Die meisten Projekte unterliegen bestimmten Bedingungen für Endtermin, Kostenrahmen und Umfang. Das Zusammenwirken der Faktoren Zeit, Geld und Umfang (unter Umfang versteht man die Kombination aller Ziele und Vorgänge des Projekts und der zu deren Erledigung erforderlichen Arbeit) wird oft als "Projektdreieck" bezeichnet. Wenn Sie auch nur einen dieser Faktoren verändern, sind die anderen beiden davon ebenfalls betroffen. Wenngleich alle drei Faktoren von Bedeutung sind, hat in der Regel jedoch einer davon den größten Einfluss auf Ihr Projekt.

Wenn Sie sich beispielsweise entschließen, den Terminplan des Projektplans zu verkürzen, führt dies u. U. zu erhöhten Kosten und einem verringerten Projektumfang. Müssen Sie dagegen den Plan an den Projektkostenrahmen anpassen, kann das Ergebnis ein verlängerter Terminplan und ein verringerter Umfang sein. Wenn Sie stattdessen den Umfang vergrößern, kann das so veränderte Projekt mehr Zeit erfordern und mehr Geld kosten.

Auf welche Weise sich Änderungen Ihres Projektplans auf die beiden anderen Seiten des Dreiecks auswirken, hängt von den speziellen Rahmenbedingungen und der Art Ihrer Projekte ab. In manchen Fällen kann eine Verkürzung des Terminplans zu erhöhten Kosten führen, in anderen Fällen dagegen sogar zu einer Kostenreduzierung.

Arbeiten mit dem Projektdreieck

Beim Erstellen oder Ändern des Projektplans werden Sie u. U. feststellen, dass wichtige Ziele nicht mehr erfüllt werden. So kann aus Ihrem Plan beispielsweise hervorgehen, dass der Endtermin oder der Kostenrahmen überschritten werden. Sie müssen Ihren Plan dann optimieren, um ihn wieder an die Zielbedingungen anzupassen. Bei dieser Optimierung ermitteln Sie zunächst, welcher der Faktoren Zeit, Geld und Umfang der wichtigste für den Projekterfolg ist. Anders gesagt: Welches Problem muss zuerst gelöst werden?

• Das Projekt dauert zu lange.
• Das Projekt oder bestimmte Vorgänge kosten zu viel.
• Es sind zu viele Vorgänge geplant bzw. es werden zu wenige erfolgreich abgeschlossen.

Beachten Sie beim Optimieren des Projektplans immer die drei Elemente des Projektdreiecks. Bedenken Sie, dass - auch wenn Sie nur eine Seite des Dreiecks verändern - die anderen beiden Seiten ebenfalls betroffen sind, je nach Art Ihres Projekts entweder mit positiver oder negativer Wirkung. Überprüfen Sie die anderen beiden Elemente des Dreiecks, um sicherzustellen, dass der Projektplan durch Ihre Korrektur nicht unausführbar geworden ist. Haben Sie beispielsweise in Ihrem Plan die Kosten reduziert, müssen Sie überprüfen, ob der Endtermin noch innerhalb tolerierbarer Grenzen liegt.

Der Zeitfaktor

Nach eingehender Analyse des Projekts werden Sie u. U. feststellen, dass Ihr Terminplan nicht mit dem Endtermin des Projekts übereinstimmt. Die Dauer des Terminplans können Sie mittels verschiedener Methoden korrigieren. Welche Methode Sie wählen, hängt von den Bedingungen ab, denen das gesamte Projekt unterworfen ist (z. B. Einschränkungen von Kostenrahmen, Ressourcen und Umfang), sowie von der Flexibilität der Vorgänge.

Die wirksamste Methode zur Verkürzung des Terminplans ist die Änderung der Vorgänge, die termingerecht abgeschlossen sein müssen, damit auch das Projekt innerhalb des Terminplans abgeschlossen werden kann. Solche Vorgänge bilden den so genannten kritischen Weg. Eine Änderung von Vorgängen, die sich nicht im kritischen Weg befinden, wirkt sich meist nicht auf den Projektterminplan aus. Folgende Methoden können angewendet werden:

• Verkürzung der Dauer von Vorgängen.
• Überlappende Anordnung von Vorgängen, die nicht gleichzeitig bearbeitet werden können.
• Zuordnen zusätzlicher Ressourcen.
• Verringern der zugeordneten Arbeit.

Als Folge der Anpassung des Terminplans können die Kosten anwachsen und Ressourcen überlastet werden. Auch kann sich der Umfang verändern. Wenn Sie beispielsweise die Dauer von Vorgängen im kritischen Weg ändern, wird das Projekt möglicherweise früher abgeschlossen, aber der Umfang dieser Vorgänge - und ggf. des gesamten Projekts - kann sich verringern. Wenn Sie stattdessen den Vorgängen im kritischen Weg zusätzliche Ressourcen zuweisen, um sie früher abzuschließen, sind diese Ressourcen damit u. U. überlastet, und Sie müssen Überstunden bezahlen, die zu erhöhten Kosten führen.

Der Kostenfaktor

Möglicherweise stellen Sie fest, dass der erstellte Projektplan Ihren Kostenrahmen überschreitet. Ein primärer Faktor der Projektkosten sind die Ressourcen, d. h. Personal, Sachmittel und Materialien, die den Projektvorgängen zuordnet sind. Die Ressourcenkosten setzen sich in der Regel aus mengenabhängigen und festen Kosten zusammen.

