Der Ordner Kontakte ist das E-Mail-Adressbuch und der Speicherort für Personen und Unternehmen, mit denen Sie kommunizieren möchten. Verwenden Sie den Ordner Kontakte zum Speichern von E-Mail-Adressen, Postadressen, verschiedenen Telefonnummern, Bildern und sonstigen Informationen zum Kontakt, z. B. den Geburtstag oder andere Jubiläen.

Kommunizieren mit Kontakten

Haben Sie einen Kontakt in Ihrer Kontaktliste ausgewählt, können Sie auf eine Schaltfläche oder einen Menübefehl klicken, um mit Microsoft Outlook eine Besprechungsanfrage, eine E-Mail-Nachricht oder eine Aufgabenanfrage an den Kontakt zu senden. Wenn Sie ein Modem verwenden, können Sie sogar die Telefonnummer des Kontakts wählen lassen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, den Anruf zu terminieren und ihn im Ordner Journal zusammen mit Ihren Gesprächsnotizen zu dokumentieren. Sie können beliebige Outlook-Elemente oder Microsoft Office-Dokumente mit einem Kontakt verknüpfen, um so Ihre Aktivitäten bezüglich dieses Kontakts besser nachverfolgen zu können.

Eingeben von Kontaktinformationen

Wenn Sie einen Namen oder eine Adresse für einen Kontakt eingeben, spaltet Outlook diese(n) in Teile auf und platziert jeden Teil in ein eigenes Feld. Dadurch können Sie Kontakte nach einem beliebigen Teil des Namens oder der Adresse sortieren, gruppieren oder filtern.

Sie können Kontaktinformationen unter dem Nachnamen, dem Vornamen, dem Firmennamen, dem Spitznamen oder einem beliebigen anderen Stichwort einordnen, anhand dessen Sie den Kontakt schnell finden, z. B. "Catering". Outlook gibt verschiedene Stichworte für die Speicherung des Kontakts vor, Sie können jedoch auch eigene Stichworte eingeben.

Für jeden Kontakt lassen sich bis zu drei Adressen eingeben. Legen Sie eine Adresse als die Postadresse fest, und verwenden Sie diese zum Drucken von Adressetiketten und Briefumschlägen oder zum Erstellen von Serienbriefen.

Speichern von Kontaktzertifikaten

Sie können das Zertifikat (öffentlicher Schlüssel) für einem Empfänger im jeweiligen Kontakteintrag speichern. Klicken Sie hierzu auf der Kontaktkarte auf die Registerkarte Zertifikate, um das Zertifikat anzuzeigen. Wenn der Empfänger digital unterzeichnete E-Mail-Nachrichten sendet, kann das Zertifikat von Outlook verwendet werden, um die Signatur zu überprüfen. Sie können das Zertifikat außerdem verwenden, um dem Empfänger verschlüsselte E-Mai-Nachrichten zu senden.

Verwenden von vCards (virtuelle Visitenkarten)

Outlook unterstützt den Einsatz von vCards, dem Internetstandard für das Erstellen und Weitergeben virtueller Visitenkarten. Sie können einen Kontakt als vCard speichern und diese per E-Mail versenden. Außerdem können Sie eine vCard zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen.