Projekte können einem schnell über den Kopf wachsen. Ehe man sich's versieht, wird ein einfaches Bauprojekt zu einer Ansammlung kleinerer Projekte, wie Konstruktion, Erdarbeiten, Innenausbau und Vermarktung. Sie können Ihr Projekt besser steuern, indem Sie in Microsoft Project 2010 kleinere Projekte erstellen und diese in einer einzigen Project-Datei verknüpfen, um die Abfolge im Hauptprojekt anzuzeigen.
Inhalt dieses Artikels
Hauptprojekte im Überblick
Stellen Sie sich ein Hauptprojekt (Hauptprojekt: Ein Projekt, das andere Projekte enthält [die als eingefügte Projekte oder Teilprojekte bezeichnet werden]. Wird auch als zusammengeführtes Projekt bezeichnet.) als eine Ansammlung zusammengeführter Projekte mit einer Hierarchie zwischen mehreren, miteinander verbundenen Projekten vor. Projekte, die Sie in ein Hauptprojekt einfügen, werden als Teilprojekte (Teilprojekt: Ein Projekt, das in ein anderes Projekt eingefügt ist. Teilprojekte werden verwendet, um komplexe Projekte in einfacher zu verwaltende Teile zu unterteilen. Ein Teilprojekt wird auch als eingefügtes Projekt bezeichnet.) bezeichnet.
Wenn Sie ein Teilprojekt einfügen, wird es mit einem kleinen Project-Symbol gekennzeichnet, um es von den Sammelvorgängen zu unterscheiden, die zum Hauptprojekt gehören.
Teilprojekte werden im Hauptprojekt als Sammelvorgänge (Sammelvorgang: Ein Vorgang, der aus Teilvorgängen besteht und diese Teilvorgänge zusammenfasst. Verwenden Sie zum Erstellen von Sammelvorgängen die Gliederung. Project ermittelt mithilfe von Informationen aus den Teilvorgängen automatisch Informationen zum Sammelvorgang [z. B. Dauer und Kosten].) angezeigt, die sich in einer Gliederung problemlos anordnen lassen.
Durch Klicken auf das Pluszeichen neben einem Teilprojekt werden dessen Vorgänge eingeblendet.
Jedes Teilprojekt stellt eine andere Phase oder funktionelle Gruppe im Hauptprojekt dar.
Wenn Sie ein Teilprojekt in das Hauptprojekt einfügen, werden die beiden Projekte miteinander verknüpft, und Sie können vom Hauptprojekt aus alle Informationen im Teilprojekt anzeigen.
Wenn Sie ein Teilprojekt vom Hauptprojekt aus aktualisieren, wird auch dessen Quelldatei aktualisiert. Müssen Sie Projektdateien einfach nur kombinieren, um einen Bericht zu erstellen oder eine Ansicht der kombinierten Projektinformationen auszudrucken, können Sie sie auch temporär in einer Ansicht zusammenführen.
Durch das Erstellen eines Hauptprojekts und entsprechender Teilprojekte können Sie große Projekte in kleinere Einheiten aufteilen und diese Einheiten dann den erforderlichen Personen zuordnen. Für das Projektmanagement bedeutet dies, dass denjenigen, die die Arbeit an diesen Teilprojekten ausführen, die Zuständigkeit übertragen wird und damit die Rechte mit der Verantwortlichkeit in Einklang gebracht werden. Das Erstellen von Teilprojekten in einem Project-Hauptprojekt ermöglicht es den einzelnen Projektmanagern, ihren Teil der Terminplanung einzusehen und zu steuern.
Bei der Entscheidung, ob ein großes Projekt in ein Hauptprojekt und mehrere Teilprojekte aufgeteilt werden soll, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
- Das Projekt ist sehr groß und detailliert. Wenn Ihr Projekt mehr als einige Hundert Vorgänge enthält, lässt es sich durch Aufteilung in verschiedene Teilprojekte u. U. einfacher verwalten. Enthalten einige Teile des Projekts Arbeit, die detaillierter aufgeteilt werden muss als andere, kann es sinnvoll sein, diese Teile in Teilprojekte aufzuteilen, sodass die meisten Benutzer nur eine zusammenfassende Beschreibung (Rollup) des Teilprojekts angezeigt bekommen, ohne dass Personen, die an weiteren Details interessiert sind, auf diese Informationen verzichten müssen. Auch wenn eine einzelne Projektdatei fast immer die schnellere Alternative ist, kann es sich im Einzelfall lohnen, nur den Teil des Projekts angezeigt zu bekommen, der für den Einzelnen wirklich von Interesse ist.
