Letzte Aktualisierung: Oktober 2006

Diese Seite ist eine Ergänzung zu den Datenschutzbestimmungen für 2007 Microsoft Office System. Sie sollten sowohl die Datenschutzbestimmungen für 2007 Microsoft Office System als auch diese Ergänzung lesen, damit Sie das Konzept der Datensammlung verstehen und die entsprechenden Methoden für ein bestimmtes Office-Programm oder einen bestimmten Office-Dienst verwenden können.

Verwenden von Microsoft Office Online-Vorlagen

Auf dem Bildschirm Willkommen bei Microsoft Office Access (klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Neu) kann Ihnen aktuelle, von Microsoft Office Online heruntergeladene Unterstützung für Dokumente, die auf Vorlagen basieren, angeboten werden. Sie können auch Feedback zu den Vorlagen abgeben und eine numerische Bewertung für jede heruntergeladene Vorlage angeben.

Informationen zum Aktivieren oder Deaktivieren von Downloads von Microsoft Office Online finden Sie unter Anzeigen der Hilfe, Vorlagen, Schulungen und zusätzlichen Inhalte im Hilfefenster.

Wenn Sie ein Vorlage oder eine Datei, die auf einer Vorlage basiert, öffnen, kann von Microsoft Office Access 2007 eine Verbindung mit Microsoft Office Online hergestellt, und die ID für diese Vorlage, Angaben zum derzeit verwendeten Programm und dessen Version können zusammen mit Standardcomputerinformationen gesendet werden. Dies hängt von Ihren Einstellungen für die Onlinehilfe ab.

Anhand der Vorlagen-ID wird die ursprüngliche Vorlage ermittelt, die über Microsoft Office Online heruntergeladen oder in Ihre Installation von Office Access 2007 aufgenommen wurde. Ihre Access-Datenbank wird damit nicht eindeutig identifiziert. Diese ID ist für alle Benutzer einer Vorlage identisch.

Aktualisieren der wichtigen Hyperlinks

Auf dem Bildschirm Willkommen bei Microsoft Office Access bietet Office Access 2007 eine Liste von Hyperlinks. Sie können auswählen, dass diese Hyperlinks regelmäßig aktualisiert werden, indem Sie im Abschnitt Weitere Informationen zu Office Online auf Diesen Inhalt automatisch von Office Online aktualisieren klicken. Wenn Sie diese Hyperlinks regelmäßig aktualisieren möchten, wird von Office Access 2007 periodisch eine Verbindung mit Microsoft Office Online hergestellt, und die aktualisierten Hyperlinks für Office Access 2007 werden zurückgegeben.

Informationen zum Deaktivieren der aufgeführten Hyperlinks finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren der aufgeführten Microsoft Office Online-Hyperlinks.

Verknüpfen mit Datenquellen

Verknüpfte Tabellen und andere Datenquellen werden in den Metadaten als Bestandteil der Office Access 2007-Datenbank gespeichert. In einigen Fällen kann die Verknüpfung Ihren Benutzernamen oder Informationen zu Servern im Netzwerk enthalten. Bei einer Datenverbindung können Sie auswählen, ob Sie einen Benutzernamen und ein Kennwort in der Datenverbindungsverknüpfung speichern möchten.

Wenn Sie über zugeordnete Datenbanken verfügen, wird der Speicherort der zugeordneten Datenbank in der Access-Datenbank gespeichert.

Drucken

Wenn Sie eine Office Access 2007-Datei drucken und anschließend speichern, speichert Office Access 2007 den Pfad zu Ihrem Drucker zusammen mit der Datei. In einigen Fällen kann der Pfad einen Benutzer- oder Computernamen enthalten.

Dokumentarbeitsbereich-Website

Mit Office Access 2007 können Sie auf einer Microsoft Windows SharePoint Services-Website auf eine Dokumentarbeitsbereich-Website zugreifen. Eine Dokumentarbeitsbereich-Website ist ein gemeinsam genutzter Bereich, in dem Sie schnell und einfach zusammen mit anderen Teammitgliedern an einer oder mehreren Access-Datenbanken arbeiten können.

