In Publisher können Sie eine Adressliste für ein Seriendruckprojekt erstellen. Die erstellte und gespeicherte Adressliste kann später für weitere Seriendruckprojekte wiederverwendet werden.

1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Seriendruck und Datenbankkataloge, und klicken Sie dann auf Adressliste erstellen.
2. Wenn Sie möchten, können Sie vor dem Eingeben von Informationen Felder zu der Adressliste hinzufügen, die im Dialogfeld Neue Adressliste angezeigt wird.

   So wird's gemacht

   1. Klicken Sie im Dialogfeld Neue Adressliste auf Anpassen.
   2. Klicken Sie im Dialogfeld Adressliste anpassen auf Hinzufügen.
   3. Geben Sie im Dialogfeld Feld hinzufügen einen Namen für das neue Feld ein, und klicken Sie dann auf OK.
   4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für alle Felder, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf OK.
3. Geben Sie im Dialogfeld Neue Adressliste unter Adresseninformationen eingeben die Informationen für den ersten Eintrag in die entsprechenden Felder ein.
4. Wenn Sie die Eingabe der Informationen für den ersten Eintrag abgeschlossen haben, klicken Sie auf Neuer Eintrag.
5. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, bis Sie alle gewünschten Einträge hinzugefügt haben.
6. Klicken Sie auf Schließen.
7. Geben Sie im Dialogfeld Adressliste speichern einen Namen für Ihre Adressliste in das Feld Dateiname ein.

   Standardmäßig wird die Adressliste im Ordner Eigene Datenquellen gespeichert. Sie sollten diesen Speicherort beibehalten, weil Publisher standardmäßig in diesem Ordner nach Datenquellen (Datenquelle: Eine Datei, die Informationen enthält, die in einer Publikation zusammengeführt werden können. Dabei kann es sich beispielsweise um eine Liste mit Namen und Adressen handeln, oder um Pfade zu Bildern, die Sie für einen Seriendruck oder einen Datensatzkatalog verwenden möchten. Um Informationen zusammenzuführen, müssen Sie eine Verbindung mit einer Datenquelle herstellen.) sucht.

8. Klicken Sie auf Speichern.

Anmerkung  Eine Adressliste können Sie zum Zusammenführen von Grafiken verwenden. Sie müssen Felder für die Grafikinformationen hinzufügen und den Pfad (Pfad: Der Pfad, den das Betriebssystem bei der Suche nach einem Ordner oder einer Datei verwendet, beispielsweise "c:\Finanzen\April.doc".) für die gewünschte Grafikdatei für jeden Eintrag in der Liste eingeben.

Mit Microsoft Excel oder Microsoft Word können Sie eine Datenquelle für das Seriendruck- oder Datensatzkatalog-Projekt erstellen. Wenn Sie ein Excel-Arbeitsblatt oder eine Word-Tabelle anlegen, werden die Daten tabellarisch gespeichert.

Die Spalten im Excel-Arbeitsblatt oder in der Word-Tabelle sollten die verschiedenen Informationskategorien bzw. Datenfelder (Datenfeld: Eine Datenkategorie, die einer Datenspalte in einer Datenquelle entspricht. Der Name der einzelnen Datenfelder ist in der ersten Zeile (der Kopfzeile) der Datenquelle enthalten. Beispiele für Datenfeldnamen sind "Postleitzahl" und "Nachname".) repräsentieren, die Sie für den Seriendruck oder den Datensatzkatalog verwenden möchten. Die erste Tabellenzeile, der so genannte Steuersatz, sollte die Spaltennamen enthalten. Diese Spaltennamen werden als Namen der Seriendruckfelder (Seriendruckfeld: Ein Platzhalter für Text oder Grafiken, der in eine Publikation eingefügt wird. Informationen aus einer Datenquelle (wie z.B. Name, Adresse oder Bild) werden jeweils in ein Seriendruckfeld eingefügt. Seriendruckfelder können formatiert, kopiert, verschoben oder gelöscht werden.) verwendet, die Sie in Ihre Seriendruckpublikation oder Datensatzkatalog-Vorlage einfügen. In den Tabellenzeilen nach dem Steuersatz sollten die vollständigen Informationen für die einzelnen Datenfelder aufgeführt sein.

