Erstellen von zugreifbaren PDF-Dateien

Erstellen von zugreifbaren PDF-Dateien

Markierte PDF-Dateien erleichtern es Sprachausgaben und anderen Hilfstechnologien, eine logische Lesereihenfolge und Navigation für die Datei zu ermitteln sowie die Inhaltsumformatierung bei der Verwendung von großen Anzeigen, PDAs (Personal Digital Assistant) und Mobiltelefonen zu berücksichtigen. Dieses Tagging (Markieren) kann automatisch erfolgen, wenn eine Datei in den Office-Versionen von Excel, PowerPoint, Publisher, Visio oder Word im PDF-Format gespeichert wird.

Funktionsweise von PDF-Tagging

Durch Tagging wird einem PDF-Dokument eine Informationsebene namens "Semantik" hinzugefügt, die angibt, welche Objekttypen in eine Datei eingeschlossen sind, z. B. Überschriften, Absätze, Bilder und Tabellen. Beim Speichern einer Datei als PDF wird diese Semantik von der verwendeten Office-Anwendung identifiziert, gekennzeichnet und der Datei hinzugefügt. Hilfstechnologien wie Sprachausgabe und Lupe können dann auf das Tagging zugreifen und damit die Informationen für Benutzer mit Behinderungen wiedergeben. Wenn Sie eine Datei nicht markieren, können Hilfstechnologien möglicherweise nicht verstehen, was bestimmte Teile der Datei im Kontext sind. Folglich bieten sie dem Benutzer eine verwirrende Interpretation der Datei. Manchmal werden einige Elemente auch überhaupt nicht wiedergegeben.

Sie können eine Quelldatei für die Erstellung einer zugreifbaren PDF-Datei vorbereiten, indem Sie die Barrierefreiheitsprüfung (beginnend mit der Version 2010 von Excel, PowerPoint oder Word) ausführen oder den Richtlinien in diesen Artikeln folgen:

Wenn Sie mindestens mit der Office 2007 von Publisher oder Visio arbeiten, können Sie die in den vorstehenden Artikeln skizzierten Prinzipien auf Ihre Datei anwenden, z. B. Alternativtext für Tabellen und Bilder einschließen sowie Überschrifts- und Absatzformatvorlagen für Textblöcke verwenden, bevor Sie Ihre Datei speichern.

 Wichtig   Wenn Tags in eine PDF-Datei einbezogen werden, wird diese vergrößert.

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Speichern einer Excel-Arbeitsmappe als markiertes PDF

Nachdem Sie eine Excel-Arbeitsmappe erstellt haben, können Sie Ihre Datei mit folgenden Schritten als markiertes PDF speichern:

AnzeigenExcel 2013

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter.
  2. Wählen Sie unter Einen Speicherort auswählen den Speicherort aus, an dem die Datei gespeichert werden soll.
  3. Wählen Sie unter Ordner auswählen einen Ordner aus, den Sie bereits verwendet haben, oder klicken Sie auf Nach zusätzlichen Ordnern suchen, wenn Sie einen anderen Ordner auswählen möchten.
  4. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.
  5. Klicken Sie auf Optionen.
  6. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

AnzeigenExcel 2010

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.
  3. Klicken Sie auf Optionen.
  4. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

AnzeigenExcel 2007

  1. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche Schaltflächensymbol, und klicken Sie dann auf Speichern unter.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.
  3. Klicken Sie auf Optionen.
  4. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

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Speichern einer PowerPoint-Präsentation als markiertes PDF

Nachdem Sie eine PowerPoint-Präsentation erstellt haben, können Sie Ihre Datei mit folgenden Schritten als markiertes PDF speichern:

AnzeigenPowerPoint 2013

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter.
  2. Wählen Sie unter Einen Speicherort auswählen den Speicherort aus, an dem die Datei gespeichert werden soll.
  3. Wählen Sie unter Ordner auswählen einen Ordner aus, den Sie bereits verwendet haben, oder klicken Sie auf Nach zusätzlichen Ordnern suchen, wenn Sie einen anderen Ordner auswählen möchten.
  4. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.
  5. Klicken Sie auf Optionen.
  6. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

