Tipps für Adressenlisten

Wie raffiniert Ihr Mailing auch sein mag, er wird nur wenig Wirkung erzielen, wenn Sie es an die falschen Personen senden. Sie können die Adressenliste auf Namen und Adressen beschränken oder weitere Details zu jedem Kunden hinzufügen. Hierdurch können Sie die Kunden in für das Unternehmen sinnvolle Segmente einteilen.

Je zielgerichteter Sie Ihr Mailing an Kundensegmente senden, die mit hoher Wahrscheinlichkeit an einem speziellen Angebot interessiert sind, umso erfolgreicher wird Ihr Mailing sein. Planen Sie, ein Drittel bis die Hälfte der erforderlichen Zeit und des Budgets einer Mailingkampagne zu investieren, um die Adressenliste zum Erreichen geeigneter Kundensegmente zu verfeinern.

Inhalt dieses Artikels


Verwendung von Kundendaten

Nachdem Sie Informationen zu Kunden und potenziellen Kunden gesammelt haben, ist es sinnvoll, die Attribute nachzuverfolgen, die bestimmte Kunden gemeinsam haben. Je mehr Details Sie in die Adressenliste aufnehmen, umso mehr Möglichkeiten haben Sie, Mailings zielgerichtet auszuführen.

Stellen Sie hierbei jedoch sicher, dass die detaillierten, von Ihnen nachverfolgten Daten auch tatsächlich nützlich sind. Je komplexer die Adressenliste ist, umso aufwändiger ist auch die Verwaltung der Liste.

Im Folgenden sind einige Verwendungsbeispiele für Kundendaten aufgeführt.

  • Drucken von Versandetiketten     Erstellen Sie Versandetiketten, für die Sie nur Namens- und Adressinformationen benötigen.
  • Senden einer E-Mail-Nachricht an Kunden in einer bestimmten Region     Filtern Sie die Adressenliste nach dem Ort oder der Postleitzahl, um mit Ihrer Werbung auf einfache Weise nur Kunden zu erreichen, die in der bestimmten Region ansässig sind.
  • Hinzufügen einer persönlichen Grußzeile     Personalisieren Sie eine Sendung, indem Sie den Vor- oder Nachnamen von Empfängern in eine Grußzeile einfügen. Teilen Sie hierzu den Namen in die Datenfelder Titel, Vorname und Nachname auf.
  • Konzentrieren auf Empfänger einer bestimmten Altersgruppe     Benachrichtigen Sie Kunden über Produkte oder Dienste, die speziell auf den Lebensabschnitt dieser Kunden abgestimmt sind (z. B. Altersvorsorge für Kunden zwischen 20 und 30 Jahren im Vergleich zur Altersvorsorge für Kunden im Alter von 50 und mehr Jahren). Erfassen Sie hierzu das Geburtsdatum der Kunden unter Geburtsjahr (z. B."1945").

Wenn Sie allen Kunden ein Werbegeschenk senden möchten, die im aktuellen Monat Geburtstag haben, können Sie deren Geburtsdaten im Format Tag, Monat, Jahr (z. B. "01.01.2000") erfassen.

  • Erstellen von separaten Mailings unter Berücksichtigung des Geschlechts     Kündigen Sie eine neue Produktserie ausschließlich für Männer oder Frauen an, indem Sie in die Adressenliste das Geschlecht eines Kunden ("männlich" oder "weiblich) aufnehmen.
  • Verwenden von Erwerbsdaten     Senden Sie spezielle Ankündigungen an die Kunden, die kürzlich größere Käufe getätigt haben, oder benachrichtigen Sie Kunden, wenn Sie neue Modelle ihrer bevorzugten Marke erhalten. Hierzu müssen Sie die Erwerbsdaten von Kunden nachverfolgen. Sie können Kunden auch über ähnliche Produkte benachrichtigen ("Kunden, die dasselbe Produkt wie Sie gekauft haben, fanden auch dieses Produkt interessant.").
  • Senden von E-Mail-Nachrichten, um Versandkosten zu sparen     Sparen Sie Versandgebühren für die Einladung zu einer Veranstaltung, indem Sie die E-Mail-Einladungen an die Kunden senden, die Ihnen die E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt haben. Sie können zuerst die gedruckten Einladungen adressieren, indem Sie einen Seriendruck ausführen und dabei nach Kunden filtern, die nicht über eine E-Mail-Adresse verfügen. Dann können Sie eine E-Mail-Einladung erstellen, indem Sie eine Serien-E-Mail ausführen und nach Kunden mit E-Mail-Adresse filtern.

