Eine Kategorie ist ein Schlüsselwort bzw. ein Ausdruck, der beim Verwalten von Elementen hilft, diese problemlos zu finden, zu sortieren, zu filtern oder zu gruppieren.

So ordnen Sie beim Erstellen eines Elements eine Kategorie zu

So ordnen Sie einem vorhandenen Element eine Kategorie zu 

Anmerkung  Sollte die gewünschte Kategorie nicht in der Liste aufgeführt sein, können Sie schnell eine neue Kategorie zur Hauptkategorienliste (Hauptkategorienliste: Die Liste von Kategorien, die Sie zum Gruppieren oder Suchen von Elementen verwenden können. Diese Liste enthält allgemeine Kategorien, wie z.B. "Geschäftlich", "Persönlich" und "Telefonanrufe". Sie können neue Kategorien zur Liste hinzufügen oder bestehende Kategorien aus der Liste löschen.) hinzufügen. Geben Sie den Kategorienamen in das Feld Elemente gehören zu den Kategorien ein, und klicken Sie dann auf Zur Liste hinzufügen.

1. Zeigen Sie im Menü Extras auf Suchen, und klicken Sie dann auf Erweiterte Suche.
2. Klicken Sie im Feld Suchen nach auf Beliebigen Outlook-Elementen.
3. Wenn der Ordner, den Sie durchsuchen möchten, im Feld In nicht angezeigt wird, oder wenn Sie mehrere Ordner durchsuchen möchten, klicken Sie auf Durchsuchen, um in einer Liste eine Auswahl vorzunehmen. Aktivieren Sie im Feld Ordner die Kontrollkästchen neben den Ordnern, die Sie durchsuchen möchten, und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Ordnern, die nicht durchsucht werden sollen. Klicken Sie auf OK.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Weitere Optionen.
5. Klicken Sie auf Kategorien, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben der gewünschten Kategorie.

   Wenn die gewünschte Kategorie im Feld Verfügbare Kategorien nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Hauptkategorienliste, geben Sie einen Namen für die Kategorie ein, klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

6. Klicken Sie auf OK und dann auf Starten.

• Um mehrere angrenzende Elemente (Element: Die grundlegende Einheit, in der Informationen in Outlook gespeichert werden (ähnlich einer Datei in anderen Programmen). Zu den Elementen gehören E-Mail-Nachrichten, Termine, Kontakte, Aufgaben, Journaleinträge, Notizen sowie bereitgestellte Elemente und Dokumente.) zu markieren, klicken Sie auf das erste Element, halten dann die UMSCHALTTASTE gedrückt und klicken auf das letzte Element.
• Um nicht nebeneinander liegende Elemente zu markieren, klicken Sie auf das erste Element, halten STRG gedrückt und klicken dann auf die weiteren Elemente.
• Um alle Elemente zu markieren, klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Alles markieren.

Anmerkung  Durch Ändern der Ansicht (Ansicht: Ansichten ermöglichen mithilfe verschiedener Anordnungen und Formatierungen unterschiedliche Darstellungsweisen von Informationen in einem Ordner. Für alle Ordner gibt es Standardansichten. Außerdem können Sie benutzerdefinierte Ansichten erstellen.) von Elementen können Sie das Auswählen bestimmter Elemente erleichtern. Wenn Sie beispielsweise alle Nachrichten mit dem gleichen Betreff in einem Ordner anzeigen möchten, zeigen Sie im Menü Ansicht auf Anordnen nach, und klicken Sie dann auf Unterhaltung. Wählen Sie nun die gewünschten Nachrichten aus der Ansicht aus.