Projektmanagement-Zielsetzung: Aufstellen eines Projektplans

Anlegen eines Projektplans

Bevor Sie ein Projekt in Project 2010 erstellen, müssen Sie entscheiden, worin genau das Projekt besteht, welchen Umfang es hat und welche Ziele erreicht werden sollen.

Und nicht so hastig! Denn es gibt da noch einen Punkt: Sie müssen entscheiden, ob Sie überhaupt ein Projekt benötigen.

Diese Übersicht stellt das Gesamtbild der Projektplanung dar. Folgen Sie den Links in den einzelnen Schritten, um Detailinformationen zu den einzelnen Prozessen anzuzeigen.

Dieser Artikel erläutert eines von vielen Projektmanagementzielen im Projektmanagement-Wegweiser.

Inhalt dieses Artikels


Entscheidung, ob ein Projekt benötigt wird

Bevor Sie eine längere Reihe von Aktivitäten beginnen, fragen Sie sich, ob das, was Sie vorhaben, ein Projekt ist. Wenn Sie Glück haben, müssen Sie nur ein paar große Aufgaben erledigen, die nicht den Mehraufwand eines umfangreichen Projektmanagements erfordern.

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Ein Projekt weist normalerweise diese Merkmale auf:

  • Es ist vorübergehend und einmalig.   Der Bau einer Fahrzeugfabrik ist ein Projekt, da es sich um eine einmalige Aktivität handelt. Die Fertigung der Autos in der Fabrik ist, auch wenn sie aus einer Vielzahl miteinander verknüpfter Schritte besteht, eine fortlaufende Reihe von Aktivitäten.
  • Es hat einen Anfang und ein Ende.   Der Bau einer Fahrzeugfabrik hat ein Enddatum, die Fertigung von Autos erfolgt hingegen fortlaufend.
  • Es verbraucht Ressourcen.   Ressourcen, seien es Menschen oder Material, sind endlich und müssen sorgfältig verwaltet werden, insbesondere, wenn sie in mehreren Projekten zugleich eingesetzt werden.
  • Verfügt über ein Budget.   Projektmanager sind normalerweise für die allgemeine Rentabilität eines Projekts zuständig und kümmern sich um die Frage, ob die Aktivitäten des Projekts sich in dem für das Projekt bewilligten Kostenrahmen bewegen.

Einige Beispiele für Projekte:

  • Entwickeln eines neuen Produkts
  • Umstrukturieren einer Organisation
  • Bauen eines Hauses
  • Entwerfen einen Fahrzeugtyps mit niedrigen Emissionen

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Definieren der Projektziele

Klare Ziele sind entscheidend, da der Erfolg Ihres Projekts daran gemessen wird, wie genau Sie sie erfüllen.

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Ein klares Projektziel ist sowohl spezifisch als auch messbar. Vermeiden Sie unklare Ziele wie "Herstellen von Artikeln auf höchstem Niveau". Zielsetzungen eines Projekts können z. B. sein:

Damit Ziele wirksam sein können, sollten sich alle Projektbeteiligten offiziell auf sie verpflichten. Häufig erstellt der Projektmanager ein Dokument der Projektziele, das zu einem festen Bestandteil des Projekts wird.

(Link wird noch einfügt.) Fügen Sie Microsoft Office-Dateien oder andere Dateien an den Projektplan an, um einen einfachen Zugriff zu erlauben.
Lernen Sie OneNote 2010 kennen Erfassen und kommunizieren Sie Projektziele mit OneNote 2010.
Hochladen von Dokumenten Wenn Ihre Organisation Project Server verwendet, können Sie unterstützende Dokumente mithilfe von Project Web App auf die Projektwebsite hochladen.
Erste Schritte mit Project Server Erfahren Sie, wie Project Server 2010 für das Hochladen von Dokumenten, das Nachverfolgen von Projekten durch Einleitung und Genehmigung und das Bewerten anhand der Unternehmensziele verwendet wird.

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Identifizieren Ihrer Projektannahmen

Um mit der Planung zu beginnen, müssen Sie wohl begründete Vermutungen über Schlüsselelemente Ihres Projekts anstellen und Ihren Zeitplan dann auf der Grundlage dieser Schätzungen erstellen.

