Verwalten und Aufbauen Ihres Geschäfts mithilfe von E-Mail
Sie kennen E-Mails bereits als schnelles und einfaches Kommunikationsmittel. Sie können E-Mails jedoch auch zur Verwaltung in vielen Bereichen Ihres Unternehmens einsetzen.
Koordinieren Sie mithilfe von E-Mails Projekte und Mitarbeiter, und nutzen Sie sie zur Verwaltung und zum Aufbau Ihres Kundenstamms. Per E-Mail sind Sie außerdem für Ihre Kunden schnell und einfach erreichbar.
In diesem Artikel werden die wichtigsten Möglichkeiten beschrieben, wie Sie mit E-Mails Ihre Kommunikationsanforderungen abdecken und bei der Unternehmensverwaltung viel Zeit sparen.
Hinweis Die Informationen in diesem Artikel richten sich an Benutzer, die ihre E-Mails in Microsoft Office Live Small Business abrufen. Wenn Sie sich bei Office Live Small Business mit einer Windows Live ID registriert haben, die auf „@hotmail.com“, „@live.com“ oder „@msn.com“ endet, werden Ihre E-Mails automatisch in Office Live Small Business angezeigt. Wenn die E-Mails in Office Live Small Business nicht angezeigt werden, haben Sie sich möglicherweise mit einer Windows Live ID registriert, die auf einer E-Mail-Adresse basiert, auf die Office Live Small Business nicht zugreifen kann. Sie können jedoch neue E-Mail-Konten erstellen, mit denen Sie Zugriff auf alle praktischen und leistungsfähigen E-Mail-Verwaltungsfeatures in Office Live Small Business erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter Warum kann ich meine E-Mail nicht anzeigen?
Artikelinhalt
Kommunizieren mit Mitarbeitern
Jede Minute, die Ihr Team damit verbringt, Informationen zu suchen, Junk-E-Mails zu durchforsten oder zu versuchen, sich gegenseitig zu erreichen, ist wertvolle Zeit, die anderweitig für den Kundenservice oder zum Ausbau des Geschäfts investiert werden könnte. Wie also können E-Mails dazu beitragen, dass alle Mitarbeiter effektiver zusammenarbeiten?
Mit Office Live Small Business erhalten Sie genau die E-Mail-Tools, die für effiziente Abläufe in Ihrem Unternehmen erforderlich sind.
Hinzufügen von E-Mail-Konten
Ihr Office Live Small Business-Konto beinhaltet 25 bis 100 E-Mail-Konten, sodass Sie für alle Mitglieder Ihres Teams ein eigenes Konto erstellen können. Jedes E-Mail-Konto verfügt über 5 GB Speicherplatz, wodurch wichtige Nachrichten und Anhänge stets unmittelbar verfügbar sind. Weitere Informationen zum Erstellen von Konten finden Sie unter Erstellen oder Löschen von E-Mail-Konten.
Hinweis Vor dem Erstellen eines Kontos ist es wichtig, den gewünschten Domainnamen auszuwählen. Wenn Sie nicht über eine eigene Domain verfügen, erhalten neue E-Mail-Adressen die Endung „@officeliveusers.com“. Sie können für Ihr Office Live Small Business-Konto Ihren bestehenden Domainnamen verwenden oder einen neuen Domainnamen erstellen. Weitere Informationen zum Erstellen von Domains finden Sie unter Erwerben eines Domainnamens.
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Zugreifen auf E-Mails von einem beliebigen Standort aus
Jeder Benutzer mit einem E-Mail-Konto bei Office Live Small Business kann E-Mails von jedem Computer mit Internetverbindung abrufen. Nach der Anmeldung bei Office Live Small Business haben Sie Zugriff auf alle wichtigen Informationen, von E-Mail bis hin zu Kontakten und freigegebenen Dokumenten.
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Organisieren und Filtern von E-Mails
Jedes E-Mail-Konto enthält unter anderem die Ordner „Posteingang“, „Junk-E-Mail“, „Entwürfe“, „Gesendete Nachrichten“ und „Gelöschte Nachrichten“. Sie können beliebig viele Ordner hinzufügen, um Nachrichten nach Projekt, Kunde oder einer anderen Kategorie zu organisieren. Zum Erstellen eines neuen Ordners klicken Sie in der Symbolleiste
E-Mail auf den Pfeil neben der Schaltfläche
Neu, und klicken Sie anschließend auf Ordner. Geben Sie einen Namen für Ihren Ordner ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE.
