine Liste ist eine Informationssammlung, die Sie für andere Teammitglieder freigeben. Sie können z.B. ein Anmeldeblatt für ein Ereignis erstellen oder Teamereignisse auf einem Kalender verfolgen.



Übersicht

Beim Erstellen einer Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website werden automatisch mehrere Listentypen erstellt. Diese Standardlisten reichen von einer Diskussionsrunde bis zu einer Kalenderliste.

Sie können diese Listen anpassen und ihnen Elemente hinzufügen, zusätzliche Listen anhand der verfügbaren Listenvorlagen und benutzerdefinierte Listen mit nur den gewünschten Einstellungen und Spalten erstellen.

Listen können auf mehrere Arten angezeigt werden. So können Sie z.B. auf einer Seite eine Ansicht aller Aufgaben und auf einer anderen Seite nur die Aufgaben für den heutigen Tag anzeigen. Sie können die Listenelemente in Ordnern organisieren. Zeigen Sie z.B. nur die aktuellen Ereignisse auf dem Kalender einer Startseite an und erstellen Sie eine visuelle Ansicht — ähnlich einem Wandkalender — auf einer anderen Seite.

Wenn Sie Daten aus einer Kalkulationstabelle in einer Liste auf einer SharePoint-Website verwenden möchten, können Sie eine neue Liste erstellen und ihr Spalten und Daten hinzufügen, indem Sie die Kalkulationstabelle importieren.

Wenn Sie Datenbankprogramme wie Microsoft Office Access 2007 installiert haben und Ihr Browser Microsoft ActiveX-Steuerelemente unterstützt, können Sie die Listendaten in Datenbanktools wie Abfragen, Verknüpfungen und Berichte integrieren.

Listen können auch in Webparts (Webpart: Eine modulare Informationseinheit, die aus einer Titelzeile, einem Rahmen und Inhalt besteht. Webparts sind die Grundbausteine einer Webpartseite.) auf den Seiten der Website angezeigt werden. Webparts sind die Bausteine einer Website, mit deren Hilfe Sie Elemente direkt aus einer Liste zu einer Webpartseite hinzufügen können. Sie können auch eine Liste direkt öffnen und damit arbeiten. So wird z.B. die Standardliste Ankündigungen in einem Webpart auf der Startsite einer neuen Teamwebsite angezeigt. Sie können aber auch auf den Listentitel klicken, um die Liste in einer eigenen Seite zu öffnen und damit zu arbeiten.

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Arbeitsweisen mit Listen

Im Folgenden werden einige Möglichkeiten der Arbeitsweise mit Listen beschrieben, die Sie bei der Informationsverwaltung für die Gruppe unterstützen.

  • Versionsverfolgung und detaillierter Verlauf     Sie können die Versionen von Listenelementen verfolgen, um festzustellen, welche Elemente in den einzelnen Versionen geändert wurden und wer diese Änderungen vorgenommen hat. Wenn in einer neueren Version Fehler gemacht wurden, können Sie eine frühere Version des betreffenden Elements wiederherstellen. Die Verlaufsverfolgung einer Liste ist besonders wichtig, wenn in der Organisation die Listenentwicklung überwacht werden muss.

