Endlich Ordnung im Posteingang

Es gibt Menschen, die jeden Tag nur wenige neue E-Mails im Microsoft Outlook-Posteingang haben. Viele Menschen aber, vor allem diejenigen, die zu Kontaktgruppen gehören, empfangen so viele E-Mails, dass es mitunter schwierig ist, den Überblick zu behalten. Stellen Sie sich vor, Sie gehören einer Foto- oder Spielegruppe oder einer Ehemaligengruppe mit mehreren Tausend Mitgliedern an. Dann erhalten Sie womöglich jeden Tag Dutzende von Nachrichten. Wenn Sie dann nicht die Zeit haben, jede Nachricht sofort zu beantworten, kann es leicht passieren, dass sich nach wenigen Monaten Tausende von Nachrichten in Ihrem Posteingang häufen. Ordnung zu schaffen mag da wie eine unüberwindliche Aufgabe erscheinen, aber mit ein paar Kniffen können Sie es schaffen, die Nachrichten zu ordnen, ihre Zahl zu verringern und sie zu verwalten. Und damit haben Sie viel gegen die Überflutung Ihres Posteingangs getan.

Ordnen der Nachrichten

Erstellen von Regeln und Ordnern für Gruppen, Personen oder Themen

Wenn Sie regelmäßig E-Mails von bestimmten Gruppen oder Personen oder zu bestimmten Themen erhalten, können Sie für jede Gruppe oder Person bzw. für jedes Thema einen eigenen Ordner und dann Regeln erstellen, mit denen alle zugehörigen Nachrichten nach dem Erhalt automatisch in die richtigen Ordner verschoben werden. Auf diese Weise können Sie sich z. B. nur die Ihren Fotoclub betreffenden Nachrichten vornehmen, um sich schnell auf den neuesten Stand zu bringen.

In Outlook 2010 können Sie E-Mail-Regeln und Ordner ganz einfach erstellen. Zum Erstellen einer Regel sind nur wenige Klicks nötig. Wenn Sie eine frühere Version von Outlook verwenden, ist die Vorgehensweise ähnlich.

Menüband in Outlook 2010 mit Auswahl der Befehle 'Regeln' und 'Nachrichten an [...] immer verschieben'

Erfahren Sie, wie Sie in Outlook 2003Outlook 2007 oder Outlook 2010 Regeln erstellen können. Oder lesen Sie den Outlook-Blogbeitrag zu diesem Thema.

Reduzieren der Anzahl von Nachrichten

Verwenden des Befehls "Aufräumen"

In Outlook 2010 können Sie mit dem Befehl Aufräumen schnell und einfach eine große Anzahl von E-Mail-Nachrichten entsorgen. Angenommen, im Ordner für Ihren Ehemaligenverband liegen Tausende von ungelesenen Nachrichten. Mit dem Befehl Aufräumen können Sie in rund vier Sekunden die Anzahl um 35 % reduzieren. Und das geht so: Wenn Sie auf der Registerkarte Start auf Aufräumen klicken, wertet Outlook 2010 den Inhalt jeder Nachricht in einer Unterhaltung oder in allen Unterhaltungen in einem Ordner aus. Wenn eine frühere Nachricht in einer Unterhaltung vollständig in einer der Antworten enthalten ist, wird diese Nachricht gelöscht. In einer langen Unterhaltung kann mit Aufräumen eine beträchtliche Anzahl redundanter Nachrichten entfernt werden.

Registerkarte 'Start' im Menüband von Outlook 2010 mit ausgewähltem Befehl 'Aufräumen'

Sehen Sie sich ein Video an, in dem die Verwendung des Befehls Aufräumen demonstriert wird. Weitere Informationen zum Aufräumen und zu anderen neuen Features in Outlook 2010 finden Sie in diesem Outlook-Blogbeitrag.

