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Alle Mitarbeiter von Personalabteilungen müssen immer wieder dafür sorgen, dass vertrauliche Daten wirklich vertraulich bleiben. Diese Herausforderung stellt sich besonders bei Leistungsbeurteilungen. Mit der Funktion zur Verwaltung von Informationsrechten (IRM) in Microsoft Office Professional Edition 2003 können Sie steuern, wer ein vertrauliches Dokument anzeigen oder ändern kann. So haben Sie ein Problem weniger.
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Demotextversion
| Bildschirmaktion |
Audioskript |
| Microsoft Office Word 2003 ist geöffnet, und eine Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern wird angezeigt. |
Es ist für alle, die mit Mitarbeiterdaten arbeiten, sehr wichtig, die Vertraulichkeit dieser Daten sicherzustellen. |
| Mit dem Mauszeiger wird auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Berechtigung geklickt, und das Dialogfeld Berechtigung wird geöffnet. |
Heute bearbeite ich die Leistungsbeurteilung von Peter. Bevor ich sie per E-Mail versende, möchte ich einschränken, wer sie lesen darf. |
| Im Dialogfeld Berechtigung wird das Kontrollkästchen Berechtigung für diese(s) Dokument einschränken aktiviert, und die Felder Lesen und Ändern werden nicht mehr abgeblendet (d. h. nicht verfügbar), sondern weiß (d. h. bearbeitbar) angezeigt. |
Mit der Verwaltung von Informationsrechten in Office 2003 kann ich steuern, wer dieses vertrauliche Dokument anzeigen oder ändern kann. |
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Im Feld Ändern werden die Namen Peter und Karl eingegeben.
Neben dem Feld Ändern wird auf die Schaltfläche Namen überprüfen geklickt, und die Namen werden unterstrichen angezeigt.
Es wird auf OK geklickt, um das Dialogfeld Berechtigung zu schließen. Das Leistungsbeurteilungsdokument wird weiterhin auf dem Bildschirm angezeigt.
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Peter und sein Vorgesetzter müssen in der Lage sein, die Beurteilung zu bearbeiten, also gebe ich deren Namen in das Feld Ändern ein. Da ich das Dokument erstellt habe, gelten diese Einschränkungen nicht für mich. |
| Der Mauszeiger wird zum Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich auf der rechten Seite des Bildschirms geführt. Dort werden die Anzeiger markiert, mit denen angegeben wird, dass die Berechtigungen für das Dokument eingeschränkt sind und wer die Berechtigungen festgelegt hat. |
Der Aufgabenbereich auf der rechten Seite zeigt jetzt an, dass für das Dokument Einschränkungen gelten. Ich könnte noch weitere Namen hinzufügen und andere Änderungen vornehmen, das ist derzeit aber nicht notwendig. |
| Mit dem Mauszeiger wird auf das Menü Datei geklickt, auf Senden an gezeigt und E-Mail-Empfänger (zur Überarbeitung) ausgewählt. |
Jetzt kann ich die Datei per E-Mail an Peter und Karl senden, und ich bin fertig. Und dank der Verwaltung von Informationsrechten habe ich ein Problem weniger. |
| Word 2003 wird geschlossen, und der animierte Text Besondere Momente erleben wird eingeblendet. Darunter wird der URL http://www.microsoft.com/germany/office angezeigt. |
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