6. August 2007

Agnieszka Girling

Sie können PowerPoint einfach als die optimale Methode zum Vorstellen und zum Kommunizieren von Ideen ansehen (was es natürlich auch ist). Aber wie Agnieszka Girling als Kolumnistin dieser Woche erläutert: Wenn Sie eine Argumentation entwerfen, müssen Sie über den Horizont von Tafeln und Aufzählungspunkten hinaus blicken, damit Ihr Publikum Ihren Gedanken folgt und die Dinge mit Ihren Augen sieht.

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich bin ein wirklich produktiver Microsoft PowerPoint-Benutzer. Das liegt nicht daran, dass ich es so sehr mag – und ich mag es wirklich – es liegt eher daran, dass meine Position sich hauptsächlich um die Entwicklung und Vermittlung komplexer Geschäfts- oder technischer Analysen dreht, und PowerPoint ist das beste mir bekannte Tool, das mich bei dieser Arbeit unterstützt.

PowerPoint hat sich zu einem etablierten Format für das Kommunizieren von Ideen, Erstellen von Projektplänen und eine Vielzahl weiterer Dinge entwickelt, und das nicht nur bei Microsoft. Die Welt scheint PowerPoint als das Vehikel für das Vermitteln von Nachrichten akzeptiert zu haben – manchmal ist das ein Fehler (etwa, wenn sich der Vorstand Ihres Unternehmens zur Weihnachtsfeier mit Weihnachtsgrüßen im PPT oder PPTX-Format zeigt). Aber das ist nicht der Punkt, um den es hier geht. Während PowerPoint eine großartige Hilfe beim Vorstellen der Präsentation ist (jedenfalls in den meisten Punkten), ist es nicht dafür optimiert, Sie in den frühen Stadien des Formulierens des Präsentationsflusses zu unterstützen, d.h. im Entwerfen der Argumentation. Aber dieser Schritt ist erforderlich, um einen zwingenden Eindruck zu machen und Ihre Botschaft beim Publikum wirklich ankommen zu lassen.

Bevor ich Ihnen meine Ideen zur Lösung vorstelle, lassen Sie mich kurz erläutern, was ich unter "Entwerfen der Argumentation" verstehe. Ist Ihnen schon mal eins der folgenden Probleme untergekommen, während Sie einem Publikum eine Präsentation vorstellten?

• Teilnehmer fragen Sie zu Dingen, die Sie Ihnen ohnehin gleich erzählen möchten (und das veranlasst Sie, einen Sprung nach vorn zu machen, dann wieder zurück, Anhangfolien zu zeigen und möglicherweise Ihren Präsentationsfluss aus dem Blick zu verlieren.)
• Man stellt Ihnen Fragen, die Sie nicht vorhergesehen haben, und Sie denken "Oh! Wie konnte ich das übersehen?"
• Ihr Publikum bleibt bei Problemen hängen, die einfach Sackgassen darstellen, und es wird schwierig, es von diesen zufälligen Randthemen zu den Problemen zu bringen, die den Kern Ihrer Präsentation bilden.
• Ihr Publikum erwartet etwas anderes, als Sie präsentieren. Z. B. hat das Publikum missverstanden, worum sich Ihre Präsentation dreht (oder... vielleicht haben Sie auch missverstanden, worum sich Ihre Präsentation drehen sollte).

Diese Vorkommnisse deuten auf eine schlecht entworfene Argumentation hin und unterbrechen den Argumentationsfluss. Wenn Sie auf einen der oben genannten Punkte mit "Ja" geantwortet haben, benötigen Sie möglicherweise Hilfe beim Entwerfen Ihrer Argumentation, um sie wirksamer zu gestalten. Lesen Sie weiter, dann lernen Sie eine Methode kennen, die Ihnen dabei hilft.

