Benutzerdefinierte Gliederungscodes, ein neues Merkmal in Microsoft Project 2000, sind Kennzeichen, die Sie für Vorgänge oder Ressourcen vergeben und die Ihrem Projekt eine andere Struktur geben als Projektstrukturplan-Codes (PSP) oder Gliederungsnummern. Normalerweise wird jeder Gliederungscode für zwei oder mehr Vorgänge oder Ressourcen vergeben. Anders als beim PSP-Code kann mehr als ein Satz Gliederungscodes angewandt werden.

Gliederungscodes kennzeichnen die Zugehörigkeit zu einer Kategorie, die Beziehung zwischen Mitgliedern oder beides. In Microsoft Project basiert jeder Satz Gliederungscodes auf einem Merkmal, das Sie angeben, z. B. Kosten, Abteilung oder Phase. Durch die Anwendung von Gliederungscodes auf Vorgänge können Sie diese auf der Grundlage des gewählten Merkmals hierarchisch strukturieren. Damit können Sie Vorgänge nun auch in einer Hierarchie anzeigen, die z. B. auf Anordnungsbeziehungen beruht.

Beispielsweise können Sie einen Satz Gliederungscodes auf der Basis von Kostencodes für Ressourcen erstellen. Sie können dabei einen Kostencode für die Geschäftsleitung, einen für leitende Angestellte und einen für Mitarbeiter festlegen. Wie dieses Beispiel zeigt, können Gliederungscodes auch selbst Teil einer Hierarchie sein. In diesem Fall können Sie damit nicht nur Ressourcen gruppieren, sondern in der Gruppe auch eine Hierarchie aufbauen, z. B.:

Kostencode "Geschäftsleitung"

• Geschäftsleitung 1
• Geschäftsleitung 2

Kostencode "Leitd. Ang. "

• Leitd. Ang. 1
• Leitd. Ang. 2

Kostencode "Mitarbeiter"

• Mitarbeiter 1
• Mitarbeiter 2

Wenn Sie mehr als einen Satz Gliederungscodes definieren und übernehmen, können Sie für die einzelnen Merkmale jeweils eigene hierarchisch strukturierte Gruppierungen anzeigen. Beispielsweise können Sie Ressourcen einen Satz Kostencodes und einen Satz Auftragscodes zuweisen.

Das Definieren von Gliederungscodes geschieht in drei Phasen: Zunächst fügen Sie in der Ansicht Vorgang: Tabelle ein Gliederungscodefeld ein. Danach definieren Sie die Gliederungscodes für die einzelnen Ebenen. Zum Schluss geben Sie die Werte für die einzelnen Ebenen an.

Anschließend legen Sie fest, welche Zeichen die einzelnen Ebenen kennzeichnen, ob Groß- oder Kleinbuchstaben, Zahlen oder Buchstaben (oder eine Kombination daraus) verwendet werden sollen, und welches Symbol zur Trennung der Code-Ebenen verwendet wird. Ein Gliederungscode kann bis zu 255 Zeichen umfassen. Wenn Sie beispielsweise einen Gliederungscode mit drei Ebenen definieren (drei Großbuchstaben auf der ersten Ebene, drei Zahlen auf der zweiten sowie eine beliebige Anzahl Zeichen auf der dritten Ebene) und ein Pluszeichen als Codetrennzeichen angeben, können Sie z. B. folgende Gliederungscodes eingeben:

• AAA+111+Konstruktion1
• ABC+123+Produktion2
• BBB+395+Qualitätskontrolle5

Beachten Sie, dass die erste Ebene des benutzerdefinierten Gliederungscodes nur aus Großbuchstaben bestehen darf und die zweite Ebene aus drei Ziffern bestehen muss. Folgende Beispiele für Gliederungscodes wären also nicht korrekt:

• Aaa+111+Konstruktion1
• ABC+2+Produktion2
• B2+abc+Qualitätskontrolle5

Der Unterschied zwischen PSP-Codes und benutzerdefinierten Gliederungscodes

Projektstrukturplan-Codes (PSP-Codes) sind alphanumerische Codes, die individuell angepasst werden können und die Anordnung eines Vorgangs in der Gliederungsstruktur des Projekts angeben. Microsoft Project errechnet die PSP-Codes, nachdem Sie eine PSP-Codemaske definiert haben. PSP-Codes können nicht direkt bearbeitet werden. Sie können jedoch Vorgänge in der Vorgangsliste nach oben oder nach unten verschieben, tiefer oder höher stufen und anschließend die PSP-Codes neu nummerieren, um sie zu aktualisieren.

Auch benutzerdefinierte Gliederungscodes sind alphanumerische Codes, die individuell angepasst werden können. Sie geben jedoch eine andere Struktur für Ihre Vorgänge oder Ressourcen an und verleihen Ihrer Arbeit mit Microsoft Project-Daten mehr Flexibilität. Microsoft Project errechnet keine Gliederungscodes, denn nur Sie kennen die Struktur der Vorgänge oder Ressourcen, die Sie darstellen möchten.

