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Sie können Microsoft Office Word 2007 verwenden, um einen Seriendruckvorgang mithilfe der Kontaktliste von Microsoft Office Outlook 2007 zu starten.

Weitere Informationen zum Seriendruck sowie zum Vorbereiten von Sendungen und Drucken von Etiketten und Umschlägen finden Sie in den dazugehörigen Word-Artikeln.

1. Klicken Sie in Word auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Seriendruck starten auf Seriendruck starten, und klicken Sie dann auf Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen.

   Im Aufgabenbereich Seriendruck werden Sie durch den Seriendruckprozess geleitet.

2. Klicken Sie unter Wählen Sie einen Dokumenttyp auf den gewünschten Dokumenttyp, an dem Sie für den Seriendruck arbeiten möchten.

   Das aktive Dokument wird das Hauptdokument (Hauptdokument: Das Dokument in einer Seriendruckoperation in Word, das den Text und die Grafiken enthält, die in allen Versionen des Seriendruckdokuments identisch sind, z. B. der Absender oder die Anrede in einem Serienbrief.).

3. Klicken Sie auf Weiter: Dokument wird gestartet.

   Das Dokument wird von Word im Dokumentfenster angezeigt. Wenn Sie ein anderes Dokument verwenden möchten, klicken Sie auf Mit vorhandenem Dokument beginnen oder auf Mit Vorlage beginnen, und wählen Sie dann ein anderes Dokument oder eine Vorlage aus. Wenn Sie das Erscheinungsbild einer Beschriftung ändern möchten, klicken Sie auf Dokumentlayout ändern.

4. Klicken Sie auf Weiter: Empfänger wählen.
5. Klicken Sie auf Von Outlook-Kontakten wählen, und klicken Sie dann auf Wählen Sie einen Kontakteordner als Datenquelle.
6. Wählen Sie im Dialogfeld Kontakte auswählen den zu verwendenden Kontakteordner aus, und klicken Sie dann auf OK.

   Die Empfängerliste wird im Dialogfeld Seriendruckempfänger angezeigt, in dem Sie die Empfängerliste noch verfeinern können. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise nur an die Kunden in der Datei mit einer bestimmten Postleitzahl einen Formbrief schicken.

   Wie verfeinere ich eine Empfängerliste ein?

   Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   Bestimmen von Empfängern mithilfe der Kontrollkästchen

   Diese Methode ist bei einer kurzen Liste am nützlichsten.

   • Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den einzuschließenden Empfängern, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den auszuschließenden Empfängern.

      Tipp   Wenn Sie die meisten Einträge der Liste in den Seriendruck einschließen möchten, wird durch vorheriges Klicken auf Alles markieren das Löschen bestimmter Einträge vereinfacht. Wenn Sie dementsprechend nur einige Einträge einschließen möchten, klicken Sie auf Alle löschen, und wählen Sie dann die gewünschten Einträge aus.

   Sortieren von Elenenten in der Liste

   Dies ist nützlich, wenn Sie Elemente in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge anzeigen möchten.

   • Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift des Elements, nach dem sortiert werden soll. Wenn Sie beispielsweise die Liste alphabetisch nach dem Nachnamen anzeigen möchten, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Nachname.

   Filtern von Elementen in der Liste

   Dies ist nützlich, falls sich Einträge in der Liste befinden, von denen Sie wissen, dass diese nicht in der Liste eingeschlossen werden sollen. Sobald die Liste gefiltert ist, können Sie Einträge mit den Kontrollkästchen in der zuvor beschriebenen Weise ein- und ausschließen.

   1. Klicken Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift, nach der gefiltert werden soll.
   2. Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
      • (Leer) Es werden alle Einträge angezeigt, in denen das entsprechende Feld leer ist.
      • (Nicht leere) Es werden alle Einträge angezeigt, in denen das entsprechende Feld Informationen enthält.
      • (Weitere Optionen) Es kann erweitert sortiert und gefiltert werden. Mit den Registerkarten Datensätze filtern und Datensätze sortieren können Sie eine gewünschte Sortier- oder Filterabfrage einrichten. Wenn die Datenquelle beispielsweise Einträge mit denselben Informationen enthält und sich in der Spalte bis zu zehn eindeutige Werte befinden, können Sie nach bestimmten Informationen filtern. Wenn mehrere Adressen mit Australien als Land/Region vorhanden sind, können Sie nach Australien filtern.

      Im Dialogfeld Seriendruckempfänger werden nur die bestimmten Einträge angezeigt. Klicken Sie zum erneuten Anzeigen aller Einträge auf (Alle).

    Hinweis   Falls Software zur Überprüfung von Adressen installiert ist, können Sie auf Adressen überprüfen im Dialogfeld Seriendruckempfänger zum Überprüfen der Adressen der Empfänger klicken.

7. Klicken Sie auf OK, um zum Arbeitsbereich Seriendruck zurückzukehren. Die für den Seriendruck bestimmten Empfänger werden von Word verwendet.
8. Klicken Sie zum Fortfahren mit dem nächsten Schritt beim Seriendruck auf Weiter: Brief schreiben.

    Hinweis   Je nachdem, an welcher Art von Dokument Sie gerade arbeiten, ändert sich der Name dieses Schrittes entsprechend.

9. Fügen Sie Elemente, wie beispielsweise Adressblöcke und Grußzeilen, zum Dokument hinzu. Klicken Sie, falls das hinzuzufügende Element nicht angezeigt wird, auf Weitere Elemente.
10. In den letzten beiden Schritten können Sie eine Vorschau anzeigen und den Seriendruck abschließen.

 Hinweis   Falls Sie denken, dass Sie möglicherweise zukünftig einen ähnlichen Seriendruck vornehmen werden, wäre es gut, das Dokument zu speichern. Beim Speichern des Hauptdokuments wird die Verbindung zwischen dem Dokument und der Datenquelle gespeichert. Beim nächsten Öffnen des Hauptdokuments werden die Informationen des ersten Datenquelleneintrags angezeigt. Sie können den Seriendruck schnell vervollständigen oder eine Verbindung mit einer anderen Datenquelle herstellen.