Sie öffnen und bearbeiten regelmäßig Dokumente, die in Dokumentbibliotheken auf Ihrer Teamwebsite gespeichert sind. Wenn Sie ein Dokument, eine Arbeitsmappe oder eine Präsentation öffnen, fällt Ihnen möglicherweise auf, dass in der Statusleiste am oberen Rand des Dokumentfensters Informationen über eine so genannte Informationsverwaltungsrichtlinie angezeigt werden. Was bedeutet das?

Auf einer Microsoft Office SharePoint Server 2007-Site kann eine Organisation Informationsverwaltungsrichtlinien definieren und anwenden, um dafür zu sorgen, dass die Geschäftsprozesse des Unternehmens und die gesetzlichen bzw. behördlichen Bestimmungen in Zusammenhang mit der Informationsverwaltung eingehalten werden. Wenn Sie ein Microsoft Office Word 2007-Dokument, eine Microsoft Office Excel 2007-Arbeitsmappe oder eine Microsoft Office PowerPoint 2007-Präsentation öffnen, für das/die eine Informationsverwaltungsrichtlinie gültig ist, wird in der Statusleiste angezeigt, dass eine Richtlinie existiert, und Sie haben die Möglichkeit, die Richtlinienanweisung anzuzeigen.

 Wichtig   Die Möglichkeit zum Anzeigen einer Informationsverwaltungsrichtlinien-Anweisung steht nur in Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007, Microsoft Office Ultimate 2007 und in den eigenständigen Versionen von Office Word 2007, Office Excel 2007 und Office PowerPoint 2007 zur Verfügung.

• Ist aufgrund einer Informationsverwaltungsrichtlinien-Anweisung eine bestimmte Aktion durchzuführen?

• Anzeigen der Informationsverwaltungsrichtlinien-Anweisung

Ist aufgrund einer Informationsverwaltungsrichtlinien-Anweisung eine bestimmte Aktion durchzuführen?

Office SharePoint Server 2007 bietet einem Administrator die Möglichkeit, für bestimmte Elemente Informationsverwaltungsrichtlinien festzulegen, um die Aktionen zu steuern und zu überwachen, die für diese Elemente durchgeführt werden. Mithilfe von Office Word 2007, Office Excel 2007 oder Office PowerPoint 2007 können Sie die Beschreibung der jeweiligen Informationsverwaltungsrichtlinie anzeigen und erhalten eine Aufforderung, wenn die Informationsverwaltungsrichtlinie eine Aktion erforderlich macht, wie zum Beispiel das Einfügen eines Barcodes oder einer Beschriftung in das Dokument.

Eine Informationsverwaltungsrichtlinie kann folgende Richtlinienfeatures beinhalten:

• Ablauf  Mithilfe des Richtlinienfeatures "Ablauf" können Organisationen auf einheitliche und rückverfolgbare Weise veraltete Inhalte aus ihren Sites löschen bzw. entfernen.
• Überwachung  Mithilfe des Richtlinienfeatures "Überwachung" können Organisationen die Funktionsweise ihrer Content Management-Systeme analysieren, indem Ereignisse und Vorgänge für Dokumente und Listenelemente protokolliert werden.
• Barcodes  Mithilfe des Richtlinienfeatures "Barcodes" können Organisationen die physischen Kopien von Dokumenten oder Listenelementen verfolgen, die von einer Site gedruckt wurden.
• Beschriftungen  Mithilfe des Richtlinienfeatures "Beschriftungen" können Organisationen außerdem physische Kopien von Dokumenten oder Listenelementen verfolgen, die von einer Site gedruckt wurden.
• Benutzerdefinierte Richtlinienfeatures, die von Ihrer Organisation entwickelt und bereitgestellt werden.

In der Regel wird eine Richtlinienanweisung erstellt, um zu erläutern, welche Richtlinienfeatures für den Inhalt gültig sind, oder welche besondere Vorgehensweise erforderlich ist.

Zwei Richtlinienfeatures, die eine Benutzerreaktion erfordern, sind "Barcodes" und "Beschriftungen". Wenn die Informationsverwaltungsrichtlinie für ein Dokument einen Barcode oder eine Beschriftung verlangt und Sie versuchen, das Dokument ohne das erforderliche Element zu speichern oder zu drucken, werden Sie möglicherweise aufgefordert, den Barcode bzw. die Beschriftung einzufügen. Verknüpfungen zu weiteren Informationen über Barcodes und Beschriftungen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

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Anzeigen der Informationsverwaltungsrichtlinien-Anweisung

Wenn Sie ein Office Word 2007-Dokument, eine Office Excel 2007-Arbeitsmappe oder eine Office PowerPoint 2007-Präsentation öffnen, für das/die eine Informationsverwaltungsrichtlinie gültig ist, wird die Statusleiste mit einer Schaltfläche angezeigt, die es Ihnen gestattet, die Richtlinienanweisung anzuzeigen. Sie können über dieses Dialogfeld nur die Richtlinienanweisung anzeigen und keine Aktionen für die Informationsverwaltungsrichtlinie durchführen.

 Hinweis   Für jeden Inhaltstyp kann eine individuelle Informationsverwaltungsrichtlinie erstellt werden, und eine Dokumentbibliothek kann mehrere Inhaltstypen enthalten, sodass unter Umständen für verschiedene Elemente in ein und derselben Dokumentbibliothek verschiedene Informationsverwaltungsrichtlinien gültig sind.

1. Wenn die Bibliothek noch nicht geöffnet ist, klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf ihren Namen.

   Falls der Name der Bibliothek auf der Schnellstartleiste nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Alle Websiteinhalte einblenden, und klicken Sie dann auf den Namen der Bibliothek.

2. Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, der Kalkulationstabelle oder der Präsentation, das/die Sie öffnen möchten. Die Datei wird in Office Word 2007, Office Excel 2007 oder Office PowerPoint 2007 geöffnet.

    Hinweis   Die Datei muss nicht ausgecheckt werden.

3. Führen Sie zum Anzeigen der Richtlinie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Klicken Sie auf der Statusleiste am oberen Rand des Dokumentfensters auf Details.

     

      Tipp   Sie können die Statusleiste schließen, indem Sie in der oberen rechten Ecke der Leiste auf Statusleiste schließen klicken. Wenn Sie die Statusleiste erneut anzeigen möchten, aktivieren Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Einblenden/Ausblenden das Kontrollkästchen Statusleiste.

   • Klicken Sie auf der Statusleiste am unteren Rand des Dokumentfensters auf die Schaltfläche Dieses Dokument weist eine Richtlinie auf .

     Wenn Sie die Statusleiste schließen, können Sie die Informationsverwaltungsrichtlinien-Anweisung jederzeit anzeigen, indem Sie auf die Statusanzeige klicken. Beachten Sie, dass diese Anzeige nur vorhanden ist, wenn für das aktuelle Dokument eine Informationsverwaltungsrichtlinie gültig ist.

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