Von John Giles, Besitzer von The Giles Group (in Englisch)

Das Vorbereiten von Dateien für eine Druckerei kann verwirrend sein, deshalb setzen Druckereien eine neue Technik ein, um dieses Verfahren zu standardisieren. Wenn Sie hier weiterlesen, erfahren Sie, was die Druckereien von Ihnen erwarten, und können so Geld sparen.

In Druckereien hat sich der Umgang mit digitalen Dokumenten und Publikationen geändert, die von Kunden erstellt werden. Aufgrund neuer Arbeitsabläufe umgehen Druckereien heute das Verarbeiten von anwendungsspezifischen Dateiformaten und bitten die Kunden, ihre Dokumente und Publikationen direkt als PostScript- oder PDF-Dateien (Portable Document Format) abzugeben. Durch diese Arbeitsabläufe können Sie Zeit und Geld sparen.

Die Kunden verwenden Hunderte von unterschiedlichen Softwareprogrammen, um Publikationen und Dokumente zu erstellen. Die meisten Druckereien können jedoch oft nur einige wenige bekannte Programme unterstützen, z. B. Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Word, QuarkXPress, Adobe PageMaker und Adobe InDesign.

Wenn eine Druckerei Dateien in anwendungsspezifischen Formaten unterstützt, können aufgrund von Fehlern beim Erstellen durch den Kunden oder Schwierigkeiten beim Drucken unterschiedliche Probleme auftreten. Dateien können nicht richtig gedruckt werden, wenn die Kunden die Schriftarten nicht einschließen oder die Farben in einer Publikation nicht korrekt definieren. Die Druckerei muss das Dokument möglicherweise paginieren oder ausschießen, um mehrere Seiten auf einem Papierbogen zu drucken und so effizienter zu arbeiten. Da die Mitarbeiter in einer Druckerei nicht für alle Programme über Expertenwissen verfügen können, führen solche Komplikationen zu zusätzlichen Kosten für einen Druckauftrag.

PDF ist der neue Standard in professionellen Druckereien

In Druckereien werden die Vorteile des PDF-Formats genutzt, damit die Kunden Zeit und Geld sparen. Durch PDF wird ein Standardverfahren zum Speichern und Bearbeiten von gedruckten Dokumenten zur Veröffentlichung bereitgestellt.

Dokumente und Publikationen, die in PDF-Dateien konvertiert wurden, können auf unterschiedlichen Computern und unter verschiedenen Betriebssystemen leicht angezeigt und gedruckt werden, unabhängig von dem Programm, mit dem sie erstellt wurden. PDF ist ein beliebtes Format zum Übertragen von Dokumenten im Internet.

Für Druckereien ist PDF das ideale Format, wenn sie von ihren Kunden Dateien zum Drucken erhalten. Eine PDF-Datei kann alle erforderlichen Informationen enthalten, um ein Dokument oder eine Publikation richtig zu drucken. Ordnungsgemäß vorbereitete PDF-Dateien können bereits alle Schriftarten und Grafiken enthalten, die von der Druckerei benötigt werden. In der Druckerei kann eine solche PDF-Datei sogar noch einmal bearbeitet werden, um häufige Probleme bei der Druckvorstufe zu beheben.

Es gibt eine Reihe von Software-Tools, mit denen PDF-Dateien bearbeitet und geändert werden können. Moderne Druckmaschinen arbeiten mit PDF-Dateien am effizientesten, und in Druckereien wird versucht, vor der weiteren Verarbeitung alle anwendungsspezifischen Dateiformate in PDF zu konvertieren, damit die Vorteile der neuen Technologie genutzt werden können.

Sie sparen also Geld, wenn Sie Ihr Dokument oder Ihre Publikation bereits als PDF-Datei an die Druckerei geben. Dateien in anwendungsspezifischen Formaten werden in vielen Fällen noch unterstützt, die Kunden können jedoch die Kosten senken, wenn sie mit dem PDF-Format arbeiten. Bei PDF-Dateien treten in der Druckerei im Allgemeinen weniger Probleme auf, und mögliche Probleme können in PDF schneller als bei anderen Formaten behoben können.