Erstellen eines benutzerdefinierten Gliederungscodes

Zunächst müssen Sie eine Codemaske für den Gliederungscode erstellen. In der Codemaske sind die einzelnen Gliederungsebenen definiert, also die Folge der Buchstaben oder Ziffern, die Anzahl der auf jeder Ebene erforderlichen Buchstaben oder Ziffern und das Trennsymbol. Für das Eingeben von Gliederungscodes können Sie eine Nachschlagetabelle definieren. Darin können Benutzer Gliederungscodes auswählen und so schneller und genauer arbeiten. Die zur Auswahl stehenden Gliederungscodes können Sie auf die Vorgaben aus der Nachschlagetabelle beschränken. Sie können aber auch weitere Codes zulassen, die den Kriterien der Codemaske entsprechen. Wurde ein Gliederungscode definiert, können Sie das Codefeld in einer Tabellenansicht anzeigen und Gliederungscodes für Vorgänge und Ressourcen eingeben.

Erstellen benutzerdefinierter Gliederungscodes

Sie können einen Satz Gliederungscodes in einer Tabellenansicht definieren, z. B. in einer Vorgangs- oder Ressourcentabelle, die die Vorgänge bzw. Ressourcen enthält, die durch den Gliederungscode strukturiert werden sollen.

1. Um Gliederungscodes für Vorgänge zu definieren, klicken Sie im Menü Ansicht auf Weitere Ansichten, wählen Sie Vorgang: Tabelle, und klicken Sie auf Auswahl.
   Um Gliederungscodes für Ressourcen zu definieren, klicken Sie im Menü Ansicht auf Ressource: Tabelle.
2. Zeigen Sie im Menü Extras auf Anpassen, und klicken Sie auf Felder.
3. Wählen Sie in der Liste Art die Option Gliederungscode.
4. Klicken Sie in der Liste unter Feld auf den Gliederungscode, den Sie definieren möchten, z. B. auf Gliederungscode1.
5. Klicken Sie auf Umbenennen.
6. Geben Sie im Feld Neuer Name für "Gliederungscode1" einen Namen für den benutzerdefinierten Gliederungscode ein, den Sie erstellen möchten.
7. Klicken Sie auf OK.
8. Klicken Sie auf Gliederungscode definieren.
9. Um den Gliederungscode für die Vorgänge auf der obersten Ebene anzugeben, klicken Sie in der Spalte Zeichenfolge auf die erste Zeile, und wählen Sie den Zeichentyp aus.

• Klicken Sie auf Zahlen, wenn diese Ebene einen numerischen Gliederungscode erhalten soll.
• Klicken Sie auf Großbuchstaben, um für die ersten drei Sammelvorgänge des Projekts Gliederungscodes in Großbuchstaben anzuzeigen, z. B. A, B und C.
• Klicken Sie auf Kleinbuchstaben, um für die ersten drei Sammelvorgänge des Projekts Gliederungscodes in Kleinbuchstaben anzuzeigen, z. B. a, b und c.
• Klicken Sie auf Zeichen, um für die ersten drei Sammelvorgänge des Projekts eine beliebige Kombination aus Ziffern sowie Groß- und Kleinbuchstaben anzuzeigen, z. B. Arch1, Konst1, und Insp1. Diese Option gibt Ihnen die größte Flexibilität bei der Auswahl der benutzerdefinierten Gliederungscodes.

Microsoft Project zeigt im Gliederungscodefeld ein Sternchen (*) an, bis Sie eine Zeichenfolge für diese Ebene des Gliederungscodes definieren.

1. Klicken Sie in der Spalte Länge auf die erste Zeile, und wählen Sie eine Zahl für die Anzahl der Zeichen auf der ersten Ebene des Gliederungscodes aus. Geben Sie beispielsweise 3 ein, wenn für diese Ebene des Gliederungscodes drei Zeichen eingegeben werden sollen. Ein Gliederungscode kann bis zu 255 Zeichen umfassen.
2. Klicken Sie in der Spalte Trennzeichen auf die erste Zeile, und geben Sie ein Trennzeichen für die Code-Ebenen ein (bzw. wählen Sie ein Zeichen aus). Das Standardtrennzeichen ist ein Punkt.

Tipps

• Sie können verschiedene Trennzeichen für die einzelnen Ebenen auswählen.
• Sie können ein anderes Zeichen als den Punkt, das Minus- bzw. Pluszeichen oder den Schrägstrich eingeben; z. B. das kaufmännische Und (&) oder das Nummernzeichen (#).
• Sie können auch festlegen, dass kein Trennzeichen zwischen den Code-Ebenen steht. Klicken Sie dazu im Feld Länge auf eine Zahl. Löschen Sie im Feld Trennzeichen das Trennzeichen.