- Ihr Unternehmen wird nicht zentral kontrolliert. In einem dezentralisierten oder verteilten Unternehmen haben die Mitarbeiter bei Verwendung eines Hauptprojekts und mehrerer Teilprojekte mehr Einfluss auf die eigene Arbeit als bei einer zentral gespeicherten Projektdatei.
- Sie möchten die Effektivität der in Ihrem Unternehmen verwendeten Planungsverfahren verbessern. Wenn Manager auf untergeordneter Ebene die im Rahmen des Projekts erforderlichen Vorgänge kennen und Verantwortung für einzelne Vorgänge tragen, kann es u. U. sinnvoller sein, diesen Personen die Planung der Teamarbeit zu überlassen und die Projektdateien dann in einem Hauptprojekt zusammenzuführen. Wird bei Ihnen die Planung "von oben" (Top-down-Ansatz) praktiziert, kann es durchaus praktikabel sein, den ursprünglichen Plan bei seiner Implementierung in Teilprojekte aufzuteilen, damit die einzelnen Projektmanager bzw. Teams auf ihre eigenen Terminpläne zugreifen und diese steuern können.
- Sie arbeiten an mehreren Projekten. Projektmanager haben häufig mehrere Projekte gleichzeitig laufen, die nicht unbedingt miteinander in Beziehung stehen müssen. Wenn Sie diese Projekte in ein Hauptprojekt und mehrere Teilprojekte aufteilen, können Sie durch Öffnen des Hauptprojekts gleichzeitig alle in ihm enthaltenen Teilprojekte öffnen und sparen so Zeit. Auf diese Weise lassen sich auch Berichte zu mehreren Projekten einfacher erstellen. Wenn die Projekte miteinander in Beziehung stehen, kann der Projektmanager so genannte Anordnungsbeziehungen (Anordnungsbeziehung: Eine Beziehung zwischen zwei verknüpften Vorgängen. Verknüpft durch eine Beziehung zwischen deren End- und Anfangsterminen. Vier Arten von Anordnungsbeziehungen sind vorhanden: Ende-Anfang [EA], Ende-Ende [EE], Anfang-Anfang [AA] und Anfang-Ende [AE].) (Abhängigkeiten) zwischen Vorgängen erstellen, die zu unterschiedlichen Projekten gehören. Solche Anordnungsbeziehungen helfen Projektmanagern dabei zu bestimmen, wie sich die Arbeit der anderen Projektmanager auf die eigenen Terminpläne auswirkt.
- Einige Projekte sind anderen untergeordnet. Durch Einfügen mehrerer Projekte in andere Projektdateien können Sie die Hierarchie von miteinander in Beziehung stehenden Projekten genau darstellen. Die sich dabei ergebende hierarchische Struktur von Teilprojekten sollte die Prioritäten und Verantwortlichkeiten Ihrer Teammitglieder sowie die Beziehungen zwischen Vorgängen in unterschiedlichen Bereichen und dem Endtermin widerspiegeln.
- Ihr Projekt kann von mehreren Personen bearbeitet werden. Im Idealfall sollte jede Projektdatei nur einem Projektmanager gehören und nur von ihm verwaltet und bearbeitet werden können. Häufig sind Projekte aber Bestandteile größerer Programme, die von übergeordneten Managern verwaltet werden. Die Mitglieder des Projektteams können den Fokus auf ihre Arbeit beibehalten, indem sie ihren Teil als separate Datei anzeigen, während der Projektmanager, der das Hauptprojekt lenkt, die Terminpläne der einzelnen Teilprojektteams koordinieren kann.
Es kann sinnvoll sein, die Meilensteine der einzelnen Teilprojekte von den Meilensteinen des Hauptprojekts abhängig zu machen, um die Terminpläne zur Einhaltung eines Stichtages zu koordinieren. Zum Koordinieren der Meilensteine können Sie eine Anordnungsbeziehung zwischen den Meilensteinen erstellen oder die Meilensteinvorgänge über die Zwischenablage aus dem Hauptprojekt in die einzelnen Teilprojekte kopieren.