Wenn Sie auf eine Dokumentarbeitsbereich-Website zugreifen, lädt Office Access 2007 einige Daten von der Dokumentarbeitsbereich-Website herunter, um Ihnen Informationen zu dieser Website zur Verfügung zu stellen. Im Besonderen werden von Office Access 2007 folgende Informationen abgerufen:

• Name der Windows SharePoint Services-Website
• URL oder Adresse der Website
• Namen, E-Mail-Adressen und Berechtigungsstufen der Websitebenutzer
• Listen der Dokumente, Aufgaben und anderer auf der Website verfügbarer Informationen

Office Access 2007 speichert darüber hinaus in Form von Cookies eine Liste der Windows SharePoint Services-Websites, die Sie auf Ihrem Computer besucht haben. Die Liste wird verwendet, um Ihnen den schnellen Zugriff auf die Websites zu ermöglichen, die Sie vorher besucht haben. Microsoft greift nicht auf die Liste der von Ihnen besuchten Websites zu, und die Liste wird nicht im Internet verfügbar gemacht, es sei denn, Sie haben ausgewählt, dass diese Liste zur allgemeinen Verfügung gestellt werden soll.

Windows SharePoint Services

Von Microsoft Windows SharePoint Services werden freigegebene, webbasierte Arbeitsbereich-Websites zur Verfügung gestellt, die eine Zusammenarbeit an Dokumenten oder Besprechungen ermöglichen.

Wenn Sie entweder mit dem Webbrowser oder mit einem beliebigen Office-Programm auf eine SharePoint-Website zugreifen, wird von dieser Website ein Cookie auf Ihrem Computer gespeichert, sofern Sie berechtigt sind, eine neue Unterwebsite dieser Website zu erstellen. Zusammengenommen bilden diese Cookies eine Liste der Websites, für die Sie über Berechtigungen verfügen. Diese Liste wird von mehreren Office-Programmen verwendet, um Ihnen schnellen Zugriff auf zuvor besuchte Websites zu ermöglichen.

Microsoft greift nicht auf die Liste der von Ihnen besuchten Websites zu, und die Liste wird nicht im Internet verfügbar gemacht, es sei denn, Sie haben ausgewählt, dass diese Liste zur allgemeinen Verfügung gestellt werden soll.

Sie können diese Liste löschen, indem Sie mithilfe Ihres Webbrowsers die gespeicherten Cookies löschen.

Wenn Sie in Windows SharePoint Services eine neue Website oder Liste erstellen oder wenn Sie Personen zu einer vorhandenen Website oder Liste hinzufügen bzw. einladen, werden von der Website folgende Angaben zu jeder Person (Sie selbst eingeschlossen) gespeichert:

• Vollständiger Name
• E-Mail-Adresse
• Benutzeranmeldename (Microsoft Windows NT-Anmeldung, z. B. DOMÄNE\Benutzername)

Alle Elemente der SharePoint-Website enthalten zwei Felder: Erstellt von und Geändert von. Das Feld Erstellt von enthält den Benutzernamen der Person, die ursprünglich das Element erstellt hat, sowie das Datum, an dem es erstellt wurde. Das Feld Geändert von enthält den Benutzernamen der Person, die die Office Access 2007-Datenbank zuletzt geändert hat, sowie das Datum, an dem diese Änderung erfolgte.

Administratoren der Server, die als Host für SharePoint-Websites fungieren, haben Zugriff auf einige Daten dieser Websites, die für Analysen der Verwendungsmuster und zur Verbesserung der Verfügbarkeit verwendet werden. Diese Daten stehen nur den Serveradministratoren zur Verfügung und werden nicht gemeinsam mit Microsoft genutzt, es sei denn, Microsoft ist Host der SharePoint-Website. Zu diesen speziell erfassten Daten zählen die Namen, E-Mail-Adressen und Berechtigungen der Personen, die auf die Website zugreifen können.

Alle Benutzer mit Zugriff auf eine bestimmte SharePoint-Website können den gesamten, auf dieser Website verfügbaren Inhalt durchsuchen und anzeigen.