Versionsverlauf einer Liste

  • Genehmigung erforderlich     Sie können für ein Listenelement festlegen, dass eine Genehmigung erforderlich ist, bevor es von allen angezeigt werden kann. Die Elemente haben so lange den Status "Ausstehend", bis sie von einer Person mit Genehmigungsberechtigung genehmigt oder abgelehnt worden sind. Sie können steuern, welche Benutzergruppen ein Listenelement vor dessen Genehmigung anzeigen können.
  • E-Mail in eine Liste integrieren     Wenn für die Website ein- und ausgehende E-Mail-Nachrichten aktiviert wurden, können die E-Mail-Features von den Listen genutzt werden. Einige Listen, wie z.B. Kalender, können so eingerichtet werden, dass ihnen durch das Senden von Nachrichten Inhalte hinzugefügt werden. Andere Listen wie z.B. Aufgabenlisten können Nachrichten an Personen senden, denen Elemente zugewiesen werden. Daneben können in der Organisation noch weitere Listentypen für das Empfangen von Nachrichten konfiguriert werden.
  • Anpassen von Berechtigungen     Sie können angeben, ob die Teilnehmer der Liste nur für die von ihnen selbst erstellten oder für alle Listenelemente Lese- und Schreibzugriff erhalten. Die Berechtigung zum Verwalten von Listen berechtigt zum Lesen und Bearbeiten aller Listenelemente. Sie können auch einzelnen Listenelementen bestimmte Berechtigungsstufen zuweisen, wenn z.B. ein Element vertrauliche Informationen enthält.
  • Erstellen und Verwalten von Ansichten     Ihre Gruppe kann verschiedene Ansichten der gleichen Liste erstellen. Der Inhalt der Liste selbst wird nicht verändert; die Elemente werden jedoch so angeordnet bzw. gefiltert, dass die Mitglieder je nach Bedarf die für sie wichtigsten oder interessantesten Informationen anzeigen können.
  • Verwenden von Formeln und berechneten Werten     Sie können Formeln und berechnete Werte verwenden, um dynamisch Informationen in den Spalten einer Liste zu generieren. Die Vorgänge können Informationen aus einer oder mehreren Spalten einer Liste und Systemfunktionen wie [heute] zur Angabe des aktuellen Datums umfassen. Sie können z.B. ein Fälligkeitsdatum sieben Tage nach dem aktuellen Datum festlegen.
  • Fortlaufende Information über Änderungen     In den Listen und Ansichten von Office SharePoint Server 2007 wird nun RSS verwendet, so dass die Mitglieder der Arbeitsgruppe automatisch Aktualisierungen erhalten. RSS ist eine Technologie, mit deren Hilfe Sie Aktualisierungen oder RSS-Feeds von Nachrichten und Informationen an einem konsolidierten Speicherort empfangen und anzeigen können. Sie können auch E-Mail-Benachrichtigungen erstellen, um informiert zu werden, sobald sich eine Liste ändert oder ihr ein neues Element hinzugefügt wird. Benachrichtigungen sind eine praktische Möglichkeit, sich stets über wichtige Änderungen auf dem Laufenden zu halten.
  • Freigeben von Listeninformationen mit einen Datenbankprogramm     Wenn Sie ein Datenbankprogramm wie Microsoft Office Access 2007 installiert haben, können Sie Daten von und nach Ihrer Website importieren und eine Datenbanktabelle mit einer SharePoint-Liste verknüpfen. Wenn Sie mit den Listendaten in einer Datenbank arbeiten, können Sie diese genau wie alle anderen Datenarten analysieren und dafür Abfragen, Verknüpfungen und Berichte verwenden.

Konsistentes Verwenden von Listen über Websites hinweg    Wenn Ihre Gruppe mit verschiedenen Typen von Listen arbeitet, können Sie Konsistenz über mehrere Listen hinweg mit Inhaltstypen (Inhaltstyp: Eine wieder verwendbare Gruppe von Einstellungen für eine Inhaltskategorie. Verwenden Sie Inhaltstypen, um Metadaten, Vorlagen und das Verhalten von Elementen und Dokumenten einheitlich zu verwalten. Inhaltstypen werden auf Websiteebene definiert und in Listen und Bibliotheken verwendet.), Websitespalten und Vorlagen hinzufügen. Diese Features ermöglichen es Ihnen, die Einstellungen und die Listenstruktur effektiv wiederzuverwenden. Sie können z. B. einen Inhaltstyp für ein Kundendienstproblem erstellen, indem Sie bestimmte Spalten (z. B. Kundenkontakt) und Geschäftsprozesse für den Inhaltstyp angeben. Ein anderes Beispiel wäre das Erstellen einer Websitespalte für Abteilungsnamen mit einer Dropdownliste der Abteilungen. Diese Spalte kann in mehreren Listen wiederverwendet werden, um zu gewährleisten, dass die Namen in jeder Liste einheitlich angezeigt werden.

Verknüpfungen zu weiteren Informationen zu Inhaltstypen, Websitespalten und Listenvorlagen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

  • Arbeiten mit Listenelementen über ein E-Mail-Programm     Wenn Sie ein mit Office SharePoint Server 2007 kompatibles E-Mail-Programm verwenden, können Sie jederzeit auf wichtige Listeninformationen zugreifen. Mit Microsoft Office Outlook 2007 können Sie z.B. Aufgaben, Kontakte und Diskussionsrunden Ihrer Website über Outlook anzeigen und aktualisieren.
  • Festlegen der Inhaltsadressierung     Elemente aus einer Microsoft Office SharePoint Server 2007-Liste können so veröffentlicht werden, dass sie nur den Mitgliedern einer bestimmten Gruppe bzw. Zielgruppe angezeigt werden. Dafür werden Webparts wie das Webpart für Inhaltsabfragen verwendet, die an Zielgruppen adressierte Daten je nach Benutzerkontext zum Filtern von Listeninhalten einsetzen. Die Elemente einer Liste können erst dann für eine bestimmte Zielgruppe aktiviert werden, wenn die Liste selbst mit der Spalte Zielgruppenadressierung eingerichtet wurde.

