Mit den Spezialeffekten und Features von PowerPoint können Sie eine Bildschirmpräsentation (elektronische Präsentation) vielseitig und rundum ansprechend gestalten. Zu diesem Zweck können Sie Folienübergänge, Anzeigedauer, Filme, Sounds, Animationen, Hyperlinks (Hyperlink: Farbiger und unterstrichener Text oder Grafiken, auf den/die Sie klicken, um zu einer Datei, einer bestimmten Stelle in einer Datei, einer Webseite im World Wide Web oder einer Webseite im Intranet zu wechseln. Hyperlinks können auch zu Newsgroups sowie zu Gopher-, Telnet- und FTP-Sites führen.) und Smarttags verwenden. Wenn Sie sich entschieden haben, eine Präsentation am Computer vorzuführen, stehen Ihnen zahlreiche Möglichkeiten zum Abhalten dieser Präsentation zur Verfügung.

Präsentation mit Vortrag      Die Vorführung in einem großen Raum mithilfe eines Monitors oder Projektors ist die häufigste Form des Abhaltens einer Präsentation. Der Sprecher hat die vollständige Kontrolle über die Präsentation und kann diese automatisch oder manuell vorführen und sogar den gesprochenen Text im Verlauf der Vorführung aufzeichnen.

Automatisch ablaufende Präsentation      Auf Messen oder bei Tagungen ist es üblich, an den einzelnen Ständen unbeaufsichtigte Präsentationen vorzuführen. Fast alle Steuerelemente (Steuerelement: Ein Objekt der grafischen Benutzeroberfläche (z.B. ein Textfeld, ein Kontrollkästchen, eine Bildlaufleiste oder eine Befehlsschaltfläche) zur Steuerung des Programms durch den Benutzer. Mithilfe von Steuerelementen können Daten bzw. eine Auswahl angezeigt werden, bestimmte Aktionen ausgeführt sowie die Lesbarkeit der Benutzeroberfläche vereinfacht werden.) können deaktiviert werden, so dass Benutzer die Präsentation nicht ändern können. Eine automatisch ablaufende Präsentation kann am Ende der Präsentation oder wenn eine Folie, die die manuelle Weiterschaltung erfordert, länger als fünf Minuten angezeigt wird, von vorn beginnen.

Onlinebesprechung      Wenn Sie Microsoft NetMeeting mit PowerPoint verwenden, können mehrere Benutzer auf eine Präsentation zugreifen und in Echtzeit (Echtzeit: Die aktuelle Zeit, in der Ereignisse auftreten. Wenn Dokumente in Echtzeit gemeinsam genutzt werden, sind sämtliche Änderungen, die an diesen Dokumenten vorgenommen werden, sofort für alle Benutzer der Dokumente sichtbar.) Informationen mit Benutzern an anderen Standorten austauschen, als ob sich alle im gleichen Raum befänden.

Bei einer NetMeeting-Konferenz haben Sie gemeinsamen Zugriff auf Programme und Dokumente, können mithilfe von Chat (Chat: Eine Funktion von Microsoft NetMeeting, mit der ein separates Fenster geöffnet wird, in dem Teilnehmer einer Onlinebesprechung Textnachrichten eingeben und einander senden können.) Textnachrichten senden, Dateien übermitteln und mit dem Whiteboard (Whiteboard: Ein Feature von Microsoft NetMeeting, mit dem ein separates Fenster geöffnet wird, in dem Teilnehmer einer Onlinebesprechung Text eingeben, Formen zeichnen, Objekte kopieren, einfügen und löschen sowie Text und Grafiken hervorheben oder auf diese zeigen können.) arbeiten. Teilnehmer können die Kontrolle über die Präsentation und ihre Inhalte übernehmen, um diese zu überarbeiten und zu ändern. Während der Besprechung können nicht mehrere Personen gleichzeitig die Kontrolle über die Präsentation übernehmen. Wenn die Funktion zur Zusammenarbeit aktiviert ist, können jedoch mehrere Benutzer gleichzeitig über Chat oder am Whiteboard arbeiten.

