Einführung in Workflows

Workflows ermöglichen Benutzern ein gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten und die Verwaltung von Projektaufgaben, da Geschäftsprozesse für Dokumente und Elemente auf einer Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website implementiert werden. Mithilfe von Workflows können Organisationen konsistente Geschäftsprozesse durchsetzen und ihre betriebliche Effizienz und Produktivität verbessern, indem die mit Geschäftsprozessen verbundenen Aufgaben und Schritte verwaltet werden. Dies ermöglicht den für diese Aufgaben zuständigen Benutzern, sich auf ihre Arbeit zu konzentrieren statt auf die Verwaltung des Workflows.



Was ist ein Workflow?

Ein Workflow kann als eine Reihe von Aufgaben beschrieben werden, die ein Ergebnis zur Folge haben. Im Zusammenhang mit Microsoft SharePoint-Produkten und -Technologien lässt sich die Definition eines Workflows wie folgt eingrenzen: das automatisierte Verschieben von Dokumenten oder Elementen durch eine Abfolge von Aktionen oder Aufgaben, die zu einem Geschäftsprozess gehören. Workflows können verwendet werden, um allgemeine Geschäftsprozesse innerhalb einer Organisation konsistent zu verwalten. Erreicht wird dies dadurch, dass die Organisation in die Lage versetzt wird, Dokumente oder Elemente in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek mit Geschäftslogik auszustatten. Geschäftslogik besteht aus einem Satz von Anweisungen, mit denen die Aktionen für Dokumente oder Elemente angegeben und gesteuert werden.

Mit Workflows lässt sich der mit dem Koordinieren von allgemeinen Geschäftsprozessen, z. B. Projektgenehmigung oder Dokumentüberprüfung, verbundene Kosten- und Zeitaufwand rationalisieren, da die zugehörigen Aufgaben verwaltet und nachverfolgt werden können. So können Sie beispielsweise auf einer Office SharePoint Server 2007-Website einen Workflow zu einer Dokumentbibliothek hinzufügen, um ein Dokument zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weiterzuleiten. Wenn der Autor eines Dokuments diesen Workflow für ein Dokument in der Bibliothek startet, erstellt der Workflow Aufgaben zur Dokumentgenehmigung, weist diese den Workflowteilnehmern zu und sendet dann E-Mail-Benachrichtigungen an die Teilnehmer. Diese enthalten Anweisungen zur Aufgabe und eine Verknüpfung mit dem zu genehmigenden Dokument. Während der Workflow ausgeführt wird, können der Besitzer des Workflows (hier der Autor des Dokuments) oder die Teilnehmer des Workflows auf der Seite Workflowstatus überprüfen, welche Teilnehmer ihre Workflowaufgaben abgeschlossen haben. Wenn die Workflowteilnehmer die Workflowaufgaben fertig gestellt haben, wird der Workflowbesitzer automatisch über den Abschluss benachrichtigt.

Die Aktionen im Genehmigungsworkflow in diesem Beispiel folgen dem in der folgenden Abbildung gezeigten Prozess.

Flussdiagramm des Genehmigungsworkflows

Workflows unterstützen nicht nur menschliche Arbeitsprozesse, sondern sie schaffen auch neue Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und das Bearbeiten von Dokumenten, Listen und Bibliotheken. Websitebenutzer können Workflows starten und daran teilnehmen, indem sie anpassbare Formulare verwenden, auf die über das Dokument oder Element in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek zugegriffen werden kann. Darüber hinaus ist die Workflowfunktion von Office SharePoint Server 2007 eng in 2007 Microsoft® Office System integriert. Die folgenden Workflowaufgaben können entweder in einer Office SharePoint Server 2007-Website oder direkt in bestimmten Clientprogrammen ausgeführt werden, die Bestandteil von 2007 Office Release sind:

  • Anzeigen der für ein Dokument oder Element verfügbaren Liste von Workflows
  • Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element
  • Anzeigen, Bearbeiten oder erneutes Zuweisen einer Workflowaufgabe
  • Abschließen einer Workflowaufgabe

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In Office SharePoint Server 2007 enthaltene Workflows

Eine Office SharePoint Server 2007-Website umfasst verschiedene Workflows für allgemeine geschäftliche Szenarios:

  • Genehmigung     Dieser Workflow leitet ein Dokument oder Element zur Genehmigung an eine Gruppe von Benutzern weiter. Standardmäßig ist der Genehmigungsworkflow mit dem Dokumentinhaltstyp verknüpft und daher automatisch in Dokumentbibliotheken verfügbar. Eine Version des Genehmigungsworkflows ist außerdem standardmäßig mit der Bibliothek für Seiten auf einer Veröffentlichungssite verbunden und kann zur Verwaltung des Genehmigungsprozesses für die Veröffentlichung von Webseiten verwendet werden.
  • Feedback sammeln     Dieser Workflow leitet ein Dokument oder Element an eine Gruppe von Benutzern weiter, um Feedback zu erhalten. Bearbeiter können Feedback bereitstellen, das kompiliert und an den Benutzer gesendet wird, der den Workflow initiiert hat. Standardmäßig ist der Workflow zum Sammeln von Feedback mit dem Dokumentinhaltstyp verknüpft und daher automatisch in Dokumentbibliotheken verfügbar.
  • Signaturen sammeln     Dieser Workflow leitet ein Microsoft Office-Dokument an eine Gruppe von Benutzern weiter, um deren digitale Signaturen zu sammeln. Dieser Workflow muss in einem Clientprogramm gestartet werden, das Teil von 2007 Office Release ist. Teilnehmer müssen ihre Signaturaufgaben abschließen, indem sie ihre digitalen Signaturen im relevanten Microsoft Office-Programm zum Dokument hinzufügen. Standardmäßig ist der Workflow zum Sammeln von Signaturen mit dem Dokumentinhaltstyp verknüpft und daher automatisch in Dokumentbibliotheken verfügbar. Der Workflow zum Sammeln von Signaturen wird allerdings nur dann für ein Dokument in der Dokumentbibliothek angezeigt, wenn dieses Dokument mindestens eine Microsoft Office-Signaturzeile enthält.
  • Dispositionsgenehmigung     Dieser Workflow, der Verwaltungsprozesse für Datensätze unterstützt, verwaltet den Ablauf und die Beibehaltung von Dokumenten, indem die Teilnehmer entscheiden können, ob abgelaufene Dokumente beibehalten oder gelöscht werden sollen. Der Workflow für die Dispositionsgenehmigung ist hauptsächlich für die Verwendung auf einer Datenarchivwebsite vorgesehen.
  • Drei Status     Dieser Workflow kann zur Verwaltung von Geschäftsprozessen verwendet werden, bei denen Organisationen zahlreiche Probleme oder Elemente nachverfolgen müssen, z. B. Kundendienstprobleme, Vertriebslead oder Projektaufgaben.
  • Gruppengenehmigung     Dieser Workflow ähnelt dem Genehmigungsworkflow, unterscheidet sich aber dadurch, dass er eine spezielle Dokumentbibliothek verwendet und eine personalisierte Ansicht der Genehmigungsprozesse bietet, an denen ein Benutzer teilnimmt. Dieser Workflow stellt ein hierarchisches Organigramm zum Auswählen der genehmigenden Personen bereit, das es diesen ermöglicht, anstelle einer Signatur ein Stempelsteuerelement zu verwenden. Diese Lösung ist nur für ostasiatische Versionen von Office SharePoint Server 2007 verfügbar.
  • Übersetzungsverwaltung     Mit diesem Workflow wird der Übersetzungsprozess für Dokumente verwaltet. Es werden Kopien des zu übersetzenden Dokuments erstellt und Übersetzungsaufgaben Übersetzern zugewiesen. Dieser Workflow ist nur für Übersetzungsverwaltungsbibliotheken verfügbar.

Jeder der genannten Workflows kann auf verschiedene Arten an die Anforderungen Ihrer Organisation angepasst werden. Wenn Sie z. B. einen Workflow zu einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzufügen, um ihn für die Verwendung in Dokumenten oder Elementen verfügbar zu machen, können Sie die Aufgaben- und Verlaufslisten anpassen, in denen Informationen über den Workflow gespeichert werden.

Startet ein Websitebenutzer einen Workflow für ein Dokument oder Element, kann er diesen anpassen, indem er die Liste der Teilnehmer angibt, ein Fälligkeitsdatum und Aufgabenanweisungen. Im Abschnitt Siehe auch finden Sie Links zu weiteren Informationen über das Arbeiten mit den oben beschriebenen vordefinierten Workflows.

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Unterstützung für benutzerdefinierte Workflows

Obwohl die in Office SharePoint Server 2007 verfügbaren Workflows bis zu einem gewissen Grad an unterschiedliche Anforderungen angepasst werden können, ist es manchmal sinnvoller für eine Organisation, Workflows zu entwickeln, die auf die spezifischen Geschäftsprozesse in der Organisation abgestimmt sind. Workflows können je nach Bedarf ganz einfach oder sehr komplex gestaltet werden. Entwickler haben die Wahl zwischen Workflows, die von den Benutzern einer Website gestartet werden, oder Workflows, die bei einem Ereignis automatisch gestartet werden, z. B. sobald ein Listenelement erstellt oder geändert wird. Wenn Ihre Organisation benutzerdefinierte Workflows entwickelt und bereitgestellt hat, sind diese zusätzlich zu oder anstelle der beschriebenen vordefinierten Workflows verfügbar.