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Listentypen

Je nach Art der freigegebenen Informationen verwenden Sie unterschiedliche Listentypen.

Ankündigungen     Verwenden Sie eine Ankündigungsliste, um Nachrichten und Status freizugeben und Erinnerungen auszugeben. Für Ankündigungen wird die erweiterte Formatierung mit Bildern, Hyperlinks und formatiertem Text unterstützt.

Kontakte      In einer Kontaktliste können Sie Informationen über Personen oder Gruppen speichern, mit denen Sie zusammenarbeiten. Wenn Sie ein mit Office SharePoint Server 2007 kompatibles E-Mail- oder Kontaktverwaltungsprogramm verwenden, können Sie die Kontakte von der SharePoint-Website aus in dem anderen Programm anzeigen. Sie können z.B. eine Liste aller Anbieter Ihrer Organisation von Office Outlook 2007 aus aktualisieren. Eine Kontaktliste dient nicht direkt zur Verwaltung der Mitglieder Ihrer Website. Sie kann jedoch zum Speichern und Freigeben von Kontakten der Organisation verwendet werden, z.B. als Liste externer Anbieter.

Diskussionsrunden     Eine Diskussionsrunde kann eine zentrale Anlaufstelle zum Festhalten und Speichern von Teamdiskussionen sein. Ihr Format gleicht dem von Nachrichtengruppen. Wenn der Administrator die Listen auf der Website für das Empfangen von E-Mail-Nachrichten aktiviert hat, können in Diskussionsrunden E-Mail-Diskussionen der meisten gebräuchlichen E-Mail-Programme gespeichert werden. Sie können beispielsweise eine Diskussionsrunde für eine neue Produktversion der Organisation erstellen. Wenn Sie ein mit Office SharePoint Server 2007 kompatibles E-Mail-Programm verwenden, können Sie die Diskussionsrunde anzeigen und aktualisieren, während Sie mit dem anderen Programm arbeiten.

Hyperlinks     Eine Hyperlinkliste dient als zentraler Speicherort für Hyperlinks zum Internet, dem Unternehmensintranet und sonstigen Ressourcen. Sie können z.B. eine Hyperlinkliste zu den Websites Ihrer Kunden erstellen.

Kalender     In einem Kalender können Sie alle Teamereignisse für bestimmte Situationen wie z.B. Betriebsferien festhalten. Ein Kalender enthält ähnlich einem Tisch- oder Wandkalender visuelle Ansichten von allen Teamereignissen wie Besprechungen, sozialen Zusammenkünften und ganztägigen Ereignissen. Sie können auch Teammeilensteine wie Termine und Produktfreigabedaten ohne Bezug zu einem bestimmten Zeitabschnitt verfolgen. Wenn Sie ein mit Office SharePoint Server 2007 kompatibles E-Mail- oder Kalenderprogramm verwenden, können Sie den Kalender von der SharePoint-Website aus anzeigen und aktualisieren, während Sie mit dem anderen Programm arbeiten. Sie können z.B. den Kalender auf der SharePoint-Website mit Terminen aus dem Office Outlook 2007-Kalender aktualisieren, indem Sie beide Kalender in Office Outlook 2007 nebeneinander oder überlappend anzeigen.

Aufgaben     Mit einer Aufgabenliste können Sie Informationen zu Projekten und sonstigen anstehenden Ereignissen für Ihre Gruppe verfolgen. Sie können die Aufgaben den jeweiligen Personen zuweisen und im Lauf der Aufgabenbearbeitung den Status und den vervollständigten Prozentsatz anzeigen. Wenn Sie ein mit Office SharePoint Server 2007 kompatibles E-Mail- oder Aufgabenverwaltungsprogramm verwenden, können Sie die Aufgaben von der SharePoint-Website aus in dem anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Sie können z.B. eine Aufgabenliste für den Budgetprozess in der Organisation erstellen und sie dann zusammen mit den anderen Aufgaben in Office Outlook 2007 anzeigen und aktualisieren.

