Beim Erstellen einer Dokument- oder Formularbibliothek können Sie eine Standarddateivorlage für diese festlegen. Wenn ein Benutzer eine neue Datei in der Bibliothek erstellt, wird die Standardvorlage im entsprechenden Programm geöffnet. In einer Dokumentbibliothek können Sie z. B. eine Microsoft Office Word 2010-Vorlage festlegen. Wenn dann ein neues Dokument in der betreffenden Dokumentbibliothek erstellt wird, wird die Vorlage in Word geöffnet.
Wenn Sie zusätzliche Einstellungen angeben oder Standardinhalt bereitstellen möchten, der in jeder neuen Datei angezeigt wird, z. B. eine bevorzugte Gliederung für Angebote für Marketingkampagnen oder einen offiziellen Haftungsausschluss in der Fußzeile, können Sie diese Informationen ebenfalls der Vorlage hinzufügen.
Hinweis Zum Einrichten einer Vorlage für eine Dokument- oder Formularbibliothek ist die Berechtigung Vollzugriff erforderlich.
Inhalt dieses Artikels
Informationen zu Dateivorlagen in einer Dokument- oder Formularbibliothek
Beim Erstellen einer Dokument- oder Formularbibliothek können Sie eine Standarddateivorlage für diese festlegen. Wenn ein Benutzer eine neue Datei in der Bibliothek erstellt, wird die Standardvorlage im entsprechenden Programm geöffnet. In einer Dokumentbibliothek können Sie z. B. eine Microsoft Office Word 2010-Vorlage festlegen. Wenn dann ein neues Dokument in der betreffenden Dokumentbibliothek erstellt wird, wird die Vorlage in Word geöffnet.
Wenn Sie zusätzliche Einstellungen angeben oder Standardinhalt bereitstellen möchten, der in jeder neuen Datei angezeigt wird, z. B. eine bevorzugte Gliederung für Angebote für Marketingkampagnen oder einen offiziellen Haftungsausschluss in der Fußzeile, können Sie diese Informationen ebenfalls der Vorlage hinzufügen.
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Dateitypen, die in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert bzw. nicht gespeichert werden können
Je nach dem Typ der Datei in einer Bibliothek ergibt ggf. eine der folgenden Situationen:
Mit SharePoint-Technologien kompatible Dateien Damit ein Benutzer in einer Dokumentbibliothek mit dem Befehl Neu eine Datei erstellen kann, muss die Dateivorlage in einem Programm erstellt werden, das mit SharePoint 2010 kompatibel ist, z. B. Microsoft Office Word 2010. Beim Erstellen einer neuen Datei in einer Formularbibliothek kann das Standardprogramm ein mit SharePoint 2010 kompatibles XML-basiertes Formularentwurfsprogramm sein, z. B. Microsoft InfoPath 2010.
Dateien aus anderen Programmen Auch Dateien aus den meisten anderen Programmen können Sie in der Bibliothek speichern und verwalten. Statt jedoch die Datei direkt in der Dokumentbibliothek zu erstellen, können Sie die Datei in dem betreffenden Programm erstellen und sie später der Bibliothek hinzufügen.
Gesperrte Programmdateien Aus Sicherheitsgründen können einige Typen von Programmdateien, z. B. EXE-Dateien, nicht in einer Bibliothek gespeichert werden.
Weitere Informationen zu gesperrten Dateitypen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.
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Zwei Bibliothekstypen, in denen Dateivorlagen verwendet werden
Bei den beiden Bibliothekstypen, in denen Vorlagen verwendet werden, handelt es sich um Dokument- und Formularbibliotheken.
Dokumentbibliotheken In einer Dokumentbibliothek werden zahlreiche verschiedene Dateitypen gespeichert und verwaltet, u. a. Dokumente, Kalkulationstabellen, Präsentationen und Textdateien. Eine Dokumentbibliothek ist häufig der primäre Speicherort auf einer Website, an dem Dateien von allen Teammitgliedern erstellt, gesammelt, aktualisiert und verwaltet sowie für andere Kollegen im Unternehmen freigegeben werden können. Sie können eine Dokumentbibliothek als universelles Dateirepository nutzen. Ebenso können Sie eine Dokumentbibliothek jedoch für bestimmte Zwecke verwenden. So kann z. B. ein Marketingteam über eine eigene Dokumentbibliothek für Planungsmaterial, Pressemitteilungen und Veröffentlichungen verfügen.