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Erstellen einer Adressenliste

Eine Adressenliste ist im Wesentlichen eine Textdatei, die Empfängerdatensätze in gemeinsame Felder aufteilt. Derartige Listen liegen gewöhnlich als Arbeitsblätter oder Tabellen vor. Jeder Datensatz nimmt hierbei eine Zeile ein, die in Spalten mit einzelnen Datenfeldern aufgeteilt ist. Ein Beispiel bietet die hier abgebildete einfache Adressenliste.

Dialogfeld 'Seriendruckempfänger'

Eine umfassende Liste enthält möglicherweise zusätzliche Datenfelder wie Produktumfang, Lieblingsfarben, Erwerbsdaten, Geburtsdatum und Geschlecht.

Wenn Sie zum ersten Mal eine Adressenliste erstellen, können Sie dies direkt in Microsoft Office Publisher tun, ohne das Programm zu verlassen.

Erstellen einer Adressenliste

  1. Öffnen Sie eine Publikation.
  2. Zeigen Sie im Menü Extras auf Seriendruck und Datenbankkataloge, und klicken Sie dann auf Adressliste erstellen.
  3. Vor dem Eingeben von Informationen für die Liste können Sie die Felder im Dialogfeld Neue Adressliste anpassen, indem Sie Felder hinzufügen, entfernen, umbenennen oder neu anordnen.

AnzeigenSo wird's gemacht

  1. Klicken Sie auf Spalten anpassen, und führen Sie dann eine bzw. mehrere der folgenden Aktionen aus:
    • Klicken Sie auf Hinzufügen, um ein Feld hinzuzufügen. Geben Sie im Dialogfeld Feld hinzufügen einen Namen für das neue Feld ein, und klicken Sie dann auf OK.
    • Wählen Sie aus der Liste Feldnamen einen Feldnamen aus, klicken Sie auf Löschen und dann auf Ja, um das Feld zu entfernen.
    • Wählen Sie aus der Liste Feldnamen einen Feldnamen aus, und klicken Sie dann auf Umbenennen, um einen Feldnamen umzubenennen. Geben Sie im Dialogfeld Feld umbenennen in das Feld In einen neuen Namen ein, und klicken Sie dann auf OK.
    • Um die Anordnung der Felder zu ändern, wählen Sie das zu bewegende Feld aus, und klicken Sie dann auf Nach oben oder Nach unten, bis sich das Feld auf der gewünschten Position befindet.
  2. Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie die Liste der Feldnamen vollständig bearbeitet haben, und klicken Sie dann auf OK.
  1. Geben Sie im Dialogfeld Neue Adressliste die Informationen für den ersten Eintrag in die entsprechenden Felder (Titel, Vorname, Nachname etc.) ein.
  2. Wenn Sie die Eingabe der Informationen für den ersten Eintrag abgeschlossen haben, klicken Sie auf Neuer Eintrag, oder drücken Sie die TAB-TASTE.
  3. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4, bis Sie alle gewünschten Einträge hinzugefügt haben.
  4. Klicken Sie auf OK.
  5. Geben Sie im Dialogfeld Adressliste speichern einen Namen für Ihre Adressenliste in das Feld Dateiname ein.

Standardmäßig wird die Adressenliste im Ordner Eigene Datenquellen gespeichert. Sie sollten diesen Speicherort beibehalten, da Microsoft Publisher standardmäßig in diesem Ordner nach Datenquellen sucht.

  1. Klicken Sie auf Speichern.

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Kombinieren von Listen aus mehreren Datenquellen

Wenn Sie bereits über Adresslisten verfügen oder diese erwerben, können Sie in Publisher auf einfache Weise Kundenlisten aus mehreren Datenquellen kombinieren und bearbeiten. Sie können die für Sie optimale Möglichkeit auswählen, indem Sie eine Publisher-Adressliste aus einer beliebigen Kombination anderer Listen erstellen, die in den folgenden Programmen erstellt wurden:

  • Microsoft Office Excel
  • Microsoft Office Outlook
  • Microsoft Office Outlook mit Business Contact Manager
  • Microsoft Office Access

Sie können außerdem Listen verwenden, die Sie erwerben können, wie z. B. die aus Microsoft List Builder.