Präsentationsübertragung      Sie können eine Präsentation mit Video- und Audioelementen über das Web übertragen. Die Übertragungsfunktion kann für Betriebsversammlungen, Präsentationen für Remotegruppen oder das Abhalten von Teambesprechungen, deren Teilnehmer sich an unterschiedlichen Standorten befinden, verwendet werden. Mit Microsoft Outlook oder einem anderen E-Mail-Programm können Sie die Übertragung genauso planen wie eine ganz gewöhnliche Besprechung. Die Präsentation wird im Hypertext Markup Language (HTML) (HTML: Die standardmäßig für Dokumente im World Wide Web verwendete Programmiersprache. In HTML wird mithilfe von Tags angegeben, wie Elemente einer Seite (Text oder Grafiken) in Webbrowsern angezeigt werden sollen und wie auf Benutzereingaben reagiert werden soll.)-Format gespeichert, so dass die Teilnehmer für die Darstellung der Präsentation lediglich Microsoft Internet Explorer, Version 5.0 oder höher, benötigen. Die Übertragung kann aufgezeichnet und auf einem Webserver gespeichert werden, so dass sie jederzeit erneut abgespielt werden kann.

Präsentationen im Web oder in einem Intranet      Sie können eine Präsentation gezielt für das World Wide Web oder ein Intranet konzipieren, indem Sie sie als Webseite veröffentlichen. Die Veröffentlichung einer Präsentation bedeutet, eine Kopie der Präsentation im HTML-Format im Web zur Verfügung zu stellen. Sie können Kopien derselben Präsentation an verschiedenen Standorten veröffentlichen. Sie können eine vollständige Präsentation, eine zielgruppenorientierte Präsentation (Zielgruppenorientierte Präsentation: Eine Präsentation innerhalb einer anderen Präsentation. Hierbei gruppieren Sie die Folien innerhalb einer vorhandenen Präsentation so, dass Sie diesen Teil der Präsentation nur einem bestimmten Publikum anzeigen können.) sowie einzelne oder einen Bereich von Folien veröffentlichen. Da die Navigation ein entscheidender Aspekt einer Präsentation ist, verfügen im HTML-Format dargestellte PowerPoint-Präsentationen über eine Hyperlinkleiste, die Ihnen mithilfe des Gliederungsfensters das Navigieren durch die Folien ermöglicht. Bei einer Präsentation, die im Web veröffentlicht ist, sind die Sprechernotizen ebenfalls für alle Zuschauer sichtbar, so dass Sie Notizen als Beschriftungen nutzen können.

Sie können eine Präsentation mit Overheadfolien erstellen, indem Sie die Folien als Schwarzweiß- oder Farbfolien ausdrucken. Sie können diese Folien im Quer- oder Hochformat ausrichten.

Sie können eine Präsentation so gestalten, dass sie sowohl in Farbe auf dem Bildschirm als auch als Graustufen- oder Schwarzweiß-Ausdruck mithilfe eines Laserdruckers eine hervorragende Bildqualität liefert.

In einem Fachgeschäft können Sie von den elektronischen Folien 35-mm-Dias anfertigen lassen. Wenden Sie sich an das nächste Fachgeschäft, um Näheres zu erfahren.

Zur Ergänzung einer Präsentation können Sie Handzettel an das Publikum verteilen. Hierbei handelt es sich um kleinformatige Versionen der Folien, für deren Ausdruck eine Vielzahl unterschiedlicher Layouts zur Verfügung steht. Sie können auch die Sprechernotizen für die Teilnehmer ausdrucken. Beim Zusammenstellen einer Präsentation können Sie zudem die Gliederung einschließlich der Folientitel und der zentralen Gedanken der Präsentation ausdrucken.