Der neue Kontakt wird zum Ordner Kontakte hinzugefügt. Wenn Sie also beispielsweise einen Kontakt mit dem Namen "Judith Leicht" erstellen und bereits ein Kontakt mit diesem Namen existiert, sind jetzt zwei Kontakte mit dem Namen "Judith Leicht" vorhanden. Um diese beiden Kontakte voneinander zu unterscheiden, fügen Sie zu einem der beiden am besten einen weiteren Vornamen hinzu.

Outlook vergleicht alle Felder, die Daten enthalten, und kopiert die Daten aus dem neuen Kontakt in die Felder des vorhandenen Kontakts, die abweichende Daten enthalten. Wenn beispielsweise ein Kontakt "Judith Leicht" mit der Telefonnummer 555-0112 bereits vorhanden ist und Sie den gleichen Kontakt mit einer neuen Telefonnummer hinzufügen, kopiert Outlook die neue Nummer in den alten Kontakt, wobei alle anderen Felder unverändert bleiben.

Eventuell von Ihnen zugewiesene Kategorien und Texte im Nachrichtenfeld des neuen Kontakts werden nicht in den bereits vorhandenen Kontakt kopiert. Wenn Sie diese Felder aus einem neuen Kontakt in den vorhandenen Kontakt kopieren möchten, müssen Sie sie manuell kopieren. Zertifikate (Zertifikat: Ein digitales Mittel zum Nachweis der Identität. Beim Senden einer digital signierten Nachricht senden Sie Ihr Zertifikat und den öffentlichen Schlüssel. Zertifikate werden von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt und können ähnlich wie ein Personalausweis ablaufen oder auch gesperrt werden.) und Verknüpfungen zu Kontakten auf der Registerkarte Aktivitäten werden aus dem neuen Kontakt kopiert und dem vorhandenen Kontakt hinzugefügt, ohne dass die ursprünglichen Informationen überschrieben werden. Verknüpfungen auf der Registerkarte Aktivitäten zu anderen Elementen als Kontakten, beispielsweise zu Aufgaben oder Terminen, werden nicht kopiert.

Für den Fall, dass Sie die Informationen aus dem ursprünglichen Kontakt wiederherstellen müssen, bewahrt Outlook beim Kopieren von neuen Daten eine Kopie des ursprünglichen Kontaktes im Ordner Gelöschte Objekte auf.