Wenn Sie in Microsoft Project detaillierte Projektpläne erstellen, scheinen alle Aspekte bereits ausreichend berücksichtigt zu sein. Kann da noch etwas schief gehen? Leider eine ganze Menge! Die Frage lautet: "Wo sind die Gefahren für das Projekt, und was können Sie dagegen tun?" Das beste Mittel gegen gescheiterte Projekte sind Erkennung und Abwehr der Risiken. Wenn Sie Ihren Projektplan auf potenzielle Probleme überprüfen und Gegenmaßnahmen entwickeln, verbessern sich Ihre Chancen auf ein erfolgreiches, perfekt gemeistertes Projekt.

Grundbegriffe

Die Erkennung und Abwehr von Risiken umfasst vier Schritte, die für ein wirkungsvolles Risikomanagement berücksichtigt werden müssen:

• Erkennen von Risiken
• Bewerten von Risiken
• Aktionspläne für Risiken
• Überwachen und Verwalten von Risiken

Um Risiken ausreichend analysieren zu können, bedarf es eines detaillierten Aktionsplans. Am besten führen Sie bereits eine erste Risikoanalyse durch, noch bevor Sie Ihren Basisplan speichern und mit dem Projekt beginnen. Die Analyse ist jedoch damit nicht abgeschlossen. Bewerten Sie Ihren Plan und Ihre Analyse im Verlauf des Projekts immer wieder neu, vor allem dann, wenn sich größere Abweichungen vom ursprünglichen Plan ergeben.

Erkennen von Risiken

Zur Erkennung von Risiken stehen zahlreiche Mittel zur Verfügung. Wenn Ihre Zeit begrenzt ist, gehen Sie am besten so vor:

• Überprüfen der Vorgangsliste und des Terminplans
• Besprechen und Brainstorming mit Fachleuten

Überprüfen der Vorgangsliste und des Terminplans

Überprüfen Sie in Ihrem Microsoft Project-Plan zuerst die Vorgänge des kritischen Weges, anschließend die Vorgänge, die sich nahe des kritischen Weges befinden, und schließlich die nicht kritischen Vorgänge. Achten Sie auf:

• Vorgänge, mit denen Ihr Team nicht vertraut ist. Die geschätzten Dauern und Kosten dieser Vorgänge sind meist nicht zuverlässig.
• Niedrig geschätzte Dauern und Kosten. Überprüfen Sie den Wahrheitsgehalt der Schätzwerte, insbesondere bei Vorgängen des kritischen Weges.
• Situationen mit einer begrenzten Anzahl von Ressourcen für bestimmte Vorgänge, die voll zugeteilt, überlastet oder nicht verfügbar sein können. Eine Ressource kann beispielsweise ausfallen, wenn sie Ihre Organisation verlässt oder innerhalb der Organisation andere Verpflichtungen bestehen.
• Vorgänge mit mehreren Vorgängern. Je mehr Vorgänger ein Vorgang besitzt, umso größer ist die Wahrscheinlichkeit einer Verzögerung.
• Vorgänge mit langen Dauern oder vielen Ressourcen. Die Schätzwerte für solche Vorgänge sind meist nicht zuverlässig.

Besprechen und Brainstorming mit Fachleuten

Allein aus der Analyse des Projektplans lassen sich Risiken möglicherweise nicht erkennen. Es ist daher zu empfehlen, zusammen mit den wichtigsten Ressourcen Ihres Projekts sämtliche Aspekte in einem Brainstorming zu besprechen. Fragen Sie diese Personen, wo sie für das Projekt das größte Risiko sehen. Oft werden dabei überraschende Erkenntnisse gewonnen.

Lassen Sie Ihren Plan ggf. von erfahrenen Projektmanagern überprüfen. Sprechen Sie außerdem mit Fachleuten für die verschiedenen Bereiche des Projekts. Planen Sie beispielsweise, einen Subunternehmer zu beauftragen, sollten Sie dessen Kundenkreis befragen.

Bewerten von Risiken

Das Bewerten von Risiken ist eine besondere Disziplin. Hier können Sie ausgefeilte Wahrscheinlichkeitsanalysen einsetzen, aber auch die unten beschriebenen einfacheren Methoden. Die Genauigkeit Ihrer Ergebnisse steht sicher im Einklang mit den aufgewendeten Verfahren. In diesem Artikel werden einige grundlegende, aber wirkungsvolle Methoden vorgestellt.

So bewerten Sie Risiken

• Bestimmen Sie die Toleranzbereiche.
• Ordnen Sie jedem Risiko eine Wahrscheinlichkeit zu.
• Ordnen Sie jedem Risiko Kosten zu.
• Ordnen Sie jedem Risiko eine Priorität zu.