Wenn Sie auf Ihrem Computer ein Dokument oder eine Publikation für eine Druckerei erstellen, sind Sie automatisch in den Arbeitsablauf der Druckerei eingebunden. Sie müssen daher eng mit ihr zusammenarbeiten, damit das Dokument bzw. die Publikation den Anforderungen der Druckerei entspricht. Der Drucker arbeitet mit bestimmten Parametern für den Umgang mit Dateien, damit diese reibungslos bearbeitet werden können. Wenn Sie sich nicht an die Vorgaben der Druckerei halten, kann dies zu Verzögerungen und zusätzlichen Kosten für Ihren Auftrag führen.

3 Möglichkeiten zum Vorbereiten einer PDF-Datei

Es gibt drei Möglichkeiten zum Vorbereiten von Dateien, damit sie modernen Druckstandards entsprechen:

• Speichern der Publikation als PostScript-Datei, aus der in der Druckerei PDF-Dateien erstellt werden können
• Direktes Speichern der Publikation als PDF-Datei mithilfe der entsprechenden Software
• Verwenden eines Programms für das automatische Erstellen von PDF-Dateien , das von der Druckerei zur Verfügung gestellt wird

Speichern der Publikation als PostScript-Datei

Wenn Sie ein Dokument oder eine Publikation als PostScript-Datei speichern, kann daraus in der Druckerei mithilfe spezieller Software eine PDF-Datei erstellt werden.

• In vielen Softwareprogrammen, u. a. auch Publisher, können Sie ein Dokument oder eine Publikation als PostScript-Datei speichern, indem Sie im Menü Datei auf Drucken klicken. Wählen Sie dann im Dialogfeld Drucken den richtigen PostScript-Drucker aus, und klicken Sie auf Ausgabe in Datei umleiten.

  Anmerkung  In Publisher können Sie im Dialogfeld Drucken auf die Schaltfläche Erweiterte Druckeinstellungen klicken und Ausgabeoptionen festlegen. Die Optionen Zusammengesetzt CMYK und Farbauszüge sind im Allgemeinen am besten geeignet, wenn die Datei in einer Druckerei gedruckt werden soll. (CMYK ist ein Farbmodell für den kommerziellen Druck, das einen großen Farbbereich durch Mischen von verschiedenen Anteilen an Zyan, Magenta, Gelb und Schwarz bietet.) Erkundigen Sie sich in Ihrer Druckerei, welche Option Sie auswählen sollen.

Einige Druckereien bevorzugen dieses Verfahren, da sie die PostScript-Dateien dann mit einem Programm konvertieren können, das speziell für ihre Druckmaschine eingerichtet ist. Das Verfahren ist auch für viele Kunden am bequemsten, da die Funktion zum Speichern einer Publikation im PostScript-Format in der Software vorhanden ist, die sie bereits verwenden.

Im Grunde handelt es sich bei einer PostScript-Datei um den Computercode, der normalerweise an den Desktop- oder Laserdrucker gesendet wird, um anzugeben, wo sich auf einer Seite Bilder und Text befinden. Anstatt die Datei an den Drucker zu senden, speichern Sie sie als PRN- oder PS-Datei. Die Datei kann dann an einen anderen Computer übertragen werden, auf dem dann z. B. in der Druckerei mithilfe einer besonderen Software eine PDF-Datei erstellt wird.

Um PRN- oder PS-Dateien zu erstellen, muss auf dem Computer ein Druckertreiber installiert sein, der die Seitenbeschreibungssprache PostScript unterstützt. Gehen Sie wie folgt vor, um zu überprüfen, ob für Ihren Drucker ein PostScript-Druckertreiber installiert ist:

• Klicken Sie in dem Programm, in dem Sie Ihre Dokumente oder Publikationen erstellen, im Menü Datei auf Drucken. Klicken Sie auf Eigenschaften und dann auf Erweitert. Wenn unter Optionen für Dokument der Eintrag PostScript-Optionen angezeigt wird, ist ein PostScript-Druckertreiber installiert. Wenn PostScript-Optionen nicht angezeigt wird, müssen Sie einen PostScript-Druckertreiber installieren.

Publisher enthält den Druckertreiber Generic Color PS for Commercial Printing, mit dem Sie PostScript-Dateien erstellen können. Dieser Treiber muss manuell installiert werden. Klicken Sie auf dieser Seite auf die entsprechende Verknüpfung im Feld Siehe auch, wenn Sie weitere Informationen hierzu benötigen.

