Obwohl Microsoft Project das Überwachen zu einer einfachen Angelegenheit macht, gilt es doch, mehrere Schritte zu vollziehen, bevor Sie mit der Überwachung des Projektfortschritts beginnen können. Sie müssen zunächst entscheiden, welche der Überwachungsmethoden Sie verwenden und welche Elemente (z. B. Anfangs- und Endtermine von Vorgängen, Arbeitsumfang und Kosten von Ressourcen) Sie überwachen möchten. Des Weiteren müssen Sie das Überwachungstool auswählen, mit dem Sie die vorgangsbezogenen Statusinformationen sammeln werden, und Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Arbeitsgruppe entsprechend eingerichtet ist, um die von Ihnen gewählte Überwachungsmethode verwenden zu können.

Die Überwachungsmethode, für die Sie sich entscheiden, hängt ab von:

• Der Größe des Projekts   Wenn es sich um ein sehr kleines Projekt handelt, das nur aus etwa einem Dutzend Vorgängen besteht, können Sie den Fortschritt dieser Vorgänge wahrscheinlich manuell überwachen. Sobald das Projekt jedoch mehr als 25 oder 30 Vorgänge umfasst, sollten Sie sich von Microsoft Project bei der Überwachung des Projektfortschritts helfen lassen.
• Den verfügbaren Überwachungstools   Microsoft Project Central oder ein E-Mail-System bieten effiziente Verfahren zur Gewinnung vorgangsbezogener Statusinformationen sowie zur Übernahme dieser Informationen in den Projektplan. Ohne diese Tools werden Sie die Vorgangs- und Zuordnungsdaten manuell aktualisieren müssen.
• Dem Grad der Ausführlichkeit, mit der die Überwachung des Projektfortschritts erfolgt   In der Regel bestimmen die Erfordernisse des Projekts, mit welcher Genauigkeit Sie den Projektfortschritt überwachen. Wenn beispielsweise den Vorgängen Ressourcen zugeordnet sind, kann es aufgrund eines engen Kostenrahmens oder eines knapp bemessenen Stichtags notwendig sein, für jede einzelne Ressource, die an einem Vorgang arbeitet, eine Überwachung des Arbeitsaufwands und der Kosten durchzuführen. Sofern Sie aber nur wenig Zeit auf die Überwachung verwenden können, mag es Ihnen angemessen erscheinen, nur den Arbeitsaufwand oder die Kosten nachzuvollziehen, die sich auf den Vorgang als Ganzes beziehen.

Auswählen des für die Überwachung gewünschten Grades an Ausführlichkeit

Das Überwachen des Projektfortschritts kann auf zwei grundlegenden Ebenen erfolgen, die sich jeweils wieder in zwei Überwachungsmethoden aufteilen lassen. Die Überwachungsebene mit geringer Ausführlichkeit ist die Vorgangsebene. Sie lässt sich mit einem Mikroskop geringer Auflösung vergleichen, das Sie zur Inspektion Ihres Projekts verwenden. Die kleinste Einheit, deren Werte für Arbeitsumfang, Dauer und Kosten Sie aktualisieren können, ist der Vorgang. Betrachten Sie Ihr Projekt unter einem hochauflösenden Mikroskop, werden Sie möglicherweise feststellen, dass einigen Vorgängen eine oder mehrere Ressourcen zugeordnet sind, die jeweils mit eigenem Arbeitsaufwand und Kostenwert in Erscheinung treten. Die Überwachungsebene mit hoher Ausführlichkeit ist die Zuordnungsebene. Eine Überwachung auf dieser Ebene ist aber nur möglich, wenn Sie den Vorgängen auch Ressourcen zugeordnet haben.

Wenn Sie nur an einer Überwachung der auf einen Vorgang oder eine Zuordnung bezogenen Gesamtdateigröße der bis zum aktuellen Datum aufgelaufenen Kosten oder Arbeit interessiert sind, sollten Sie die Gesamtsummen überwachen. Es könnte Ihnen beispielsweise genügen zu wissen, dass eine Ressource seit dem Beginn einer Zuordnung 23 Stunden im Rahmen dieser Zuordnung gearbeitet hat. Doch wenn Sie den Projektfortschritt genauer unter die Lupe nehmen müssen, um sicherzugehen, dass Sie im Zeitplan oder Kostenrahmen bleiben, kann der Wunsch entstehen, vorgangs- oder zuordnungsbezogene Fortschritte entlang einer gegebenen Zeitperiode zu untersuchen. Möglicherweise möchten Sie wissen, ob hinsichtlich einer bestimmten Zuordnung eine Ressource 9 Stunden am Montag, 8 Stunden am Dienstag und 6 Stunden am Mittwoch gearbeitet hat.

Von Microsoft Project unterstützte Überwachungsmethoden

• Vorgang nach Gesamtsummen   Verwenden Sie diese Methode, um Gesamtsummen für die Dauer, Arbeit und Kosten von Vorgängen bis zum aktuellen Datum zu überwachen. In Microsoft Project verwenden Sie zu diesem Zweck die Vorgangstabellenansicht zusammen mit der Tabelle Überwachung.
• Vorgang nach Zeitphasen   Verwenden Sie diese Methode, um den Arbeitsaufwand oder die Kosten eines Vorgangs für eine Zeitperiode zu überwachen. In Microsoft Project verwenden Sie zu diesem Zweck die Ansicht Vorgang: Einsatz zusammen mit der Tabelle Aktuelle Arbeit.
• Zuordnung nach Gesamtsummen   Verwenden Sie diese Methode, um Gesamtsummen für Arbeitsaufwand und Kosten pro Ressourcenzuordnung bis zum aktuellen Datum zu überwachen. In Microsoft Project verwenden Sie zu diesem Zweck die Ansicht Vorgang: Einsatz zusammen mit der Tabelle Überwachung.
• Zuordnung nach Zeitphasen   Verwenden Sie diese Methode, um den Arbeitsaufwand oder die Kosten einer Ressourcenzuordnung für eine Zeitperiode zu überwachen. In Microsoft Project verwenden Sie zu diesem Zweck die Ansicht Vorgang: Einsatz zusammen mit der Tabelle Aktuelle Arbeit.

Auswählen der richtigen Überwachungsmethode für Ihr Projekt

Die folgende Tabelle kann Ihnen Hilfestellung bei der Entscheidung bieten, welche der Überwachungsmethoden Sie übernehmen sollten. Nachdem Sie sich für eine Überwachungsmethode entschieden haben, sollten Sie für den Rest des Projekts nur diese eine Methode verwenden!