Es gibt zwei Methoden, nach denen benutzerdefinierte Workflows für Office SharePoint Server 2007 erstellt werden können:

  • Professionelle Softwareentwickler können Workflows mithilfe von Visual Studio 2005 Extensions for Windows Workflow Foundation erstellen     Diese Workflows enthalten benutzerdefinierten Code und Workflow-Aktivitäten. Nachdem ein professioneller Entwickler benutzerdefinierte Workflows erstellt hat, kann ein Serveradministrator sie auf mehreren Websites bereitstellen.
  • Webdesigner können Workflows ohne Code für die Verwendung in einer bestimmten Liste oder Bibliothek mithilfe eines Programms zum Entwerfen von Websites entwerfen, z. B. Microsoft Office SharePoint Designer 2007.     Diese Workflows werden aus einer Liste der verfügbaren Workflow-Aktivitäten erstellt, und der Webdesigner, der den Workflow erstellt, kann die Workflows direkt in der Liste oder Bibliothek, in der sie verwendet werden, bereitstellen.

Wenn Sie einen benutzerdefinierten Workflow entwickeln lassen möchten, fragen Sie Ihren Websiteadministrator, welche Ressourcen in Ihrer Organisation verfügbar sind. Weitere Informationen zum Entwickeln benutzerdefinierter Workflows für Office SharePoint Server 2007 erhalten Sie im Microsoft Office SharePoint Server 2007 SDK, das Sie im SharePoint Server 2007-Entwicklerportal auf der MSDN-Website herunterladen können.

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Schritte beim Verwenden von Workflows

Mit dem Verwenden von Workflows in einem Dokument oder Listenelement sind verschiedene Schritte verbunden. Die einzelnen Schritte können von Benutzern mit verschiedenen Rollen durchgeführt werden. So kann ein Websiteadministrator einen Workflow zum Verwenden in einer Dokumentbibliothek bereitstellen, der Ersteller von Inhalten kann einen Workflow starten bzw. einen bereits gestarteten Workflow ändern, und eine dritte Person (z. B. Bearbeiter eines Dokuments oder genehmigende Person) kann die Workflowaufgabe abschließen.

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Hinzufügen eines Workflows zu einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp

Bevor ein Workflow verwendet werden kann, muss er einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzugefügt werden, damit er für Dokumente oder Elemente an einem bestimmten Speicherort verfügbar ist. Sie müssen über die Berechtigung (Berechtigungen: Die Sicherheitseinstellungen, die den Zugriff auf ein bestimmtes Element, eine Liste, Bibliothek oder Website gewähren oder verweigern.) zum Verwalten von Listen verfügen, um einen Workflow einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzufügen zu können. Meistens sind für diese Aufgabe Websiteadministratoren oder Benutzer zuständig, die bestimmte Listen oder Bibliotheken verwalten.

Die Verfügbarkeit eines Workflows innerhalb einer Website schwankt, je nachdem, wo er hinzugefügt wurde:

  • Wenn ein Workflow direkt einer Liste oder Bibliothek hinzugefügt wird, ist er für alle Elemente in dieser Liste oder Bibliothek verfügbar.
  • Wenn Sie einen Workflow einem Listeninhaltstyp (einer Instanz eines Websiteinhaltstyps, die einer bestimmten Liste oder Bibliothek hinzugefügt wurde) hinzufügen, ist er nur für die Elemente des Inhaltstyps in der bestimmten Liste oder Bibliothek verfügbar, mit denen der Inhaltstyp verbunden ist.
  • Wenn Sie einen Workflow einem Websiteinhaltstyp hinzufügen, ist dieser Workflow für alle Elemente dieses Inhaltstyps in jeder Liste und Bibliothek verfügbar, der eine Instanz dieses Websiteinhaltstyps hinzugefügt wurde. Wenn ein Workflow über die Listen oder Bibliotheken in einer Websitesammlung für Elemente eines bestimmten Inhaltstyps breit verfügbar sein soll, können Sie dies am effektivsten erreichen, indem Sie den Workflow direkt einem Websiteinhaltstyp hinzufügen.

