Neuerungen in Microsoft SharePoint Online

Die aktuelle Version von Microsoft SharePoint Online umfasst eine Vielzahl von Verbesserungen und neuen Produktfunktionen. Dieser Artikel enthält eine thematisch gegliederte Zusammenfassung der Verbesserungen und Funktionen.

Inhalt dieses Artikels


Zusammenarbeit

Zusammenarbeit mit externen Benutzern

Sie können jetzt Personen außerhalb Ihres Unternehmens, z. B. Hersteller, vertrauenswürdige Geschäftspartner und Kunden, einladen, Inhalte Ihrer Websites anzuzeigen, gemeinsam zu nutzen und zu bearbeiten.

  • Die externe Freigabe ist standardmäßig aktiviert. Einzelne Websitesammlungsadministratoren oder Websitebesitzer können ihre Websites oder Dokumente ggf. extern freigeben.
  • Die externen Benutzer melden sich mit einer E-Mail-Adresse, die einem Windows-Konto zugeordnet wurde, bei dem Dienst an.
  • Neben dem Aktivieren oder Deaktivieren der externen Freigabe können SharePoint Online-Administratoren vorhandene Gäste von der externen Freigabe ausnehmen.

Weitere Informationen zur externen Freigabe in Office 365 für Freiberufler und kleine Unternehmen finden Sie unter Verwalten der Freigabe für externe Benutzer. Weitere Informationen zur externen Freigabe in Office 365 für Unternehmen finden Sie unter Verwalten der Freigabe für externe Benutzer.

OneNote-Integration in Teamwebsites

Beim Erstellen einer Teamwebsite wird jetzt automatisch ein gemeinsam genutztes OneNote-Notizbuch als Bestandteil der Website erstellt. Sie können mit diesem Notizbuch Informationen erfassen, zusammenstellen und freigeben.

  • Das freigegebene Notizbuch übernimmt die Berechtigungen der Teamwebsite.
  • Sie können Dokumente in Notizbuchseiten einbetten. Diese eingebetteten Dokumente werden automatisch als separate Dateien in einer Dokumentbibliothek gespeichert, sodass Sie sie wie andere in SharePoint gespeicherte Dokumente verwalten und gemeinsam nutzen können.

Soziale Netzwerke

Wie in früheren Versionen von SharePoint verfügt jeder Benutzer über ein Profil und eine persönliche Website (Meine Website). SharePoint Online ist nun in drei verschiedene Hubs umstrukturiert worden: Newsfeed, SkyDrive und Websites. Diese Hubs stehen in einer globalen Navigationsleiste zur Verfügung. Die in den persönlichen Websites verfügbaren Funktionen für soziale Netzwerke sind also vollständig in die SharePoint-Benutzeroberfläche integriert. Sie brauchen nicht mehr Ihre persönliche Website in einem Webbrowser aufzurufen, um auf die Funktionen für soziale Netzwerke zugreifen zu können.

Erstellen und Anzeigen von Beiträgen und Aktualisierungen im Newsfeed

Sie können jederzeit zu Ihrem persönlichen Newsfeed wechseln und Informationen im öffentlichen Newsfeed veröffentlichen, den Newsfeed auf Websites, denen Sie folgen, veröffentlichen, eine neue Unterhaltung auf einer Teamwebsite starten oder Aktualisierungen für Tätigkeiten anderer Benutzer anzeigen. Im neuen Mikroblogfeature (siehe Beschreibung im nächsten Abschnitt) können Sie Beiträge erstellen und "Unterhaltungen" starten. Über Optionen im Newsfeed können Sie Informationen wie folgt sortieren:

  • Newsfeed: Zeigt Aktualisierungen zu allen Objekten an, denen Sie derzeit folgen: Beiträge, Personen, Dokumente, Websites und Tags.
  • Jeder: Zeigt Unterhaltungen an, die von Personen in Ihrem Unternehmen gestartet wurden.
  • Erwähnungen: Zeigt nur Beiträge an, in denen Sie erwähnt werden.
  • Aktivitäten: Zeigt lediglich einen Feed Ihrer aktuellen Aktivitäten an (wie auf der Seite Über mich).
  • Gefällt mir: Zeigt alle Elemente an, die Ihnen gefallen.

Die Seite "Newsfeed" bietet schnellen Zugriff auf die Liste der Personen, Dokumente, Websites und Tags, denen Sie folgen. Beachten Sie die folgenden Details zu diesen Listen:

  • In der Liste der Personen, denen Sie folgen, können Sie optional eine Liste der Personen anzeigen, die Ihnen folgen.
  • Klicken Sie auf ein Popupsymbol für eine Person, um den aktuellen Newsfeed der Person und einen Link zum Profil der jeweiligen Person anzuzeigen.
  • Ihr Newsfeed wird aktualisiert, wenn eine Person, der Sie folgen, beginnt, anderen Personen, Dokumenten, Websites oder Tags zu folgen. Optional können Sie eine E-Mail-Benachrichtigung über diese Aktivitäten erhalten.
  • Tags entsprechen den Interessen, die Sie zu Ihrem Benutzerprofil hinzugefügt haben.

