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Unabhängig davon, ob Sie Ihre Ideen bei einem Firmenmeeting einbringen oder ein besonderes, auf einer Präsentation beruhendes Fotoalbum für ein Familienfest erstellen, kann die Verwendung von Sounds oder Musik Ihre Microsoft PowerPoint-Präsentation interessanter gestalten. Wenn Sie Sound oder Musik in eine Präsentation einfügen, ist es wichtig, dass Sie den Unterschied zwischen verknüpften und eingebetteten Objekten verstehen.

Unterschiede zwischen verknüpften und eingebetteten Objekten

Der Begriff „Objekt“ bezieht sich in diesem Artikel auf einen Sound und auf Musikstücke. Ein Objekt kann den Sound darstellen, es kann jedoch auch die Datei sein, die den Sound enthält.

Der Hauptunterschied zwischen verknüpften Objekten und eingebetteten Objekten ist der Speicherort und die Art und Weise, wie diese nach dem Einfügen in der Zieldatei (in diesem Fall Ihre Präsentation) ggf. aktualisiert werden.

Verknüpfte Objekte   Verknüpfte Objekte werden in einer separaten Quelldatei erstellt und gespeichert und werden dann mit der Zieldatei verknüpft. Da die beiden Dateien verknüpft sind, erscheinen Änderungen an einer Datei sowohl in der Quell- als auch in der Zieldatei.

Eingebettete Objekte   Eingebettete Objekte werden ebenfalls in einer separaten Quelldatei erstellt, werden jedoch in die Zieldatei eingefügt, so dass sie einen Teil der Datei bilden. Wenn Sie an der ursprünglichen Quelldatei Änderungen vornehmen, erscheint die Änderung nicht in der Zieldatei.

Eingebettetes Objekt

Verknüpftes Objekt

Quelldatei, die das verknüpfte Objekt enthält

So wählen Sie den besten Dateityp aus

Angenommen, Sie haben eine Präsentation erstellt, in die Sie mehrere Musikdateien eingefügt haben, die als Soundtrack dienen. Sie haben alle Übergänge so festgelegt, dass die Präsentation auf Ihrem Computer wunderbar funktioniert. Es folgen nun einige Fragen, die Sie sich selbst stellen müssen, bevor Sie dieses Projekt als abgeschlossen betrachten. Sie können tatsächliche eine Menge Zeit sparen, wenn Sie über diese Dinge nachdenken bevor Sie die Sounddateien einfügen.

Wie groß sind die Sounddateien?

Wählen Sie anhand dieser Kriterien einen Dateityp in Abhängigkeit von der Größe:

• Wenn jede einzelne Sound- bzw. Musikdatei weniger als 50 Megabyte (MB) enthält, können Sie sie entweder als verknüpftes bzw. als eingebettetes Objekt einfügen. (Beachten Sie jedoch, dass eingebettete Objekte mit mehr als 100 KB die Leistung der Präsentation möglicherweise herabsetzen können.)
• Wenn die Datei größer als 50 MB ist, sollte sie verknüpft werden; wenn Sie die Datei einbetten, kann sie in der Präsentation nicht abgespielt werden. Die Standardeinstellung in PowerPoint für die zulässige maximale Größe von eingebetteten Objekten beträgt  100 Kilobyte (KB), Sie können diese Einstellung jedoch auf ein Maximum von 50 000 KB (50 MB) erhöhen.

Wie kann ich die maximal zulässige Größe ändern?

1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.
2. Ändern Sie auf der Registerkarte Allgemein die Einstellung Sound mit Dateien verknüpfen, die größer sind als ___ KB auf einen Wert, der größer ist als die größte Sounddatei, höchstens jedoch auf 50 000 KB (50 MB).
3. Klicken Sie auf OK.
   

Werden Sie den gleichen Computer verwenden, um die Präsentation zu erstellen und zu halten?

