Hinzufügen oder Entfernen einer digitalen Signatur in Office-Dateien

In diesem Artikel werden digitale Signaturen (auch als digitale IDs bezeichnet) und deren Verwendungszweck erläutert. Außerdem wird erörtert, wie Sie digitale Signaturen in den folgenden Microsoft Office-Programmen verwenden können: Word, Excel und PowerPoint.

Inhalt dieses Artikels


Erstellen einer Signaturzeile in Word oder Excel

  1. Positionieren Sie den Mauszeiger im Dokument oder Arbeitsblatt an der Stelle, an der Sie eine Signaturzeile erstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf die Liste Signaturzeile, und klicken Sie dann auf Microsoft Office-Signaturzeile.
  3. Geben Sie im Dialogfeld Signatureinrichtung die Informationen ein, die unterhalb der Signaturzeile angezeigt werden sollen:
    Dialogfeld 'Signatureinrichtung'
  • Vorgeschlagener Signierer     Der vollständige Name des Signierers
  • Position des vorgeschlagenen Signierers     Die Position des Signierers (soweit vorhanden)
  • E-Mail-Adresse des vorgeschlagenen Signierers     Die E-Mail-Adresse des Signierers (sofern erforderlich)
  • Anweisungen für den Signierer     Fügen Sie Anweisungen für den Signierer hinzu.
  1. Aktivieren Sie mindestens eines der folgenden Kontrollkästchen:
  • Signierer darf im Dialogfeld zum Signieren Kommentare hinzufügen     Gestatten Sie dem Signierer die Eingabe des Zwecks für das Signieren.
  • Signaturdatum in der Signaturzeile anzeigen     Das Signaturdatum wird mit der Signatur angezeigt.

 Tipp   Wiederholen Sie diese Schritte, um weitere Signaturzeilen hinzuzufügen.

 Hinweis   Wenn das Dokument weiterhin nicht signiert ist, wird die Meldungsleiste Signaturen angezeigt. Klicken Sie auf Signaturen anzeigen, um den Signaturvorgang abzuschließen.

Statusleiste 'Signaturen', unsigniertes Dokument

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Signieren der Signaturzeile in Word oder Excel

Wenn Sie eine Signaturzeile signieren, fügen Sie eine sichtbare Darstellung Ihrer Signatur und eine digitale Signatur hinzu.

Unsignierte Signaturzeile

  1. Klicken Sie in der Datei mit der rechten Maustaste auf die Signaturzeile.

 Hinweis   Wenn die Datei in der geschützten Ansicht geöffnet wird, klicken Sie auf Trotzdem bearbeiten, sofern die Datei von einer zuverlässigen Quelle stammt.

  1. Wählen Sie im Menü die Option Signieren aus.
    • Geben Sie Ihren Namen in das Feld neben dem X ein, um eine gedruckte Version Ihrer Signatur hinzuzufügen.

Die Signaturzeile

  • Klicken Sie auf Bild auswählen, um ein Bild Ihrer schriftlichen Signatur auszuwählen. Suchen Sie im Dialogfeld Signaturbild auswählen den Speicherort der Signaturbilddatei, wählen Sie die gewünschte Datei aus, und klicken Sie dann auf Auswählen.


 Hinweise 

Auf Computern von Benutzern, die chinesische (traditionelles oder vereinfachtes Chinesisch), koreanische oder japanische Sprachversionen verwenden, wird die Option Stempelsignaturzeile angezeigt.

Darüber hinaus können Sie eine Signaturzeile signieren, indem Sie darauf doppelklicken. Geben Sie Ihren Namen neben dem X ein, oder klicken Sie im Signaturbereich im Abschnitt Angeforderte Signaturen auf den Pfeil neben der Signatur. Wählen Sie im Menü die Option Signieren aus.

  • Signieren Sie mithilfe des Freihandfeatures mit Ihrem Namen in dem Feld neben dem X, um eine handschriftliche Signatur hinzuzufügen (nur Tablet PC-Benutzer).
  • Klicken Sie auf Signieren.
  • Die rote Schaltfläche Signaturen wird unten im Dokument oder Arbeitsblatt angezeigt.