Neue Mikrobloggingfeatures

Wenn Sie mit Websites populärer sozialer Netzwerke vertraut sind, sind die neuen Mikrobloggingfeatures, mit denen Sie sich an Unterhaltungen zu einem bestimmten Thema in Ihrem Newsfeed beteiligen können, für Sie "alte Bekannte". Mikroblogging bietet folgende Möglichkeiten:

  • Veröffentlichen von Beiträgen im öffentlichen Newsfeed, in dem alle Benutzer Ihrer Organisation Ihre Beiträge anzeigen und beantworten können.
  • Veröffentlichen von Beiträgen im Newsfeed einer Teamwebsite, der von einer bestimmten Personengruppe gemeinsam genutzt wird.
  • Verweisen auf andere Personen in Ihren Beiträgen. Die Personen werden benachrichtigt, wenn sie in einem Beitrag erwähnt werden. Sie können schnell alle Beiträge anzeigen, in denen Sie erwähnt wurden.
  • Einfügen von Tags in Newsfeedbeiträge. Sie können schnell alle Unterhaltungen anzeigen, in denen das betreffende Tag vorkommt.
  • Freigeben kompletter Unterhaltungen durch Senden eines Links.
  • "Gefällt mir"-Beiträge im Newsfeed. Personen, die Ihnen folgen, sehen Beiträge, die Sie interessant finden, in ihren Newsfeeds. Sie können die Beiträge, die Ihnen gefallen, später erneut anzeigen.
  • Einfügen von Bildern, Videos, Links zu Dokumenten und Web-URLs in ihre Beiträge. Sie können Web-URLs auch als Text anzeigen.

Weitere Möglichkeiten zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten oder Websites

Diese Version umfasst mehr Optionen für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Websites:

  • Sie können jetzt persönliche Dokumente in einer einzelnen persönlichen Bibliothek speichern, die überall zugänglich ist - SkyDrive. Sie müssen Dokumente nicht mehr in freigegebene Dokumente und persönliche Dokumente aufteilen. Alle Dokumente in dieser Bibliothek sind zunächst als persönlich gekennzeichnet, bis sie freigegeben werden.
  • Mit dem neuen Befehl Freigeben können Sie schnell Dokumente oder Websites freigeben. Sie können Personen einladen, bestimmte freigegebene Dokumente zu nutzen, und deren Zugriffsmöglichkeiten steuern (lesen, schreiben usw.). Das Steuerelement Freigeben bietet weiterhin folgende Möglichkeiten:
    • Senden eines "Gästelinks" zu Dokumenten für Personen außerhalb Ihrer Organisation oder an Personen ohne Benutzername und Kennwort. Freigeben eines Dokuments oder einer Website für eine ausgewählte Personengruppe über einen Link für "ausgewählte Personen". Schnelles Feststellen, wer ein Dokument oder eine Website freigibt.
    • Senden einer personalisierten E-Mail-Einladung beim Freigeben eines Dokumente oder einer Website.
  • Empfangen von Hinweisen im Newsfeed, wenn ein Dokument aktualisiert wird.

Verfolgen wichtiger SharePoint-Websites auf der Seite "Websites"

Auf der Seite Websites können Sie schnell neue Teamwebsites erstellen. Sie können SharePoint-Websites folgen und auf der Seite Websites eine Liste der Websites, denen Sie folgen, anzeigen. Personen, die Ihnen folgen, erhalten einen entsprechenden Hinweis, wenn Sie beginnen, einer Website zu folgen. Wenn eine von Ihnen erstellte Website einen Newsfeed umfasst, können Sie Informationen aus Ihrem eigenen persönlichen Newsfeed in diesem Newsfeed veröffentlichen.

Verfolgen von Aufgaben

Sie können Ihre aktuellen Aufgaben auf einer Zeitachse anzeigen, z. B. Aufgaben, die Ihnen in SharePoint zugewiesen wurden, sowie Aufgaben, die Sie in anderen Anwendungen wie Outlook eingegeben haben und über Exchange an SharePoint gesendet werden. Sie können neue Aufgaben erstellen und Aufgaben mithilfe von Ansichten filtern. Sie können beispielsweise feststellen, welche Aufgaben aktiv sind, beendet wurden oder fällig werden.

Features für die Verwaltung von Benutzerprofilen

Benutzerprofile in SharePoint Online weisen hohe Ähnlichkeit mit denen in früheren Versionen auf. Sie umfassen jedoch die folgenden bedeutenden Verbesserungen:

  • Die Navigation wurde optimiert, sodass Sie jetzt einfacher zwischen den verschiedenen Bereichen Ihres Profils sowie der Profile anderer Personen wechseln können.
  • Die Freigabeoptionen für alle Felder wurden vereinfacht und umfassen jetzt Jeder und Privat.
  • Die Newsfeedeinstellungen (Aktivitäten, die ich freigeben möchte und Personen, denen ich folge) sind aus Datenschutzgründen standardmäßig deaktiviert. Sie müssen die Aktivitäten, die Sie freigeben möchten, manuell aktivieren. Unterhaltungen und E-Mail-Benachrichtigungen sind jedoch standardmäßig aktiviert.

Dokumentbibliotheken

Verwalten von Dokumenten mit dem neuen Popupfeature

Das neue Popupfeature für Dokumente in einer Bibliothek stellt leistungsfähige Befehle und Kontextinformationen bereit. Sie können Dokumente öffnen, freigeben oder diesen folgen, die Vorschau des Dokuments und andere Informationen anzeigen und direkt im Popup andere Aktionen ausführen.

Ziehen und Ablegen

Sie können nun Dateien mit dem Datei-Explorer und SharePoint zwischen Ihrem Desktop und einem beliebigen Speicherort per Drag&Drop verschieben.

Synchronisieren von Dokumentbibliotheken mit Ihrem Computer mithilfe von SkyDrive Pro

Mit SkyDrive Pro können Sie Dokumentbibliotheken mit Ordnern in Ihrem Windows-Dateisystem synchronisieren. SkyDrive Pro ermöglicht den Zugriff auf Ihre Dokumente, wenn Sie offline sind, und synchronisiert Aktualisierungen automatisch mit dem Server, wenn Sie wieder online sind.

Office on Demand

Wenn Ihr Office 365-Plan eine Abonnement von Office 2013 umfasst, können Sie Office on Demand mit SharePoint Online verwenden. Mit Office on Demand können Sie Office-Anwendungen auf PCs verwenden, auf denen Office nicht installiert ist. Angenommen, Sie müssen eine Frist einhalten, können aber nicht länger im Büro bleiben. Sie gehen nach Hause, bereiten das Abendessen für die Kinder vor, und dann setzen Sie sich an Ihren Heimcomputer und erledigen Ihre Arbeit.

