In der gesamten Softwarebranche setzt sich das Konzept, dass Planung Teamsache und für eine erfolgreiche Entwicklung von größter Bedeutung ist, immer mehr durch. Der Trend geht weg von den traditionellen Hierarchien, hin zu teamorientierten Unternehmensstrukturen. Microsoft Project Central, das webbasierte Begleitprogramm zu Microsoft Project 2000, bietet die idealen Tools für die Zusammenarbeit von Teams und Arbeitsgruppen. Dabei nutzt es die Verfügbarkeit von Informationen in Intranets unter Windows und ermöglicht eine bessere Beteiligung des Einzelnen am Planungsprozess sowie eine bisher unerreichte Transparenz der Projektdaten.

Steigerung der Produktivität durch Einbeziehung des gesamten Teams

Microsoft Project Central erleichtert eine reibungslose Weitergabe der Projektdaten in beiden Richtungen entlang der Managementkette und ermöglicht es Projektmanagern, von der Erfahrung der Teammitglieder und Ressourcen zu profitieren. Dies geschieht, indem allen Mitarbeitern auf allen Ebenen der Organisation die aktuellsten Projektdaten zur Verfügung stehen und dem Projektmanager Feedback gegeben werden kann. Dies ist ein Arbeitsmittel, das selbst für Mitarbeiter mit begrenztem Einblick in Projektmanagement und ohne Vorkenntnisse in Microsoft Project geeignet ist.

Microsoft Project Central bietet Benutzern mit den verschiedensten Aufgaben innerhalb der Organisation vielfältige Möglichkeiten, z. B.:

• Projektleitung   Verantwortlich für die Planung und Terminierung sowie für die Verwaltung des Projektplans in Microsoft Project 2000. Bei der Verwendung von Microsoft Project Central zur Einbeziehung der gesamten Arbeitsgruppe behält die Projektleitung die Kontrolle über den Hauptprojektplan. Gleichzeitig kann sie von der verstärkten Mitarbeit anderer innerhalb der Organisation profitieren, was zu mehr Synergie in der Planung und einer besseren Informationsgrundlage für die Entscheidungsfindung führt.
• Teammitglieder   Mitarbeiter, die als "Ressourcen" im Projektplan definiert sind. Immer häufiger wird von Ressourcen auch eine Mitarbeit an Planungsvorgängen, Aufwandsschätzungen und Statusverfolgungen erwartet. Microsoft Project Central bietet ein individuell anpassbares, benutzerfreundliches Tool, mit dem Teammitglieder den Überblick über ihre eigenen Aufgaben behalten und diese in Verbindung mit dem gesamten Projekt sehen können.
• Ressourcenmanagement und Teammanagement   Verantwortlich für die Zuweisung von Ressourcen zu Projekten oder Vorgängen in einem Projekt und/oder für die Einschätzung von Personalbedarf innerhalb der Organisation. Mit Microsoft Project Central können diese Manager den effizienten Einsatz bestehender Ressourcen gewährleisten und künftigen Personalbedarf rechtzeitig einplanen. Außerdem enthält Microsoft Project 2000 Funktionen zum Zuordnen und Delegieren von Aufgaben zwischen Teams zur Durchführung eines größeren, multidisziplinären Projekts.
• Gehobenes Management/Stakeholder   Alle Personen, für die der Status eines oder mehrerer Projekte innerhalb des Unternehmens von Bedeutung ist. Microsoft Project Central bietet diesem Personenkreis präzise und maßgebliche Informationen, die auf den ersten Blick zeigen, wie die Projekte der Organisation im Zeitplan und im Finanzrahmen liegen.

Ein neues Modell der Planung im Team

Bei der Planung im Team mit Microsoft Project Central erstellt der Projektmanager den Projekt- und Zeitplan in Microsoft Project 2000 und hält ihn auf dem neuesten Stand. Der Projektmanager stellt den Benutzern Daten aus Microsoft Project 2000 in der Datenbank von Microsoft Project Central zur Verfügung. Diese wird unabhängig vom Projektplan gespeichert und aktualisiert.

Mit Microsoft Project Central können Teammitglieder an Planungsvorgängen, Aufwandsschätzungen und Statusverfolgungen beteiligt werden. Die Benutzer senden Aktualisierungen und Änderungsvorschläge als Nachrichten an den Posteingang des Projektmanagers. Der Projektmanager prüft die Nachrichten der Teammitglieder und genehmigt die Änderungen. Er fungiert damit als Schnittstelle zwischen dem Hauptprojektplan und Microsoft Project Central. Je nach festgelegten Optionen und gewährten Benutzerrechten können Benutzer von Microsoft Project Central das Akzeptieren von Projektaktualisierungen automatisieren, sich automatisch an Termine erinnern lassen und Statusberichte anfertigen. Damit wird der Projektmanager von zahlreichen Routineaufgaben entlastet.

