Häufig erfordern einzelne Projekte, wie beispielsweise die Vorbereitung einer Präsentation, die Mitarbeit mehrerer Personen. In diesem Fall sollten Sie den Fortschritt der einzelnen Mitarbeiter überwachen, um den termingerechten Abschluss des Projekts zu gewährleisten. In Microsoft Outlook® 2000 wird die Kopie der Aufgabe in Ihrer Aufgabenliste nicht aktualisiert, wenn Sie eine Aufgabe an mehrere Personen verteilen. Wie lässt sich dieses Problem lösen?

Teilen Sie das Projekt in mehrere Einzelaufgaben auf, und geben Sie jeweils den Namen des Projekts als Tasknamen an. Weisen Sie die einzelnen Aufgaben dann jeweils einer Person zu. Sie könnten das Erstellen einer Präsentation z. B. in zwei Aufgaben mit folgenden Namen aufteilen: "Ausarbeiten einer Verkaufspräsentation: Thomas Tanner"; "Ausarbeiten einer Verkaufspräsentation: Andrea Büchner". Nachdem Sie die einzelnen Aufgaben erstellt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Aufgabe zuordnen, vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Aktualisierte Kopie dieser Aufgabe in meiner Aufgabenliste speichern auf der Registerkarte Aufgabe aktiviert ist. Wenn Sie auch Statusberichte erhalten möchten, aktivieren Sie außerdem das Kontrollkästchen Statusbericht an mich senden, sobald die Aufgabe erledigt ist.

Während die einzelnen Personen an ihren Aufgaben arbeiten, erhalten Sie Statusberichte, mit denen Sie den Fortschritt ablesen, das Projekt termingerecht abwickeln und Ihren Vorgesetzten zufrieden stellen können.