- An Ihrem Projekt sind mehrere Personen beteiligt, die sich um unterschiedliche Teile des Projekts kümmern. Wenn sich unterschiedliche Benutzer jeweils andere Details eines Projekts ansehen möchten, können die Projektmanager alle Projektdateien auf einem Server freigeben und für jeden Beteiligten (bzw. jede Gruppe von Beteiligten) eine eigene Ansicht erstellen. Sie können ein und dieselbe Projektdatei als Teilprojekt in unterschiedlichen Hauptprojekten verwenden, um maßgeschneiderte Ansichten bereitzustellen.
- Sie möchten Ihre Teilprojekte vor dem Überschreiben schützen. Sie können zusätzliche Einflussmöglichkeiten auf Teile eines Projekts behalten, indem Sie Vorgänge in ein Teilprojekt verschieben und den Zugriff auf bestimmte Personen beschränken.
- Sie möchten den kritischen Weg sowohl für die einzelnen Phasen als auch für das gesamte Projekt analysieren. Jedes einzelne Projekt enthält einen so genannten kritischen Weg (Kritischer Weg: Die Abfolge der Vorgänge, die termingerecht abgeschlossen werden müssen, damit das jeweilige Projekt termingerecht endet. Jeder Vorgang auf dem kritischen Weg ist ein kritischer Vorgang.). Durch das Zusammenführen mehrerer Projekte in einem Hauptprojekt werden die kritischen Wege der einzelnen Projekte zusammen angezeigt, sodass Sie sich einfacher einen Überblick über den Gesamtfortschritt verschaffen können, ohne die teilprojektspezifischen kritischen Wege dafür aufgeben zu müssen.
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Arbeiten mit Teilprojekten in einem Hauptprojekt
Wenn Sie ein Teilprojekt in ein Hauptprojekt einfügen, wird das Teilprojekt in der Vorgangsliste als Sammelvorgang dargestellt, und im Feld Indikatoren wird ein Project-Symbol angezeigt. Das Teilprojekt wird auf der Gliederungsebene der Zeile, in der Sie es einfügen, durch einen Einzug als untergeordnet dargestellt, Sie können diese Darstellung aber wie bei jedem anderen Vorgang beliebig ändern. Da das Teilprojekt als Sammelvorgang dargestellt wird, können die Sammelinformationen nicht bearbeitet werden. Sie können aber die Gliederungsstruktur einblenden, sodass die Vorgänge des Teilprojekts angezeigt werden, und die Projektinformationen in der Hauptprojektdatei bearbeiten.
Hinweis Formatierungen, die Sammelvorgängen (Sammelvorgang: Ein Vorgang, der aus Teilvorgängen besteht und diese Teilvorgänge zusammenfasst. Verwenden Sie zum Erstellen von Sammelvorgängen die Gliederung. Project ermittelt mithilfe von Informationen aus den Teilvorgängen automatisch Informationen zum Sammelvorgang [z. B. Dauer und Kosten].) oder Vorgangsbalken (Vorgangsbalken: Ein grafisches Element im Diagrammbereich der Ansicht "Balkendiagramm", das die Dauer eines Vorgangs darstellt.) in einem Teilprojekt zugewiesen wurden, werden im Hauptprojekt nicht angezeigt. Diese Informationen sind in den einzelnen Dateien gespeichert und müssen dem Hauptprojekt separat zugewiesen werden.
Wenn Sie das Hauptprojekt speichern, werden auch die Änderungen an den Teilprojekten in der jeweiligen Quelldatei gespeichert. Wenn Sie direkt in der Quelldatei arbeiten, ohne die Hauptprojektdatei zu öffnen, wird die Hauptprojektdatei automatisch mit den Änderungen, die in der Quelldatei des Teilprojekts vorgenommen wurden, aktualisiert.
Hinweis Sie müssen Hauptprojekt und Teilprojekte nicht mehr synchron halten, sondern können die Verknüpfung zwischen ihnen aufheben. Werden dann Änderungen am Teil- oder Hauptprojekt vorgenommen, bleibt die jeweils andere Datei unverändert erhalten.