Überwachen

Windows SharePoint Services bietet Überwachungsfeatures, mit denen Administratoren über einen zuverlässigen Überwachungspfad kontrollieren können, wie die Benutzer mit wichtigem Inhalt arbeiten.

Wenn Windows SharePoint Services-Administratoren das Überwachungsfeature aktivieren, zeichnet der Server automatisch bestimmte vom Benutzer ausgeführte Aktionen in der SharePoint-Inhaltsdatenbank auf. Zu diesen Aktionen gehören das Anzeigen, das Bearbeiten, das Einckecken und das Auschecken. Für jede aufgezeichnete Aktion zeichnet der Server identifizierende Informationen zur Datei, der Aktion sowie der SharePoint-ID und der IP-Adresse des Benutzers auf. Im Rahmen dieser Transaktion werden keine Daten an Microsoft gesendet.

Dieses Feature ist standardmäßig deaktiviert und steht nur Administratoren von SharePoint-Websites zur Verfügung, auf denen Inhalt gespeichert ist.

Instant Messaging und Benachrichtigungen

Office Access 2007 bietet Ihnen die Möglichkeit, Sofortnachrichten aus dem Programm heraus zu senden und ermöglicht Benachrichtigungen, wenn bestimmte Personen online sind oder bestimmte Änderungen an gemeinsam genutzten Dokumenten oder Arbeitsbereichen vorgenommen werden.

Office Access 2007 verwendet einen Microsoft-Instant Messaging-Client, damit Sie sehen können, wann andere Personen online sind, und damit Sie ihnen Nachrichten senden können. Zu Office Access 2007 gehört ein Websteuerelement, das das Anzeigen einer vorhandenen Sofortnachricht auf einer Webseite ermöglicht. Mithilfe dieses Features können Sie Webseiten für die direkte Zusammenarbeit mit anderen Personen verwenden, die an denselben Access-Datenbanken oder in denselben Arbeitsbereichen arbeiten.

Skripts für Webseiten, die unter Berücksichtigung dieses Websteuerelements geschrieben wurden, können Anwesenheitsdaten über Ihr Instant Messaging-Programm an den Webserver übertragen, der als Host des Skripts fungiert. Standardmäßig ist diese Funktion nur für Intranetwebsites, vertrauenswürdige Websites und Websites auf dem lokalen Computer aktiviert.

Sowohl Windows SharePoint Services-Seiten als auch Microsoft Office SharePoint Server 2007-Seiten verwenden dieses Steuerelement. Beide Seitentypen übertragen Anwesenheitsdaten nicht zurück zum Webserver.

Wenn Sie eine Microsoft Windows SharePoint Services-Website oder eine SharePoint Server-Website besuchen und eine Benachrichtigung erstellen, wird von Office Access 2007 auf Ihrem Computer ein Cookie mit folgenden Daten gespeichert:

• Dem Namen der Website
• Die URL der Website
• Ob es sich bei der Quelle der Benachrichtigung um eine Windows SharePoint Services-Website oder eine Office SharePoint Server-Website handelt
• Die von der Website verwendeten URL zur Anzeige des Benachrichtigungsdiensts

Neue Dateiformate

Office Access 2007 verwendet für die Erstellung von Vorlagen das neue XML-basierte Dateiformat. Dieses Dateiformat ist erweiterbar. Benutzer können also zusätzliche Schemas oder Tags angeben, die in die Datei aufgenommen werden. Wenn eine Datenbank basierend auf einer Vorlage erstellt wird, werden die zusätzlichen vom Benutzer hinzugefügten Schemas oder Tags von Access nicht verwendet. Mit einem Add-In oder anderem Code von Drittanbietern können auch zusätzliche Metadateninformationen an das Microsoft Office-Dateiformat angefügt werden, die in Office Access 2007 nicht angezeigt werden können.

Sie können die einer Datei zugeordneten Metadaten überprüfen, indem Sie die XML-Datei in einem nicht zu Office gehörenden Textanzeigeprogramm anzeigen.