Mit einem Junk-E-Mail-Filter können Sie zudem Zeit sparen, weil dieser unerwünschte Nachrichten direkt im Ordner „Junk-E-Mail“ ablegt. Standardmäßig werden die Nachrichten im Ordner „Junk-E-Mail“ 10 Tage lang gespeichert. Sie sollten den Ordner daher regelmäßig überprüfen, damit wichtige Nachrichten nicht versehentlich gelöscht werden. Sollte der Ordner eine erwünschte Nachricht enthalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der Nachricht, und klicken Sie auf der Symbolleiste auf Kein Junk.
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Verwalten von E-Mails mit Outlook
Mit Microsoft Office Outlook können Sie auf die E-Mail-Nachrichten mehrerer Office Live Small Business-E-Mail-Konten zugreifen sowie Nachrichten von diesen Konten senden und empfangen. Nutzen Sie die leistungsfähigen Organisationstools von Outlook, um Nachrichten schnell zu klassifizieren und zu durchsuchen und Ihre Nachrichten und Kontakte immer auf aktuellem Stand zu halten.
Laden Sie das kostenfreie Tool Outlook Connector herunter, installieren Sie es, und importieren Sie Ihre Office Live Small Business-E-Mail-Konten mit nur wenigen Klicks in Outlook. Outlook Connector richtet in Outlook automatisch für jedes hinzugefügte Konto die E-Mail-Ordner für Office Live Small Business ein.
Sie können auch Ihre Office Live Small Business-Kontakte in Outlook verwalten und sogar Kontakte von der Outlook-Kontaktliste in die Office Live Small Business-Kontakte verschieben. Die Nachrichten und Kontakte werden von Outlook Connector automatisch mit Office Live Small Business synchronisiert. Daher werden in den Ordnern immer die gleichen Nachrichten und Kontakte angezeigt, unabhängig davon, ob Sie über Outlook oder Office Live Small Business auf Ihre E-Mail-Konten bei Office Live Small Business zugreifen.
Hinweis Wenn Sie offline E-Mail-Nachrichten verfassen und verwalten oder Kontakte bearbeiten, werden Ihre Informationen von Outlook Connector automatisch aktualisiert, sobald Sie das nächste Mal eine Internetverbindung herstellen. Weitere Informationen zu Outlook Connector finden Sie unter Verwenden von Microsoft Office Outlook.
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Schnelles Kommunizieren mit Ihrem Team
Möchten Sie noch schneller als per E-Mail kommunizieren? Halten Sie Ihre Mitarbeiter mit Windows Live Messenger auf dem Laufenden. Jede E-Mail-Adresse von Office Live Small Business ist gleichzeitig eine Windows Live ID. Laden Sie Windows Live Messenger kostenfrei herunter, und installieren Sie das Programm. Anschließend können Sie sofort per Text, Video oder Anruf von PC zu PC kommunizieren. Mit Windows Live Messenger können Sie außerdem schnell und einfach Dateien aus Ihrem Computer freigeben. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Windows Live Messenger.
Hinweis Die hier beschriebenen Windows Live Messenger-Dienste sind kostenfrei, für einige ist jedoch zusätzliche Ausrüstung erforderlich. Zur Teilnahme an einer Videodiskussion bei einem Anruf von PC zu PC benötigen Sie z. B. eine Webkamera, ein kompatibles Mikrophon und Lautsprecher.
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Kommunizieren mit Kunden
Wenn Ihr Unternehmen im Internet vertreten ist, sind E-Mails die primäre Verbindung zu Onlinekunden. Per E-Mail erreichen Sie all Ihren Kunden, unabhängig davon, ob diese Ihr Geschäft oder Büro oder aber Ihre Website besuchen.
Verwalten von Kundenkonten
Mit E-Mails können Sie die Kommunikation mit Ihren Kunden automatisch organisieren. Sie erhalten einen datierten, schriftlichen Datensatz zu jeder Kommunikation, d. h. Sie sehen sofort das Sendedatum einer Rechnung oder wann ein Mitarbeiter auf eine Supportanfrage geantwortet hat.