Angeben der hinzuzufügenden Liste

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Seriendruck und Datenbankkataloge, und klicken Sie dann auf Seriendruck, um den Aufgabenbereich Seriendruck zu öffnen.

Wenn die Publikation mit einer Empfängerliste verbunden ist, überprüfen Sie die Verbindung, und klicken Sie dann im Aufgabenbereich Seriendruck auf Empfängerliste bearbeiten. Wenn keine Verbindung zu einer vorhandenen Empfängerliste besteht, klicken Sie unter Empfängerliste erstellen auf eine der möglichen Optionen, klicken Sie auf Nächster Schritt: Empfängerliste erstellen oder eine Verbindung damit herstellen, und wählen Sie dann die gewünschte Liste aus.

  1. Führen Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Zu Empfängerliste hinzufügen eine bzw. mehrere der folgenden Aktionen aus:
    • Klicken Sie auf Vorhandene Liste auswählen, wählen Sie im Dialogfeld Datenquelle auswählen eine Datenquelle aus, und klicken Sie dann auf Öffnen.
    • Klicken Sie auf Auswählen aus Outlook-Kontakten. (Wenn Sie aufgefordert werden, ein E-Mail-Profil auszuwählen, klicken Sie auf das gewünschte Profil.) Klicken Sie dann auf OK. Wählen Sie im Dialogfeld Kontakte wählen einen Ordner oder eine Verteilerliste aus, und klicken Sie dann auf OK.
    • Klicken Sie auf Neue Liste eingeben, fügen Sie im Dialogfeld Neue Adressliste die gewünschten Einträge hinzu, und klicken Sie dann auf OK.

Beheben von Diskrepanzen beim Kombinieren von Listen

Wenn Sie eine Adressenliste einer anderen hinzufügen, ist möglicherweise für einige Felder der hinzugefügten Liste keine Entsprechung in der vorhandenen Liste verfügbar. So kann z. B. die hinzugefügte Liste über das Feld Firmenname verfügen und die bereits vorhandene Liste nicht.

Publisher fordert Sie in diesem Fall auf, Diskrepanzen zwischen Feldern der verschiedenen Listen zu beheben, indem Sie das Dialogfeld Zu Empfängerliste hinzufügen öffnen.

  1. Wählen Sie im Dialogfeld Zu Empfängerliste hinzufügen ein Feld aus, dass nicht in der Spalte Übereinstimmend aktiviert ist, und wählen Sie aus der Liste Empfängerlistenfelder mit übereinstimmenden Feldern das Feld aus, dem es entsprechen soll. Klicken Sie dann auf Entsprechung.
  2. Überprüfen Sie im Dialogfeld Übereinstimmendes Feld festlegen, ob das von Ihnen ausgewählte Feld unter Übereinstimmung mit Empfängerlistenfeld aufgeführt wird, oder wählen Sie ein anderes Feld aus. Klicken Sie dann auf OK.
  3. Wenn Sie der Empfängerliste ein neues Feld hinzufügen möchten, um eine Übereinstimmung zu erzielen, wählen Sie das hinzuzufügende Feld aus der neuen Liste (die linke Liste im Dialogfeld Zu Empfängerliste hinzufügen) aus, klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf OK. Hinzugefügte Felder werden unter Neue Felder, die der Empfängerliste hinzugefügt werden sollen angezeigt.

 Tipp   Sie entfernen ein hinzugefügtes Feld, indem Sie es im Feld Neue Felder, die der Empfängerliste hinzugefügt werden sollen auswählen und dann auf Entfernen klicken.

Dialogfeld 'Zu Empfängerliste hinzufügen'

AnzeigenWie erstelle ich übereinstimmende Felder, wenn ich nicht von Publisher dazu aufgefordert werde?

  • Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck unter Weitere Elemente auf Adressfelder, und klicken Sie dann auf Übereinstimmende Felder festlegen.

Speichern einer Verknüpfung mit einer kombinierten Liste

Sie können eine Verknüpfung mit der kombinierten Liste erstellen, um diese für andere Seriendrucke zu verwenden. Wenn Sie einen einzelnen Eintrag in der kombinierten Liste bearbeiten, wird dieser Eintrag auch in der ursprünglichen Quelldatei aktualisiert, sobald diese zum Bearbeiten verfügbar ist. Wenn die ursprüngliche Quelldatei nicht aktualisiert werden soll, exportieren Sie die Empfängerliste in eine neue Datei.