Wenn Sie sich bei Office 365 anmelden, können Sie die Datei auf Ihrer SharePoint-Website öffnen und mit der Bearbeitung beginnen, als hätten Sie Office auf Ihrem PC installiert. Die umfassenden Bearbeitungsfunktionen stehen Ihnen alle in Ihrem Internetbrowser zur Verfügung.  Office on Demand-Anwendungen werden auf Ihren PC "gestreamt", ohne dauernd installiert zu sein. Wenn Sie sich von Office 365 abmelden, stehen den Benutzern dieses PC die Anwendungen und Dokumente nicht mehr zur Verfügung.

Sie können Office on Demand auf einem PC verwenden, der mit dem Internet verbunden ist und auf dem Windows 7 oder höher ausgeführt wird.

Websiteanpassung

Schnelleres Erstellen und Bearbeiten von Listen

Sie können Listen jetzt wie in Programmen wie Microsoft Excel direkt auf der Seite erstellen und bearbeiten. Durch einfaches Klicken auf einen Link können Sie beispielsweise Spalten hinzufügen, bearbeiten oder löschen, ohne die derzeit bearbeitete Seite zu verlassen.

Bearbeiten von Text in Websites

Der Rich-Text-Editor umfasst viele Verbesserungen für verschiedene Websites, einschließlich Blogs und Wikis. Sie können jetzt Videos einbetten, Text aus Microsoft Word kopieren und einfügen, ohne dass die Formatierung verloren geht, und Bilder in den Rich-Text-Editor ziehen und ablegen.

Auswählen eines neuen Aussehens und Designs für jede Website

Das neue Feature Aussehen auswählen ermöglicht eine einfachere Änderung von Aussehen und Verhalten der Website und stellt mehr auswählbare Designs bereit. Sie brauchen lediglich Aussehen, Hintergrund, Layout und Schriftarten auswählen - fertig.

Neuer Entwurfs-Manager für erweiterte Entwurfsfunktionen oder Branding

Wenn Sie das Design einer Website von Grund auf neu gestalten oder ein eigenes früheres Design wiederverwenden müssen, können Sie den Entwurfs-Manager verwenden, mit dem Sie Gestaltungsseiten, Seitenlayouts, mobile Ansichten usw. ändern können. Dieses Feature ist insbesondere für den erweiterten Websiteentwurf und für das Branding der öffentlich zugänglichen Website, der internen Websitesammlung oder des Portals von Nutzen.

Öffentliche Website

Die öffentliche Website in SharePoint Online umfasst ein neues Design und neue Features zum Anpassen von Website und einzelnen Seiten. Da die Website auf der SharePoint-Plattform basiert, sind jetzt Veröffentlichungsfunktionen, mehr Webparts und erweiterte Entwurfsoptionen verfügbar.

Aktivieren oder Deaktivieren der öffentlichen Website

Sie können die öffentliche Website jetzt deaktivieren, damit sie im Internet nicht sichtbar ist. Dies ist direkt in der Website oder auf den Office 365-Verwaltungsseiten möglich. Dies ist nützlich, wenn sich die Website im Aufbau befindet, oder in den seltenen Fällen, in denen die Website offline geschaltet werden muss. Sie können die öffentliche Website wieder aktivieren, wenn sie online geschaltet werden kann.

Mehr Optionen für die Seitenbearbeitung

Die öffentliche Website umfasst jetzt mehr Optionen für die Seitenbearbeitung. Sie können Seiten bearbeiten und als Entwurf speichern oder veröffentlichen. Sie können Text und Bilder hinzufügen und formatieren, Videos und Web Parts einbetten usw. Weiterhin wurde das Ändern von Websitetitel, Logo, Fußzeile und anderen Websiteelementen vereinfacht. Sie können auch ein eigenes Cascading Style Sheet kopieren und einfügen und auf die Webseite anwenden.

Einfaches Ändern von Aussehen und Design

Sie können Aussehen und Verhalten der gesamten Website schnell und einfach mit dem Feature Aussehen ändern ändern. Mit diesem Feature können Sie einen Katalog mit Designs durchsuchen, das gewünschte Design auswählen sowie Hintergrundbild und Schriftart ändern - schon sind Sie fertig. Die neuen Designs weisen ein vollkommen neues Aussehen im Vergleich mit der früheren öffentlichen Website von Office 365 auf.

Websitenavigation

Sie können die Websitenavigation jetzt direkt in den Navigationslinks anpassen. In der Navigation ist die neue Option Links bearbeiten verfügbar. Wenn Sie auf diese Option klicken, können Sie einen neuen Link hinzufügen, einen Link umbenennen, Links an neue Positionen ziehen und ablegen usw.

Entwurfs-Manager für erweiterte Websiteentwurfsfunktionen

Wenn Sie das Design der Website von Grund auf neu erstellen oder ein bereits vorhandenes Design verwenden möchten, können Sie den Entwurfs-Manager verwenden. Sie können damit eine herkömmliche HTML-Webseite in eine SharePoint-Gestaltungsseite mit Seitenlayouts, mobilen Ansichten, Cascading Style Sheets usw. umwandeln. Sie können das Design mit Ihrem eigenen Website-Editor erstellen und die Dateien anschließend in den Entwurfs-Manager hochladen.

Optimieren der Website für Suchvorgänge

SharePoint Online ermöglicht jetzt eine einfachere Optimierung der Website für Suchvorgänge, damit Kunden Sie im Web finden. Beim Erstellen einer Seite können Sie Metadaten für Titel, Stichwörter sowie Beschreibung eingeben und diese Eigenschaften später beim Analysieren der Suchergebnisse anpassen. Sie können auch Werte angeben, die in der Sitemap enthalten sein sollen, die von Suchmaschinen verwendet wird, um neue Seiten in Ihrer Website zu ermitteln.