Beim Hinzufügen eines Workflows zu einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp können Sie den Workflow durch Angeben bestimmter Optionen für den speziellen Speicherort anpassen:

  • Name für diese Instanz des Workflows
  • Aufgabenliste, in der die Aufgaben für den Workflow gespeichert werden
  • Verlaufsliste, in der alle mit dem Workflow verbundenen Ereignisse aufgezeichnet werden
  • Wie der Workflow gestartet werden soll
  • Zusätzliche Optionen speziell für einzelne Workflows (z. B. wie Aufgaben an Teilnehmer weitergeleitet werden, unter welchen Umständen der Workflow abgeschlossen wird und welche Aktionen nach dem Abschluss des Workflows auftreten)

Wenn Sie einen Workflow einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzufügen, machen Sie ihn damit für Dokumente oder Elemente an einem bestimmten Speicherort verfügbar, ohne ihn zu starten. Im Abschnitt Siehe auch finden Sie Links zu weiteren Informationen über das Hinzufügen von Workflows zu Listen, Bibliotheken oder Inhaltstypen.

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Starten eines Workflows für ein Dokument oder Element

Nachdem Sie einen Workflow einer Liste, einer Bibliothek oder einem Inhaltstyp hinzugefügt und ihn damit für die Verwendung verfügbar gemacht haben, können Sie ihn für ein Dokument oder Element starten (wenn er für einen manuellen Start konfiguriert wurde). Zum Starten wählen Sie den gewünschten Workflow aus der Liste mit für das Dokument oder Element verfügbaren Workflows aus. Ggf. müssen Sie die für den Workflow erforderlichen Daten in ein Formular eingeben. Je nachdem, wie der Workflow entwickelt und konfiguriert wurde, können Sie ihn eventuell weiter anpassen, wenn Sie ihn für ein Dokument oder Element starten. Passen Sie dazu Optionen wie Teilnehmer, Fälligkeitsdatum und Aufgabenanweisungen an.

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Ändern eines bereits gestarteten Workflows

Wenn Sie einen Workflow für ein Element gestartet haben, müssen Sie möglicherweise Änderungen an dessen Verhalten vornehmen. Beispielsweise kann der Benutzer, der ihn gestartet hat, weitere Teilnehmer hinzufügen. Ein Teilnehmer könnte seine Aufgabe einem anderen Teilnehmer zuweisen oder eine Änderung am Dokument oder Element anfordern, für das der Workflow ausgeführt wird. Einige der in Office SharePoint Server 2007 integrierten vordefinierten Workflows können während der Ausführung geändert werden. Wenn Ihre Organisation benutzerdefinierte Workflows entwickelt und bereitgestellt hat, ist es möglich, dass auch Änderungen an gerade durchgeführten Workflows erlaubt sind.

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Abschließen von Workflowaufgaben

Jedes Workflowereignis, das einen Benutzereingriff erfordert, wird durch eine Workflowaufgabe dargestellt. Wenn einem Workflowteilnehmer durch einen Workflow eine Aufgabe zugewiesen wird, kann er diese abschließen oder Änderungen am Workflow anfordern, indem er das Formular der Workflowaufgabe bearbeitet. In Office SharePoint Server 2007 können Workflowteilnehmer Workflowaufgaben auf der SharePoint-Website oder direkt in einem Clientprogramm abschließen, das Bestandteil von 2007 Office Release ist. Schließt ein Workflowteilnehmer eine Workflowaufgabe ab oder fordert er eine Änderung an, wird der Server angewiesen, den Workflow auf die nächste relevante Stufe zu verschieben.

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Verfolgen des Status von Workflows

Workflowbesitzer und -teilnehmer können auf der mit dem Workflow verbundenen Statusseite den Fortschritt eines Workflows verfolgen. Auf dieser Seite werden neben Statusinformationen über ausstehende Workflowaufgaben Verlaufsinformationen angezeigt, die den Workflow betreffen.

Office SharePoint Server 2007 umfasst Berichterstellungstools, die eine zusammenfassende Analyse des Workflowverlaufs bieten. Organisationen können auf Grundlage dieser Analyse Engpässe in Prozessen ermitteln oder feststellen, ob eine Gruppe die Leistungsziele für einen bestimmten Geschäftsprozess erreicht. Office SharePoint Server 2007 enthält verschiedene vordefinierte Microsoft Office Excel-Berichte, die für jeden Workflow verwendet werden können. Eine weitere Datenquelle für Workflowverlaufsinformationen sind SharePoint-Listen, die in anderen Programmen verwendet und analysiert werden können, z. B. Microsoft Office Visio 2007, Microsoft Office Access 2007 oder in benutzerdefinierten Prozessüberwachungslösungen

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Zutreffend für:
SharePoint Server 2007