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Wenn Sie eine elektronische Kopie einer Microsoft Office PowerPoint-Präsentation freigeben oder eine Präsentation im Web veröffentlichen möchten, sollten Sie die Präsentation auf ausgeblendete Daten oder persönliche Informationen prüfen, die in der Präsentation selbst oder in den Dokumenteigenschaften (Metadaten (Metadaten: Daten, die andere Daten beschreiben. Beispielsweise sind die Wörter in einem Dokument Daten. Die Anzahl der Wörter ist ein Beispiel für Metadaten.)) gespeichert sein könnten. Da diese ausgeblendeten Informationen Details über Ihr Unternehmen oder über das Dokument selbst preisgeben können, die Sie nicht öffentlich bekannt machen möchten, sollten Sie diese ausgeblendeten Informationen entfernen, bevor Sie diese Präsentation für andere Personen freigeben.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie mit dem Feature Dokumentinspektor in Microsoft Office PowerPoint 2007 ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in Ihren Präsentationen suchen und entfernen können.

• Welche Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen können in Präsentationen gespeichert werden?

• Welche Informationen können vom Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden?

• Wie finde und entferne ich ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in meinen Präsentationen?

Welche Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen können in Präsentationen gespeichert werden?

Es können mehrere Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen in einer PowerPoint-Präsentation gespeichert werden. Diese Informationen sind u. U. nicht sofort sichtbar, wenn Sie das Dokument in Office PowerPoint 2007 oder als Bildschirmpräsentation anzeigen. Andere Personen können die Informationen aber eventuell anzeigen oder aus Ihrer Präsentation abrufen.

Ausgeblendete Informationen können z. B. die Daten sein, die einer Präsentation von Office PowerPoint 2007 hinzugefügt werden, damit Sie beim Erstellen der Präsentation mit anderen Personen zusammenarbeiten können. Es kann sich auch um Informationen handeln, die Sie ausdrücklich als ausgeblendet kennzeichnen.

PowerPoint-Präsentationen können die folgenden Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen enthalten:

• Kommentare und Freihandanmerkungen  Wenn Sie beim Erstellen der Präsentation mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält die Präsentation u. U. Elemente wie Kommentare oder Freihandanmerkungen. Anhand dieser Informationen können andere Personen die Namen der Personen, die an Ihrer Präsentation gearbeitet haben, die Kommentare der Prüfer sowie die Änderungen sehen, die an Ihrer Präsentation vorgenommen wurden.
• Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen  Zu den Dokumenteigenschaften, auch als Metadaten (Metadaten: Daten, die andere Daten beschreiben. Beispielsweise sind die Wörter in einem Dokument Daten. Die Anzahl der Wörter ist ein Beispiel für Metadaten.) bezeichnet, gehören u. a. Details zu Ihrer Präsentation, wie Autor, Betreff und Titel. Außerdem gehören zu den Dokumenteigenschaften auch Informationen, die von Office-Programmen automatisch verwaltet werden, wie der Name der Person, die ein Dokument zuletzt gespeichert hat, sowie das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde. Wenn Sie bestimmte Features verwendet haben, enthält Ihr Dokument eventuell auch weitere personenbezogene Informationen (PII) (Personenbezogene Informationen (Personally Identifiable Information, PII): Alle Informationen, die genutzt werden können, um eine Person zu identifizieren, wie z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Personalausweisnummer, IP-Adresse oder eine andere eindeutige Kennung, die mit PII in einem anderen Programm verknüpft ist.), wie E-Mail-Kopfzeilen, zur Durchsicht versendete Informationen, Verteiler und Dateipfadinformationen zum Veröffentlichen von Webseiten.
• Nicht sichtbarer Inhalt in Folie  Ihre Präsentation kann Objekte enthalten, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert sind.
• Externer Folieninhalt  PowerPoint-Präsentationen können Objekte enthalten, die nicht unmittelbar sichtbar sind, weil sie aus der Folie heraus in den externen Folienbereich gezogen wurden. Dieser externe Folieninhalt kann Textfelder, ClipArt, Grafiken und Tabellen enthalten.
• Präsentationsnotizen  Der Abschnitt Notizen einer PowerPoint-Präsentation kann Text enthalten, den Sie nicht öffentlich preisgeben möchten, insbesondere, wenn die Notizen allein für die Verwendung der Person geschrieben wurden, von der die Präsentation abgehalten wird.
• Dokumentservereigenschaften  Wenn Ihre Präsentation an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver, z. B. auf einer Dokumentarbeitsbereich-Website oder in einer auf Microsoft Windows SharePoint Services basierenden Bibliothek, gespeichert wurde, kann die Präsentation weitere Dokumenteigenschaften oder Informationen enthalten, die sich auf diesen Serverspeicherort beziehen.
• Benutzerdefinierte XML-Daten  Präsentationen können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Diese XML-Daten können mit dem Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden.