Zum schnellen Finden einer Nachricht sortieren und filtern Sie einfach die E-Mails in allen Nachrichtenordnern. Klicken Sie am oberen Ende der Nachrichtenleiste auf Sortieren nach und wählen Sie dann eine Option aus, um die Nachrichten nach Datum, Betreff, Absender oder Nachrichtengröße zu sortieren. Sie können für die Nachrichten auch einen Filter verwenden, damit nur bestimmte Nachrichten (z. B. von einem speziellen Absender) angezeigt werden.
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Helfen Sie Kunden bei der Kontaktaufnahme
Mit E-Mails können Kunden schnell, einfach und bequem mit Ihnen in Kontakt treten, und auch für Sie kann sich die Beantwortung von Kundenanfragen vereinfachen.
Ihre Kunden müssen sich nicht nach Geschäftszeiten richten, sondern können dann eine E-Mail schreiben, wann es für sie passend ist. Wenn Sie Kundenanfragen per E-Mail erhalten, können Sie in Ruhe darauf eingehen und ggf. ausführlich antworten, ohne dass der Kunde dabei warten muss.
Vereinfachen Sie die Kontaktaufnahme für Ihre Kunden, und organisieren Sie Ihr Unternehmen auf effektive Weise, indem Sie eindeutige E-Mail-Adressen für unterschiedliche Zwecke erstellen. Beispiel: Sie können für die Domain „fourthcoffee.com“ unterschiedliche E-Mail-Konten erstellen (info@fourthcoffee.com, support@fourthcoffee.com, verkauf@fourthcoffee.com, abrechnung@fourthcoffee.com) und diese dann jeweils an den geeigneten Stellen auf Firmenbriefpapier, Marketingmaterial oder der Website anführen.
Hinweis Zum Aufrufen von Rechnungs- und Kontoinformationen oder zur Nutzung der erweiterten Verwaltungsfeatures müssen Sie sich mit der E-Mail-Adresse anmelden, mit der Sie sich bei Office Live Small Business registriert haben.
Wenn Sie für verschiedene Aufgabenbereiche auch unterschiedliche E-Mail-Adressen verwenden, können die Kunden sicher sein, dass ihre Fragen an die in Ihrem Unternehmen zuständige Person gesendet werden. Zeichnen Sie sich durch schnelles Beantworten von Kundenanfragen als kundenfreundliches und serviceorientiertes Unternehmen aus.
Hinweis Wenn Sie das bereits erwähnten Tool Outlook Connector verwenden, können Sie alle verwendeten E-Mail-Adressen zu Outlook hinzufügen und zentral darauf zugreifen, während diese getrennt gespeichert und organisiert werden.
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Aufbauen von Kundenbeziehungen
Zusätzlich zur traditionellen Kontoverwaltung wie Abrechnung und Kundensupport können Sie mit E-Mails einfach und kostengünstig Kundenbeziehungen aufbauen und Ihren Kundenstamm erweitern.
Bieten Sie Ihren Kunden beispielsweise die Möglichkeit, sich über ein Kontaktformular auf Ihrer Website für einen E-Mail-Newsletter zu registrieren. Sie können Expertentipps, Produktinformationen und Sonderangebote sowie Bilder, Karten und Links in Ihren Newsletter einfügen und dann die Verwendung von Berichten aktivieren, um die Wirksamkeit dieser Newsletter über die Linkverfolgung zu verfolgen.
Durch die Bereitstellung nützlicher Informationen, die über den herkömmlichen Kundendienst hinausgehen, etablieren Sie sich als wertvolle Ressource für Ihre Kunden. Aufgrund der regelmäßigen Kommunikation mit Ihren Kunden bleiben Sie auch auf angenehme Weise im Gedächtnis.
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Kommunizieren und Organisieren
Office Live Small Business bietet verschiedene einfache und effektive Möglichkeiten zur optimalen Nutzung aller E-Mail-Features. Von der Kommunikation mit Mitarbeitern und der Unterstützung von Kunden bis hin zum Organisieren Ihrer Arbeit und dem Vermarkten Ihres Unternehmens – mit E-Mail können Sie viele wichtige Bereiche Ihres Geschäfts auf effiziente Weise handhaben.
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