Wollten Sie schon jemals ein Angebot an entfernten Standorten präsentieren oder eine Teambesprechung mit Teilnehmern an verschiedenen Standorten durchführen? Mit Microsoft PowerPoint® 2000 haben Sie jetzt die Möglichkeit, Ihre Präsentation in Echtzeit über das Web zu übertragen. Falls Sie zusätzlich über Microsoft Outlook® 2000 verfügen, ist die Planung der Präsentation ebenfalls denkbar einfach.

Durchführen einer Echtzeit-Präsentation an mehreren Standorten

Sabine möchte den verschiedenen Niederlassungen ihrer Firma das neue Firmenlogo vorstellen. Dabei will sie weder viel Zeit noch Geld darin investieren, zu allen Niederlassungen zu reisen und mehrere Präsentationen abzuhalten. Sie beschließt daher, ihre Folien mit PowerPoint 2000 simultan innerhalb der Firma zu übertragen.

Sicherstellen, dass alle über die richtige Ausrüstung verfügen

Für die Präsentation und Anzeige benötigen Sabine und ihr Publikum PowerPoint 2000 sowie Microsoft Internet Explorer 4.0 oder höher. Die Audioübertragung setzt ein Mikrofon am Computer von Sabine sowie Soundkarten und Lautsprecher an den Computern ihres Publikums voraus. (Alternativ könnten für die Konferenz nur Telefone verwendet werden.) Darüber hinaus wird zur Planung ein E-Mail-Programm benötigt – in diesem Fall verwendet ihre Firma Outlook 2000. Da die Übertragung nur an 15 Computer erfolgt, benötigt sie lediglich einen Netzwerkserver.

Anmerkung  Falls ihr Publikum mehr als 15 Computer zur Anzeige der Präsentation benötigt oder sie neben den Folien auch noch Video übertragen würde, wäre für die Übertragung ein Windows Media™ (früher NetShow™)-Server auf einem lokalen Netzwerk (LAN) oder ein Windows Media-Dienstanbieter erforderlich. Bei Verwendung des Letzteren müsste sie den Anweisungen des Anbieters zur Einrichtung und Planung der Übertragung folgen.

Einrichten und Planen einer Präsentationsübertragung

Nachdem die Software- und Hardwarevoraussetzungen erfüllt sind, öffnet Sabine ihre Präsentation in PowerPoint. Sie zeigt im Menü Bildschirmpräsentation auf Bildschirmpräsentation übertragen, und klickt anschließend auf Einrichten und planen. Tipps zur Einrichtung sowie eine Liste mit empfohlenen Schritten vor, während und nach der Übertragung erhält sie durch Klicken auf die Schaltfläche Tipps für die Übertragung. Hilfe zu den einzelnen Dialogfeldelementen erhält sie, indem sie auf das Fragezeichensymbol und anschließend auf das gewünschte Element klickt. Nachdem sie einige Informationen erhalten hat, klickt Sabine auf Einrichten und planen einer neuen Übertragung und anschließend auf OK.

Auf der Registerkarte Beschreibung gibt Sabine die Informationen ein, die auf der Ankündigungsseite der Übertragung angezeigt werden sollen, z. B. den Titel der Präsentation, eine Beschreibung und den Sprecher. Sie fügt auch ihre Kontaktinformationen ein, indem sie auf die Schaltfläche Adressbuch klickt. Dadurch erhält sie eine Liste der E-Mail-Adressen aus Outlook. Um zu sehen, wie ihre Ankündigungsseite im Browser aussieht, klickt sie auf Vorschau der Ankündigungsseite.

Anschließend klickt sie auf die Registerkarte Übertragungseinstellungen. Da sie nur Folien und Audio überträgt, aktiviert sie das Kontrollkästchen Audio senden. Da sie während der Übertragung auch Publikumsfeedback per E-Mail wünscht, aktiviert sie das entsprechende Kontrollkästchen und gibt ihre Kontaktinformationen über die Schaltfläche Adressbuch ein. Um die Übertragung aufzuzeichnen, aktiviert sie das entsprechende Kontrollkästchen und gibt einen Speicherort an, an dem die Übertragung für die zukünftige Anzeige gespeichert wird. Darüber hinaus aktiviert sie das Kontrollkästchen Zuschauer können auf Sprechernotizen zugreifen, damit das Publikum weitere Hintergrundinformationen und Details erhält.

Um den Serverstandort festzulegen, klickt Sabine auf Serveroptionen. Unter Schritt 1 gibt sie einen gemeinsam benutzten Speicherort an, auf den alle Teilnehmer Zugriff haben und an dem die Präsentation abgelegt wird. Da Sabine an weniger als 16 Computer überträgt und kein Video sendet, aktiviert sie unter Schritt 2 das entsprechende Kontrollkästchen und klickt auf OK.

Sabine ist nun bereit, ihr E-Mail-Programm zu starten, und klickt auf Übertragungszeit festlegen. Sie plant die Übertragung mit Outlook wie bei einer regulären Besprechung. (Wenn sie nicht über Outlook verfügen würde, müsste sie das Datum und die Uhrzeit der Übertragung sowie den URL der Übertragungssite in die E-Mail-Nachricht eingeben.)

Starten der Präsentationsübertragung

Um sich auf die Übertragung vorzubereiten, öffnet Sabine die Präsentation etwa 30 Minuten vor dem geplanten Übertragungstermin. Sie zeigt im Menü Bildschirmpräsentation auf Bildschirmpräsentation übertragen und klickt anschließend auf Übertragung beginnen. Ihre Präsentation wird am festgelegten Serverstandort im HTML-Format gespeichert, und ein Countdown wird angezeigt. Gleichzeitig erfolgt eine automatische Überprüfung der Audiofunktion (beim Senden von Video auch der Videofunktion).

Als Sabine plötzlich feststellt, dass die Präsentation 15 Minuten länger als angekündigt dauert, beschließt sie, eine kurzfristige Aktualisierung zu senden. Um diese Notiz auf der Ankündigungsseite anzuzeigen, klickt sie auf Publikumsmitteilung, gibt die Mitteilung ein und klickt auf Aktualisieren. Sabine ist nun endgültig bereit, mit der Präsentation zu beginnen, und klickt auf Starten.

Anzeigen der Präsentationsübertragung

Erich befindet sich an einer entfernten Niederlassung, wo er bereits Gerüchte über das neue Firmenlogo gehört hat. Aufgrund seines Standorts fühlt er sich etwas "weg vom Schuss". Als er schließlich Sabines Einladung mit dem angegebenen Termin erhält, freut er sich schon darauf, eine Echtzeitpräsentation erleben zu dürfen.

Da Erich Outlook verwendet und die Einladung annimmt, erhält er 15 Minuten vor Übertragungsbeginn eine Erinnerung. Er klickt in der Nachricht auf Diese NetShow anzeigen, um die Ankündigungsseite zu öffnen. Die Übertragung beginnt zum angekündigten Zeitpunkt automatisch!

Weitere Informationen

Weitere Informationen erhalten Sie in den Artikeln "Installieren der Präsentationsübertragungsfunktion und Planen von Übertragungen" und "Konfigurieren von Clientcomputern für Präsentationsübertragungen".