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Welche Informationen können vom Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden?

In Office PowerPoint 2007 umfasst der Dokumentinspektor mehrere verschiedene Inspektoren, mit denen Sie für PowerPoint-Präsentationen spezifische, ausgeblendete Daten und persönliche Informationen suchen und entfernen können. Eine Liste der verschiedenen Arten von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen, die vom Dokumentinspektor in Präsentationen gefunden und entfernt werden können, finden Sie in der nachfolgenden Tabelle.

 Hinweis   Wenn der Dokumentinspektor von Ihrem Unternehmen angepasst wurde, indem Inspektormodule hinzugefügt wurden, können Sie Ihre Präsentation auf weitere Informationstypen prüfen.

Office PowerPoint 2007

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Wie finde und entferne ich ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in meinen Präsentationen?

Mit dem Dokumentinspektor können Sie ausgeblendete Daten und persönliche Informationen in PowerPoint-Präsentationen suchen und entfernen, die in Office PowerPoint 2007 und früheren Versionen erstellt wurden. Sie sollten den Dokumentinspektor auf jeden Fall verwenden, bevor Sie eine elektronische Kopie Ihrer Präsentation freigeben, z. B. in einer E-Mail-Anlage, oder im Internet veröffentlichen.

1. Öffnen Sie die Präsentation, die Sie auf ausgeblendete Daten und persönliche Informationen prüfen möchten.
2. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche , klicken Sie auf Speichern unter, und geben Sie im Feld Dateiname einen Namen ein, um eine Kopie der ursprünglichen Präsentation zu speichern.

    Wichtig   Sie sollten den Dokumentinspektor auf eine Kopie Ihres ursprünglichen Dokuments anwenden, da es nicht immer möglich ist, die vom Dokumentinspektor entfernten Daten wiederherzustellen.

3. Klicken Sie in der Kopie der ursprünglichen Präsentation auf die Microsoft Office-Schaltfläche , zeigen Sie auf Fertig stellen, und klicken Sie dann auf Dokument prüfen.
4. Aktivieren Sie im Dialogfeld Dokumentinspektor die betreffenden Kontrollkästchen, um die Arten des ausgeblendeten Inhalts auszuwählen, der geprüft werden soll. Weitere Informationen über die einzelnen Inspektoren finden Sie unter Welche Informationen können vom Dokumentinspektor gefunden und entfernt werden?.
5. Klicken Sie auf Prüfen.
6. Überprüfen Sie die Ergebnisse im Dialogfeld Dokumentinspektor.
7. Klicken Sie neben den Prüfungsergebnissen für die Arten des ausgeblendeten Inhalts, den Sie aus Ihrem Dokument entfernen möchten, auf Alle entfernen.

    Hinweis   Beim Entfernen von ausgeblendetem Inhalt aus Ihrer Präsentation können Sie diesen eventuell nicht durch Klicken auf Rückgängig wiederherstellen.

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