Unterschiede zwischen Projekten, Portfolios, Phasen und Prozessen

Haben Sie jemals eine Phase mit einem Prozess verwechselt? Oder ein Portfolio mit einer Lieferung? Vielleicht nicht, doch die Projektmanagementterminologie kann verwirrend sein. Deshalb soll Ihnen dieser Artikel bei der Klärung der einschlägigen Begriffe helfen.

Inhalt dieses Artikels


Orientierung: Phasen, Prozesse, Portfolios und Produkte

Bei einem Projekt handelt es sich zunächst um eine Reihe von Aktivitäten, die nach einem bestimmten Zeitplan ablaufen und zu einem Ergebnis führen. Einige Projekte sind eigenständig und haben keinerlei Bezug zu anderen Tätigkeiten innerhalb einer Organisation. Andere Projekte dagegen sind Bestandteil von übergeordneten Maßnahmen wie Phasen (Phase: Eine Gruppe zugehöriger Vorgänge, durch die ein größerer Schritt im Projekt abgeschlossen wird.), Prozessen, Programmen und Portfolios (Portfolio: Eine Liste mit Projekten in einer Organisation mit möglicher gemeinsamer Verwaltung von Umfang, Kostenrahmen oder Ressourcen.).

Phasen

Projekte können in Phasen berechnet werden, um mehrere Projekte, die sich auf dasselbe Ziel beziehen, gemeinsam zu verwalten. Beispielsweise führt eine karitative Einrichtung jedes Jahr eine Spendenveranstaltung durch. Zum Verwalten aller mit der Aktion im Zusammenhang stehenden Projekte werden diese in drei Phasen unterteilt: Planung, Veranstaltungstag und Nachbereitung. Jede Phase umfasst mehrere Projekte.

Phase Projekte Ergebnis der Phase
Planung
  • Reservieren der Veranstaltungsräume
  • Festlegen und Einladen von Gastrednern
  • Einladen der Teilnehmer
Vollständiger Veranstaltungsplan (Dokument)
Veranstaltungstag
  • Vorbereitung des Veranstaltungsraums
  • Unterstützung der Gastredner
  • Bereitstellung von Dienstleistungen für die Teilnehmer
Planmäßiger Veranstaltungsablauf
Nachbereitung
  • Befragung der Teilnehmer
  • Zusammenstellen von Notizen zur Nachbereitung
Dokument zum Soll-Ist-Vergleich nach Projektabschluss

Prozesse

Die Aktivitäten zweier unterschiedlicher Projekte können zu einem Prozess miteinander verknüpft sein. Gehen wir beispielsweise einmal von zwei Projekten aus: Eines beinhaltet alle Aktivitäten zum Aufbau eines Callcenter-Ticketingsystems und ein zweites umfasst die erforderlichen Aktivitäten zur Einstellung und Schulung der Mitarbeiter des Callcenters.

Projekt 1 Projekt 2

Aktivitäten

  • Ticketingsystem entwickeln
  • Ticketingsystem testen
  • Ticketingsystem freigeben

Aktivitäten

  • Vorstellungsgespräche führen
  • Callcenter-Mitarbeiter einstellen
  • Callcenter-Mitarbeiter schulen
Ergebnis:
Callcenter-Ticketingsystem
Ergebnis:
Callcenter-Mitarbeiter

In Kombination bilden die Aktivitäten beider Projekte einen Prozess zur Einrichtung eines Callcenters. Das Ergebnis des Prozesses ist ein voll funktionstüchtiges Callcenter.

Prozess

Aktivitäten in Projekt 1:

  • Ticketingsystem entwickeln
  • Ticketingsystem testen
  • Ticketingsystem freigeben

Aktivitäten in Projekt 2:

  • Vorstellungsgespräche führen
  • Callcenter-Mitarbeiter einstellen
  • Callcenter-Mitarbeiter schulen
Prozessergebnis:
Voll funktionstüchtiges Callcenter

Programme

Ein Programm ist eine Gruppe von Projekten, die gemeinsam verwaltet werden, um ihren zusammenhängenden Charakter optimal auszunutzen. Gehen wir beispielsweise einmal von einem Bauunternehmen aus, das parzelliertes Bauland bebaut und jedes Haus auf dem Bauland als separates Projekt verwaltet. Wenn das Unternehmen alle Projekte des parzellierten Baulands in einem Programm zusammenfasst, lässt sich der Fortschritt des gesamten Baulands leicht verfolgen und der Einsatz von Drittressourcen wie Betonmischern oder Landschaftsgärtnern wird besser planbar.

