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Sie können die geltende Zeitzone in Microsoft Outlook jederzeit ändern. Das Ändern der Zeitzone in Outlook hat die gleiche Wirkung wie das Ändern der Zeitzone in der Systemsteuerung. Diese Änderung wirkt sich auf alle Zeitangaben aus, die in Outlook sowie in allen anderen Microsoft Windows-Programmen angezeigt werden.

Sie können in Outlook außerdem eine zweite Zeitzone hinzufügen und anzeigen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie Besprechungen oder Konferenzgespräche mit Personen in anderen Zeitzonen planen. Wenn Sie eine zweite Zeitzone hinzufügen, wird die aktuelle Zeit in der primären Zeitzone durch graduelle Farben hervorgehoben, damit sie besser erkennbar ist.

Beim Anzeigen von zwei Zeitzonen ist die Zeitzone des Organisierers der Besprechung maßgebend. Wenn Sie eine Besprechung organisieren und die Frei-/Gebucht-Zeit (Frei/Gebucht-Zeit: Im Kalender werden der Zeitstatus und benutzerdefinierte Bezeichnungen durch Farben und Muster dargestellt.) von Teilnehmern aus anderen Zeitzonen anzeigen, werden deren Gebucht-Zeiten so angepasst, dass sie in Ihrer Zeitzone richtig angezeigt wird. Die zweite Zeitzone wird nur in der Tagesansicht angezeigt.

Start- und Endzeiten von Outlook-Kalenderobjekten werden im UTC-Format (Universal Coordinated Time) gespeichert. UTC wurde als internationaler Zeitstandard entwickelt. Das Format entspricht im Wesentlichen der westeuropäischen Zeit (Greenwich Mean Time oder GMT), berücksichtigt jedoch keine Sommer- und Winterzeit und basiert auf einer 24-Stunden-Uhr. Null Uhr (0:00) UTC entspricht Mitternacht (24:00) nach GMT. Die lokale 24-Stunden-Zeitkonvention wird in UTC konvertiert, indem Stunden hinzugefügt bzw. abgezogen werden, je nach lokalem Standort unter Berücksichtigung des ersten Meridians und der DST-Bedingungen.

Wenn Sie eine Besprechungsanfrage an einen Teilnehmer in einer anderen Zeitzone senden, wird das Besprechungsobjekt mit unterschiedlichen lokalen Zeiten, aber mit derselben absoluten Zeit in UTC im Kalender der jeweiligen Personen angezeigt.

Wenn sich ein Besprechungsorganisierer in den USA z. B. in der Zeitzone Pacific Standard Time befindet und eine Besprechungsanfrage mit der Startzeit 2:00 PM Pacific Standard Time an einen Teilnehmer in der Zeitzone Mountain Standard Time sendet, wird diesem Teilnehmer die Startzeit 3:00 PM Mountain Standard Time angezeigt. In beiden Fällen wird die Besprechung auf den jeweiligen Servern mit derselben UTC-Startzeit (10:00 PM) angezeigt.

Anmerkung  Termine, Besprechungsobjekte und ganztägige Ereignisse werden im Hinblick auf Zeitzonen gleich behandelt.