Bestimmen der Toleranzbereiche

Wenn Sie in einem kleinen Unternehmen arbeiten, können zusätzliche Projektkosten von € 250.000 oder eine Verzögerung von zwei Monaten die gesamte Firma gefährden, während bei großen Organisationen solche Überschreitungen für ein Projekt tolerierbar sein können. Dokumentieren Sie die harten Fakten: Welche Kosten und welche Verzögerung sind tolerierbar? Diese Zahlen sollen nicht Ihrer Wunschvorstellung entsprechen, sondern grundlegende Toleranzgrenzen setzen.

Zuordnen einer Wahrscheinlichkeit

Bestimmen Sie die Wahrscheinlichkeit der einzelnen Risiken. Wenn Sie keine statistischen Methoden verwenden, versuchen Sie, die Wahrscheinlichkeit aus der Erfahrung Ihres Teams annähernd zu bestimmen. Folgende Tipps helfen Ihnen, Risiken mit hoher Wahrscheinlichkeit zu ermitteln:

• Verwenden Sie die PERT-Analysewerkzeuge von Microsoft Project, um die Wahrscheinlichkeitswerte für Ihren Projektplan zu ermitteln. Wenn die Vorgangsdauern in Ihrem Plan erheblich von denen der PERT-Analyse abweichen, weisen die Vorgänge ein hohes Risiko auf.
• Überprüfen Sie archivierte Projekte, und stellen Sie fest, ob bei vergleichbaren früheren Vorgängen die geschätzten Dauern und Kosten überschritten wurden.
• Beurteilen Sie das Vertrauen Ihres Teams in den Projektplan. Wenn die mit der Arbeit beauftragten Ressourcen Ihren Schätzungen für Kosten und Dauer nicht vertrauen, werden Risiken wahrscheinlicher.

Zuordnen von Kosten

Die Kosten eines Risikos lassen sich als finanzieller Verlust, als Zeitverlust und als Qualitätsverlust darstellen. Versuchen Sie, die Kosten eines Risikos zu bewerten, auch wenn Sie nur einen groben Bereich angeben können (z. B. € 15.000-25.000). Zur Risikosimulation können Sie eine Kopie Ihres Microsoft Project-Plans erstellen, die Sie anschließend modifizieren, um verschiedene Fälle zu analysieren und die Wirkung von Risiken zu erkennen.

Zuordnen einer Priorität

Weisen Sie den Risiken je nach Toleranzgrenzen, potentiellen Kosten und Wahrscheinlichkeit eine Priorität zu. Überschreiten beispielsweise die Kosten eines Risikos mit hoher Wahrscheinlichkeit die Toleranzgrenzen, weisen Sie ihm eine hohe Priorität zu. Anhand dieser Prioritäten können Sie bestimmen, um welche Risiken Sie sich in erster Linie kümmern müssen.

Aktionspläne für Risiken

Nachdem Sie die Risiken erkannt und bewertet haben, müssen Sie Aktionspläne für sie erstellen. Da die Risikoplanung viel Zeit und Mühe erfordert, können Sie sie auf Risiken mit hoher und evtl. auch mittlerer Priorität begrenzen. Die Planung umfasst:

• Erkennen von Risikoanzeichen
• Erkennen verstärkender, ausgleichender oder abschwächender Faktoren für jedes Risiko

Erkennen von Risikoanzeichen

Risikoanzeichen weisen auf ein bereits bestehendes oder bald eintretendes Risiko hin. Im besten Fall kündigen sie ein Risiko bereits vorher an.

Um sie zu erkennen, befragen Sie Personen, die das Risiko möglicherweise verursachen können oder auf die es sich am stärksten auswirkt. Fragen Sie sie nach den Anzeichen, an denen sie das Eintreten des Problems erkennen. Versuchen Sie, zuerst die Anzeichen für bereits bestehende Probleme zu ermitteln und anschließend Anzeichen, an denen sich ein Auftreten eines Problems vorab erkennen lässt.

Als Projektmanager müssen Sie die Risiken im Projektplan berücksichtigen. Enthält der Plan bei grundlegenden Vorgängen Überstunden für bestimmte Ressourcen oder Verzögerungen bei einzelnen Vorgängen?

Erstellen Sie für jedes berücksichtigte Risiko eine Checkliste, die die möglichen Anzeichen nennt, deren wahrscheinliche Zeitpunkte und eine zuständige Kontrollperson.

Erstellen von Aktionsplänen

Nachdem Sie die Anzeichen ermittelt haben, müssen Sie Aktionspläne erstellen. Sie können Risiken auf drei unterschiedliche Arten abwehren:

• Begegnen Sie dem Risiko, indem Sie die Aktionen vorab einleiten und damit auch die Wahrscheinlichkeit eines Eintretens verringern. Sind Sie beispielsweise von einer einzelnen Ressource mit besonderen Kenntnissen abhängig, können Sie eine andere Ressource mit diesen Kenntnissen ausbilden.
• Schwächen Sie das Risiko ab, indem Sie die Folgen des Eintretens und damit dessen Bedeutung verringern. Sind Sie beispielsweise von den Lieferterminen eines externen Lieferanten abhängig, sollten Sie bei verspäteter Lieferung Vertragsstrafen vorsehen, um einem möglichen Schaden zu begegnen.
• Reagieren Sie auf das Risiko mit einem Notfallplan, der bei einem Eintreten des Problems in Kraft tritt. Ist ein Vorgang beispielsweise durch Verzögerung gefährdet, kann Ihr Plan dafür zusätzliche Ressourcen vorsehen. Der Notfallplan muss auch alle vorab durchzuführenden Aktionen beschreiben. So muss beispielsweise gewährleistet sein, dass zusätzliche Ressourcen auch verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden.