Untersuchen wir die Tools, die zur Verfügung stehen – und manchen eben auch nicht zur Verfügung stehen – um eine solide Argumentation zu entwerfen. Hier sind Folie 1 und Folie 2 der allgemeinen PowerPoint-Vorlage, also das, was Sie normalerweise als erstes zu sehen bekommen, wenn Sie eine Präsentation erstellen (obwohl sie in einer Vielzahl verschiedener Designs, möglicher Layouts oder Hintergrundthemen vorhanden sind):

Kommt Ihnen bekannt vor? Angenommen, Sie wissen, wie Sie Ihre Präsentation nennen möchten, geben diesen Namen ein und denken, dass Sie später noch einmal darauf zurückkommen werden (sobald Sie sicher sind, wie der endgültige Titel lauten sollte). Wenn Sie jetzt eine weitere Folie hinzufügen, enthält diese ein Gerüst zum Hinzufügen von Aufzählungspunkten (oder Diagrammen oder Tabellen). Das hilft Ihnen aber nicht besonders beim Entwerfen Präsentationsflusses. Ich versuche nicht, kritisch zu sein, aber die meisten Benutzer verwenden ein Präsentationsframework, das sie nicht beim Entwerfen eines soliden Argumentationsflusses unterstützt. Die leeren Folien dienen als Behälter, unsere Aufgabe als Verfasser von Präsentationen ist jedoch, einen Schritt zurück zu treten und den Argumentationsfluss zu entwerfen, bevor wir die eigentliche Präsentation erstellen (also die Behälter mit Inhalt füllen). Sie sollten diesen Schritt als eine Möglichkeit ansehen, um Ihre Präsentation argumentativ schlüssig zu gliedern, auftretende Fragen vorherzusehen und sie zum richtigen Zeitpunkt zu beantworten. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, eine klare, wohl fundierte und wohl überlegte Argumentation vorzustellen.

Es geschah während meiner eigenen Arbeit beim Versuch, einen soliden Argumentationsfluss zu entwerfen, dass ich über die Idee stolperte, Storyboards (auch als "Kritzelpads" bezeichnet) in PowerPoint zu verwenden. Das Konzept ist wirklich einfach: Genau wie ein Filmregisseur einfache Zeichnungen verwendet, um den Fortschritt der Szenen zu vermitteln und die Klarheit der Regie zu fördern, können auch Verfasser von Präsentationen Storyboards verwenden, um einen einfachen Plan für eine klare und wirkungsvolle Präsentation zu entwickeln. Diese Pads sind Arbeitspads, die Sie in PowerPoint erstellen, um Ihr Ziel zu veranschaulichen und auf diese Weise Ihre Argumentation zu planen, bevor Sie damit beginnen, die eigentliche Präsentation zu erstellen.

Es begann alles bei der Arbeit an einem Projekt mit einem beauftragten Marktforschungsunternehmen. Ich stellte fest, dass ich ein Verfahren benötigte, den Beteiligten die Endergebnisse zu kommunizieren, um die Arbeit der Researcher zu optimieren. Erst an diesem Punkt wurde mir jedoch bewusst, dass ich gar keine klare Vorstellung vom Ergebnis hatte. Ohne großen Erfolg hatte ich mich durch Berge von Marktforschungsdaten gewühlt und versucht, die Marktchancen für ein Produkt zu verstehen. Das Anheuern eines Marktforschungsunternehmens hatte eine positive Wirkung (mit mehr Personen konnten wir uns durch noch mehr Daten wühlen), es erforderte aber das Definieren einer Richtung. Das Erfordernis, ein Tool zum Vermitteln des gewünschten Ergebnisses zu entwickeln, wurde sowohl mir als auch den Researchern, mit denen ich arbeitete, bewusst. Es ist immer wichtig, zu erkennen, dass man ein klares Ziel vor Augen haben muss, unabhängig von der Frage ob Sie die eigene Arbeit an Präsentationen oder die anderer Personen leiten. So erblickte unser erstes PowerPoint-Storyboard das Licht der Welt.