Formularbibliotheken Eine Formularbibliothek bietet Ihnen eine einfache Methode zum Freigeben und Nachverfolgen von XML-basierten Formularen, mit denen Informationen abgefragt werden. Sie können beispielsweise eine Formularbibliothek für die Spesenabrechnungsformulare Ihrer Abteilung erstellen. Die Formularvorlage für Spesenabrechnungen ist als Standarddateivorlage in der Formularbibliothek gespeichert. Wann immer ein Benutzer eine Spesenabrechung erstellt, wird die Vorlage als leeres Formular mit dem Layout, den Feldern und den Berechnungen der Spesenabrechnung geöffnet. Beim Ausfüllen des Formulars werden die Spesenabrechnungsdaten (nur die Daten) als XML-Datei in der Formularbibliothek gespeichert. Dadurch, dass die Daten vom Formular getrennt werden, gestalten sich die Verarbeitung der einzelnen Spesenabrechnungen durch andere Systeme, das Zusammenführen der Daten sowie der Export der Daten für die weitere Verarbeitung und Analyse erheblich einfacher.
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Speicherort der Dateivorlagen in der Bibliothek
Wenn eine Dokument- oder Formularbibliothek eine Standarddateivorlage aufweist, ist diese im Formularordner der Bibliothek gespeichert.
Öffnen Sie die Bibliothek in Windows-Explorer, um den Formularordner Formulare anzuzeigen, der die Dateivorlage für die Bibliothek enthält.
Eine Dokumentbibliothek enthält standardmäßig eine Dateivorlage mit dem Namen template.dotx, Sie können diese Datei jedoch bei Bedarf ändern. Um eine andere Vorlage angeben zu können, müssen Sie diese zunächst in einem Programm erstellen, das mit SharePoint 2010 kompatibel ist, z. B. Office Word 2010, und die Vorlage dann im Formularordner einer Bibliothek speichern. Anschließend geben Sie in der Bibliothek die Adresse der benutzerdefinierten Vorlage an.
Eine Formularbibliothek enthält standardmäßig eine Platzhalterdatei mit dem Namen template.xml, die Sie durch eine von Ihnen erstellte Formularvorlage ersetzen müssen.
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Erstellen einer Dateivorlage für eine Formularbibliothek
Zum Erstellen oder Anpassen einer Vorlage in einer Formularbibliothek können Sie ein XML-basiertes Formularentwurfsprogramm verwenden, das mit SharePoint 2010 kompatibel ist, z. B. Microsoft Office InfoPath 2010. Die Verwendung eines Formularentwurfsprogramms kann zusätzliche Vorteile bieten. So haben Sie z. B. mit InfoPath 2010 folgende Möglichkeiten:
- Sie können die Formularbibliothek und die Vorlage direkt in InfoPath erstellen.
- Sie können die Formularvorlage bequem bearbeiten und erneut in der Formularbibliothek veröffentlichen.
- Sie können die einzelnen auf Basis verschiedener Formularvorlagen erstellten XML-Datendateien für die weitere Verarbeitung zusammenführen.
- Sie können die Felder von XML-Daten zu Bibliothekspalten in der Formularbibliothek hochstufen.
Wenn ein Benutzer ein Formular erstellt, wird dieses standardmäßig in dem mit SharePoint 2010 kompatiblen Formularbearbeitungsprogramm auf dem Clientcomputer des Benutzers geöffnet. Wenn kein kompatibles Programm installiert ist, kann das Formular im Browser geöffnet werden, sofern es dafür konzipiert ist. Wahlweise können Sie angeben, dass ein zum Öffnen in einem Browser konzipiertes Formular immer im Browser geöffnet wird. Das Standardverhalten können Sie in den erweiterten Einstellungen der Bibliothek mit den Einstellungen für Dokumente werden im Browser geöffnet ändern.
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Verwenden von Inhaltstypen zum Einrichten von Vorlagen für eine Dokument- oder Formularbibliothek
Wenn mehrere Inhaltstypen aktiviert und für diese Inhaltstypen Vorlagen festgelegt werden, werden in der Bibliothek die durch die Inhaltstypen festgelegten Vorlagen, nicht die Standarddateivorlage verwendet. In diesem Fall müssen Sie die Inhaltstypen ändern, um die Vorlagen für die Bibliothek anzupassen.
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Einrichten einer Standarddateivorlage beim Erstellen einer Dokument- oder Formularbibliothek
- Navigieren Sie zu der Website, auf der Sie eine Bibliothek erstellen möchten.
- Klicken Sie auf Websiteaktionen, und klicken Sie dann auf Alle Websiteinhalte einblenden und auf Erstellen.
