Planen und Verwalten von eDiscovery-Fällen

Bei Electronic Discovery oder eDiscovery handelt es sich um die Ermittlung von Inhalten im elektronischen Format für die Beweismittelsicherung oder rechtliche Untersuchungen. Dabei müssen in der Regel Inhalte ermittelt werden, die auf Laptops, E-Mail-Server, Dateiserver und viele andere Quellen verteilt sind.

Das eDiscovery-Center ist eine SharePoint-Websitesammlung für die Durchführung von Ermittlungsaktionen. In einem eDiscovery-Center können Sie Fälle erstellen. Dabei handelt es sich um SharePoint-Websites, die das Ermitteln, temporäre Sperren, Suchen und Exportieren von Inhalten in Exchange-Postfächern, SharePoint-Websites und Dateifreigaben ermöglichen.


 Hinweise 

  • Sobald Sie einem eDiscovery-Fall Inhaltsquellen oder Abfragen hinzugefügt haben, wird das Ändern der regionalen Einstellungen für die Website nicht mehr unterstützt.
  • Das Hinzufügen einer großen Verteilergruppe (100 Namen oder mehr) als Inhaltsquelle kann zu einem Timeout führen oder sehr lange dauern. Verteilergruppen mit 1500 Benutzern und mehr können nicht hinzugefügt werden. Die Problemumgehung besteht darin, andere Möglichkeiten zu identifizieren, um den im Postfach der Verteilergruppe befindlichen Inhalt zu finden, beispielsweise mittels Schlüsselwörtern oder dem Autor oder Absender des Elements.

Planen und Erstellen von Fällen

Wenn damit zu rechnen ist, dass in Ihrem eDiscovery-Center mehrere Fälle verwaltet werden, sollten Sie erwägen, einheitliche Prozesse zu definieren, die Personen in Ihrer Organisation befolgen müssen.

  • Namenskonventionen für Fälle: Kann eine Rolle spielen, wenn mit einer Vielzahl von Fällen oder verschiedenartigen Fällen bzw. unterschiedlich klassifizierten Fällen für verschiedene Abteilungen zu rechnen ist
  • Weitere Daten zur Beschreibung von Fällen
  • Definieren und Kommunizieren von Berechtigungen für die Verwaltung von Fällen
  • Richtlinien für das Erstellen von Abfragen
  • Standardkommunikationsverfahren beim temporären Sperren von Inhalten
  • Standardverfahren für Aufbewahrung und Schließen von Fällen

Beispiellebenszyklus für einen eDiscovery-Fall

  • Erstellen der Website für die Verwaltung eines Falls
  • Hinzufügen von Quellen
  • Temporäres Sperren von Quellen
  • Erstellen von Abfragen
  • Exportieren des Fallinhalts
  • Schließen des Falls

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Erstellen eines Falls

  1. Klicken Sie ein einem eDiscovery-Center auf Neuen Fall erstellen.
  2. Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung für den Fall ein.
  3. Geben Sie im Feld Websiteadresse den letzten Teil der gewünschten URL für den Fall ein, z. B. ContosovsFabrikam.
  4. Vergewissern Sie sich, dass unter Vorlage auswählen die Option eDiscovery-Fall aktiviert ist.
  5. Wählen Sie unter Benutzerberechtigungen aus, ob die Berechtigungen der übergeordneten Website übernommen oder individuelle Berechtigungen verwendet werden sollen. Wählen Sie Eigene Berechtigungen verwenden aus, wenn bestimmte Personen Zugriff auf einen Fall, aber nicht auf andere Fälle benötigen.

Hinzufügen und temporäres Sperren von Quellen

  1. Öffnen Sie in eDiscovery Center den Fall, zu dem Sie eine Quelle hinzufügen möchten.
  2. Klicken Sie auf eDiscovery-Sätze.
  3. Geben Sie einen Namen für den eDiscovery-Satz ein, z. B. Geschäftsleitung Schriftverkehr.
  4. Klicken Sie neben Quellen auf Quellen hinzufügen & verwalten.
  5. Geben Sie in dem daraufhin angezeigten Dialogfeld unter Postfächer die Kontonamen oder E-Mail-Adressen für die Exchange-Postfächer ein.
  6. Geben Sie unter Speicherorte die URL oder Dateifreigabeadresse der Inhalte ein, die Sie als Quelle verwenden möchten. Alle Inhalte, die Sie einbeziehen, müssen für Suchvorgänge indiziert sein.
  7. Klicken Sie auf Speichern.
  8. Geben Sie im Feld unter Filter die Schlüsselwörter ein, um die Quelle zu begrenzen.
  9. Geben Sie Anfangsdatum und Enddatum ein, um Inhalte auf einen Datumsbereich zu beschränken.
  10. Geben Sie Namen oder E-Mail-Adressen in das Feld Autor/Absender ein, um die Ergebnisse auf den Autor eines Dokuments bzw. Listenelements oder auf den Absender von E-Mail-Nachrichten zu beschränken.
  11. Geben Sie den Namen einer Exchange-Domäne in das Feld Domäne ein, um die Ergebnisse auf eine bestimmte Domäne zu beschränken.
  12. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter anwenden.
  13. Klicken Sie auf Temporäre Inhaltssperrung aktivieren.
  14. Klicken Sie auf Vorschau Ergebnisse, um zu überprüfen, ob Sie die richtigen Inhalte ausgewählt haben.
  15. Klicken Sie auf Speichern.

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Ausführen von Abfragen und Exportieren von Inhalten

Nachdem die Quellen definiert und ggf. temporär gesperrt wurden, können Sie Abfragen ausführen, um die für einen bestimmten Fall benötigten Inhalte einzugrenzen und zu extrahieren. SharePoint umfasst mehrere Tools, mit denen Sie Abfragen optimieren können.

Wenn Sie die Inhalte für einen Fall an eine Behörde liefern müssen oder in einem anderen Programm für juristische Fälle verarbeiten müssen, können Sie die Inhalte exportieren. Die Inhalte werden in einem Format exportiert, das mit dem EDRM-Standard (Electronic Discovery Reference Model) kompatibel ist.

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Zutreffend für:
SharePoint Online Enterprise (E3 und E4), SharePoint Server 2013 Enterprise