Ist Ihnen folgende Situation bekannt? Während einer Demonstration oder einer Präsentation wird die Desktopbenachrichtigung Neue Nachricht in der Ecke unten links des Bildschirms angezeigt, die Informationen enthält, die eigentlich privat bleiben sollten.

Obwohl Outlook 2003 keine Desktopbenachrichtigung während einer PowerPoint 2003-Bildschirmpräsentation anzeigt, werden Desktopbenachrichtigungen und sonstige Benachrichtigungen wieder angezeigt, wenn Sie während der Präsentation zu einem anderen Programm oder einer Website wechseln und dann wieder zur Präsentation zurückkehren. Die Anzeige persönlicher Informationen kann jedoch wie folgt rasch vermieden werden.

Aktivieren oder Deaktivieren von Desktopbenachrichtigungen

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einstellungen auf E-Mail-Optionen, und klicken Sie dann auf Erweiterte E-Mail-Optionen.
3. Deaktivieren Sie unter Beim Eintreffen neuer Elemente im Posteingang das Kontrollkästchen Desktopbenachrichtigung anzeigen (nur Standard-Posteingang).

   Wenn die Anzeige von Desktopbenachrichtigungen fortgesetzt werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Desktopbenachrichtigung anzeigen (nur Standard-Posteingang).

Anmerkung  Wenn sonstige Benachrichtigungen (Wiedergabe von Sounds, Ändern des Mauszeigers oder Anzeigen eines Umschlagsymbols im Benachrichtigungsbereich) unterdrückt werden sollen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Sound wiedergeben, Kurzzeitig den Mauszeiger verändern bzw. Briefumschlagsymbol im Benachrichtigungsbereich anzeigen.

Sie wissen jetzt zwar, wie Desktopbenachrichtigungen aktiviert und deaktiviert werden, doch fehlt Ihnen jetzt noch ein praktischer Hinweis, der Sie daran erinnert, die Desktopbenachrichtigung rechtzeitig zu deaktivieren (und nach Abschluss der Präsentation wieder zu aktivieren): Erstellen Sie einfach eine Outlook-Aufgabe, die Sie daran erinnert, die Desktopbenachrichtigungen zu deaktivieren. Die Erinnerung wird vor der Besprechung angezeigt. Mithilfe der Funktion "Erneut erinnern" werden Sie dann aufgefordert, die Desktopbenachrichtigungen wieder zu aktivieren.

Erstellen einer Aufgabe mit einer Erinnerung

1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Aufgabe.
2. Geben Sie in das Feld Betreff die Erinnerung Aktivieren bzw. Deaktivieren von Desktopbenachrichtigungen ein.
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erinnerung.
4. Klicken Sie in den Datums- und Uhrzeitfeldern auf das Datum und die Uhrzeit der Besprechung.
5. Wenn Sie Bildschirmpräsentationen regelmäßig halten und Sie eine Aufgabenserie erstellen möchten, klicken Sie auf Serie, klicken Sie auf die Häufigkeit (Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich), mit der die Besprechung stattfindet, und wählen Sie dann die entsprechenden Optionen für diese Häufigkeit.

   Klicken Sie nicht auf Neue Aufgaben erstellen, jeweils, da die Aufgabe sonst nicht in regelmäßigen Abständen ausgeführt wird.

Wird die Erinnerung für die Deaktivierung der Desktopbenachrichtigungen im Fenster Erinnerungen angezeigt, klicken Sie darauf, und klicken Sie in der Liste Klicken Sie auf "Erneut erinnern", um nach Ablauf des unten gewählten Zeitraums erneut erinnert zu werden auf die Dauer der Besprechung, und klicken Sie dann auf Erneut erinnern. Schließen Sie die Erinnerung nach Abschluss der Besprechung, und aktivieren Sie die Desktopbenachrichtigungen wieder.