Projektaufgaben     Verwenden Sie eine Projektaufgabenliste, um Aufgabeninformationen in einer visuellen oder Gantt-Ansicht mit Statusanzeigen zu speichern. Im Lauf der Aufgabenbearbeitung können Sie den Status und den vervollständigten Prozentsatz verfolgen. Wenn Sie ein mit Office SharePoint Server 2007 kompatibles E-Mail- oder Aufgabenverwaltungsprogramm verwenden, können Sie die Projektaufgaben von der SharePoint-Website aus in dem anderen Programm anzeigen und aktualisieren. Sie können z.B. auf der SharePoint-Website eine Aufgabenliste erstellen, um die Arbeit zum Erstellen eines Übungshandbuchs abzugrenzen und zuzuweisen. Anschließend können Sie den Fortschritt der Organisation über Office Outlook 2007 verfolgen.

Problemverfolgung     Mithilfe einer Problemverfolgungsliste können Sie Informationen zu bestimmten Problemen, wie z.B. Supportproblemen, speichern und deren Fortschritt verfolgen. Sie könne Probleme zuweisen, in Kategorien einordnen und miteinander in Beziehung setzen. Sie können z.B. eine Problemverfolgungsliste zum Verwalten von Kundendienstproblemen und -lösungen erstellen. Sie können den Problemen auch bei jeder Bearbeitung Kommentare hinzufügen und einen Kommentarverlauf erstellen, der die ursprüngliche Problembeschreibung nicht ändert. So kann z.B. ein Kundendienstmitarbeiter die einzelnen Schritte zur Problembehebung und deren Ergebnisse festhalten. Sie können auch eine Problemverfolgungsliste mit einem Drei-Status-Workflow verwenden, um die Problem- oder Projektverfolgung in der Organisation zu erleichtern.

Umfrage     Verwenden Sie Umfragen, um Rückmeldungen, z.B. zur Mitarbeiterzufriedenheit oder zu einem Quiz, zu sammeln und zu kompilieren. Sie können die Fragen und Antworten auf verschiedene Arten entwerfen und einen Überblick über die Rückmeldungen anzeigen. Wenn Sie ein mit Microsoft Windows SharePoint Services (Version 3) oder Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 kompatibles Kalkulationstabellen- oder Datenbankprogramm installiert haben, können Sie die Ergebnisse exportieren und eingehender analysieren.

Benutzerdefiniert     Alle Listen können benutzerdefiniert werden. Sie haben aber auch die Möglichkeit, mit einer benutzerdefinierten Liste zu beginnen und dann nur die angegebenen Einstellungen anzupassen. Sie können auch eine Liste basierend auf einer Kalkulationstabelle erstellen, wenn Sie über ein mit Microsoft Windows SharePoint Services (Version 3) oder Windows SharePoint Services 2.0 kompatibles Kalkulationstabellenprogramm und über Microsoft Internet Explorer und Microsoft Windows verfügen. Sie können z.B. eine Liste aus Microsoft Office Excel 2007 importieren, die Sie zum Speichern und Verwalten von Lieferantenverträgen erstellt haben.

Darüber hinaus können Sie auf einfache Weise Informationen aus Geschäftsanwendungen wie SAP, Siebel und Microsoft SQL Server in eine Office SharePoint Server 2007-Website integrieren, indem Sie der Office SharePoint Server 2007-Liste einen Geschäftsdatenspaltentyp hinzufügen. Durch das Hinzufügen des Geschäftsdatenspaltentyps zu einer Liste erhalten Sie eine Elementliste, die eine Kombination von Spalten aus Office SharePoint Server 2007 und einer externen Geschäftsanwendung verwendet.

Sprachen und Übersetzer     Sie können eine Liste mit Sprachen und Übersetzern erstellen, die zusammen mit einem Übersetzungsverwaltungsworkflow in einer Übersetzungsverwaltungsbibliothek verwendet wird. Der Workflow verwendet die Liste, um dem in der Liste für die jeweilige Sprache angegebenen Übersetzer Übersetzungsaufgaben zuzuweisen. Sie können diese Liste manuell erstellen oder festlegen, dass sie automatisch beim Hinzufügen eines Übersetzungsverwaltungsworkflows zu einer Übersetzungsverwaltungsbibliothek erstellt wird.

KPI-Liste     KPIs (Key Performance Indicators) ermöglichen eine schnelle Auswertung des erzielten Fortschritts für messbare Ziele. Sie können KPI-Listen zur Verfolgung der Leistung mithilfe einer der folgenden vier Datenquellen festlegen: manuell eingegebene Daten, Daten in einer SharePoint-Liste, Daten in Microsoft Office Excel-Arbeitsbüchern oder Daten aus Analysis Services, einer Komponente von Microsoft SQL Server 2005. Sobald die KPI-Liste erstellt ist, kann jeder, der über Listenberechtigungen verfügt, den Status des Indikators auf einer Dashboard-Seite anzeigen.

 
 
Zutreffend für:
SharePoint Server 2007