Zwei der häufigsten Fragen, die Projektmanager immer wieder hören, lauten: "Ist das Projekt im Zeitrahmen?" und "Ist das Projekt im Kostenrahmen?" Mit Hilfe der in Microsoft Project verfügbaren Funktionen zur Zeit- und Kostenüberwachung lassen sich diese Fragen relativ leicht beantworten, vorausgesetzt, Sie haben Ihren Projektplan richtig erstellt und die Ist-Werte korrekt ermittelt. 

Um den gesamten Projektverlauf besser beurteilen zu können, bedarf es jedoch mehr als nur einfacher Zeit- und Kostenaufstellungen. Als Beispiel dienen die beiden folgenden Projekte:

• Projekt A hat eine geschätzte Dauer von acht Monaten und ein Gesamtbudget von 80.000 €. Nach zwei Monaten kann der Projektmanager vermelden, dass bisher lediglich 15.000 € ausgegeben wurden und dass der Kostenrahmen somit unterschritten ist.
• Auch Projekt B hat eine geschätzte Dauer von acht Monaten und ein Gesamtbudget von 80.000 €. Nach zwei Monaten muss der Projektmanager jedoch einräumen, dass der Kostenrahmen überschritten ist, da bereits 25.000 € ausgegeben wurden.

Bei beiden Projekten kann während der Projektdauer eine gleichmäßige Kostenverteilung vorausgesetzt werden. Das bedeutet, dass sich die angefallenen Kosten am Ende des zweiten Monats auf 20.000 € belaufen. Oder: Zwei Monate entsprechen 25 % der gesamten Projektdauer, und 20.000 € entsprechen 25 % des gesamten Projektbudgets.

Lässt sich mit Hilfe der vorliegenden Informationen zuverlässig feststellen, ob das angestrebte Projektziel für diese beiden Projekte realisiert werden kann? Offensichtlich nicht:

• Projekt A unterschreitet den Kostenrahmen derzeit um 5.000 €, aber sind auch mindestens 25 % der geplanten Aufgaben erledigt?
• Projekt B überschreitet den Kostenrahmen derzeit um 5.000 €, aber sind nicht schon mehr als 25 % der geplanten Aufgaben erledigt?

Die Antwort auf diese Fragen kann nur eine Analyse der Projektdaten liefern, in der sowohl die Kosten als auch der Zeitplan berücksichtigt werden. Hier greifen die Vorteile der Ertragswertanalyse.

Sie gibt Auskunft, wie hoch die Kosten im Verhältnis zur abgeschlossenen Arbeit sein sollten und wie hoch die geplanten Kosten für einen bestimmten Vorgang, eine Zuordnung oder eine Ressource sind. Der Begriff "Ertragswert" ist bereits eine sehr anschauliche Umschreibung für den Wert, der mit der bisherigen Projektarbeit erwirtschaftet wurde. Damit Kosten- und Zeitwerte verglichen werden können, legt die Ertragswertanalyse für beide Vergleichsgrößen Eurowerte zugrunde.

Die Ertragswertanalyse wurde erstmalig in umfassenden Projekten für US-Regierungsstellen erprobt. Bis heute ist sie eines der wichtigsten Instrumente für die Erstellung von Statusberichten in größeren Regierungsprojekten. Komplexere Varianten der Ertragswertanalyse sind unter den Namen "C/SCSC-Verfahren" (Cost/Schedule Control System Criteria) oder "CS-Squared" (Kosten-/Zeitplan-Kalkulation) geläufig. Aufgrund des hohen Nutzens, den die Ertragswertanalyse für die Vorhersage der zukünftigen Projektleistung hat, wird sie zunehmend auch für kleinere Projekte eingesetzt. Damit die Ertragswertanalyse angewendet werden kann, muss Ihr Microsoft Project-Plan die folgenden Informationen enthalten:

• Kostenangaben pro Vorgang   Dies sind entweder fest mit dem Vorgang verbundene Direktkosten oder Kosten, die auf der Grundlage von Ressourcenzuordnungen und ressourcenabhängigen Kostensätzen berechnet wurden. Diese beiden Kostenarten können auch kombiniert auftreten.
• Pro Vorgang abgeschlossene Arbeit   Dies sind entweder Ist-Werte, die in Microsoft Project Central direkt anhand von Ressourcen ermittelt und projektweise vom Benutzer erfasst werden, oder die prozentuale Fertigstellung eines Vorgangs (bzw. eine Kombination dieser beiden Methoden). Eine einfache Möglichkeit zur Erfassung der abgeschlossenen Arbeit bieten die prozentualen Fertigstellungswerte auf der Symbolleiste Überwachen. Wenn ein Vorgang beginnt, können Sie seine Fertigstellung beispielsweise mit 50 % angeben und wenn er abgeschlossen ist mit 100 %. Diese Vorgehensweise ist zwar nicht so aussagekräftig wie das Abfragen von Ist-Werten anhand von Ressourcen, kann jedoch in den meisten Fällen brauchbare Näherungswerte für die abgeschlossene Arbeit liefern. 

Die Ertragswert-Felder werden in Microsoft Project an einer zentralen Stelle angezeigt: der Tabelle Kostenanalyse.

So zeigen Sie die Tabelle Kostenanalyse an

1. Zeigen Sie im Menü Ansicht auf Tabelle, und klicken Sie dann auf Weitere Tabellen.
2. Aktivieren Sie im Dialogfeld Weitere Tabellen die Option Kostenanalyse, und klicken Sie dann auf Auswahl.