Anzeigen von Berichten zur Websitenutzung

Um festzustellen, wie die Website von Besuchern der Website genutzt wird, können Sie die Berichte zur Websitenutzung (Trenddaten für die Popularität) in Microsoft Excel öffnen. Diese Berichte zeigen die Treffer für einzelne Tage oder Monate und die jeweiligen Benutzer der Website an.

Communitywebsite

SharePoint Online erweitert das Konzept von Diskussionsrunden durch neue Communitywebsites. Dabei handelt es sich um Websitesammlungen, die mit der neuen Vorlage Communitywebsite erstellt wurden.

Vorteile

Communitywebsites fördern die team- und gruppenübergreifende gemeinsame Nutzung von Informationen in einer Organisation sowie die offene Kommunikation, indem Benutzer einfache Möglichkeiten erhalten, ihre Interessen und Kompetenzen mitzuteilen sowie vom Wissen und den Erfahrungen anderer in bestimmten Bereichen zu profitieren.

Communitywebsites bieten im Vergleich mit E-Mails, Chats oder anderen Kommunikationsmethoden mehrere Vorteile, wie z. B.:

  • Verfügbarkeit aller Inhalte der Communitywebsite für alle Mitglieder der Community.
  • Speicherung des Diskussionsverlaufs in Übereinstimmung mit den Governancerichtlinien.
  • Integrierte Suchfunktion, sodass die Mitglieder alle Inhalte in der Community durchsuchen können.
  • Bewertungen, die Mitgliedern die Möglichkeit bieten, einzelne Beiträge und Antworten zu bewerten. Bewertungen beeinflussen die Reputation von Communitymitgliedern.
  • Punktesystem, das Mitglieder für die Teilnahme in der Community belohnt.
  • Kategorisierung von Inhalten, um die Auffindbarkeit zu verbessern und die Wartung zu vereinfachen.
  • Websitewartung über SharePoint-Listen, die eine vertraute Oberfläche aufweisen und die Möglichkeit bieten, die Vorteile der leistungsfähigen Features von SharePoint für Governance, Datensatzverwaltung und Workflowintegration zu nutzen.

Projektwebsite

Projektwebsites ermöglichen eine effektive Zusammenarbeit von Personen einer Organisation in einfachen Projekten. Projektmanager erhalten schnell eine Übersicht über die Vorgänge in einem Projekt und Teammitglieder können schnell feststellen, wie ihre Arbeit im Gesamtkontext einzuordnen ist. Projektwebsites ermöglichen Teams auch den Zugriff und die gemeinsame Nutzung von sachdienlichen Daten, Dokumenten und Mitteilungen.

Eine Projektwebsite umfasst:

  • Projektzusammenfassung-Webpart
  • Visuelle Darstellung des zeitlichen Ablaufs der Projektaufgaben
  • Zeitplan für Projektaufgaben
  • Bibliothek zum Speichern der relevanten Projektdokumente
  • Notizbuch für die schnelle Erfassung und Strukturierung von Informationen zum Projekt
  • Gemeinsam genutzter Kalender für Teamereignisse
  • Möglichkeit zur Verbindung mit der Clientanwendung Project Server 2013

Bei einer Verbindung zwischen SharePoint und Exchange kann eine Projektwebsite auch ein Teampostfach für die gesamte (multimediale) Kommunikation zum Projektfortschritt enthalten. Wenn eine Projektwebsite Bestandteil einer Websitesammlung für Project Server 2013 ist, können auch Probleme, Risiken und Liefergegenstände erfasst werden. Die Aufgabenliste in der Projektwebsite (oder in einer Teamwebsite) kann zu Project Web App hinzugefügt werden, um die Projektmanagementfunktionalität zu verbessern.

Enterprise Content Management

Fallmanagement, permanente Archivierung und Compliance (nur SharePoint Online für Unternehmen)

Microsoft SharePoint Online umfasst neue Tools, die Fallmanagement sowie permanente Archivierung und Compliance unterstützen.

eDiscovery und Fallmanagement

Mit der Websitevorlage eDiscovery-Center kann ein Portal erstellt werden, über das Sie auf eDiscovery-Fälle zugreifen und Suchen ausführen, Inhalte temporär sperren (z. B. bei Rechtsstreitigkeiten oder Untersuchungen) sowie Inhalte exportieren können. Der SharePoint Online-Administrator kann für jeden Fall eine eDiscovery-Center-Websitesammlung erstellen und Benutzern die entsprechenden Berechtigungen erteilen, eine eigene Website für eDiscovery-Fälle zu erstellen. Bei jedem Fall handelt es sich um eine Website für die Zusammenarbeit, die eine Dokumentbibliothek umfasst, in der Sie Dokumente speichern können, die sich auf den Fall beziehen.

Darüber hinaus können Sie jedem Fall im eDiscovery-Center die folgenden Elemente zuordnen:

  • Quellen: Exchange-Postfächer oder SharePoint-Websites.
  • Abfragen: Die Suchkriterien, wie z. B. Autor, Datumsbereich und beliebige Textausdrücke, sowie der Suchbereich. Mithilfe von Abfragen werden die zu exportierenden Inhalte ermittelt.
  • eDiscovery-Sets: Kombinationen von Quellen und Abfragen sowie Angaben zur permanenten Archivierung von Inhalten. eDiscovery-Sets ermöglichen das Ermitteln und permanente Archivieren von Inhalten.
  • Exporte: Speicherpositionen, an die exportierte Inhalte heruntergeladen werden.