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Berücksichtigen Sie beim Festlegen Ihrer Grundannahmen diese Projektbereiche:

Microsoft Office-Programme können Ihnen helfen, die Komplexität eines Projekts zu verstehen.

Erstellen eines Zuständigkeits-Flussdiagramms Erstellen Sie ein funktionsübergreifendes Zuständigkeits-Flussdiagramm der Projektannahmen mit Visio 2010.

Erstellen eines Blogs

Artikel | Video

Erstellen Sie mit SharePoint 2010 einen Blog für Teammitglieder, um die Kommunikation von Projektideen zu fördern.
Erste Schritte mit Office Online in Office 365 Teilen Sie Projektinformationen online mit den Onlineprogrammen von Microsoft Word, Excel, PowerPoint und OneNote.

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Identifizieren Ihrer Projekteinschränkungen

Einschränkungen stellen in Projekten Faktoren dar, die wahrscheinlich die Optionen des Projektmanagers beschränken.

Üblicherweise sind die drei wichtigsten Einschränkungen:

Eine Änderung an einer dieser Einschränkungen wirkt sich normalerweise auf die anderen zwei aus und kann Einfluss auf die Gesamtqualität haben.

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Beispielsweise kann sich durch ein Verkürzen der Projektdauer (Zeitplan) die Anzahl der benötigten Arbeiter (Ressourcen) erhöhen und die Anzahl der Funktionen, die in das Produkt aufgenommen werden können, (Umfang) verringern.

Der Projektmanager bestimmt dann, ob dieser Kompromiss akzeptabel ist. Dieses Konzept wird als die "drei Einschränkungen des Projektmanagements" oder als "magisches Dreieck" bezeichnet.

Listen Sie während des Planungsvorgangs die Einschränkungen auf, um sicherzustellen, dass sie allen Beteiligten (Beteiligte: Einzelpersonen und Organisationen, die aktiv in ein Projekt eingebunden sind oder deren Interessen durch das Projekt betroffen sein könnten.) des Projekts bekannt sind und von ihnen in der Liste entsprechend kommentiert werden können.

Es lohnt sich außerdem für die Projektbeteiligten, sich abzustimmen, wie auf unerwartete Einschränkungen, die im Projektverlauf auftreten, reagiert werden soll.

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Vorbereiten eines Plans für das Umfangsmanagement

Der Umfang eines Projekts ist die Kombination aller Projektziele und Vorgänge und die Arbeit, die zu deren Abschluss erforderlich ist.

Der Plan zum Umfangsmanagement ist ein Dokument, das beschreibt, wie der Projektumfang verwaltet werden soll und wie Änderungen am Umfang in das Projekt integriert werden.

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Ein Plan für das Umfangsmanagement kann z. B. Folgendes enthalten:

  • Eine Beurteilung der Frage, mit welcher Wahrscheinlichkeit sich der Umfang ändert, wie häufig, und wie stark.
  • Eine Beschreibung der Methoden, wie Umfangsänderungen erkannt und klassifiziert werden.

Beispielsweise können Sie sich bei einem Bauprojekt entscheiden, dass der Leiter des Arbeitsteams die Arbeit genehmigen kann, wenn der Kunde eine Änderung verlangt, die weniger als 1.000 € kostet, aber bei höheren Kosten eine Neubewertung des Projektumfangs hinsichtlich Kosten, Ressourcen und anderer Faktoren erfolgen muss.

  • Einen Plan für die Aktionen, die auf das Erkennen einer Umfangsänderung folgen (z. B. Benachrichtigung des Sponsors und Einleiten eines Auftrags zur Vertragsänderung).

Ein gut vorbereiteter Plan für das Umfangsmanagement kann als Basis für den Alternativplan (Notfallplan: Ein Plan, der Schritte zur Berichtigung benennt, die beim Eintreten einer Gefahrensituation ausgeführt werden müssen.) Ihres Projekts dienen.

Zwar lässt sich ein Plan für das Umfangsmanagement mit Project erstellen, doch wählen Projektmanager dafür normalerweise andere Programme, wie etwa Microsoft Word oder OneNote.

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Zutreffend für:
Project 2010