  1. Klicken Sie im Aufgabenbereich Seriendruck (Schritt 3: Seriendruckpublikationen erstellen) unter Nachverfolgung dieser Sendung vorbereiten auf Verknüpfung mit Empfängerliste speichern.
  2. Geben Sie im Dialogfeld Datei speichern in das Feld Dateiname einen Namen für die kombinierte Adressenliste ein.

Standardmäßig wird die Adressenliste im Ordner Eigene Datenquellen gespeichert. Sie sollten diesen Speicherort beibehalten, da Microsoft Office Publisher standardmäßig in diesem Ordner nach Datenquellen sucht.

  1. Klicken Sie auf Speichern.

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Verfeinern einer Empfängerliste

Wenn die Felder in den verschiedenen Quelllisten übereinstimmen, werden alle Datensätze in der vorhandenen Liste im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt. Hier können Sie die Datensätze filtern, sortieren und die in die Serien-E-Mail einzuschließenden Empfänger auswählen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem einzuschließenden Empfänger, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem auszuschließenden Empfänger.

Aktivieren oder Deaktivieren aller Elemente

  • Aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Überschriftenzeile.

Filtern der Listeneinträge

Wenn Sie nur bestimmte Einträge in der Adressenliste verwenden möchten, können Sie die Liste nach einem bestimmten Feld oder Kriterium filtern. Nach dem Filtern der Liste können Sie dann mithilfe der Kontrollkästchen Datensätze ein- und ausschließen.

  1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift des Eintrags, nach dem Sie filtern möchten.
  2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
    • Klicken Sie auf (Leer), um alle Datensätze anzuzeigen, in denen das entsprechende Feld leer ist.
    • Klicken Sie auf (Nicht leere), um alle Datensätze anzuzeigen, in denen das entsprechende Feld Informationen enthält.
    • Klicken Sie auf (Erweitert), um das Dialogfeld Filtern und sortieren zu öffnen. Sie können dieses Dialogfeld verwenden, um nach mehreren Kriterien zu filtern.

 Hinweis   Sie können das Dialogfeld Filtern und sortieren außerdem öffnen, indem Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger unter Empfängerliste verfeinern auf Filtern klicken.

  1.  Tipp   Falls Ihre Datenquelle Datensätze enthält, die dieselben Informationen verwenden, und falls maximal zehn eindeutige Werte in der Spalte vorhanden sind, können Sie nach bestimmten Informationen filtern. Wenn z. B. mehrere Adressen mit Australien als Land/Region vorhanden sind, können Sie nach Australien filtern.

  2. Im Dialogfeld Seriendruckempfänger werden nur die festgelegten Datensätze angezeigt. Klicken Sie zum Laden aller Datensätze auf (Alle).

Sortieren der Listeneinträge

Wenn die Einträge alphabetisch geordnet angezeigt werden sollen, können Sie die Listeneinträge sortieren.

  • Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf die Spaltenüberschrift des Eintrags, nach dem Sie sortieren möchten.

Wenn Sie z. B. die Liste alphabetisch nach dem Nachnamen geordnet anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname.

  • Klicken sie unter Empfängerliste verfeinern auf Sortieren, um mithilfe mehrerer Kriterien zu sortieren. Wählen Sie im Dialogfeld Filtern und sortieren die Kriterien aus, nach denen Sie sortieren möchten.

Suchen nach Duplikaten

Zur Vermeidung doppelter Mailings können Sie Datensätze in ihrer kombinierten Liste suchen und gegebenenfalls löschen, deren Felder weitgehend (nicht notwendigerweise vollkommen) übereinstimmen.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Duplikate suchen.
  2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Duplikate suchen nur die Einträge, die Sie einschließen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Suchen eines bestimmten Empfängers oder einer Empfängergruppe mit einem bzw. mehreren gemeinsamen Attributen

Sie können die Liste durchsuchen, um eine Person oder eine Gruppe von Personen zu identifizieren, die über gemeinsame Attribute (z. B. Nachname, Postleitzahl oder Geburtsmonat) verfügen.

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger auf Empfänger suchen.
  2. Geben Sie im Dialogfeld Eintrag suchen in das Textfeld Suchen das zu suchende Attribut ein, und geben Sie das Feld bzw. die Felder an, die durchsucht werden sollen. Klicken Sie dann auf Weitersuchen.

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Zutreffend für:
Publisher 2010, Publisher 2007