Wenn ein eDiscovery-Fall angelegt werden muss, z. B. ein Rechtsfall oder eine Buchprüfung, kann ein Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung einen neuen Fall erstellen, Informationsquellen für Suchvorgänge hinzufügen, Abfragen zum Ermitteln des für den Fall relevanten Materials erstellen und dann die Abfragen ausführen. Der Benutzer kann die Websites und Postfächer, in denen Inhalte ermittelt wurden, permanent archivieren, sowie die Elemente speichern und exportieren, die die Abfragekriterien erfüllen. Beim Schließen des Falls können alle temporären Sperren für den Fall wieder aufgehoben werden.

Permanente Archivierung von Inhalten

Inhalte im Compliance-Archiv (temporär gesperrte Inhalte) werden permanent archiviert, können von den Benutzern aber weiterhin geändert werden. Der Zustand der Inhalte zum Zeitpunkt der temporären Sperre wird aufgezeichnet. Wenn ein Benutzer Inhalte ändert oder löscht, wird das Element beim Löschen gespeichert, sodass die ursprüngliche, permanent archivierte Version weiterhin verfügbar ist. Normale Benutzer sehen die aktuelle Version des Inhalts. Lediglich Compliance-Beauftragte mit der Berechtigung, die eDiscovery-Features zu nutzen, können auf die ursprüngliche, permanent archivierte Version zugreifen.

Das permanente Archivieren von Inhalten weist Ähnlichkeit mit dem temporären Sperren von Inhalten auf, allerdings mit den folgenden Erweiterungen:

  • SharePoint-Websites und Exchange-Postfächer können permanent archiviert werden, sodass die zu den jeweiligen Websites und Postfächern gehörenden Dokumente, Listenelemente, Seiten und E-Mail-Objekte geschützt sind.
  • Die permanente Archivierung erfolgt auf Websiteebene. Durch Archivieren einer Website wird der Inhalt der Website permanent archiviert.
  • Benutzer können permanent archivierte Inhalte weiterhin bearbeiten. Die Inhalte bleiben an derselben Speicherposition, sodass Benutzer Inhalte bearbeiten und löschen sowie neue Inhalte hinzufügen können.
  • Ein Benutzer mit eDiscovery-Berechtigung kann auf die ursprüngliche Version des permanent archivierten Inhalts zugreifen.

Sie müssen Websites oder Postfächer nicht komplett permanent speichern. Sie können mit einer Abfrage den Umfang der permanenten Archivierung festlegen, sodass nur Inhalte, die der Abfrage entsprechen, permanent archiviert werden.

Neue Verarbeitungsmöglichkeiten für Video und Rich-Media (nur SharePoint Online für Unternehmen)

Verwalten von Videos

  • Jedes in eine SharePoint-Website hochgeladene Video wird nicht nur auf einer Standardseite wiedergegeben, sondern verfügt über eine eigene Wiedergabeseite mit Metadaten zum Video.
  • Video-Sets ermöglichen verschiedene Darstellungen eines Videos (unterschiedliche Auflösungen, verschiedene Codierungsformate und geringfügig geänderte Videoinhalte, z. B. Audio in anderen Sprachen). SharePoint bestimmt die Codierung für die Wiedergabe anhand der Eigenschaften von Browser und Gerät.
  • Darüber hinaus wird das Einbetten von Videoquellen außerhalb von SharePoint (z. B. YouTube) unterstützt.

Suchen von Videos

  • Sie können auf einer Suchergebnisseite direkt eine Videovorschau anzeigen.
  • Bei einer normalen Suche erkennt SharePoint anhand von einfachen Schlüsselwörtern wie Vortrag, Rede, Video usw., ob die Abfrage des Benutzers darauf hindeutet, dass ein Interesse an der Anzeige von Videos besteht. Alle relevanten Videos werden dann am Anfang der Videogruppe angezeigt.
  • Bei der Durchführung einer Videosuche können Sie die Videoliste über Eigenschaften wie Videodauer oder Zeitpunkt, zu dem das Video hochgeladen wurde, optimieren.

Wiedergeben von Videos

  • Jedes Video verfügt über eine eigene Wiedergabeseite mit Metadaten zum Video und zu dessen Besitzer sowie einer Liste zugehöriger Dokumente. Wenn jemand beispielsweise einen Schulungsvortrag liefert, kann die Person auch die verwendete PowerPoint-Präsentation zusammen mit der Videoaufzeichnung hochladen. Auf der Wiedergabeseite kann die Person, die das Video anzeigt, auch zwischen den verfügbaren Auflösungen wechseln, das Video bewerten und das Video herunterladen.
  • Es werden Wiedergabeprogramme für HTML 5-Video und Silverlight unterstützt.

Suchen

Verbesserungen bei der Suche von Personen und Know-how

Die phonetische Suche funktioniert jetzt in mehreren Sprachen. Neben Kontakt- und Unternehmensinformationen zeigen die Suchergebnisse jetzt Dokumente und Informationen zu zurückliegenden Projekten an, die das Know-how einer Person verdeutlichen. Visitenkarten ermöglichen eine direkte Kontaktaufnahme zu Personen in den Suchergebnissen.

Verbesserungen bei der Navigation

Die verbesserte Navigation erleichtert das Auffinden des Suchfelds, das Durchführen einer Suche sowie das Finden von Ergebnissen, die einfach auf eine Website oder höhere Ebenen beschränkt werden können. Die Suchergebnisse werden logisch gruppiert und stellen basierend auf früheren Ergebnissen Vorschläge für Abfragen bereit. Der Kurzinfobereich ermöglicht die Anzeige von zusätzlichen Daten zu einem Element in den Suchergebnissen, ohne auf das Element klicken zu müssen.

Suchcenter

Websiteadministratoren können Suchcenter erstellen und verwalten sowie Gestaltung und Einstellungen anpassen, die die Sucherergebnisse beeinflussen.