Hinweis Eine Website kann in Bezug auf Darstellung und Navigation in erheblichem Maße geändert werden. Wenn Sie eine Option, z. B. einen Befehl, eine Schaltfläche oder einen Link, nicht finden können, wenden Sie sich an den zuständigen Administrator.
- Klicken Sie unter Bibliotheken auf Dokumentbibliothek oder Formularbibliothek.
- Geben Sie im Feld Name einen Namen für die Bibliothek ein. Dieses Feld ist erforderlich.
Der Name wird oben auf der Bibliotheksseite angezeigt, wird Teil der Adresse für die Bibliotheksseite und wird in Navigationselemente angezeigt, die den Benutzern dabei helfen, die Bibliothek zu finden und zu öffnen.
- Geben Sie im Feld Beschreibung eine Beschreibung des Verwendungszwecks der Dokumentbibliothek ein. Die Beschreibung ist optional.
Die Beschreibung wird im oberen Teil der Bibliotheksseite unterhalb des Namens der Bibliothek angezeigt. Wenn Sie wünschen, dass die Bibliothek Inhalte aus E-Mails empfangen kann, können Sie die E-Mail-Adresse der Bibliothek in die Beschreibung einfügen, damit sie von den Benutzern leicht gefunden werden kann.
- Überprüfen Sie, ob im Bereich Navigation die Option Ja aktiviert ist, wenn Sie der Schnellstartleiste eine Verknüpfung zu dieser Bibliothek hinzufügen möchten.
- Klicken Sie im Abschnitt Versionsverlauf auf Ja, wenn bei jedem Einchecken einer Datei in die Bibliothek eine Version oder eine Sicherungskopie der Datei erstellt werden soll.
- Führen Sie im Abschnitt Dokumentvorlage eine der folgenden Aktionen aus:
Dokumentbibliothek Geben Sie den Dateityp an, den Sie als Vorlage für neue Dateien in der Dokumentbibliothek verwenden möchten. Standardmäßig sind die folgenden Dateitypen verfügbar:
- Keine
- Microsoft Word 97-2003-Dokument
- Microsoft Excel 97-2003-Kalkulationstabelle
- Microsoft PowerPoint 97-2003-Präsentation
- Microsoft Word-Dokument
- Microsoft Excel-Kalkulationstabelle
- Microsoft PowerPoint-Präsentation
- Microsoft OneNote 2010-Notizbuch
- Microsoft SharePoint Designer-Webseite
- Standardseite
- Webpartseite
Formularbibliothek Wählen Sie die Formularvorlage aus, die Sie als Formulartyp für alle Formulare in der Bibliothek angeben möchten.
- Klicken Sie auf Erstellen.
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Ändern der Standarddateivorlage für eine Dokument- oder Formularbibliothek
Es gibt zwei Möglichkeiten zum Ändern der Standardvorlage:
- Wenn die Dokument- oder Formularbibliothek eine Standarddateivorlage aus einem mit SharePoint 2010 kompatiblen Programm aufweist, können Sie die Standardvorlage bearbeiten.
- Bei anderen Programmen können Sie die Standardvorlage nicht direkt bearbeiten, jedoch eine neue Vorlagendatei in den Formularordner der Bibliothek kopieren, um eine benutzerdefinierte Vorlage anzugeben.
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Bearbeiten der Standarddateivorlage
- Navigieren Sie zu der Website, die die Bibliothek enthält, für die Sie die Standardvorlage bearbeiten möchten.
- Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf den Namen der Bibliothek, oder klicken Sie nacheinander auf Websiteaktionen und Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann im entsprechenden Abschnitt für Bibliotheken auf den Namen der Bibliothek.
Hinweis Eine Website kann in Bezug auf Darstellung und Navigation in erheblichem Maße geändert werden. Wenn Sie eine Option, z. B. einen Befehl, eine Schaltfläche oder einen Link, nicht finden können, wenden Sie sich an den zuständigen Administrator.
- Klicken Sie im Menüband im Abschnitt Bibliothekstools auf die Registerkarte Bibliothek, und klicken Sie dann in der Gruppe Einstellungen auf Bibliothekeinstellungen.
- Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen.
- Klicken Sie im Abschnitt Dokumentvorlage unterhalb des Felds Vorlagen-URL auf Vorlage bearbeiten. Dies hat eine der folgenden Aktionen zur Folge:
Dokumentbibliothek Die Vorlage wird in einer Anwendung geöffnet, die mit SharePoint 2010 kompatibel und mit dem Dateityp der aktuellen Vorlage verknüpft ist. So wird beispielsweise Office Word 2010 geöffnet, wenn es sich bei der Standardvorlage um eine Word-Vorlage handelt, oder Office Excel 2010, wenn die Standardvorlage eine Excel-Kalkulationstabelle ist.