AnzeigenPowerPoint 2010

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.
  3. Klicken Sie auf Optionen.
  4. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

AnzeigenPowerPoint 2007

  1. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche Schaltflächensymbol, und klicken Sie dann auf Speichern unter.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.
  3. Klicken Sie auf Optionen.
  4. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

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Speichern einer Publisher-Publikation als markiertes PDF

Nachdem Sie eine Publisher-Publikation erstellt haben, können Sie Ihre Datei mit folgenden Schritten als markiertes PDF speichern:

AnzeigenPublisher 2013

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter.
  2. Wählen Sie unter Einen Speicherort auswählen den Speicherort aus, an dem die Datei gespeichert werden soll.
  3. Wählen Sie unter Ordner auswählen einen Ordner aus, den Sie bereits verwendet haben, oder klicken Sie auf Nach zusätzlichen Ordnern suchen, wenn Sie einen anderen Ordner auswählen möchten.
  4. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.
  5. Klicken Sie auf Optionen.
  6. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

AnzeigenPublisher 2010

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.
  3. Klicken Sie auf Optionen.
  4. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

AnzeigenPublisher 2007

  1. Klicken Sie auf das Menü Datei, dann auf Speichern unter oder auf Als PDF oder XPS veröffentlichen.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.
  3. Klicken Sie auf Ändern und dann auf Erweitert.
  4. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.
  5. Klicken Sie auf Speichern oder auf Veröffentlichen.

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Speichern einer Visio-Zeichnung als markiertes PDF

Nachdem Sie eine Visio-Zeichnung erstellt haben, können Sie Ihre Datei mit folgenden Schritten als markiertes PDF speichern:

AnzeigenVisio 2013

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter.
  2. Wählen Sie unter Einen Speicherort auswählen den Speicherort aus, an dem die Datei gespeichert werden soll.
  3. Wählen Sie unter Ordner auswählen einen Ordner aus, den Sie bereits verwendet haben, oder klicken Sie auf Nach zusätzlichen Ordnern suchen, wenn Sie einen anderen Ordner auswählen möchten.
  4. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.
  5. Klicken Sie auf Optionen.
  6. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

AnzeigenVisio 2010

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.
  3. Klicken Sie auf Optionen.
  4. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

AnzeigenVisio 2007

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.
  3. Klicken Sie auf Optionen.
  4. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

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Speichern eines Word-Dokuments als markiertes PDF

Nachdem Sie ein Word-Dokument erstellt haben, können Sie Ihre Datei mit folgenden Schritten als markiertes PDF speichern:

AnzeigenWord 2013

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter.
  2. Wählen Sie unter Einen Speicherort auswählen den Speicherort aus, an dem die Datei gespeichert werden soll.
  3. Wählen Sie unter Ordner auswählen einen Ordner aus, den Sie bereits verwendet haben, oder klicken Sie auf Nach zusätzlichen Ordnern suchen, wenn Sie einen anderen Ordner auswählen möchten.
  4. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.
  5. Klicken Sie auf Optionen.
  6. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.
  7. Klicken Sie auf Speichern.

AnzeigenWord 2010

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.
  3. Klicken Sie auf Optionen.
  4. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

AnzeigenWord 2007

  1. Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche Schaltflächensymbol, und klicken Sie dann auf Speichern unter.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf den Pfeil in der Liste Dateityp, und klicken Sie dann auf PDF.
  3. Klicken Sie auf Optionen.
  4. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit aktiviert ist, und klicken Sie auf OK.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

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Zutreffend für:
Administrator für Office 365 Enterprise, Administrator für Office 365 Small Business, Excel 2013, Office 365 Enterprise, Office 365 Midsize Business, Office 365 Midsize Business-Administrator, Office 365 Small Business, PowerPoint 2013, Publisher 2013, Visio 2013, Visio Professional 2013, Word 2013, Excel 2010, PowerPoint 2010, Publisher 2010, Visio 2010, Word 2010, Excel 2007, PowerPoint 2007, Visio 2007, Word 2007