Die folgende Abbildung zeigt die Schaltfläche Signaturen.

Rote Schaltfläche 'Signatur'

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Entfernen digitaler Signaturen in Word oder Excel

  1. Öffnen Sie das Dokument oder Arbeitsblatt, das die zu entfernende sichtbare Signatur enthält.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Signaturzeile.
  3. Klicken Sie auf Signatur entfernen.
  4. Klicken Sie auf Ja.

 Hinweis   Darüber hinaus können Sie eine Signatur entfernen, indem Sie auf den Pfeil neben der Signatur im Signaturbereich klicken. Klicken Sie auf Signatur entfernen.

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Hinzufügen von nicht sichtbaren digitalen Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint

Wenn Sie die Authentizität des Inhalts eines Dokuments schützen möchten, können Sie dem Dokument eine nicht sichtbare digitale Signatur hinzufügen. In einem signierten Dokument wird die Schaltfläche Signaturen unten im Dokument angezeigt.

Schaltfläche 'Dokument schützen' mit Optionen

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Informationen.
  3. Klicken Sie unter Berechtigungen auf Dokument schützen, Arbeitsmappe schützen oder Präsentation schützen.
  4. Klicken Sie auf Digitale Signatur hinzufügen.
  5. Lesen Sie die Word-, Excel- oder PowerPoint-Meldung, und klicken Sie dann auf OK.
  6. Geben Sie im Dialogfeld Signieren im Feld Zweck der Signierung dieses Dokuments den entsprechenden Zweck ein.
  7. Klicken Sie auf Signieren.

Nach dem digitalen Signieren einer Datei wird die Schaltfläche Signaturen angezeigt, und die Datei ist dann schreibgeschützt, um Änderungen zu verhindern.

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Entfernen von nicht sichtbaren digitalen Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint

  1. Öffnen Sie das Dokument, das Arbeitsblatt oder die Präsentation, die (bzw. das) die nicht sichtbare Signatur enthält, die Sie entfernen möchten.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  3. Klicken Sie auf Informationen.
  4. Klicken Sie auf Signaturen anzeigen.
  5. Das Dokument, das Arbeitsblatt oder die Präsentation wird wieder angezeigt, wobei der Bereich Signaturen eingeblendet ist.
  6. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Namen der Signatur.
  7. Klicken Sie auf Signatur entfernen.
  8. Klicken Sie auf Ja.

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Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist ein elektronisches, verschlüsseltes Authentifizierungszeichen für digitale Informationen wie E-Mail-Nachrichten, Makros oder elektronische Dokumente. Eine Signatur bestätigt, dass die Informationen von der Person stammen, die sie signiert hat, und dass sie nicht verändert wurden.

Signaturzertifikat und Zertifizierungsstelle

Signaturzertifikat     Zum Erstellen einer digitalen Signatur benötigen Sie ein Signaturzertifikat als Identitätsnachweis. Wenn Sie ein digital signiertes Makro oder Dokument senden, übertragen Sie auch Ihr Zertifikat und Ihren öffentlichen Schlüssel. Zertifikate werden von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt und können wie andere Ausweisdokumente durch Widerrufen eingezogen werden. Ein Zertifikat gilt in der Regel für einen Zeitraum von einem Jahr. Nach Ablauf des Gültigkeitszeitraums muss der Signierer das Zertifikat erneuern oder sich ein neues Signaturzertifikat zulegen, um seine Identität nachzuweisen.

 Hinweis   Weitere Informationen zu öffentlichen und privaten Schlüsseln finden Sie im betreffenden Artikel.

Zertifizierungsstelle (Certificate Authority, CA)     Eine Zertifizierungsstelle ist mit einem Notar vergleichbar. Sie stellt digitale Zertifikate aus, signiert Zertifikate als Nachweis ihrer Gültigkeit und verfolgt, welche Zertifikate widerrufen wurden oder abgelaufen sind. Microsoft Office bietet über Office Store, Digitale Signatur mehrere Lösungen zum Beziehen von Zertifikaten an.