Mit dem Verwaltungsmodul von Microsoft Project Central kann äußerst detailliert festgelegt werden, wie viele Informationen und Befugnisse die einzelnen Benutzer oder Benutzergruppen erhalten sollen. Der Projektmanager kann es von der Größe der Organisation und seiner Erfahrung mit den Tools abhängig machen, ob er selbst als Administrator fungieren und die Installation und Konfiguration von Microsoft Project Central durchführen oder diese Aufgabe an die IT-Abteilung delegieren möchte.

Wichtigste Funktionen

• Statusberichte   In Microsoft Project Central können Sie sowohl Vorlagen für Statusberichte im Textformat entwerfen als auch Statusanfragen an Mitglieder der Arbeitsgruppe senden. Fertig gestellte Statusberichte können in Microsoft Project Central geprüft und bearbeitet werden und mit weiteren Informationen als ein Bericht für das gesamte Team kombiniert werden.
• Nachrichtenregeln   Um das Akzeptieren von Anfragen, Delegation und Vorgangsaktualisierungen von Teammitgliedern zu beschleunigen, stellt der Projektmanager Regeln auf, mit denen bestimmte Änderungen automatisch akzeptiert werden, wenn die Regeln auf einen Satz Nachrichten angewandt werden. Microsoft Project Central enthält äußerst detaillierte Kriterien für die Entwicklung solcher Regeln. Regeln können auf einzelne Benutzer, auf Benutzergruppen, bestimmte Aktionen oder nur auf Aktionen mit einer bestimmten Auswirkung auf das Budget oder den Terminplan angewandt werden.
• Vorgangserstellung   Ressourcen können Vorgänge und Teilvorgänge vorschlagen. Dies ist der Schlüssel zum Aufbau eines Terminplans unter Mitwirkung aller Beteiligten. Außerdem können Teammitglieder damit auf einfache Weise zusätzliche Arbeit melden oder Anpassungen vorschlagen, wenn der Projektplan nicht mit ihrer Einschätzung des Arbeitsumfangs übereinstimmt.
• Vorgangsaktualisierungen   Microsoft Project Central ermöglicht eine genaue Statusüberwachung, indem Ressourcen Ist-Werte eingeben und diese Informationen direkt an den Projektmanager senden können. Wenn die Teammitglieder den prozentualen Abschluss von Vorgängen (% Abgeschlossen) oder die tatsächlichen für einen Vorgang erforderlichen Stunden schätzen, wird der verbleibende Arbeitsanteil für den Vorgang automatisch errechnet, und es wird eine Aktualisierungsnachricht an den Projektmanager gesandt.
• Delegieren von Vorgängen   Der Projektmanager kann das Delegieren von Vorgängen zulassen. Dann kann ein Benutzer von Microsoft Project Central einen Vorgang einer anderen Ressource zuordnen und den Projektmanager in einer Nachricht davon unterrichten. Durch Delegierung kann der Projektmanager funktionelle Manager oder Führungskräfte, die eine Gruppe zugeordneter Vorgänge an ihre eigenen Teammitglieder oder Mitarbeiter delegieren können, effizient einsetzen.
• Präsentationen  Microsoft Project Central bietet ein umfangreiches Funktionsspektrum zur Erstellung von Präsentationen, mit dem Benutzer immer auf dem neuesten Stand sind, auch wenn sie Microsoft Project 2000 nicht installiert haben. Die Benutzer können Projektdaten in auf sie zugeschnittenen Formaten und verschiedenen Ausführlichkeitsstufen anzeigen, je nach gewünschter Einstellung und den vom Projektmanager oder Administrator zur Verfügung gestellten Informationen. Die Teammitglieder können ihre Arbeitszeit besser einteilen, erhalten einen besseren Überblick über ihre eigenen Vorgänge und können ihren Anteil am Projekt mit dem Ganzen in Bezug setzen. Ressourcenmanager und Geschäftsentwicklungsmanager hingegen können die Projektdaten in einer präzisen, aktionsorientierten Form anzeigen lassen, was die Organisationsplanung auf höchster Ebene erleichtert.
• Integration in Microsoft Outlook   Mit Microsoft Project Central können Benutzer, die ihren täglichen Terminplan mit den Kalender- und Vorgangsfunktionen des Nachrichten- und Teamarbeitsclients Microsoft Outlook® verwalten, uneingeschränkt an der Planung im Team teilhaben. Microsoft Project Central kann die Vorgangsliste aus Microsoft Outlook erfassen und mit Projektaktivitäten zu einer einzigen Liste mit Vorgangszuordnungen kombinieren. Wer lieber mit der Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook arbeitet, kann die Vorgangsansicht aus Microsoft Project Central in Microsoft Outlook 2000 anzeigen und damit eine einzige Anwendung für E-Mail, Vorgänge, Terminplanung und Statusverfolgung verwenden.

