Der Dialog Organisieren von Microsoft Project 2000 ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Elemente von einem Projekt auf ein anderes Projekt zu übertragen oder in die globale Projektvorlage namens Global.mpt zu übernehmen, um sie in anderen Projekten auf Ihrem Computer verwenden zu können. Sie können den Dialog Organisieren auch zum Löschen oder Umbenennen von Projektelementen verwenden.

Standardmäßig werden alle in Microsoft Project angelegten benutzerdefinierten Elemente in der Projektdatei des Projekts gespeichert, in dem sie erstellt wurden. Aber Sie können auch benutzerdefinierte Elemente erstellen, z. B. spezielle Kalender, Filter, Felder oder Symbolleisten, und dann den Dialog Organisieren benutzen, um diese Elemente in andere Projektdateien zu kopieren, die auf Ihrem Computer geöffnet sind. Oder Sie können die benutzerdefinierten Elemente in die Datei Global.mpt einfügen, um sie Ihren anderen Projekten einschließlich der neu angelegten Projekte zur Verfügung zu stellen.

Kopieren benutzerdefinierter Elemente von einem Projekt zu einem anderen

Mit dem Dialog Organisieren können Sie benutzerdefinierte Ansichten, Tabellen, Filter, Kalender, Formulare, Schemen (welche zum Importieren oder Exportieren von Projektinformationen in bzw. aus anderen Dateiformaten verwendet werden), Felder, Gruppen und Microsoft Visual Basic® für Applikationen-Module in andere Projektdateien oder die Datei Global.mpt kopieren. (Beachten Sie, dass benutzerdefinierte Symbolleisten und Schemen in der Datei Global.mpt und nicht in der Projektdatei gespeichert werden, in der Sie sie definiert haben. Deshalb sind Ihre angepassten Symbolleisten und Schemen auch in jedem neu geöffneten Projekt verfügbar.)

Angenommen, Sie haben einen benutzerdefinierten Kalender in einer Datei namens Projekt1 erstellt, der jeden Montag als arbeitsfreie Zeit festlegt, so dass Ihre Projektmitarbeiter während dieser Zeit Schulungskurse besuchen können. Des Weiteren haben Sie ein neues Projekt - Projekt2 - angelegt, in dem Sie denselben Schulungskalender verwenden möchten, den Sie bereits in Projekt1 definiert haben. Öffnen Sie zuerst Projekt1 und Projekt2 (das Kopieren von Elementen kann nur zwischen geöffneten Dateien auf Ihrem Computer erfolgen). Klicken Sie im Menü Extras auf Organisieren und anschließend auf die Registerkarte Kalender.

Klicken Sie in der linksseitig gezeigten Liste Kalender verfügbar in auf Projekt1. Klicken Sie in der rechtsseitig gezeigten Liste Kalender verfügbar in auf Projekt2. Klicken Sie in der Liste Projekt1 auf Training, auf Kopieren und dann auf Schließen. Der Kalender namens Training ist nun in der Datei Projekt2 verfügbar.

Hinzufügen benutzerdefinierter Elemente zur globalen Vorlage

Sie können den Dialog Organisieren auch dazu verwenden, benutzerdefinierte Elemente aus einer Projektdatei in die Datei Global.mpt zu kopieren, um diese Elemente für jedes andere Projekt zur Verfügung zu stellen, an dem Sie jetzt oder in Zukunft arbeiten.

Angenommen, Sie haben eine benutzerdefinierte Projektansicht namens Arcadia-Kombinationsansicht in einer Datei mit dem Namen Arcadia Bay.mpp erstellt. Die Arcadia-Kombinationsansicht ist eine Kombination aus Balkendiagramm und der Ansicht Ressource: Einsatz. Sie möchten sicherstellen, dass diese Ansicht für alle Projekte auf Ihrem Computer verfügbar ist. Zu diesem Zweck müssen Sie die Arcadia-Kombinationsansicht zur Datei Global.mpt hinzufügen. Öffnen Sie zuerst die Datei Arcadia Bay.mpp (Sie können Elemente zu Global.mpt nur aus aktiven Dateien auf Ihrem Computer hinzufügen). Klicken Sie dazu im Menü Extras auf Organisieren und anschließend auf die Registerkarte Kalender. Die Datei Arcadia Bay.mpp wird in einer der beiden Listen Ansichten verfügbar in angezeigt, die Datei Global.mpt ist in der anderen Liste aufgeführt. Klicken Sie unterhalb von Arcadia Bay.mpp auf Arcadia-Kombinationsansicht und dann auf Kopieren. Eine Kopie der Arcadia-Kombinationsansicht ist nun in der globalen Vorlage verfügbar.

Falls Microsoft Project auf einem Netzwerkserver Ihrer Organisation ausgeführt wird, können Sie eine einzige Globaldatei (Global.mpt) gemeinsam nutzen. Das bedeutet, dass alle Personen einer Arbeitsgruppe oder Organisation benutzerdefinierte Elemente der Globaldatei nutzen können. Microsoft Project sucht zuerst im Arbeitsverzeichnis nach der Globaldatei. Falls Global.mpt aus diesem Verzeichnis entfernt wird, greift Microsoft Project auf die Globaldatei zurück, die sich auf dem Netzwerkserver befindet. Der Microsoft Project 2000 Resource Kit (in Englisch) enthält Informationen für Netzwerk- und Systemadministratoren über die Netzwerkinstallation der Datei Global.mpt.

Verwenden des Dialogs "Organisieren" zur Verwaltung benutzerdefinierter Elemente

Gelegentlich kann es vorkommen, dass einige der benutzerdefinierten Elemente in Ihrem Projekt oder in der Datei Global.mpt nicht mehr von Nutzen sind oder modifiziert und umbenannt werden müssen, um Ihren sich ändernden Erfordernissen gerecht zu werden. Dann können Sie den Dialog Organisieren verwenden, um alte, nicht länger benötigte Elemente zu entfernen. Möglicherweise möchten Sie auch bestimmte Elemente umbenennen, um ihnen anschaulichere Namen zu geben oder die unterschiedlichen Änderungen zu verdeutlichen, die Sie an ihnen vorgenommen haben. Dazu markieren Sie einfach im Dialog Organisieren das Element, das Sie löschen oder umbenennen möchten, und klicken dann auf Löschen oder Umbenennen.