Um die Projektkosten zu verringern, können Sie den Projektumfang so einschränken, dass er weniger Vorgänge oder - falls Ressourcen benötigt werden - Vorgänge kürzerer Dauer aufweist.

Sie können auch die Ressourcen anpassen und überprüfen, ob Ihre Einstellungen für Sätze, Gebühren und Überstunden richtig sind. Beurteilen Sie die Eignung der zugeordneten Ressourcen für die jeweiligen Tätigkeiten. Eventuell können Sie eine teure Ressource durch eine günstigere ersetzen, und die teure Ressource lediglich bei sehr kosteneffektiven Tätigkeiten einsetzen.

Als Folge der Anpassung des Projektplans an den Kostenrahmen kann sich möglicherweise der Endtermin verzögern bzw. der Umfang verringern. Wenn Sie beispielsweise aus Vorgängen, denen überlastete Ressourcen zugeordnet wurden, Überstunden entfernen, werden Sie feststellen, dass sich dadurch der Terminplan verlängert und der Endtermin auf ein späteres Datum hinausgeschoben wird. Wenn Sie stattdessen den Umfang an den Kostenrahmen anpassen, wird der Endtermin möglicherweise früher erreicht.

Der Umfangfaktor

Wenn Sie Probleme bei der Einhaltung des Endtermins oder Kostenrahmens feststellen, werden Sie üblicherweise zuerst versuchen, den Umfang anzupassen. Durch Verringerung des Umfangs können Sie den Terminplan verkürzen und die Kosten verringern. Stehen ausreichend Zeit und Geld zur Verfügung, können Sie den Umfang auch vergrößern.

Die Änderung des Umfangs wirkt sich in der Regel auf die Anzahl oder die Dauer der Vorgänge aus. Der Umfang hat auch eine enge Beziehung zur Qualität. Wenn Sie den Umfang verringern, müssen Sie ggf. die Qualitätsanforderungen herabsetzen.

Bei verringertem Umfang können die Kosten reduziert und die Projekte früher abgeschlossen werden. Bei vergrößertem Umfang werden sich höhere Kosten und verzögerte Endtermine ergeben. Wenn Sie beispielsweise einige optionale Vorgänge streichen, werden die ihnen zugeordneten Ressourcen freigegeben, können an anderen Projekten arbeiten und werden nicht mehr aus dem Kostenrahmen dieses Projekts bezahlt. Wenn Sie stattdessen den Umfang erweitern, indem Sie einigen Vorgängen zusätzliche Zeit zuordnen, werden Sie evtl. feststellen, dass sich durch die Änderung des Umfangs auch die Termine für Vorgänge des kritischen Weges verschieben und sich der Endtermin verzögert.

Ressourcen im Projektdreieck

Eine Optimierung des Projektplans kann auch nötig sein, um eine effektive Nutzung der Ressourcen bei zumutbarer, gleichmäßiger Arbeitsauslastung zu gewährleisten. Bezogen auf das Projektdreieck gehören Ressourcen zu den Kosten. Wenn Sie Ressourcen an die tatsächliche Arbeit und Verfügbarkeit anpassen, bewegen sich daher Ihre Kosten den Ressourcensätzen entsprechend nach oben oder unten.

Die Anpassung der Ressourcen kann auch Auswirkungen auf den Terminplan haben. Um Ressourcenkonflikte zu lösen, können Sie Vorgänge teilen. Ein geteilter Vorgang wird während der Ausführung unterbrochen, um zu einem späteren Zeitpunkt - wenn wieder Ressourcen verfügbar sind - wieder aufgenommen zu werden. Außerdem können Sie mit Verzögerungen arbeiten. Als Verzögerung wird die Zeit zwischen dem geplanten und dem tatsächlichen Anfang eines Vorgangs bezeichnet. Werden Ressourcenüberlastungen durch eine Verzögerung oder Teilung bestimmter Vorgänge (das so genannte "Abgleichen" der Projekts) beseitigt, kann jedoch der Endtermin des Terminplans hinausgezögert werden. Sind dagegen Ressourcen nicht ausgelastet (und für eine geringere Arbeitszeit zugeordnet, als sie zur Verfügung stehen), können Sie den Umfang einiger Vorgänge erweitern, um die verfügbare Zeit der Ressourcen zu nutzen.

Der Qualitätsfaktor

Die Qualität, ein vierter Faktor, bildet das Zentrum des Projektdreiecks. Änderungen der drei Seiten des Dreiecks wirken sich häufig auch auf die Qualität aus. Die Qualität ist kein unmittelbares Element des Dreiecks, ergibt sich jedoch aus dem Einsatz der Faktoren Zeit, Geld und Umfang.

Ist in Ihrem Terminplan beispielsweise etwas zusätzliche Zeit verfügbar, können Sie den Projektumfang vergrößern, indem Sie Vorgänge hinzufügen und deren Dauer erweitern. Dank dieses zusätzlichen Umfangs können für Projekt und Lieferumfang höhere Qualitätsstufen erzielt werden.

Müssen Sie Kosten reduzieren, um den Kostenrahmen einzuhalten, können Sie den Umfang verringern, indem Sie Vorgänge streichen oder deren Dauer kürzen. Bei verringertem Umfang verschlechtern sich die Bedingungen für das Erzielen einer hohen Qualität. Die Notwendigkeit der Kostenreduzierung kann daher auch zu herabgesetzter Qualität führen.