Bedenken Sie, dass Risikomanagementpläne im Ernstfall ausgeweitet werden müssen. Bilden Sie jeden Plan in Microsoft Project nach, um dessen Auswirkung auf das Projekt zu erkennen. Achten Sie auf neue Risiken, die als Ergebnis des Plans auftreten können, und sorgen Sie für Gegenmaßnahmen.

Überwachen und Verwalten von Risiken

Ihr Risikomanagementplan ist nun erstellt. Jetzt müssen Sie sicherstellen, dass alle Mitglieder des Projektteams auch danach handeln. Ergreifen Sie alle in Ihren Aktionsplänen vorgesehenen Maßnahmen. Kontrollieren Sie Ihre Checkliste auf bestehende Anzeichen, und implementieren Sie ggf. weitere Notfallpläne. Bewerten Sie die Risiken in regelmäßigen Abständen neu. Folgende Tipps helfen Ihnen bei der Risikoüberwachung:

• Sehen Sie in den Statusberichten einen Abschnitt für Risiken vor, und tragen Sie alle von Ihren Ressourcen getroffenen Annahmen und neu erkannten Risiken ein.
• Planen Sie regelmäßige Besprechungen mit den Teammitgliedern, um den Risikomanagementplan neu zu bewerten und neue Projektrisiken zu erkennen.
• Immer wenn der tatsächliche Verlauf Ihres Projekts erheblich von dem Projektplan abweicht, sollten Sie die Risiken und Ihren Risikomanagementplan neu bewerten.

Durch etwas vorausschauende Planung können Sie die Risiken für Ihr Projekt erheblich vermindern. Nutzen Sie die Tipps dieses Artikels zur Bewertung und Abwehr von Risiken zu Ihrem Vorteil. Damit wird Ihr Projekt sicher erfolgreich verlaufen!

Ausführlichere Informationen zur Erkennung und Abwehr von Risiken finden Sie auf der Project Management Institute-Website unter A Guide to the Project Management Body of Knowledge.

Hilfreiche Ansichten zur Darstellung von Dauern und Kosten

Anzeigen der Kosten

Um die Kosten für jeden einzelnen Vorgang anzuzeigen, wenden Sie die Kostentabelle auf die Ansicht Balkendiagramm (Gantt) an.

Um die Kosten für Ressourcen und deren Kosten bei verschiedenen Vorgängen anzuzeigen, wenden Sie die Kostentabelle auf die Ansicht Ressource: Tabelle an.

Um die Kosten von Vorgängen über die Zeit anzuzeigen, verwenden Sie die Ansicht Ressource: Einsatz.

Anzeigen von Dauern

Dauern können Sie in der Ansicht Balkendiagramm (Gantt) anzeigen. Dies ist die Standardansicht von Microsoft Project. Sie können das Diagramm nach Dauern sortieren, um sie in der Reihenfolge ihrer Länge zu überprüfen. Sie können sie auch nach Priorität sortieren, um sie in der Reihenfolge ihrer Vorgangspriorität zu überprüfen. Mit Hilfe des Balkenplan-Assistenten können Sie den kritischen Weg anzeigen und die Dauern der Vorgänge des kritischen Weges überprüfen.

Hilfreiche Ansichten zur Darstellung der Ressourcenzuteilung

Um die Ressourcenzuteilung anzuzeigen, verwenden Sie die Ansicht Ressource: Einsatz.

Hilfreiche Tipps für Checklisten

Risikomanagementpläne und Checklisten können Sie in beliebigen Anwendungen erstellen. Beispielsweise können Sie den Plan in Microsoft Word erstellen und anschließend die Informationen aus der Checkliste, z. B. über Risikoanzeichen, in Ihren Microsoft Project-Plan übernehmen, indem Sie sie den Vorgangsnotizen hinzufügen.

Befindet sich Ihre Checkliste auf einem Intranetserver oder im Internet, können Sie einen Hyperlink auf der Webseite einfügen.

Wenn Sie mit Microsoft Visual Basic® für Applikationen vertraut sind, können Sie damit in Microsoft Project Makros erstellen, die beim Auftreten von Risikoanzeichen eine Warnmeldung ausgeben.

Verwenden der PERT-Analysewerkzeuge

Um eine PERT-Analyse auszuführen, müssen Sie für jeden zu analysierenden Vorgang die erwartete Dauer sowie einen optimistischen und einen pessimistischen Schätzwert für die Dauer eingeben.