Formularbibliothek Die Vorlage wird entweder in einem mit SharePoint 2010 kompatiblen Programm, einem XML-basierten Formularentwurfsprogramm wie Microsoft Office InfoPath 2010 oder einem XML-Editor geöffnet.
Hinweis Falls Benutzer der Website bereits Formulare ausgefüllt haben, die auf der ursprünglichen Vorlage basieren, berücksichtigen Sie die Auswirkung möglicher Änderungen der Vorlage auf diese Formulare. Beispielsweise kann das Hinzufügen eines Felds, für das ein Eintrag erforderlich ist, Fehler in den ursprünglichen Formularen verursachen, die vor dem Hinzufügen des Felds ausgefüllt wurden.
- Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor, und speichern Sie dann die Vorlage. Schließen Sie das Programm, wenn Sie es nicht mehr benötigen, oder wechseln Sie zu Ihrer Website.
- Je nach dem verwendeten Formularentwurfsprogramm müssen Sie darin die Vorlage gegebenenfalls erneut in der Bibliothek auf der Website veröffentlichen.
- Klicken Sie auf der Website unten auf der Seite mit den erweiterten Einstellungen für die Dokument- oder Formularbibliothek auf OK.
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Angeben einer benutzerdefinierten Dateivorlage
- Erstellen und speichern Sie die benutzerdefinierte Vorlage in einem Programm, das mit Windows SharePoint 2010 kompatibel ist. Notieren Sie sich den Speicherort, und wechseln Sie dann zu Windows SharePoint 2010.
- Navigieren Sie zu der Website, die die Bibliothek enthält, für die Sie eine benutzerdefinierte Vorlage angeben möchten.
- Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf den Namen der Bibliothek, oder klicken Sie nacheinander auf Websiteaktionen und Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann in dem entsprechenden Abschnitt für Bibliotheken auf den Namen der Bibliothek.
Hinweis Eine Website kann in Bezug auf Darstellung und Navigation in erheblichem Maße geändert werden. Wenn Sie eine Option, z. B. einen Befehl, eine Schaltfläche oder einen Link, nicht finden können, wenden Sie sich an den zuständigen Administrator.
- Klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Bibliothek und dann in der Gruppe Verbinden und Exportieren auf Mit Explorer öffnen.
- Wechseln Sie in Windows Explorer zu der von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Vorlage.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Kopieren.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, bis Sie zur Bibliothek zurückkehren. Klicken Sie dann auf den Formularordner, um diesen zu öffnen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Ordnerfenster in einen leeren Bereich, und klicken Sie dann im Kontextmenü auf Einfügen.
- Schließen Sie Windows Explorer und kehren Sie zu der Bibliothek auf der Website zurück.
- Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Bibliothekeinstellungen.
- Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Erweiterte Einstellungen.
- Führen Sie im Abschnitt Dokumentvorlage eine der folgenden Aktionen aus:
Dokumentbibliothek Geben Sie im Feld Vorlagen-URL die Adresse der benutzerdefinierten Vorlage ein. Der Speicherort ist die Webadresse der Vorlage auf der Website relativ zum Namen der Website. Wenn die Vorlage z. B. Wasserzeichen.dotx heißt und dem Formularordner der Bibliothek Freigegebene Dokumente hinzugefügt wurde, geben Sie Folgendes ein:
Freigegebene Dokumente/Forms/Wasserzeichen.dotx
Formularbibliothek Geben Sie im Feld Vorlagen-URL die Adresse der benutzerdefinierten Vorlage ein. Der Speicherort ist die Webadresse der Vorlage auf der Website relativ zum Namen der Website. Wenn die Vorlage z. B. Bestellung.xml heißt und dem Formularordner der Formularbibliothek Einkäufe hinzugefügt wurde, geben Sie Folgendes ein:
Einkäufe/Forms/Bestellungen.xsn
Hinweis Wenn die Einstellungen im Feld Dokumentvorlage nicht verfügbar sind, hat ein Administrator möglicherweise mehrere Inhaltstypen eingerichtet. Um zu überprüfen, ob mehrere Inhaltstypen aktiviert sind, prüfen Sie, ob direkt oberhalb des Abschnitts Dokumentvorlage im Abschnitt Inhaltstypen unter Verwaltung von Inhaltstypen zulassen? die Option Ja aktiviert wurde. Ist diese Option aktiviert, müssen Sie die Vorlage für den Inhaltstyp bearbeiten.
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