Suchen und Löschen

Mitunter möchten Sie bestimmte Nachrichten in Unterhaltungen oder Ordnern löschen. In Outlook 2010 können Sie diese mithilfe der Sofortsuche ausfindig machen. Angenommen, in den Unterhaltungen zu Ihrem Fotoclub gibt es viele Nachrichten, in denen andere Mitglieder Gegenstände verkaufen oder kaufen möchten. Im Betreff solcher Nachrichten stehen wahrscheinlich Ausdrücke wie "zu verkaufen" oder "gesucht". Wenn Sie kein Interesse haben, können Sie nach Nachrichten mit diesen Ausdrücken im Betreff suchen und diese löschen. Vielleicht interessieren Sie sich auch nur für Fotoausrüstung einer bestimmten Marke. Dann können Sie nach ungelesenen Unterhaltungen über Marken, für die Sie sich nicht interessieren, suchen und diese löschen.

Menüband in Outlook 2010 mit aktivierter Sofortsuche und hervorgehobenem Textfeld 'Posteingang durchsuchen'

Erfahren Sie, wie Sie die Sofortsuche in Outlook 2010 aktivieren. Weitere Informationen zur Verwendung der Sofortsuche, zum Einschränken der Suche mithilfe der Registerkarte Suche im Menüband und zum Erstellen von Ordnern für wiederholte Suchvorgänge finden Sie in diesem Blogbeitrag.

Anzeigen von Gruppen von Nachrichten als Unterhaltungen

Wenn Sie schnell eine große Anzahl von Nachrichten prüfen möchten, um festzustellen, welche gelöscht werden können, ist die Unterhaltungsansicht nützlich. In dieser Ansicht werden alle Nachrichten in einer Unterhaltung zusammen angezeigt, sodass Sie sich ein bestimmtes Thema im Posteingang anschauen können. Üblicherweise enthält die neueste Nachricht in einer Unterhaltung die früheren Nachrichten und Antworten. Um sich also über den bevorstehenden Wettbewerb im Fotoclub auf den neuesten Stand zu bringen, müssen Sie nicht alle Nachrichten durchforsten. Verwenden Sie stattdessen einfach die Unterhaltungsansicht. Vielleicht sind Sie auch an einem bestimmten Thema nicht interessiert, z. B. an Studiobeleuchtung. Wenn Sie in der Unterhaltungsansicht feststellen, dass es in der Unterhaltung zu diesem Thema ungelesene Nachrichten gibt, können Sie einfach die gesamte Unterhaltung löschen, ohne die Nachrichten zu lesen.

Anzeigen als Unterhaltung in Outlook 2010

Abweisen von Unterhaltungen

Jeder von uns erhält Nachrichten zu Themen, die uns nicht interessieren. Wenn Sie sich z. B. auf Außenaufnahmen spezialisiert haben, interessieren Sie sich vielleicht nicht für Studioportraits. Mithilfe des Befehls Unterhaltung abweisen in der Unterhaltungsansicht können Sie solche Nachrichten abweisen. Das Schöne am Befehl Unterhaltung abweisen ist, dass automatisch alle vorhandenen und künftigen Nachrichten in einer Unterhaltung in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben werden. Auf diese Weise belegen Unterhaltungen, die Sie nicht interessieren, keinen wertvollen Platz im Posteingang.

Registerkarte 'Start' im Menüband von Outlook 2010 mit ausgewähltem Befehl 'Unterhaltung abweisen'

Verwalten von Nachrichten

Wenn Sie einer erneuten Unordnung in Ihrem Posteingang und weiteren umfangreichen, zeitraubenden Aufräumarbeiten vorbeugen möchten, sollten Sie lernen, wie Sie den Posteingang unter Kontrolle halten können. Hier einige Tipps, wie Sie nach dem Aufräumen Ihres Posteingangs beim Verwalten Ihrer Nachrichten Zeit sparen können.

  1. Verwenden Sie die bedingte Formatierung, um Nachrichten hervorzuheben, die nur an Sie und nicht an mehrere Empfänger gesendet wurden, und räumen Sie diesen Nachrichten Priorität ein. Auf diese Weise können Sie erkennen, welche Nachrichten Sie zuerst lesen müssen.
  2. Erstellen Sie weitere Regeln, damit Nachrichten aus Gruppen (wie Foren) automatisch in Ordner verschoben werden. Diese Nachrichten brauchen Sie nicht so häufig zu lesen.
  3. Versuchen Sie, die Anzahl ungelesener E-Mails im Posteingang auf maximal 30 zu beschränken.
  4. Ermitteln Sie, welche Aufgaben Sie am häufigsten wiederholen, und erstellen Sie für diese QuickSteps.

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