Durch digitale Signaturen bestätigte Merkmale

  • Echtheit     Der Signierende wird als die signierende Person bestätigt.
  • Integrität     Der Inhalt wurde seit dem digitalen Signieren nicht geändert oder manipuliert.
  • Anerkennung     Allen Beteiligten wird die Herkunft des signierten Inhalts bewiesen. Nichtanerkennung bedeutet, dass der Signierer eine Verbindung mit dem signierten Inhalt abstreitet.
  • Beglaubigung     Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint-Dateien, die mit einem Zeitstempel eines sicheren Zeitstempelservers versehen sind, haben unter bestimmten Bedingungen die Gültigkeit einer Beglaubigung.

Um dies sicherzustellen, muss der Inhalt von der erstellenden Person mithilfe einer Signatur, die die folgenden Kriterien erfüllt, digital signiert werden:

  • Die digitale Signatur ist gültig.
  • Das Zertifikat der digitalen Signatur ist aktuell (nicht abgelaufen).
  • Die signierende Person oder Organisation, der sogenannte Herausgeber, gilt als vertrauenswürdig.

 Wichtig   Bei signierten Dokumenten mit einem gültigen Zeitstempel wird davon ausgegangen, dass sie über gültige Signaturen verfügen. Das Alter des Signaturzertifikats oder der Sperrstatus ist dabei unerheblich.

  • Das Zertifikat, das der digitalen Signatur zugeordnet ist, wurde für den signierenden Herausgeber von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt.

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Signaturzeilen in Word und Excel

Eine Signaturzeile sieht ähnlich aus wie ein normaler Signaturplatzhalter in einem gedruckten Dokument, aber sie hat eine andere Funktion. Wenn eine Signaturzeile in eine Office-Datei eingefügt wird, kann der Autor Informationen über den vorgesehenen Signierer sowie für diesen bestimmte Anweisungen eingeben. Wenn eine elektronische Kopie der Datei an den vorgesehenen Signierer gesendet wird, sieht diese Person die Signaturzeile und eine Benachrichtigung, dass ihre Signatur erforderlich ist. Der Signierer kann folgende Aktionen ausführen:

  • Eingeben einer Signatur
  • Auswählen eines digitalen Bilds seiner Signatur
  • Schreiben einer Signatur (unterschreiben) über das Freihandfeature des Tablet PCs

Wenn der Signierer dem Dokument eine sichtbare Darstellung einer Signatur hinzufügt, wird dem Dokument gleichzeitig eine digitale Signatur hinzugefügt, mit der die Identität des Signierers authentifiziert wird.

Als abgeschlossen gekennzeichnet, Statusleiste

 Wichtig   Ein digital signiertes Dokument wird schreibgeschützt, um Änderungen zu verhindern.

Reduzieren von Risiken mit digitalen Signaturen

Durch die Verwendung von Signaturzeilen in Office-Dateien können Organisationen Risiken bei elektronischen Transaktionen reduzieren und Vorteile gegenüber Papierprozessen nutzen. Digitale Signaturen bieten eine genaue Aufzeichnung der signierten Inhalte, und sie können später überprüft werden.

Wenn der Signierer dem Dokument eine sichtbare Signatur hinzufügt, wird gleichzeitig zur Authentifizierung der Identität eine digitale Signatur hinzugefügt. Nachdem ein Dokument digital signiert wurde, ist es schreibgeschützt, um Änderungen am Inhalt des Dokuments zu verhindern.

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Nicht sichtbare digitale Signaturen in Word, Excel oder PowerPoint

Mit einer nicht sichtbaren digitalen Signatur wird wie mit einer sichtbaren digitalen Signaturzeile die Authentizität, Integrität und Herkunft eines Dokuments sichergestellt. Nicht sichtbare digitale Signaturen können Word-Dokumenten, Excel-Arbeitsmappen und PowerPoint-Präsentationen hinzugefügt werden.

In einem signierten Dokument wird die Schaltfläche Signaturen unten im Dokument angezeigt. Darüber hinaus werden für ein signiertes Dokument Signaturinformationen im Abschnitt Informationen angezeigt, der zu sehen ist, nachdem Sie auf die Registerkarte Datei geklickt haben.

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Zutreffend für:
Excel 2013, PowerPoint 2013, Word 2013, Excel 2010, PowerPoint 2010, Word 2010