1. Erstellen Sie das Excel-Arbeitsblatt oder die Word-Tabelle, das bzw. die als Datenquelle verwendet werden soll.

   So wird's gemacht

   Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   Erstellen eines Arbeitsblattes in Excel

   • Klicken Sie in Excel im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann im Arbeitsbereich Neue Arbeitsmappe auf Leere Arbeitsmappe.

   Erstellen einer Tabelle in Word

   1. Klicken Sie in Word im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann im Arbeitsbereich Neues Dokument auf Leeres Dokument.
   2. Klicken Sie in dem Dokument auf die Stelle, an der eine Tabelle erstellt werden soll.
   3. Zeigen Sie in Word im Menü Tabelle auf Einfügen, und klicken Sie auf Tabelle.
   4. Wählen Sie im Dialogfeld Tabelle einfügen die gewünschten Optionen aus, und klicken Sie dann auf OK.
2. Geben Sie in jede Zelle der ersten Zeile des Arbeitsblattes bzw. der Tabelle eine eindeutige Spaltenüberschrift ein, die die Informationen in der jeweiligen Spalte beschreibt. Wenn Sie z. B. eine Tabelle für Artikelnamen, Beschreibungen und Fotos erstellen, die Sie in einem Katalog zusammenführen möchten, könnten Sie folgende Spaltenüberschriften verwenden: Artikelname, Beschreibung, Foto.

   Diese Spaltennamen werden als Seriendruckfelder verwendet, die Sie in Ihre Seriendruckpublikation oder Datensatzkatalog-Vorlage einfügen können.

3. Geben Sie in die nachfolgenden Tabellenzeilen die Informationen für jeden Datensatz ein. Wenn Sie z. B. eine Tabelle für Artikel, Beschreibungen und Fotos erstellen, geben Sie die Informationen für jeden Artikel in eine eigene Zeile ein.
4. Wenn Sie in der Publikation Fotos zusammenführen möchten, müssen Sie entweder den Dateinamen oder den Pfad (Pfad: Der Pfad, den das Betriebssystem bei der Suche nach einem Ordner oder einer Datei verwendet, beispielsweise "c:\Finanzen\April.doc".) für jede gewünschte Bilddatei in die entsprechende Spalte oder das entsprechende Datenfeld für jeden Datensatz eingeben. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
   • Falls Sie die Bilddateien und die Datenquelle im selben Ordner speichern möchten, geben Sie den Dateinamen für das entsprechende Bild ein, z. B. erstesFoto.jpg.
   • Wenn die Bilddateien und die Datenquelle in einem anderen Ordner gespeichert werden, geben Sie den Pfad für das entsprechende Bild ein, z. B. C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Eigene Dateien\Eigene Bilder\Katalogprojekt\erstesFoto.jpg.
5. Wiederholen Sie ggf. die Schritte 3 und 4, um alle benötigten Informationen einzugeben.
6. Klicken Sie in Excel oder Word im Menü Datei auf Speichern unter.
7. Doppelklicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Ordner Eigene Datenquellen, um ihn zu öffnen. Geben Sie einen Namen für die Datenquelldatei in das Feld Dateiname ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

Anmerkung  Die Datenquelldatei können Sie auch in einem anderen Pfad speichern. Der Ordner Eigene Datenquellen ist jedoch praktisch, weil Publisher beim Herstellen einer Verbindung mit einer Datenquelle standardmäßig zuerst diesen Ordner öffnet. Wenn Sie die Datenquelldatei in einem anderen Ordner speichern, müssen Sie zu dem Ordner navigieren, wenn Sie beim Erstellen eines Seriendrucks oder eines Datensatzkatalogs eine Verbindung mit einer Datenquelle herstellen.