1. Wiederholen Sie für die einzelnen Gliederungsebenen, die Sie angeben möchten, die Schritte 9 bis 11.
2. Wenn Sie nicht zulassen möchten, dass Benutzer Codes eingeben, die nicht alle Ebenen des definierten Gliederungscodes umfassen, wählen Sie die Option Nur neuen Code erlauben, der Werte auf allen Ebenen hat.

Erstellen einer Nachschlagetabelle für benutzerdefinierten Gliederungscode

Nachdem Sie benutzerdefinierte Gliederungscodes erstellt haben, können Sie in einer Nachschlagetabelle Einträge vordefinieren, die der Benutzer auswählen kann, wenn er Vorgängen oder Ressourcen Gliederungscodes zuweist. Durch eine Nachschlagetabelle wird die Eingabe von Gliederungscodes schneller und genauer. Sie können auch festlegen, dass nur die Gliederungscodes verwendet werden dürfen, die Sie in der Tabelle vordefiniert haben.

1. Um Gliederungscodes für Vorgänge zu definieren, klicken Sie im Menü Ansicht auf Weitere Ansichten, wählen Sie Vorgang: Tabelle, und klicken Sie auf Auswahl.
   Um Gliederungscodes für Ressourcen zu definieren, klicken Sie im Menü Ansicht auf Ressource: Tabelle.
2. Zeigen Sie im Menü Extras auf Anpassen, und klicken Sie auf Felder.
3. Wählen Sie in der Liste Art die Option Gliederungscode.
4. Klicken Sie in der Liste unter Feld auf den Gliederungscode, für den Sie eine Nachschlagetabelle definieren möchten, z. B. auf Gliederungscode1.
5. Klicken Sie auf Gliederungscode definieren.
6. Klicken Sie auf Nachschlagetabelle bearbeiten.
7. Klicken Sie in der Spalte Gliederungscode auf die erste Zeile, und geben Sie den Gliederungscode für die erste Ebene ein.

Anmerkung  Der Code, den Sie hier eingeben, muss mit der Definition übereinstimmen, die Sie im Dialogfeld Gliederungscodedefinition für diese Ebene eingegeben haben. Wenn Sie beispielsweise angegeben haben, dass der Gliederungscode für die erste Ebene aus drei Großbuchstaben besteht, können Sie in einer Zeile für die erste Ebene (in der Spalte Ebene steht eine 1) AAA, CVB oder WOL eingeben, nicht aber AA, A, AAAA, aaa, aAa oder 123.

1. Geben Sie in der Spalte Beschreibung eine kurze Erläuterung zu dem Gliederungscode ein.
   Ist MKTG der Kostencode für die Marketingabteilung, könnten Sie hier z. B. "Kostencode für Marketing" eingeben. Wenn Sie eine Beschreibung für eine Gliederungsebene eingeben, gruppiert Microsoft Project die Vorgänge bzw. Ressourcen nach der Beschreibung ("Kostencode für Marketing"), nicht nach dem Code ("MKTG").
2. Fügen Sie die übrigen Gliederungscodes in die jeweiligen Zeilen ein. Dazu können Sie die Schaltflächen Höher stufen, Tiefer stufen, Zeile ausschneiden, Zeile kopieren, Einfügen, Leerzeile und Zeile löschen verwenden, um den Gliederungscode so aufzubauen, wie Sie es möchten. Um einige oder alle Zeilen ein- bzw. auszublenden, verwenden Sie die Schaltflächen Erweitern, Reduzieren und Alles erweitern.
3. Um zu verhindern, dass Benutzer Gliederungscodes eingeben, die nicht in der Nachschlagetabelle definiert sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur in Nachschlagetabelle aufgeführten Code erlauben.
4. Klicken Sie auf Schließen.
5. Um ein Gliederungscodefeld an einer bestimmten Stelle einzufügen, wählen Sie das Feld rechts davon aus, z. B. das Feld Vorgangsname, um direkt links davon Gliederungscodes einzufügen.
6. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Spalte.
7. Klicken Sie im Feld Feldname auf den Namen des Gliederungscodes, den Sie definiert haben.
8. Passen Sie das Format des Gliederungscodefeldes an.

• Klicken Sie im Feld Ausr. (Titel) auf Links, Zentriert oder Rechts, um den Titel relativ zum Feldrand auszurichten.
• Klicken Sie im Feld Ausr. (Daten) auf Links, Zentriert oder Rechts, um die Gliederungsnummer relativ zum Feldrand auszurichten.
• Wählen Sie im Feld Breite eine Breite für den Gliederungscode aus, oder klicken Sie auf Optimale Breite, um die Spaltenbreite an den Titel anzupassen.