Möglicherweise werden Sie von der Druckerei gebeten, einen bestimmten Druckertreiber auf Ihrem Computer zu laden, um sicherzustellen, dass die von Ihnen erstellte PostScript-Datei richtig in eine PDF-Datei konvertiert werden kann. Sie können diesen Druckertreiber auswählen, wenn Sie im Menü Datei den Befehl Speichern unter verwenden:

• Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter in der Liste Dateityp auf PostScript (*.ps), und klicken Sie dann auf Speichern. Wenn eine Meldung zum Auswählen eines anderen Druckers angezeigt wird, klicken Sie auf OK. Wählen Sie im Dialogfeld Seite einrichten unter Drucker den Druckertreiber aus, den Sie von der Druckerei erhalten haben.

Wenn Sie ein Dokument oder eine Publikation als PostScript-Datei speichern, wird in einigen Fällen der Textfluss und somit die Zeilenenden und das Layout geändert. Um sicherzustellen, dass das richtige Layout angezeigt wird, klicken Sie beim Öffnen einer neuen Publikation vor dem Hinzufügen von Inhalt im Menü Datei auf Seite einrichten. Wählen Sie dann auf der Registerkarte Drucker und Papier den richtigen PostScript-Drucker aus. Wenn Sie beim ersten Öffnen der Publikation den PostScript-Drucker auswählen, sollte die Publikation auf dem Bildschirm genauso angezeigt werden, wie sie in der Druckerei gedruckt wird.

Vor dem endgültigen Drucken sollten Sie von der Druckerei einen Probedruck der Datei erhalten, entweder auf Papier oder als PDF-Datei. Solche Probedrucke sind ein wichtiger Schritt im Druckprozess. Überprüfen Sie den Probedruck gründlich, damit Sie wissen, wie das Ergebnis aussehen wird.

Wenn Sie an dem Probedruck Änderungen vornehmen möchten, sprechen Sie mit der Druckerei. Wenn bei den Änderungen der Text so bearbeitet wird, dass sich die Umbrüche ändern, sollten Sie die Änderungen in der Originaldatei vornehmen und eine neue PostScript-Datei an die Druckerei geben. Dort kann der Text zwar bearbeitet werden, die Korrekturen sollten jedoch besser in der Originaldatei vorgenommen werden.

Erstellen von eigenen PDF-Dateien mit spezieller Software

Die zweite Möglichkeit zum Vorbereiten einer Datei für die Druckerei ist das Erstellen einer PDF-Datei, die dann an die Druckerei weitergegeben werden kann.

Sie können mit den Tools in Microsoft Windows® PostScript-Dateien erstellen, für PDF-Dateien sind jedoch besondere Programme erforderlich. Um eigene PDF-Dateien zu erstellen, müssen Sie Adobe Acrobat Distiller oder ein ähnliches Programm erwerben.

Auch beim Konvertieren einer Publikation in eine druckbare PDF-Datei müssen Sie mit der Druckerei zusammenarbeiten. Viele Druckereien legen Ihre Einstellungen in benutzerdefinierten Joboptions-Dateien fest, die den Standardeinstellungsdateien in Acrobat Distiller hinzugefügt werden. (Bei einer Joboptions-Datei handelt es sich um eine Sammlung von Einstellungen, z. B. zur Einbettung von Schriftarten und zur Bildkomprimierung, die angeben, wie die PDF-Datei erstellt wird.) Sie müssen diese Einstellungsdatei im Ordner für die Einstellungsdateien hinzufügen, damit Sie sie beim Konvertieren der Dateien auswählen können. Die Einstellungen in der benutzerdefinierten Joboption-Datei wurden speziell auf die Maschinen der Druckerei abgestimmt.

Wenn Sie Adobe Acrobat Distiller installiert haben, können Sie in vielen Softwareprogrammen PDF-Dateien erstellen. Die Standardwerte für PDF-Dateien werden normalerweise für die Verwendung im Internet und nicht für das Drucken der Dateien festgelegt. Sie können eine PDF-Datei erstellen, indem Sie das Dokument oder die Publikation öffnen, aus dem bzw. der die PDF-Datei erstellt werden soll, und dann im Menü Datei auf Drucken klicken. Detaillierte Informationen zum Erstellen von PDF-Dateien finden Sie in der Hilfe zu Acrobat Distiller (bzw. zu dem von Ihnen verwendeten Programm).

Erkundigen Sie sich bei der Druckerei, ob die mit einem bestimmten Programm erstellten PDF-Dateien für den Druck geeignet sind. Viele Programme erstellen automatisch PDF-Dateien, die im Internet angezeigt und veröffentlicht und dann auf einem normalen Drucker gedruckt werden können. Dies bedeutet nicht, dass eine solche PDF-Datei für das Drucken mit einer professionellen Druckmaschine geeignet ist.

