Vor der Weitergabe von Präsentationskopien empfiehlt es sich, persönliche und ausgeblendete Informationen zu überprüfen, um festzulegen, ob die Weitergabe dieser Informationen tatsächlich sinnvoll ist. Vielleicht sollten Kommentare, Freihandanmerkungen und Markup vor dem Verpacken der Präsentation entfernt werden.

Der PowerPoint Viewer wird automatisch mit der Präsentation verpackt, doch können Sie ihn ausschließen, wenn Ihnen bekannt ist, dass der Computer, auf dem die CD ausgeführt werden soll, über PowerPoint verfügt, oder wenn Sie Präsentationen auf eine Archiv-CD kopieren.

Falls Sie TrueType-Schriftarten verwenden, können Sie diese in die Präsentation einbetten (Eingebettetes Objekt: Daten (Objekte), die in einer Quelldatei enthalten sind und in eine Zieldatei eingefügt werden. Sobald das Objekt eingebettet ist, wird es zum Bestandteil der Zieldatei. Änderungen am eingebetteten Objekt werden in der Zieldatei widergespiegelt.). Durch das Einbetten von Schriftarten wird sichergestellt, dass sie verfügbar sind, wenn Sie die Präsentation auf einem anderen Computer ausführen. Auf der CD können jedoch keine TrueType-Schriftarten verpackt werden, die Urheberrechtsbeschränkungen unterliegen.

Standardmäßig gibt die CD automatisch alle Präsentationen in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge wieder (und wird deshalb gelegentlich als "AutoAusführen-CD" bezeichnet), doch können Sie diese Standardeinstellung so ändern, dass nur die erste Präsentation automatisch wiedergegeben wird, dass automatisch ein Dialogfeld angezeigt wird, in dem die Benutzer die gewünschten Präsentationen auswählen können, oder dass die automatischen Features deaktiviert werden und die Benutzer die CD manuell starten müssen.

Sie können den Inhalt der CD durch Hinzufügen von Kennwörtern vor dem Öffnen oder Ändern schützen, die für alle verpackten Präsentationen gelten. Bei Präsentationen, die ein höheres Maß an Sicherheit benötigen, können Sie das Information Rights Management hinzufügen. Über das Information Rights Management geschützte Dateien können nur in Office PowerPoint 2003 oder höher und nicht im PowerPoint Viewer angezeigt werden. Falls Sie über die entsprechenden Rechte verfügen, können Sie das Information Rights Management aus einer Präsentation entfernen.

Anmerkung  Wenn Sie vor dem Verpacken einer Präsentation ein Kennwort zum Öffnen der Präsentation hinzugefügt haben, besteht die Kennwortanforderung für die verpackte Präsentation auch auf der CD. Das Kennwort kann vor dem Verpacken der Präsentation entfernt werden, wenn der Zugriff auf die verpackte Präsentation uneingeschränkt sein soll. Da der Microsoft PowerPoint Viewer die Bearbeitung von Präsentationen nicht zulässt, wird ein Kennwort zum Schutz vor Änderungen beim Anzeigen einer Präsentation ignoriert.