Tipp   Die in der Tabelle Kostenanalyse angezeigten Ertragswert-Felder können auf den ersten Blick verwirrend sein. Um Hilfe zu einem dieser Felder anzufordern, zeigen Sie auf die jeweilige Spaltenüberschrift und klicken im daraufhin angezeigten Popupfenster auf den Link Hilfe zu (Feldname). Microsoft Project zeigt daraufhin die zu diesem Ertragswert-Feld verfügbaren Hilfethemen an. Dieser Tipp gilt auch für die Spaltenüberschriften aller anderen Tabellen in Microsoft Project.

Da sich der Ertragswert relativ zu einem bestimmten Zeitpunkt verhält, müssen Sie ein Statusdatum festlegen, für das in Microsoft Project Ertragswerte berechnet werden.

So legen Sie das Projektstatusdatum fest

1. Klicken Sie im Menü Projekt auf Projektinfo.
2. Im Dialogfeld Projektinfo können Sie das Datum für das Feld Statusdatum eingeben oder auswählen und anschließend auf OK klicken.

Microsoft Project berechnet für jeden Vorgang oder Sammelvorgang eines Projekts Ertragswerte. Meistens sind für den Benutzer jedoch die Ertragswerte des Gesamtprojekts von Interesse. Diese können auf einfache Weise durch Anzeigen des Projektsammelvorgangs dargestellt werden.

So zeigen Sie den Projektsammelvorgang an

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte Ansicht.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Projektsammelvorgang, und klicken Sie dann auf OK.

In allen Ertragswert-Feldern werden daraufhin die anhand der Projektdetails berechneten Werte angezeigt. Die von Microsoft Project unterstützten Ertragswert-Felder enthalten meistens vorläufige Ertragswerte. Eine differenziertere Analyse, beispielsweise zur Berechnung von Kostenleistungsindex (KLI) und Planleistungsindex (PLI), erfordert zusätzliche Berechnungen unter Verwendung dieser vorläufigen Ertragswerte. Mit diesem Thema wird sich ein demnächst erscheinender Artikel befassen.

Die in Microsoft Project enthaltenen Ertragsfelder geben Ihnen jedoch genügend Informationen für eine Ertragswertanalyse an die Hand. Die wichtigsten Werte werden im Folgenden erläutert. Sämtliche Ertragswerte können nach bestimmten Vorgängen oder Sammelvorgängen gefiltert bzw. für das gesamte Projekt angezeigt werden. Die Berechnungen basieren dabei (falls angegeben) auf dem aktuellen Datum oder dem Projektstatusdatum.

• SKBA - Soll-Kosten der berechneten Arbeit   Dieser Wert gibt die kumulierten Zeitphasen-Soll-Kosten an und entspricht den geplanten Kosten.
• IKAA - Ist-Kosten der abgeschlossenen Arbeit   Dieser Wert gibt die Kosten für die bis zum angegebenen Statusdatum abgeschlossenen Arbeiten eines Vorgangs an. Dies sind die tatsächlichen Kosten, die im Projekt bisher angefallen sind.
• SKAA - Soll-Kosten der abgeschlossenen Arbeit   Dieser Wert entspricht praktisch dem "Ertragswert". Beachten Sie jedoch die folgenden Erläuterungen: SKAA ist der kumulierte Wert der Zeitphasen-Fertigstellung eines Vorgangs (in %) multipliziert mit den Zeitphasen-Soll-Kosten. Oder: Dieser Wert entspricht der abgeschlossenen Arbeit, bzw. wie oben bereits erwähnt, dem Wert, der in diesem Projektstadium bereits erwirtschaftet wurde.

Durch den Vergleich dieser drei Werte kann Microsoft Project die Kostenabweichung (KA) und die Planabweichung (PA) ermitteln - zwei wichtige Indikatoren für die Einhaltung des Gesamtprojektplans. Diese beiden Indikatoren werden wie folgt definiert:

• Kostenabweichung ist die Differenz zwischen den Soll- und den Ist-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit. KA gibt die Kostenleistung mittels Kostenwerten an.
• Planabweichung ist die Differenz zwischen Soll-Kosten für abgeschlossene und Soll-Kosten für berechnete Arbeit. PA gibt die Planleistung mittels Kostenwerten an.

Wie oben beschrieben, werden sowohl KA als auch PA in Eurobeträgen ausgedrückt. Das relative Ausmaß oder Risiko einer Abweichung hängt also von den Gesamtkosten eines Vorgangs oder eines Projekts ab. Eine Kostenabweichung von 1.000 € in einem mit 50.000 € veranschlagten Projekt verlangt also größere Aufmerksamkeit (und Initiative des Projektmanagers) als eine Kostenabweichung von 1.000 € in einem Projekt von 10.000.000 € mit demselben Fertigstellungsgrad.

Als wichtigste Charakteristik der Ertragswertanalyse in Microsoft Project ist festzuhalten, dass das Programm Rohdaten liefert, aber keine qualitative Analyse dieser Daten leistet. Diese Aufgabe bleibt dem Projektmanager vorbehalten, der die Risikogrenzen eines Projekts kennt und eingreifen kann, wenn Leistungsmessungen alarmierende Werte ergeben, die eine genauere Prüfung oder sogar Korrektur erfordern.