Wenden Sie sich an die Druckerei, wenn Sie weitere Informationen zu Ihrem Softwareprogramm benötigen. Viele Druckereien stellen ihre benutzerdefinierten Einstellungsdateien und Anleitungen zu ihrer Verwendung auf ihrer Website bereit.

Verwenden eines Programms für das automatische Erstellen von PDF-Dateien

Seit neuestem bieten Druckereien ihren Kunden Hilfe beim Erstellen von druckbaren PDF-Dateien, indem sie einen speziellen Druckertreiber auf dem Computer des Kunden speichern.

Dieser Treiber erstellt automatisch eine PostScript-Datei und eine PDF-Datei, die dann an die Druckerei weitergegeben wird. Dieses automatische Programm umfasst im Allgemeinen auch ein Job Ticket, das die wichtigsten Informationen zu der Datei und dem Auftraggeber enthält. Bei den meisten dieser Programme muss der Kunde über eine Internetverbindung verfügen, um die Dateien schnell übertragen zu können.

In den meisten Fällen können Sie die von Ihnen erstellte PDF-Datei auf dem Bildschirm anzeigen, sie kann jedoch nur von der Druckerei, bei der der besondere Treiber installiert ist, ausgegeben werden. Die Druckerei kann davon ausgehen, dass mit dem automatischen PDF-Programm erstellte PDF-Dateien über die richtigen Einstellungen für die Ausgabe verfügen. So können die Kosten für den Kunden niedrig gehalten werden.

Die Verwendung von Programmen zum automatischen Erstellen von PDF-Dateien ist äußerst einfach. Wenn Sie in einem großen Unternehmen arbeiten, sollten Sie sich an den Systemadministrator wenden, da Sie im System einen Druckertreiber installieren müssen. Die Installation eines solchen Programms nimmt nur wenige Minuten in Anspruch.

Aufgrund der Vorteile, die das Arbeiten mit von den Kunden erstellten PDF-Dateien bietet, stellen viele Druckereien die Software zum automatischen Erstellen von PDF-Dateien kostenlos zur Verfügung. In einigen Fällen wird sogar ein Rabatt für Kunden angeboten, die diese Software für ihre Dateien verwenden.

Kommunikation ist alles

Es liegt im Interesse von Druckereien, die Auftragsvergabe möglichst einfach zu gestalten. Verzögerungen oder zusätzliche Kosten durch Dateien, die nicht verwendet werden können, sollen für die Kunden vermieden werden. Zurzeit ist das PDF-Format die ideale Lösung, um solche Probleme zu vermeiden. Die Kunden müssen nur über die Vorteile von PDF informiert werden.

Microsoft Windows stellt alle Funktionen bereit, die Sie zum Erstellen von PostScript-Dateien benötigen, aus denen in der Druckerei dann PDF-Dateien erstellt werden können. Sie können andere Softwareprogramme kaufen, mit denen Sie Dateien in anwendungsspezifischen Formaten in PDF-Dateien konvertieren können. Daneben haben Sie die Möglichkeit, kostenlos von der Druckerei zur Verfügung gestellte Software zu verwenden, durch die aus Ihren Dokumenten automatisch PDF-Dateien erstellt werden.

Das Erstellen von Publikationen für das Drucken in einer Druckerei ist einfach, wenn Sie sich vorher mit der Druckerei absprechen. So kennen Sie die Anforderungen der Druckerei und wissen, wie Sie vorgehen müssen, damit Ihr Projekt ohne Verzögerungen und zusätzliche Kosten durchgeführt werden kann.

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Informationen über den Autor

John A. Giles III ist Inhaber von The Giles Group, einem Beratungsunternehmen, dessen Schwerpunkt auf Problemen bei Druckvorstufen in kleinen Druckereien liegt. Er ist Vorsitzender von Certified Printers International (CPRINT) und Autor von Digital Directions, A Digital Workflow Guide for Customer Files und The Digital Original: How to Handle Customer Files Without Becoming a Service Bureau. John überprüft in Druckereien, ob das Annehmen von durch Kunden erstellte Dateien für sie profitabel ist, und führt Seminare durch, in denen er Druckereien über das Vermitteln der Standards zur Druckvorbereitung an ihre Kunden informiert. Sie erreichen ihn unter www.johngiles.com oder john@johngiles.com.