Ich bin eine eifrige TabletPC-Benutzerin, also setzte ich meinen Stift und das Tablett in Gang; aber seither habe ich eine ganze Reihe an Storyboards gesehen, die von anderen ohne Verwendung eines TabletPCs entworfen wurden, und sie dienten dem gleichen Zweck genauso gut. Sie verwenden einfach Stift und Papier oder ein Whiteboard, und dann scannen Sie das Ergebnis oder machen ein Foto; oder Sie verwenden die eingebauten Möglichkeiten von PowerPoint, um die Arten von Diagrammen, Tabellen oder sonstigen visuellen Gestaltungselementen zu beschreiben, die Sie für das fertige Ergebnis planen; oder Sie verwenden Microsoft Paint oder ein anderes Zeichenprogramm und fügen Ihre "Skizzen" einfach in das Kritzelpad ein. Bedenken Sie, die Idee der Kritzelpads liegt darin, dass es um die schnelle Entwicklung eines Gerüsts geht, um Ihre Argumentation zu strukturieren und kommunizieren. Die Einfachheit ist der Grund, warum ich Paint als passendes Tool für Ihre "Kritzeleien" ins Gespräch brachte, nicht Adobe Photoshop.

Statt Ihnen ein gesamtes Storyboard vorzustellen, möchte ich den Schwerpunkt auf ein Beispiel einer Kritzelfolie legen, die zu Folien führte, mit denen ich die endgültige Präsentation bestreiten konnte. Dieses spezifische Storyboard wurde gezeichnet, um die Intaktheit eines Ökosystems für Produkt X zu beschreiben (einige produktspezifische Details habe ich natürlich entfernt, um der sensiblen Natur der Daten gerecht zu werden):

Sieht nicht gerade nach viel aus, oder? Trotzdem war es der Mechanismus, der die Auseinandersetzung erzwungen hat, ob die Pfeile die richtigen Beziehungen zwischen verschiedenen Wertanbietern darstellten. Darüber hinaus hat es eine Diskussion über das Maß des Wachstums angestoßen (ob der Finanzertrag, die Anzahl der Kunden oder der Marktanteil, den wir Mitbewerbern abnehmen oder an sie verlieren das richtige Maß war). Es hat die Debatte über die Definition von Infrastrukturanbietern und Teilelieferanten ausgelöst. Es hat die Rolle der Werbung geklärt (ob Werbung ein inhärenter Teil des Geschäftsmodells für Produkt X oder einfach ein orthogonales Element war, das ohnehin überall vorkommt). Es hat Fragen aufgeworfen, was wir mit dem Diagramm nach seiner Erstellung tun sollten. Zu dem letztgenannten Punkt haben wir entschieden, dass die Bereiche von Wachstum oder Schrumpfung im Ökosystem von Produkt X uns Einsichten vermitteln würden, wo zukünftige Geschäftschancen liegen und ob unsere Geschäftspartner einen Engpass erfahren würden und daher genötigt wären, ihr Geschäftsmodell umzubauen.

Hier ist eins von verschiedenen Diagrammen, die aus der oben dargestellten Kritzelfolie hervorgegangen sind:

Die folgende Analyse nahm Wochen und eine Vielzahl von Datenquellen in Anspruch. Aber das Kritzeldiagramm gab immer die Richtung vor und löste viele Gewinn bringende Diskussionen aus.

Sie sollten bedenken, dass ein Argumentationsentwurf nicht in Stein gemeißelt ist. In dem Maß, da sich die Denkprozesse entwickeln, kann er sich teilweise von der ursprünglichen Argumentationsidee entfernen, und das ist akzeptabel und zu erwarten. Der ursprüngliche Argumentationsentwurf ist jedoch ein wichtiges Tool zum Festhalten des Ziels der Arbeit und kann daher helfen, viele unproduktive Diskussionen zeitig zu beenden und zugleich die produktiven zu befeuern.

Informationen zur Autorin

Agnieszka Girling arbeitet als Teamleiter Produktplanung bei Microsoft. Als frühere Gruppenprogrammmanagerin für Visual Studio hat Agnieszka erst kürzlich den Wechsel von einer technischen Funktion zu einer Funktion mit Geschäftsschwerpunkt vollzogen und arbeitet an der Entwicklung von Produktstrategien sowohl für etablierte als auch für zu entwickelnde Softwareprodukte. Agnieszka ist eine eifrige Nutzerin von Technologie, einschließlich mobiler Geräte und  – natürlich – TabletPC und PowerPoint! Sie hat zwei junge Kinder, die es lieben, auf TabletPCs zu malen.