Außerdem können Benutzer von Microsoft Project Central Terminplandaten aus ihren eigenen Kalendern in Microsoft Outlook importieren und dabei den Projektmanager über alle geplanten Besprechungen, Urlaubstage und eventuelle Außentermine oder mögliche Terminkonflikte informieren. Der Projektmanager kann diese Ausnahmen in die Ressourcenkalender des Hauptprojektplans eintragen. Dadurch wird eine größere Genauigkeit in der Ressourcenzuordnung erzielt, da sowohl projektbezogene als auch nicht projektbezogene Verpflichtungen berücksichtigt werden können.

Entwicklungsplattform

Microsoft Project Central ist eine ideale Plattform für die Entwicklung benutzerdefinierter Planungs-, Terminierungs- und Projektmanagementlösungen. Es basiert auf Component Object Model (COM) von Microsoft und verwendet webbasierte Microsoft-Technologien wie Active Server Pages (ASP) und ActiveX®-Steuerelemente. Daher können Entwickler über selbst entwickelte Programme auf Anwendungsdienste zugreifen, um benutzerdefinierte Anwendungen zu erstellen oder die Funktionen von Microsoft Project Central auf die speziellen Anforderungen der Organisation auszudehnen. (Bei der Entwicklung von Lösungen, die Steuerelemente von Microsoft Project Central verwenden, müssen Entwickler beachten, dass solche Lösungen nicht frei verbreitet werden dürfen und eine Lizenz für Microsoft Project Central beinhalten müssen.)

Programmierer, die mit den Grundlagen der Webentwicklung vertraut sind, können sofort in die Änderung der Benutzeroberfläche von Microsoft Project Central einsteigen, z. B. Text, Bilder oder andere Elemente hinzufügen oder auch die Datenobjekte von Microsoft Project Central (wie Balkendiagramme und Vorgangsansichten) in ihre eigenen Webseiten oder HTML-Oberflächen einbauen.

Außerdem können sie auf die Geschäftsmethodik hinter Microsoft Project Central zugreifen und mit den ActiveX-Steuerelementen von Microsoft Project Central Softwarelösungen entwickeln, die die Funktionen von Microsoft Project Central mit einer externen Datenquelle aus Microsoft SQL Server™ oder Oracle kombiniert. Auf diese Weise können beispielsweise neue Felder oder Tabellen in die Datenbank von Microsoft Project Central eingebaut werden oder auch neue Datenbanken mit den entsprechenden Aktualisierungen des Abfragemoduls und der Geschäftsmethodik erstellt werden.

Eine kostengünstige Lösung

Durch die dreistufige Thin-Client-Architektur ist Microsoft Project Central für kleinere und mittlere Unternehmen oder für Abteilungen und Arbeitsgruppen innerhalb größerer Unternehmen geeignet. Microsoft Project 2000 wird sowohl mit server- als auch mit clientseitigen Komponenten geliefert, u. a. mit einer Einzelplatzlizenz von Microsoft Project Central und der Microsoft Database Engine (MSDE).

Benutzer, die über Microsoft Project Central auf Projektdaten zugreifen, benötigen Zugriff auf den Webserver von Microsoft Project Central, entweder über das firmeneigene Intranet oder über eine direkte DFÜ-Verbindung. Bei Clients mit Microsoft Internet Explorer 4.01 oder höher findet Microsoft Project Central Server mit Hilfe des Komponenteninstallationsmodells von Internet Explorer beim ersten Zugriff auf den Server die erforderlichen Komponenten und installiert sie. Benutzer, die nicht über Microsoft Internet Explorer 4.01 oder höher verfügen, müssen das selbständige Browsermodul für Microsoft Project Central manuell installieren.

Benutzer, die nur Microsoft Project Central verwenden, müssen über die Programme Microsoft Select oder Open Licensing zusätzliche Client-Lizenzen erwerben. Da Organisationen die Möglichkeit haben, nur Microsoft Project Central-Clientlizenzen für diese Benutzer zu erwerben, ist Microsoft Project Central eine kostengünstige Lösung, um Projektdaten an Teammitglieder, Ressourcen und andere Beteiligte weiterzuleiten, die noch nicht über Projekt- oder Terminplanungssoftware verfügen. Damit wird eine breitere Beteiligung der Organisationsmitglieder am Teamplanungsprozess erzielt.

Abschließende Bemerkung

Mit Microsoft Project Central als Begleitprogramm zu Microsoft Project 2000 können Organisationen die Planung und Terminierung von Projekten jetzt als Teamarbeit begreifen und durchführen. Und nur mit effizienter Zusammenarbeit - unter Einbeziehung von Ressourcen bei der Planung und Statusverfolgung sowie durch Kommunikation in beide Richtungen entlang der Managementkette - können Organisationen in dem heutigen dynamischen Umfeld wettbewerbsfähig bleiben. In einer Zeit, in der rechtzeitiger Zugriff auf Informationen ein bedeutender Erfolgsfaktor ist, garantiert Microsoft Project Central, dass wichtige Informationen jedem Einzelnen in der Organisation zur Verfügung stehen.