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Workflows I: Grundlagen

Dokumentbibliothek, aus der E-Mail-Nachrichten an drei Bearbeiter gesendet werden

Eine Datei, die den Genehmigungsworkflow durchläuft.

Der einfachste der drei Workflows ist der Genehmigungsworkflow. Diesen Workflow stellen wir Ihnen in diesem Kurs zuerst vor. So können wir einige grundlegende Dinge klären, bevor Sie die beiden anderen, etwas komplizierteren Workflows kennen lernen. (Die beiden anderen Workflows werden in Kurs II und Kurs III dieser Reihe behandelt.)

Also: Wie funktioniert der Genehmigungsworkflow im Allgemeinen? Wenn Sie den Workflow in einer Datei in einer Dokumentbibliothek starten, geschieht Folgendes:

Legende 1 An die erste genehmigende Person wird eine spezielle E-Mail-Nachricht gesendet. Auf Ihrer SharePoint-Website wird diese E-Mail-Nachricht als "Aufgabe" bezeichnet, da sie einer Aufgabe für eine Person im Workflow entspricht. Durch die "Aufgabe" wird die Person zur Genehmigung der Datei aufgefordert. Dazu klickt sie auf die Schaltfläche Genehmigen. (Erläuterungen zu dieser Schaltfläche folgen in Kürze.)
Legende 2 Anschließend erhält die nächste Person eine Aufgabe. Sie klickt dann auch auf die Schaltfläche Genehmigen.
Legende 3 Dann wird eine Aufgabe an die letzte Person gesendet. Nachdem diese Person auf die Schaltfläche Genehmigen geklickt hat, ist der Workflow abgeschlossen.

Im Wesentlichen soll hier vermittelt werden, dass jede Aufgabe an jede genehmigende Person einzeln gesendet wird, und zwar in einer von Ihnen zuvor festgelegten Reihenfolge. Falls eine Person versäumt, die Datei zu genehmigen, kann dies dazu führen, dass die nächste Person ihre Aufgabe nicht erhält. Sie können jedoch ein Fälligkeitsdatum festlegen, sodass durch den Workflow eine Erinnerungsnachricht gesendet wird. Diese Einzelheiten werden in der nächsten Animation veranschaulicht.

Hinweis für Benutzer von Microsoft Office Outlook    Workflowaufgaben sind nicht mit Outlook-Aufgaben zu verwechseln, mit denen Sie Aufgaben verfolgen können. Workflowaufgaben sind etwas ganz anderes.

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