Datensammlung in Access

Mit Office Access 2007 können Sie Daten per E-Mail sammeln, indem Sie HTML-Daten oder auf Microsoft Office InfoPath basierende Formulare senden. Wenn Sie E-Mail-Nachrichten für die Datensammlung senden, werden die E-Mail-Adressen aller Empfänger gesammelt und in der Access-Datenbank gespeichert. Mithilfe dieser Informationen können Sie die von den Empfängern empfangenen Daten nachverfolgen und den Empfängern später E-Mail-Nachrichten senden. Sie können auswählen, ob die per E-Mail übermittelten Daten automatisch oder manuell in der Datenbank gespeichert werden sollen.

Mögliche Speicherorte für Ihren Namen

In bestimmten Fällen wird Ihr Name von Office Access 2007 gespeichert, damit Sie bestimmte Features optimal nutzen können. Ihr Name wird beispielsweise an folgenden Orten gespeichert:

• Felder Autor
• Dateieigenschaft Autor

1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Access-Optionen, und klicken Sie dann auf Häufig verwendet.
2. Aktivieren Sie unter Dateieinstellungen das Kontrollkästchen Beim Schließen persönliche Daten aus Dateieigenschaften entfernen.

Von anderen Unternehmen erstellte Microsoft Office-Lösungen können auch Ihren Namen oder andere persönliche Informationen in den der Datei zugeordneten benutzerdefinierten Eigenschaften enthalten.

Wenn Sie ein Microsoft Office-Websteuerelement, den Datenzugriff in Microsoft Office Excel, DataCalc oder andere Features verwenden, die es Ihnen ermöglichen, eine direkte Verbindung mit einer anderen Datenquelle herzustellen, werden Ihre Berechtigungsinformationen (Benutzer-ID und Kennwort) möglicherweise in der Access-Datenbank gespeichert. Zum Ändern oder Löschen dieser Berechtigungsinformationen müssen Sie die Verbindungseigenschaften entsprechend ändern.

Digitale Signaturen

Eine digitale Signatur ist ein optionales Feature, mit dem Sie die Identität der Person authentifizieren können, die Ihnen eine Access-Datenbank gesendet hat. Eine digitale Signatur ist ein eindeutiger verschlüsselter Wert der Daten in der Access-Datenbank, die Sie signieren. Wenn Sie eine Access-Datenbank mit einer digitalen Signatur senden, wird die Signatur zusammen mit den Daten in der Access-Datenbank und einem vertrauenswürdigen digitalen Zertifikat von Ihnen (dem Absender) an den Empfänger gesendet. Das digitale Zertifikat wird von einer Zertifizierungsstelle wie VeriSign ausgestellt und enthält Informationen zum Authentifizieren des Absenders und zum Sicherstellen, dass die ursprünglichen Inhalte der Access-Datenbank nicht geändert wurden.

Wenn Sie eine Access-Datenbank signieren, wird ein Dialogfeld mit den Informationen angezeigt, die in die digitale Signatur aufgenommen werden, z. B. das Systemdatum und die Systemuhrzeit, die Versionsnummer des Betriebssystems, die Microsoft Office-Versionsnummer und die Office Access 2007-Versionsnummer. Wenn Sie eine signierte Access-Datenbank an andere Personen senden, können die Empfänger die Informationen über Ihr System nicht anzeigen, sie können aber die Inhalte der Access-Datenbank anzeigen.

Datenbankschutz

Durch den Datenbankschutz können Sie die Office Access 2007-Datenbank schützen, indem Sie sie mit einem Kennwort verschlüsseln.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Datenbank mit einem Kennwort zu verschlüsseln:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erweiterte Tools in der Gruppe Datenbanktools auf Mit Kennwort verschlüsseln.
2. Geben Sie in die Felder Kennwort und Bestätigen ein Kennwort ein.

Das eingegebene Kennwort wird nicht mit der Datei gespeichert. Es wird verwendet, um Schlüssel zum Verschlüsseln der Datei zu generieren. Sie können das Kennwort und die Verschlüsselung der Datenbank wieder entfernen. Gehen Sie wie folgt vor, um die Verschlüsselung zu entfernen:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Erweiterte Tools in der Gruppe Datenbanktools auf Datenbankkennwort und -verschlüsselung entfernen.
2. Geben Sie das Kennwort in das Feld Kennwort ein.