Business Intelligence

Herstellen von Verbindungen zu externen Daten mithilfe von OData-Anbietern in Excel

In Microsoft Excel 2013 können Sie mit OData-Anbietern, die in Office 365 oder in SharePoint gehostet werden, Verbindungen mit externen Daten herstellen. So können Sie Berichte für Project Online und andere Zwecke erstellen.

Speichern von Business Intelligence-Inhalten in einem neuen, verbesserten Business Intelligence Center

Eine neue, optimierte Business Intelligence Center-Websitevorlage vereinfacht die zentrale Verwaltung von Berichten, Scorecards, Dashboards und Datenquellen. Mit Excel Services können Sie Berichte, Scorecards und Dashboards veröffentlichen. Das Business Intelligence Center umfasst darüber hinaus Beispieldateien, z. B. Excel Services-Beispielarbeitsmappen.

Workflows (nur SharePoint Online für Unternehmen)

Microsoft SharePoint Designer 2013 umfasst wesentliche Verbesserungen beim Entwurf von Workflows und bei der Modellierung komplexer Geschäftslogik und -prozesse. Die neuen Workflowfunktionen ermöglichen erweiterte, stabile Lösungen ohne Code.

Überarbeitete Workflowarchitektur, die Workflows von Vorversionen unterstützt

SharePoint 2013-Workflows basieren auf einer neuen Architektur und Infrastruktur mit der Bezeichnung Windows Workflow Foundation 4 (WWF4). SharePoint 2010-Workflows können jedoch weiterhin ausgeführt werden (einschließlich aller vordefinierten Workflows, die auf Windows Workflow Foundation 3 (WWF3) basieren). Zu den vordefinierten Workflows zählen die Workflows Genehmigung, Feedback sammeln und Signaturen erfassen für Information Worker, die viele häufig benötigte Workflows abdecken. Sie können direkt im Browser erstellt und mit SharePoint Designer 2013 weiter modifiziert werden.

Phasen ermöglichen eine komplexere Logik

Workflowphasen ermöglichen die Modellierung von Workflows als Container für logisch gruppierte Aktionen. Die Nützlichkeit von Phasen kann folgendermaßen verdeutlicht werden: Stellen Sie sich vor, Sie erstellen eine Helpdesk-Website, bei der jede Anfrage ein Formular ist, das einen Lebenszyklus durchläuft. Dieser Lebenszyklus wird als Folge von Änderungen eines Statusfelds modelliert (Angelegt, Zugewiesen, Gelöst, Bestätigt, Geschlossen). Beim Entwurf des Workflows für diesen Prozess können Sie sich jeden Statuswert als Phase vorstellen. Sie können eine Phase erstellen, die entsprechende Bedingungen und Aktionen umfasst, und mithilfe von Übergängen ohne Einschränkungen zwischen Phasen wechseln.

Schleifen ermöglichen die Wiederholung von Vorgängen

Phasen ermöglichen auch das Erstellen von Schleifen, sodass Sie mehr Einflussmöglichkeiten über den Logikablauf erhalten und komplexere Workflows erstellen können. Bei einer Schleife handelt es sich um einen Container, mit dem Sie Bedingungen und Aktionen gruppieren können, die im Workflow wiederholt verarbeitet werden sollen. Sie können festlegen, dass eine Schleife N-Mal oder solange verarbeitet wird, bis eine exit-Bedingung oder ein Ausdruck zutrifft. Eine Schleife kann auch in eine andere Schleife verschachtelt werden. Allerdings muss beachtet werden, dass kein Schutz vor unendlichen Schleifen besteht.

Zwei Möglichkeiten zum Erstellen von Workflows

Es gibt jetzt zwei Möglichkeiten, Workflows zu erstellen: der herkömmliche textbasierte Workflow-Designer und ein neuer visueller Designer, der auf Microsoft Visio 2013 und den Visio-Shapes für Workflows basiert. Darüber hinaus können Sie bei der Bearbeitung eines Workflows dynamisch zwischen dem textbasierten Designer und dem visuellen Designer wechseln. So können Sie den Designer verwenden, der jeweils am besten geeignet ist.

Visueller Designer    Sie können Ihre Workflows visuell entwerfen, indem Sie Shapes direkt ziehen, ablegen und verbinden. Daneben können Sie im neuen visuellen Workflow-Designer alle Eigenschaften einer Workflowaktion festlegen. Markieren Sie einfach das Shape, und klicken Sie dann auf das Aktionstag. Darüber hinaus werden im visuellen Designer die Eigenschaftenraster für Bedingungen und Aktionen angezeigt, wenn Sie die Eigenschaften des Aktionstags aufrufen, ebenso wie im deklarativen Workflow-Designer. Der visuelle Designer wird angezeigt und steht zur Verfügung, wenn auf dem Clientcomputer Visio 2013 installiert ist und sich die Website, auf der Sie Workflows entwerfen, auf einem Server befindet, der auf Windows Workflow Foundation 4.0 basiert.

Herkömmlicher textbasierter Designer    Bei der Arbeit im textbasierten Workflow-Editor stehen jetzt folgende Optionen zur Verfügung: Kopieren (STRG+C), Einfügen (STRG+V), Ausschneiden (STRG+X), Rückgängig machen (STRG+Z), Wiederholen (STRG+Y), Alles auswählen (STRG+A) sowie Auswahl durch Ziehen mit der Maus (einschließlich UMSCHALT+Ziehen und UMSCHALT+Pfeiltaste+Ziehen). Nachdem Sie im deklarativen Editor eine Auswahl vorgenommen haben, können Sie darüber hinaus mit der rechten Maustaste auf die Auswahl klicken, um ein Kontextmenü mit Befehlen wie Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, Nach oben und Nach unten anzuzeigen.

