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Microsoft Outlook verwendet Ordner, um Datenmengen aufzubewahren. In einem Outlook-Ordner werden Elemente, wie z. B. neue E-Mail-Nachrichten (Posteingang), gesendete E-Mail-Nachrichten (Gesendete Objekte) oder E-Mail-Nachrichten, die Sie aufheben möchten, gespeichert. Suchordner werden nicht zum Speichern von Nachrichten verwendet. Suchordner sind virtuelle Ordner, die Ansichten aller E-Mail-Elemente enthalten, die bestimmte Suchkriterien erfüllen.

Suchordner zeigen die Ergebnisse zuvor definierter Suchabfragen an. Die angezeigten E-Mail-Nachrichten werden weiterhin in einem oder mehreren Outlook-Ordnern gespeichert.

Unter E-Mail im Navigationsbereich (Navigationsbereich: Die Spalte auf der linken Seite des Outlook-Fensters, in der Bereiche wie "Verknüpfungen" oder "Mail" sowie die Verknüpfungen oder Ordner innerhalb der einzelnen Bereiche enthalten sind. Klicken Sie auf einen Ordner, um die Elemente im Ordner anzuzeigen.) gibt es die drei folgenden Standardsuchordner: Zur Nachverfolgung, Große Nachrichten und Ungelesene Nachrichten. Jedes E-Mail-Element mit einer Kennzeichnung wird im Suchordner Zur Nachverfolgung angezeigt. E-Mail-Elemente, die größer als 100 KB sind, werden im Suchordner Große Nachrichten angezeigt. Alle ungelesenen E-Mail-Elemente werden im Suchordner Ungelesene Nachrichten angezeigt. Diese drei Standardsuchordner können geändert oder gelöscht werden.

Wenn Sie einen Suchordner erstellen, stehen Ihnen eine Reihe vordefinierter Optionen, wie z. B. Nachrichten mit Anlagen oder Nachrichten von bestimmten Personen, zur Verfügung. Sie können darüber hinaus auch benutzerdefinierte Suchordner erstellen, indem Sie bestimmte Suchkriterien definieren, die E-Mail-Elemente erfüllen müssen, um im Suchordner angezeigt zu werden. Bei jedem Suchordner handelt es sich um eine gespeicherte Suche, die auf dem aktuellen Stand gehalten wird, indem sämtliche Ordner im Hinblick auf Elemente überwacht werden, die den Suchkriterien des Suchordners entsprechen.

Wichtig  Wenn Sie einen Suchordner löschen, werden die E-Mail-Nachrichten, die im Suchordner angezeigt werden, nicht gelöscht, da diese Elemente nie in einem Suchordner gespeichert, sondern nur in diesem Ordner angezeigt wurden. Wenn Sie jedoch eine oder mehrere E-Mail-Nachrichten, die in einem Suchordner angezeigt werden, öffnen oder auswählen und die E-Mail-Nachrichten löschen, werden die Nachrichten aus dem Outlook-Ordner gelöscht, in dem sie gespeichert waren.