Programm Projekte
Neubaugebiet "Contoso"
  • Contoso-Weg 530
  • Contoso-Weg 531
  • Contoso-Weg 532
  • Contoso-Weg 533

Portfolios

Einige Projektmanager verwenden Portfolios, um Projekte und Programme mit den entsprechenden strategischen Zielen des Unternehmens zu koppeln. Gehen wir beispielsweise von einem Softwareentwicklungsunternehmen aus, das drei strategische Geschäftsziele verfolgt: "Innovation in der Branche", "Entwicklung sicherer Software" und "Erstklassiger Kundensupport". In der Organisation wird für jedes der drei Ziele ein Portfolio eingerichtet ("Innovation", "Sicherheit" und "Support"). Aktuelle Projekte und Programme werden diesen Portfolios zugeordnet.

Portfolio Projekte und Programme
Innovation
  • Projekt: Wettbewerbsanalyse
  • Programm: Branchenspezifische Schulung
    (Beinhaltet drei Projekte: "Identifizierung externer Ressourcen," "Schulung der Produktmanager" sowie "Teilnahme an Konferenzen")
Sicherheit
  • Projekt: Sicherheitstests
  • Programm: Implementierung eines serverbasierten Registrierungssystems
    (Beinhaltet zwei Projekte: "Aufbau einer Serverfarm" und "Entwicklung von Registrierungscode")
Support
  • Projekt: Bereitstellung eines Callcenter-Ticketingsystems
  • Projekt: Einstellung und Schulung von Callcenter-Personal
  • Programm: Online-Ressourcen für Kunden
    (Beinhaltet zwei Projekte: "Einrichten einer Kundenschnittstelle für das Ticketingsystem" und "Entwicklung und Freigabe von E-Learning-Ressourcen")

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Das Ergebnis: Die Lieferungen des Projekts

Projekte, Phasen und Prozesse liefern grundsätzlich irgendeine Art von Ergebnis, die so genannte Lieferung. In der Regel handelt es sich bei einer Lieferung um einen materiellen Gegenstand wie ein Dokument oder ein fertiges Produkt. Bei Lieferungen kann es sich also um Produkte oder Güter, aber auch um immaterielle Ergebnisse oder Dienstleistungen handeln. Die nachfolgende Tabelle enthält Beispiele für die unterschiedlichen Lieferungsarten.

Lieferungsart Beschreibung Beispiele
Produkt Ein materieller Gegenstand, der aus einem Projekt, einer Phase oder einem Prozess resultiert. Bei Produkten kann es sich um eigenständige Lieferungen oder um Komponenten einer größeren Lieferung handeln. Dokument, Softwareprogramm, Haus
Immaterielles Ergebnis Das Ergebnis abgeschlossener Projekte, Phasen oder Prozesse. Überarbeiteter Prozess zur Fehlerbearbeitung, neue Organisationsstruktur, Richtlinien für eine umweltfreundliche Bauweise
Dienstleistung Ein Ergebnis eines Projekts, einer Phase oder eines Prozesses, durch das eine Organisation in die Lage versetzt wird, eine Geschäftsfunktion auszuführen. Voll funktionsfähiges Callcenter, Konferenztisch mit Personal, Funkdienst

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Wo ist Microsoft Project innerhalb Ihres Projektmanagementsystems anzusiedeln?

Gehen wir noch einen weiteren Schritt zurück. Bei einem Projektmanagementsystem handelt es sich um die Gesamtheit der Prozesse, Techniken, Methoden und Werkzeuge, die für die Planung und Nachverfolgung von Projekten verwendet werden. Microsoft Project ist ein Werkzeug innerhalb eines umfassenderen Projektmanagementsystems. Projekte, auch als Projektpläne bezeichnet, werden in Project 2010 als separate Dateien gespeichert und können zu größeren Maßnahmen wie Phasen (Phase: Eine Gruppe zugehöriger Vorgänge, durch die ein größerer Schritt im Projekt abgeschlossen wird.), Prozessen, Programmen und Portfolios (Portfolio: Eine Liste mit Projekten in einer Organisation mit möglicher gemeinsamer Verwaltung von Umfang, Kostenrahmen oder Ressourcen.) zusammengefasst werden.

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Zutreffend für:
Project Professional 2013, Project Standard 2013, Project 2010