Verbesserter E-Mail-Editor

Wenn im Workflow eine E-Mail-Nachricht gesendet wird, können Sie die Nachricht jetzt mithilfe einer Standardsymbolleiste für die Formatierung im Workflow-E-Mail-Editor leichter formatieren. Nachdem Sie im E-Mail-Editor eine Auswahl vorgenommen haben, können Sie darüber hinaus mit der rechten Maustaste auf die Auswahl klicken, um ein Kontextmenü mit Befehlen wie Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, Rückgängig und Wiederholen anzuzeigen.

Neue Aktionen

Es wurden mehrere neue allgemeine Aktionen zur Unterstützung der neuen Features hinzugefügt:

  • Aufgabe zuordnen, Aufgabenprozess starten, Zu dieser Phase wechseln
  • Webdienst aufrufen
  • Listenworkflow starten, Websiteworkflow starten
  • Dynamischen Wert erstellen, Eigenschaft aus dynamischem Wert abrufen, Elemente in dynamischem Wert zählen
  • Zeichenfolge kürzen, Teilzeichenfolge in Zeichenfolge suchen, Teilzeichenfolge in Zeichenfolge ersetzen
  • Dokument übersetzen
  • Workflowstatus festlegen

Zum Erstellen von projektbasierten Workflows wurden mehrere neue Aktionen hinzugefügt:

  • Projekt aus aktuellem Element erstellen
  • Status der aktuellen Projektphase auf diesen Wert festlegen
  • Statusfeld im Ideenlistenelement auf diesen Wert festlegen
  • Auf Projektereignis warten
  • Dieses Feld im Projekt auf diesen Wert festlegen

Externer Datenzugriff

Bei der Arbeit mit externen Daten, die über Business Connectivity Services und Secure Store Services aktiviert wurden, können Sie die folgenden neuen Features verwenden.

Analysieren von externen Daten in Excel

Sie können Daten aus einer externen Liste nach Excel 2013 exportieren und die Daten laufend synchronisieren lassen. Nehmen Sie z. B. an, Sie möchten einen Lagerbestand in einer Liste verwalten, damit sie leichter freizugeben und zu aktualisieren ist, jedoch auch eine periodische Analyse der Lagerbestände in Excel durchführen. Die externen Daten, die nach Excel exportiert werden, werden durch die aktuelle Ansicht der externen Liste, die im externen Inhaltstyp definierten Filter und die Spracheinstellungen für die SharePoint-Website bestimmt.

Wenn Sie eine externe Liste nach Excel exportieren, erstellt Excel basierend auf einer Webabfragedatei eine Excel-Tabelle mit einer Datenverbindung zur externen Liste. Um weitere Änderungen anzuzeigen, die an der SharePoint-Liste in Excel vorgenommen wurden, können Sie die Daten aktualisieren. Sie können in Excel keine Änderungen an der externen Datenquelle vornehmen. Wenn Sie eine Aktualisierung vornehmen, werden alle in Excel vorgenommenen Änderungen überschrieben.

Hinzufügen von externen Daten zu veröffentlichten Visio-Diagrammen

Mithilfe von Visio 2013 können Sie Daten aus einer externen Liste mit einem Diagramm und dessen Shapes verknüpfen. Dann können Sie das Diagramm in einer SharePoint-Dokumentbibliothek als interaktive Webzeichnung veröffentlichen, sodass Benutzer das Diagramm und die zugehörigen externen Daten anzeigen können. Es gibt drei Möglichkeiten, Datenzeilen mit Shapes in der Zeichnung zu verknüpfen. Sie können Datenzeilen einzeln mit vorhandenen Shapes verknüpfen, Sie können die Zeilen automatisch mit Shapes verknüpfen lassen, oder Sie können Shapes aus den Daten erstellen.

Allgemeine Leistungsverbesserungen

Die Business Connectivity Services wurden überarbeitet, um Leistungsengpässe zu vermeiden. Das Abrufen, Auslagern, Filtern und Sortieren von Daten kann auf die externe Datenquelle verlagert werden, um die erforderlichen Speicher- und Verarbeitungsressourcen für SharePoint-Produkte zu verringern.

Insgesamt beschleunigen die Leistungsfeatures die Anzeige und Aktualisierung von externen Daten sowie Datenoperationen für externe Daten in einer Webseite und in einem Office-Produkt, das externe Daten verwendet.

Sicherheit, Websiteverwaltung und Websiteupgrade

Erlauben oder Verbieten von iFrames

Websitesammlungsadministratoren können die Sicherheit von iFrames erhöhen, indem sie die Rechte von Mitwirkenden zum Einfügen von iFrames in Seiten festlegen. Bei Bedarf können Sie dafür eine Liste mit Domänen erstellen, von denen iFrames zulässig sind.

Möglichkeit zur Auswahl der Benutzeroberfläche beim Upgrade von Websitesammlungen

Beim Erstellen von Websitesammlungen während eines Upgrades kann ein SharePoint Online-Administrator eine "Benutzeroberflächenversion" auswählen: entweder die SharePoint Online-Benutzeroberfläche in Office 365 (Office 14) oder die Oberfläche von Office 365 (Office 15).

Verzögertes Upgrade von Websitesammlungen

Websitebesitzer können eigene Self-Service-Upgrades ihrer Websites durchführen, wenn dies am besten passt. SharePoint Online umfasst auch neue Funktionen für die Unterstützung von Upgrades, z. B. Integritätsprüfung und Auswertungswebsitesammlungen.

Integritätsprüfung für Websitesammlungen

Websitesammlungsbesitzer oder -administratoren können mit der Integritätsprüfung für Websitesammlungen Probleme in Websitesammlungen feststellen und beheben, bevor die Websites auf die neue Version aktualisiert werden. Die Integritätsprüfung kann einige Probleme automatisch beheben, bei anderen Problemen müssen Reparaturschritte ggf. jedoch manuell ausgeführt werden. Die Integritätsprüfung steht auch nach dem Upgrade zur Verfügung, sodass Integritätsprobleme jederzeit festgestellt werden können.