Weitere Informationen
Auswirkungen auf Ressourcen beim Kombinieren von Dateien
Nach dem Zusammenführen von Dateien in einer Hauptprojektdatei bleiben die Ressourcen in den einzelnen Dateien weiterhin separat erhalten, wie auch die Vorgänge in einem Teilprojekt im Teilprojekt erhalten bleiben. Wenn Sie Ressourceninformationen im Hauptprojekt ändern, werden diese Änderungen von der Quelldatei des Teilprojekts übernommen. Sie können sich zwar alle Ressourcen im Hauptprojekt und in den Teilprojekten in der Ansicht Ressource: Tabelle zusammen anzeigen lassen, doch das Zuordnen von Ressourcen ist nur bei dem Teilprojekt möglich, aus dem die Ressource stammt.
Hinweis Wenn dieselben Ressourcen in mehreren Teilprojekten eingesetzt werden, werden deren Namen mehrfach angezeigt, da die Ressourcen nicht kombiniert werden. Möchten Sie die Ressourcen jedoch in unterschiedlichen Teilprojekten zuordnen und die Mehrfachanzeige von Ressourcennamen deaktivieren, können Sie die Ressourcen in einem Ressourcenpool (Ressourcenpool: Eine Menge von Ressourcen, die Projektvorgängen zugeordnet werden können. Ein Ressourcenpool kann ausschließlich für ein Projekt oder gemeinsam für mehrere Projekte verwendet werden.) zusammenfassen und anderen Projektdateien den Zugriff auf diesen Pool erlauben
Weitere Möglichkeiten zum Kombinieren von Dateien
Mit Haupt- und Teilprojekten können Sie eine Hierarchie von Projekten erstellen, die die Beziehung zwischen den Projekten und manchmal auch die Organisationsstruktur des Unternehmens widerspiegelt. Projektdateien können aber auch aus anderen Gründen zusammengeführt werden, z. B. temporär für eine kurze Prüfung oder für den Druck.
Zusammenführen von nicht miteinander in Beziehung stehenden Dateien
Verwenden Sie zusammengeführte Dateien, wenn Sie mehrere Projektdateien haben, die Sie in einem einzigen Fenster kombinieren möchten (unabhängig davon, ob sie miteinander in Beziehung stehen). Durch das Kombinieren von nicht miteinander in Beziehung stehenden Dateien in einem zusammengeführten Projekt können Sie schnell und einfach Informationen aus mehreren Projekten in verschiedenen Ansichten anzeigen und drucken. Sie können Projektdateien zusammenführen, wenn Sie mehrere laufende Projekte, z. B. zur gleichzeitigen Entwicklung verschiedener Produkte, zu überwachen haben. Die Informationen können nach den verschiedensten Kriterien, wie Produktnamen, Stichtagen und Managern, sortiert und gruppiert werden, sodass genau die Informationen gefunden und ausgewertet werden, die Sie wirklich benötigen. So können Sie z. B. ein Balkendiagramm (Gantt) (Balkendiagramm (Ansicht): Eine vordefinierte Ansicht, in der auf der linken Seite Projektvorgänge und auf der rechten Seite Balken angezeigt werden, die die Dauer der Vorgänge anzeigen.) ausdrucken, das alle Projekte enthält.
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Erstellen eines Arbeitsbereichs
Als Alternative zum Zusammenführen von Projekten haben Sie die Möglichkeit, einen Arbeitsbereich mit den einzelnen Projektdateien zu erstellen, die jeweils in einem eigenen Fenster geöffnet werden. Verwenden Sie einen Arbeitsbereich, wenn Sie häufig mit denselben Projektdateien arbeiten und diese nicht in einem großen Projekt zusammenfassen möchten.
Wenn Sie die Dateien öffnen und dann als Arbeitsbereich speichern, speichert Project die Dateien und deren aktuelle Einstellungen in einer gemeinsamen Arbeitsbereichsdatei. Beim Öffnen der Arbeitsbereichsdatei werden dann alle in ihr enthaltenen Dateien gleichzeitig geöffnet. Für jedes Projekt gibt es in der Taskleiste eine eigene Schaltfläche, sodass Sie problemlos zwischen den Projekten umschalten können.
Zum Erstellen eines Arbeitsbereichs wählen Sie die Projektdateien aus, oder öffnen Sie sie. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Datei und anschließend auf Arbeitsbereich speichern.
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