Beachten Sie Folgendes:

• Wenn Sie vorhaben, die Präsentation unter Verwendung des Computers zu halten, auf dem sie erstellt wurde, können Sie entweder eingebettete oder verknüpfte Dateien einfügen, vorausgesetzt die verknüpften Dateien überschreiten die oben beschriebenen Größenbeschränkungen nicht.
• Wenn Sie die Präsentation mit einem anderen Computer geben möchten, müssen Sie bei der Verwendung von verknüpften Dateien vorsichtig sein. Vergewissern Sie sich, dass sowohl die Quelldatei, die die verknüpften Sounddateien enthält, als auch der Ordner, in dem diese enthalten ist, auf dem Computer gespeichert sind, den Sie für die Präsentation verwenden. Andernfalls können die Dateien nicht abgespielt werden, da von der Präsentation nicht erkannt werden kann, wohin die Verknüpfung zeigt, weil die Quelldateien sich auf einem anderen Computer befinden.

• Wenn Sie die Präsentation auf Diskette oder CD-ROM speichern, können Sie sicherstellen, dass die verknüpften Dateien auf dem neuen Computer gefunden werden, indem Sie Verpacken für CD (PowerPoint 2003) oder den Pack and Go-Assistenten (PowerPoint 2003) verwenden.

  Verwenden von Verpacken für CD

  Wenn Sie Ihre Präsentation starten, auf einer CD verteilen oder in einem Ordner oder auf einer Netzwerkfreigabe speichern möchten, können Sie den Befehl Verpacken für CD aus dem Menü Datei verwenden. Mit Verpacken für CD kopieren Sie die Präsentation und alle Hilfsdateien auf eine CD, in einen Ordner oder auf eine Netzwerkfreigabe. Beim Verpacken der Präsentation können Sie festlegen, dass die Bildschirmpräsentation automatisch abgespielt wird. Außerdem wird standardmäßig der Microsoft Office PowerPoint 2003 Viewer mitverpackt, sodass auf dem Computer, auf dem die CD abgespielt wird, PowerPoint nicht installiert sein muss. Weitere Informationen finden Sie in den Hilfethemen Informationen zum Packen und Kopieren einer Präsentation auf CD und Verpacken einer Präsentation für CD.

  Verwenden des Pack and Go-Assistenten

  Beim Packen Ihrer Präsentation mit dem Pack and Go-Assistenten werden alle erforderlichen Dateien zu einer einzigen Datei zusammengefasst, die Sie dann auf einen Datenträger oder Netzwerkspeicherort kopieren können. Von dort können Sie die Datei auf dem Zielcomputer oder der Netzwerkfreigabe entpacken und die Präsentation ausführen.

  Verwenden Sie den Befehl Pack & Go aus dem Menü Datei, um die Präsentation und alle Hilfsdateien schnell auf einen Datenträger oder Netzwerkspeicherort zu kopieren. Sie können auch den Microsoft PowerPoint Viewer 97 mitpacken, wenn Sie die Präsentation auf einem Computer ausführen möchten, auf dem Microsoft PowerPoint nicht installiert ist. Weitere Informationen finden Sie in den Hilfethemen Informationen zum Packen einer Präsentation, um sie auf einem anderen Computer auszuführen, Packen einer Präsentation zur Vorführung auf einem anderen Computer und Entpacken und Ausführen einer Präsentation auf einem anderen Computer.

Müssen die Objekte nach dem Einfügen in die Präsentation geändert werden?

Wenn Sie die Objekte nach dem Einfügen in die Präsentation aktualisieren möchten, können Sie Folgendes in Betracht ziehen:

• Wenn Sie Änderungen an der Quelldatei vornehmen möchten, verwenden Sie verknüpfte Objekte. Änderungen an der Quelldatei werden in der Präsentation erkannt, da es sich um verknüpfte Dateien handelt.
• Wenn Sie keine Änderungen an der Quelldatei vornehmen möchten, können Sie eingebettete Objekte verwenden. Bei eingebetteten Objekten werden Informationen in der Zieldatei nicht geändert, wenn Änderungen an der Quelldatei vorgenommen werden.

Zusammenfassung

Sie können entweder mit verknüpften oder eingebetteten Sounddateien arbeiten, wenn die Sounddateien kleiner als 50 MB sind (im Falle von eingebetteten Sounddateien), oder wenn Sie die Präsentation auf dem gleichen Computer erstellen und halten (im Falle von verknüpften Dateien). Nachfolgend finden Sie verschiedene Richtlinien, die in Betracht gezogen werden müssen, wenn Sie Musik oder Sound in Ihre Präsentationen einfügen möchten.