Anfordern einer Auswertungswebsitesammlung

Ein wesentlicher Vorteil der getrennten Aktualisierung von Software und Daten beim Upgrade von Websites besteht darin, dass Websitebesitzer oder -administratoren Websites im SharePoint 2010-Modus ausführen können, bis die Vorbereitungen abgeschlossen sind und ein Upgrade der Websites auf die Version 2013 möglich ist. Bei der Vorbereitung auf das Upgrade der Website können Websitebesitzer oder -administratoren eine Auswertungswebsitesammlung anfordern (eine Kopie der Website für Überprüfungszwecke). Auswertungswebsites werden automatisch ungültig und gelöscht.

Verbesserungen der SharePoint Online-Verwaltungskonsole (nur SharePoint Online für Unternehmen)

Die SharePoint Online-Verwaltungskonsole, die in SharePoint Online für Unternehmen verfügbar ist, ermöglicht jetzt die Erledigung von mehr Verwaltungsaufgaben, sodass Administratoren u. a. die folgenden Features verwalten können:

  • Websitesammlungen
  • InfoPath-Formulare
  • Benutzerprofile
  • Business Connectivity Services (BCS)
  • Verwaltete Metadaten und den Terminologie-Speicher
  • Verwaltung von Unterlagen
  • Suchen
  • Einmaliges Anmelden
  • Duet
  • Apps für SharePoint
  • Externe Freigabe
  • Verwaltung von Informationsrechten
  • Self-Service Site Creation

Integration von SharePoint Online und Duet

Neben den Business Data Connectivity Services für Verbindungen zu externen Datenquellen wie WCF-Diensten können SharePoint Online-Administratoren Duet verwenden, um Verbindungen zu externen Daten in SAP-Systemen herzustellen.

Die Duet-Integration bietet SharePoint Online-Administratoren die Möglichkeit, Verbindungen zu SAP zu konfigurieren oder Business Data Connectivity-Modelle zu verwenden, um Anmeldeinformationen für das SAP-Add-on zu verwalten und Rollen zwischen SAP und SharePoint Online zu synchronisieren.

Weitere Möglichkeiten für die gemeinsame Nutzung von Informationen mit externen Benutzern

Sie können SharePoint Online-Websites jetzt für externe Benutzer freigeben. Sie können so beispielsweise Benutzern mit Hotmail-E-Mail-Adressen Zugriffsberechtigungen für Websites erteilen. Sie können Benutzer auch als Gäste einladen.

SharePoint Online-Administrator können dieses Feature für Mandanten aktivieren oder deaktivieren. Die einzelnen Websitesammlungsadministratoren wiederum können dieses Feature für Websites aktivieren oder deaktivieren.

In SharePoint Online für Freiberufler und kleine Unternehmen steht dieses Feature Websitesammlungsadministratoren zur Verfügung, die entscheiden können, ob sie dieses Feature für ihre Websitesammlung aktivieren und verwenden möchten.

Neuer Papierkorb

Die SharePoint Online-Verwaltungskonsole umfasst jetzt einen Papierkorb, damit versehentlich gelöschte Websitesammlungen wiederhergestellt werden können.

Integration von SharePoint Online und Project Server

SharePoint Online-Kunden können jetzt auch ein Project Server-Add-On abonnieren. Dies darf nicht mit dem Erstellen einer SharePoint Online-Website mit einer Project-Vorlage verwechselt werden, weil durch das Abonnement eine völlig neue Project Server-Installation im Hintergrund erstellt wird.

Durch das Abonnement weist die SharePoint Online-Verwaltungskonsole eine neue Menübandschaltfläche für Project auf. Darüber hinaus können über die Schaltfläche Neu im Menüband der Verwaltungskonsole neue Websitesammlungen mit Project erstellt werden. Project-spezifische Einstellungen, z. B. die Art des Berechtigungsmodells, das für mit Project erstellte Websites verwendet werden soll, können über die neue Project-Menübandschaltfläche verwaltet werden.

SharePoint Online-Verwaltungsshell

SharePoint Online-Administratoren können jetzt die Windows PowerShell verwenden, um ihr Abonnement zu verwalten. SharePoint Online-Administratoren können von einem Clientcomputer aus eine Verbindung mit SharePoint Online herstellen und Aufgaben wie das Erstellen einer Website, die Beurteilung eines Websiteupgrades, Websiteupgrades, das Hinzufügen oder Entfernen von SharePoint-Benutzern und -Gruppen, Websitereparaturen sowie die Verwaltung des Papierkorbs remote ausführen. Diese Arten von Verwaltungsaufgaben können mit der Windows PowerShell skriptgesteuert und automatisiert werden.

Einführung von Apps für SharePoint

SharePoint Online unterstützt nun die Entwicklung, Installation, Verwaltung und Nutzung von Apps. Bei einer App handelt es sich um ein kleines, eigenständiges Programm, das bestimmte Anforderungen von Endbenutzern erfüllt. Die Endbenutzer können Apps im SharePoint Store oder im internen App-Verzeichnis ihrer Organisation suchen und herunterladen. Der SharePoint Online-Administrator kann die Einstellungen in der SharePoint Online-Verwaltungskonsole verwenden, um das interne App-Verzeichnis zu verwalten, Apps vom SharePoint Store abzurufen, Lizenzen für Apps zu verwalten, die im SharePoint Store erworben wurden, und verwendete Apps zu überwachen.

 
 
Zutreffend für:
Administrator für Office 365 Enterprise, Administrator für Office 365 Small Business, Office 365 Enterprise, Office 365 Midsize Business, Office 365 Midsize Business-Administrator, Office 365 Small Business, SharePoint Online Enterprise (E3 und E4), SharePoint Online für Unternehmen (E1 & E2), SharePoint Online Small Business, SharePoint Online-Website, SharePoint-Verwaltungskonsole