Übersicht: Verwenden eines Websitepostfachs für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team

Ein Websitepostfach ist ein zentrales Konto für die E-Mail- und Dokumentfreigabe, auf das Sie von einer SharePoint-Website aus zugreifen. Ihr Team kann ein Websitepostfach verwenden, um relevante E-Mail-Unterhaltungen auf Teamebene zu sammeln oder um beim Verfassen einer wichtigen E-Mail-Nachricht zusammenzuarbeiten. Ihr Team findet es eventuell auch hilfreich, wichtige Dokumente durch Verwendung eines Websitepostfachs auf sichere Weise zu teilen.

Nachdem ein Websitepostfach für Ihre Website eingerichtet wurde, wird ein neues E-Mail-Konto eingerichtet, das den Namen Ihrer Website verwendet. Angenommen, Sie besitzen beispielsweise eine Teamwebsite, die die URL "http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite" verwendet. Dann wäre die E-Mail-Adresse für dieses Websitepostfach "HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com".

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Sammeln von E-Mail-Unterhaltungen auf Teamebene

Viele Teams führen ziemlich regelmäßig Unterhaltungen per E-Mail. Einige dieser Unterhaltungen haben Informationen zum Ergebnis, die sich zukünftig als nützliche Referenz erweisen können. Statt diese Informationen im eigenen Posteingang aus den Augen zu verlieren, können Sie die nützlichste E-Mail innerhalb des Diskussionsthemas an Ihr Websitepostfach weiterleiten. Jeder, der für Ihre Website über Mitwirkungsberechtigungen verfügt, kann das Websitepostfach öffnen und diese Nachricht anzeigen. Auf diese Weise kann ein Teammitglied, das sich nach ein paar Monaten fragt, welche wesentlichen Informationen zu einer bestimmten Entscheidung geführt haben, das Websitepostfach öffnen, die in diesem Konto erfassten E-Mails durchsuchen und sich den Verlauf des fraglichen Themas ansehen.

Eine andere gute Möglichkeit zum Sammeln solcher E-Mail-Unterhaltungen auf Teamebene besteht darin, die E-Mail-Adresse des Websitepostfachs einfach auf Cc zu setzen, wenn eine E-Mail an das Team gesendet wird. Sie können die E-Mail-Adresse des Websitepostfachs sogar in eine Kontaktgruppe oder Verteilerliste aufnehmen, sodass sie automatisch bei jeder E-Mail berücksichtigt wird, die an Ihr Team gesendet wird.

E-Mail mit Websitepostfach im Cc-Feld.

Möchten Sie mehr erfahren?   Informationen finden Sie unter Koordinieren der Team-E-Mails mithilfe eines Websitepostfachs (oder wenn Sie Office 365 für Freiberufler und kleine Unternehmen verwenden unter Koordinieren der Team-E-Mails mithilfe eines Websitepostfachs).

Freigeben von Dokumenten für andere

Jedes Team besitzt Dokumente, die irgendwo gespeichert werden müssen und in der Regel für andere freigegeben werden sollen. Wenn Sie die Dokumente Ihres Teams auf Ihrer SharePoint-Website speichern, können Sie die Websitepostfach-App ganz einfach verwenden, um diese Dokumente für alle freizugeben, die über Zugriff auf Ihre Website verfügen.

 Wichtig    Wenn Benutzer ein Websitepostfach in Outlook anzeigen, wird eine Liste aller Dokumente angezeigt, die sich in den Dokumentbibliotheken dieser Website befinden. Websitepostfächer zeigen allen Benutzern dieselbe Liste der Dokumente an, sodass manche Benutzer eventuell Dokumente sehen, auf die sie keinen Zugriff besitzen.

Wenn Sie Exchange verwenden, werden Ihre Dokumente ebenfalls in einem Ordner in Outlook angezeigt, was es Ihnen erleichtert, Dokumente an andere weiterzuleiten.

Weiterleiten eines Dokuments aus dem Websitepostfach

Möchten Sie mehr erfahren?   Informationen finden Sie unter Vereinfachen der Zusammenarbeit an Dokumenten mithilfe eines Websitepostfachs (oder wenn Sie Office 365 für kleine Unternehmen verwenden unter Vereinfachen der Zusammenarbeit an Dokumenten mithilfe eines Websitepostfachs). Ferner könnten Sie die Informationen in Vorbereiten der Verwendung von Websitepostfächern in Office 365 hilfreich finden.

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Zutreffend für:
Administrator für Office 365 Enterprise, Administrator für Office 365 Small Business, Office 365 Enterprise, Office 365 Midsize Business, Office 365 Midsize Business-Administrator, Office 365 Small Business, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Online Enterprise (E3 und E4), SharePoint Online für Office 365 Midsized Business, SharePoint Online für Unternehmen (E1 & E2), SharePoint Online Small Business, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Server 2013 Standard