Von Betsy Weber, Chief Evangelist bei TechSmith Corporation

Den Schock, die eigene Stimme so zu hören wie andere auch, kann Ihnen wohl niemand abnehmen, doch gibt es Möglichkeiten, Microsoft PowerPoint-Präsentationen so zu proben, dass die anderen Probleme gelöst werden können:

• Proben Sie laut  

  Sprechen Sie immer laut, wenn Sie die Präsentation einstudieren, und zwar mit der gleichen Lautstärke wie bei der Vorführung. Das laute Sprechen ist der einzige Weg, schwierige Wörter oder Wendungen herauszufinden, bei denen Sie stecken bleiben könnten. Und wenn Sie Ihre volle Stimme erst bei der Präsentation einsetzen, kann der Eindruck von der eigenen Stimme unangenehm fremd sein.

• Proben Sie in den Raum, in dem die Vorführung stattfindet  

  Wenn sie die Präsentation dort einüben, wo Sie sie auch vorführen werden, machen Sie sich mit dem Raum vertraut und erhalten im Voraus einen Eindruck von der Präsentation, wie sie wirklich ablaufen wird. Wenn der richtige Raum nicht verfügbar ist, proben Sie in einem möglichst ähnlichen Raum.

• Verwenden Sie bei der Probe die Folien  

  Zu den notwendigen Fähigkeiten eines erfolgreichen Vorführenden gehört die Koordination von Wort und PowerPoint-Präsentation. Durch Proben mit beiden Elementen erwerben Sie Vertrautheit und Erfahrung. Nehmen Sie bei allen Problemen mit den Folien entsprechende Korrekturen vor. Und denken Sie daran: kein Publikum hat Freude an einer Präsentation, bei der der gesprochene Kommentar nur eine wörtliche Wiedergabe des Texts auf den Folien darstellt.

• Proben Sie unter Einhaltung des Zeitrahmens  

  Für Vorführende ist es wichtig, den bewilligten Zeitrahmen keinesfalls zu überschreiten und am Ende stets einige Minuten für Fragen einzuplanen. Daher ist es empfehlenswert, die zeitliche Einhaltung der Audio- und der Videoelemente zu üben. In PowerPoint wird dies durch den Befehl Neue Einblendezeiten testen im Menü Bildschirmpräsentation sehr erleichtert. Wenn Sie die Präsentation vorführen, klicken Sie mit der Maustaste, um von einer Folie zur nächsten zu wechseln. Dabei überwacht PowerPoint die verflossene Zeit, sowohl für die einzelnen Folien als auch für die Präsentation als Ganzes.

• Proben Sie im Beisein eines Kollegen  

  Unerfahrene Sprecher empfinden die Anwesenheit eines Kollegen bei der Probe oft als hilfreich, da dieser auf Probleme hinweisen kann, die zuvor nicht bemerkt wurden. Selbst Kollegen, die über keine Erfahrungen mit dem präsentierten Material verfügen, können auf körperliche Unruhe des Vorführenden hinweisen, auf unpassende Begriffe oder Wendungen sowie auf zu schnelles, zu langsames, zu lautes oder zu leises Sprechen.

  Wenn die PowerPoint-Folien bei der Probe auf eine Leinwand projiziert werden können, kann der Kollege auch wichtige Elemente wie Übergänge, Grafiken, Schriftgröße und -typ sowie Videoelemente kommentieren. Manchmal werden Elemente, die der Vorführende als interessanten Übergang oder als gelungene Animation ansieht, eher als Ablenkung empfunden. Durch Anwesenheit eines Beobachters kann dies häufig im Voraus vermieden werden.

• Proben Sie vor einem Spiegel  

  Für die Korrektur von Feinheiten ist eine Probe vor dem Spiegel besonders hilfreich: Sie sehen die Ergebnisse sofort und in Echtzeit, nicht erst, wenn alles zu spät ist. Sie können die Probe beliebig oft unterbrechen und jede Stelle beliebig oft wiederholen, egal, wie lang oder kurz sie ist.

• Zeichnen Sie die Probe auf  

  Mit einer Aufzeichnung der eigenen Präsentationsprobe können Sie diese am umfassendsten selbst bewerten. Natürlich können Sie auch nur eine Audiospur aufzeichnen, doch erfahren Sie so nur, wie Sie klingen, jedoch nicht, wie Sie (oder Ihre Folien) aussehen. Eine Videoaufzeichnung der gesamten Präsentation, die von der Mitte des Vortragsraums aus aufgenommen wurde, gibt Ihnen einen ziemlich genauen Eindruck davon, wie Sie vom Publikum wahrgenommen werden.

  Sie können die Probe auch mit Software für Bildschirmaufzeichnungen aufnehmen. Diese Möglichkeit wird meist zum Aufzeichnen und Verpacken von Präsentationen genutzt, wenn diese auf dem Bildschirm stattfinden sollen. Für diesen Zweck eignet sich beispielsweise ein Drittanbieterprodukt von TechSmith Corporation, Camtasia Studio 3.0. Camtasia Studio ermöglicht Bild-im-Bild-Aufnahmen, wodurch der Vorführende und die PowerPoint-Folien gleichzeitig gezeigt werden können.

Bei sorgfältiger Vorbereitung, durchdachtem und interessantem Inhalt sowie ausreichender Einstudierung wird Ihnen eine hervorragende PowerPoint-Präsentation ganz sicher gelingen.

Die Autorin

Betsy Weber ist Chief Evangelist bei der in Okemos, Michigan, USA, ansässigen TechSmith Corporation und arbeitet mit Kunden, Branchenexperten und Technologen in der ganzen Welt zusammen. Sie verfügt über fast ein Jahrzehnt Erfahrung mit Unternehmensschulungen und Produktmanagement und hat im Bereich Bereitstellung von Geschäftsanwendungen sowohl in der Entwicklung als auch in der Kundenbetreuung gearbeitet.